會(huì )計電算化的應用與治理

【摘要】在知識經(jīng)濟時(shí)代,會(huì )計信息的收集、加工、處理和輸出過(guò)程實(shí)行全面的電算化并加速其更新?lián)Q代的過(guò)程已成為當務(wù)之急。加強會(huì )計電算化的應用與治理,應選擇適合企業(yè)自身需要的會(huì )計軟件,做好會(huì )計治理基礎工作,進(jìn)步企業(yè)會(huì )計從業(yè)職員的素質(zhì),加強會(huì )計信息系統的安全與保密,做好電算化會(huì )計檔案治理。
　　【關(guān)鍵詞】會(huì )計電算化 應用 治理
　　
　　隨著(zhù)計算機技術(shù)在各行各業(yè)中的廣泛應用,會(huì )計工作也由傳統的記賬、算賬與報賬轉變到參與企業(yè)治理、經(jīng)營(yíng)決策的較高層次�，F代會(huì )計的主要職能,不僅要求會(huì )計職員深進(jìn)研究資金、本錢(qián)、價(jià)格與利潤之間的變量關(guān)系,努力進(jìn)步經(jīng)營(yíng)效果和經(jīng)濟效益,更重要的是要參與企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策,猜測企業(yè)未來(lái)的發(fā)展趨勢,并實(shí)現由單一核算向全面核算的過(guò)渡,由靜態(tài)反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況向動(dòng)態(tài)反映企業(yè)未來(lái)的發(fā)展過(guò)渡,使會(huì )計工作真正實(shí)現反映過(guò)往、控制現在與規劃未來(lái)的職能與任務(wù)。會(huì )計工作實(shí)施電算化,可以有效減少人為的誤差,大大增加會(huì )計數據收集的正確性,同時(shí)可以使會(huì )計信息實(shí)現及時(shí)、快捷的傳送,對企業(yè)了解市場(chǎng)行情,增強市場(chǎng)競爭力起到積極作用。傳統的會(huì )計手工操縱不僅對企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的反映比較緩慢,而且使很多科學(xué)的治理方法無(wú)法應用。企業(yè)本錢(qián)核算、銷(xiāo)售分析、經(jīng)營(yíng)考核等工作都無(wú)法做到及時(shí)與正確,會(huì )計數據利用價(jià)值低,不便于進(jìn)行事后分析,會(huì )給企業(yè)投資、籌資等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)造成負面影響。因此,實(shí)現會(huì )計工作的電算化,進(jìn)步企業(yè)財務(wù)會(huì )計工作的運行效率是當務(wù)之急,大勢所趨。
　　
　　一、選擇適合企業(yè)自身需要的會(huì )計軟件
　　
　　當前市場(chǎng)上的貿易會(huì )計軟件種類(lèi)繁多,而且由于每個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)治理模式和財務(wù)核算方式各不相同,所以企業(yè)在選用貿易軟件時(shí),不應盲目追求軟件的“大而全”,而應結合企業(yè)自身的特點(diǎn),選擇適用于本企業(yè)財務(wù)核算與經(jīng)營(yíng)治理模式的模塊,例如一般企業(yè)只須選用財務(wù)核算、財務(wù)分析、固定資產(chǎn)治理、工資治理、財務(wù)報表等幾個(gè)軟件模塊,就基本可以達到財務(wù)治理工作的目的。同時(shí),企業(yè)應根據實(shí)際情況,開(kāi)發(fā)和研制一些企業(yè)內部的實(shí)用治理模塊,這樣既可最大限度地運用計算機系統為企業(yè)提供理財與核算方面的服務(wù),又可有效地降低企業(yè)的經(jīng)營(yíng)本錢(qián),滿(mǎn)足企業(yè)會(huì )計治理工作的實(shí)際需要。
　　
　　二、做好會(huì )計治理基礎工作
　　
　　治理基礎主要指有一套比較全面、規范的治理制度和方法,以及較完整的規范化的數據;會(huì )計基礎工作主要指會(huì )計制度是否健全,核算規程是否規范,基礎數據是否正確、完整等,這是搞好電算化工作的重要保證。由于計算機處理會(huì )計業(yè)務(wù),必須是事先設置好的處理方法,因而要求會(huì )計數據輸進(jìn)、業(yè)務(wù)處理及有關(guān)制度都必須規范化、標準化,才能使電算化會(huì )計信息系統順利進(jìn)行。
　　電算化會(huì )計固然以計算機為計算工具,但其整個(gè)信息處理過(guò)程仍表現為計算機與人工的結合。計算機對數據(信息)的處理是通過(guò)程序來(lái)進(jìn)行的,系統內部控制方式均要求程序化。治理職員的現代化治理意識,在整個(gè)企業(yè)治理現代化總體規劃的指導下做好會(huì )計電算化的長(cháng)期、近期發(fā)展規劃和計劃并認真組織實(shí)施,重新調整會(huì )計及整個(gè)企業(yè)的機構設置、崗位分工,建立一系列現代企業(yè)治理制度,進(jìn)步企業(yè)治理要求。
　　
　　三、進(jìn)步企業(yè)會(huì )計從業(yè)職員的素質(zhì)
　　
　　進(jìn)步會(huì )計職員素質(zhì),加強會(huì )計基礎工作的規范性。這項工作在實(shí)施會(huì )計電算化的過(guò)程中至關(guān)重要。盡管計算性能夠加快信息的提供與處理速度,但假如會(huì )計職員連日常會(huì )計事項都處理不好,那么就很難充分利用計算機開(kāi)展日常工作,所以會(huì )計職員首先必須具有較高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì),認真做好會(huì )計基礎工作,才能充分保證錄進(jìn)信息的公道與正確。另一方面,不少單位的電算化職員是由過(guò)往的會(huì )計、出納等經(jīng)過(guò)短期培訓而來(lái),他們在使用微機處理業(yè)務(wù)的過(guò)程中往往很多是除了開(kāi)機使用財務(wù)軟件之外,對微機的軟硬件知識了解甚少,一旦微機出現故障或與平常見(jiàn)到的界面不同時(shí),就束手無(wú)策,會(huì )計電算化,給會(huì )計工作增添了新內容,從各方面要求會(huì )計職員進(jìn)步自身素質(zhì),更新知識結構,一方面為了參與企業(yè)治理,要更多地學(xué)習經(jīng)營(yíng)治理知識,另一方面還必須把握電子計算機的有關(guān)知識,好的會(huì )計基礎工作和規范的業(yè