會(huì )計電算化替換手工賬及試運行

一、試運行　　電算化信息系統正式使用之前，必須與手工并行運行一段時(shí)間，以檢驗其是否達到預定目標，軟件是否有缺陷或錯誤，以及系統的正當性、安全性、可靠性等。這一階段稱(chēng)為試運行階段�！　�1、試運行的目的　　會(huì )計核算軟件，無(wú)論是自己研制或是購買(mǎi)的，一般在開(kāi)發(fā)時(shí)已對軟件的功能及有關(guān)性能進(jìn)行了測試和鑒定。但是，首先，這些測試一般是采用數據模擬方式，與單位實(shí)際會(huì )計業(yè)務(wù)相差很遠；其次，對一些通用軟件，大量的初始化定義工作如本錢(qián)核算、報表編制等，都由用戶(hù)定義，也難免出現差錯；此外，會(huì )計軟件是一種待殊軟件，使用時(shí)要確保萬(wàn)無(wú)一失。因此，會(huì )計核算軟件必須經(jīng)過(guò)試運行才能投進(jìn)正式作用�！　。�1）會(huì )計核算軟件的功能檢查。通過(guò)試運行，檢查核算軟件所能完成的功能是否達到了原設計的要求，每一功能模塊是否按規定的處理程序及完成核算業(yè)務(wù)�！　。�2）正確性檢查。通過(guò)試運行，并與手工比較，檢驗會(huì )計核算軟件在記帳、編制報表、本錢(qián)核算、工資等業(yè)務(wù)處理的正確與否�！　。�3）正當性檢查。檢查會(huì )計核算軟件是否符合財政部關(guān)于會(huì )計核算軟件的幾項規定的有關(guān)要求，是否符合財政部分制定的財務(wù)會(huì )計制度�！　。�4）可靠性、安全性檢查。檢查整個(gè)系統在運行過(guò)程中是否安全可靠，能否保證會(huì )計核算工作的正常進(jìn)行，能否防止一些意外事故等等�！　。�5）及時(shí)性。系統運轉，能否保證及時(shí)提供、上報有關(guān)會(huì )計信息，包括帳、表等�！　。�6）例外情況檢查。通過(guò)試運行，及時(shí)發(fā)現一些原先設計時(shí)未加考慮的例外事件，并及時(shí)采取措施，改進(jìn)完善軟件�！　】傊�，通過(guò)試運行，及時(shí)發(fā)現設計中的一些錯誤、，排除一些隱患，完善功能，保證會(huì )計核算軟件在投進(jìn)使用后盡量不發(fā)生或少發(fā)生題目�！　�2、試運行階段的主要工作　　財政部規定，會(huì )計核算軟件要經(jīng)過(guò)三個(gè)月以上的試運行。對于由財政部主持評審的商品化會(huì )計核算軟件，要求在四個(gè)以上用戶(hù)跨年度運行半年以上�！　≡谠囘\行階段，一方面手工核算工作仍要繼續，另一方面要花氣力組織并輸進(jìn)計算機會(huì )計核算所需確當月數據，包括記帳憑證、本錢(qián)核算數據、職工考勤等，操縱計算機完成有關(guān)會(huì )計核算業(yè)務(wù)，并輸出所有總帳、明細帳、報表和有關(guān)核算中間結果。計算機輸出結果與手工帳表數據比較，查找差異原因，若屬軟件設計原因，就必須由有關(guān)職員修改程序，改正缺陷�！　�3、試運行階段應留意的題目：　�。�1）試運行階段，手工和計算機兩套系統同時(shí)運轉。這勢必增加財會(huì )職員的工作量�！　∫话銜�(huì )計職員除了需多編制憑證外，還負責輸進(jìn)或復核和結果分析比較等任務(wù)，工作量十分大，因此，一定要加強治理，做好思想工作，領(lǐng)導要大力支持，全力以赴，協(xié)調好各方面的關(guān)系，贏(yíng)得有關(guān)職員特別是財會(huì )職員的理解和支持，保證試運行工作順利進(jìn)行�！　。�2）試運行要取得預期效果，除了軟件性能外，還要依靠慎密的組織、嚴格的治理和較好的職員素質(zhì)。因此在此階段，要按照有關(guān)要求，有計劃有步驟開(kāi)展工作，并嚴格遵照系統使用操縱說(shuō)明書(shū)和有關(guān)治理制度。并必須配備熟悉本單位會(huì )計核算業(yè)務(wù)和計算機知識、系統開(kāi)發(fā)知識的系統治理職員。，很多單位試運行時(shí)間拖得很長(cháng)，有的超過(guò)幾年，甚至最后失敗，往往不是軟件本身設計題目，而是部分在這些方面跟上不，最后不得不甩掉計算機，回得手工核算狀態(tài)�！　。�3）輸進(jìn)的數據尤其是憑證數據正確與否是保證手工與計算機輸出結果一致的關(guān)鍵�！　∮泿�憑證編制必須嚴格按照系統有關(guān)規定，不得省略有關(guān)項目、，科目必須明細到規定的最低級數，保證憑證輸進(jìn)的質(zhì)量，所有記帳憑證在記帳前必須復檢，杜盡憑證重輸、漏輸�！　。�4）電算化會(huì )計信息系統可能在某些方面改變了原手工處理習慣和方法，因此，必須敦促會(huì )計職員按新的要求、新的方法處理，以保證核算結果的可比性�！　。�5）手工核算與計算機核算結果的一致性題目。一般情況下，這兩者結果應該一致�！　〉�由于計算機精度高，通過(guò)計算機計算出來(lái)的一些數據，與手工有一定誤差。如本錢(qián)核算中的水電汽熱費、材料差異、工資、車(chē)間經(jīng)費、治理費等用度分配，可能會(huì )出現幾分、幾角的誤差，導致手工與計算機核算對不起來(lái)，也到有關(guān)總帳、明細帳，最后影響有關(guān)報表。這種誤差屬正常的，不應是題目。因此對于手工與計算機核算結果不一致題目，首先應分析差異原因，是正常的還是不正常的，對不正常的，還要看是人工原因還是軟件題目，然后糾正。　　二、替換手工核算程序　　1、替換手工核算的基本條件　　當電算化信息系統經(jīng)過(guò)一定時(shí)期的試運行，達到有關(guān)要求規定，就應甩掉手工，由機完成會(huì )計核算工作。會(huì )計電算化的首要目的，就是要使財會(huì )職員擺脫繁瑣的記帳、算帳、報帳工作。但是對通過(guò)試運行沒(méi)有發(fā)現或發(fā)現題目及時(shí)得到改進(jìn)的會(huì )計軟件，不能保證在正式運行中不出題目。要保證正常運轉，還需要具備相應的條件，因此，財政部在"會(huì )計核算軟件治理的幾項規定中規定，替換手工記帳必須具備以下條件：　�。�1）單位獲得“會(huì )計工作達標單位”證書(shū)�！　。�2）采用的會(huì )計核算軟件已通過(guò)評審�！　。�3）與手工并行運行三個(gè)月以上，保存有完整的與手工核算相一致的數據�！　。�4）配有專(zhuān)門(mén)或主要用于會(huì )計核算工作的計算機可計算機終端，并配有指定的專(zhuān)職或兼職的上機操縱職員�！　。�5）有嚴格的操縱治理制度，包括操縱職員工作職責和工作權限；預防記帳憑證等數據未經(jīng)審核而輸進(jìn)計算機的措施；預防已輸進(jìn)計算機的記帳憑證未經(jīng)復核而登帳的措施；必要的上機操縱記錄制度�！　。�6）有嚴格的硬件、軟件治理制度，包括保證機房設備安全和計算機正常運轉的措施；會(huì )計數據和會(huì )計軟件安全保密的措施；修改會(huì )計核算軟件的審批、監視制度�！　。�7）有嚴格的電算化會(huì )計檔案治理制度�！　�2、替換手工核算的審批程序和要求　　各單位替換手工記帳的審批，分別由以下單位辦理：　�。�1）地方各單位由同級財政部分或其授權單位審批�！　。�2）國務(wù)院直屬單位由國務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部分批準，年末一次匯總，報財政部備案�！　。�3）軍隊各單位的審批權限由總后勤部財務(wù)部規定�！　∩暾垎挝粦�提交以下資料：有關(guān)會(huì )計電算化的內部治理資料；計算機會(huì )計科目代碼和其它有關(guān)代碼及編制說(shuō)明；試運行簡(jiǎn)況及輸出的帳、證、表樣本�！　�3、替換手工核算的二種方式　　從試運行向計算機系統轉換，替換手工核算，一般有兩種方式：一種方式是全部核算業(yè)務(wù)一次性完成轉換；另一種方式是分階段逐步轉換，以保證系統可靠，平衡過(guò)度。對于會(huì )計業(yè)務(wù)量大，處理復雜的系統，宜采用分階段轉換方式，先易后難。對于那些業(yè)務(wù)簡(jiǎn)單或單項的核算業(yè)務(wù)，可用一次性轉換方式。　　三、電算化會(huì )計信息系統的使用　　電算化會(huì )計信息系統替換手工核算后，大部分會(huì )計核算工作就由計算機完成。在這一階段，會(huì )計職員的主要工作有：　�。�1）安軟件要求在計算機上完成各種帳、表的月、季、年初始化工作；　�。�2）記帳憑證編制及審核工作；　�。�3）輸進(jìn)日常核算數據，包括記帳憑證、本錢(qián)核算數據、職工考勤、新增固定資產(chǎn)卡片等，并復核；　�。�4）操縱計算機完成各項核算業(yè)務(wù)；　�。�5）查詢(xún)和打印輸出有關(guān)會(huì )算帳目、憑證、報表及其他有關(guān)會(huì )計數據；　�。�6）保管好會(huì )計檔案資料；　�。�7）做好軟件、硬件日常維護工作�！　∠到y運行過(guò)程中，必須嚴格按照操縱治理制度、維護治理制度、會(huì )計檔案治理制度和操縱規程的規定要求，不得有半點(diǎn)馬虎。

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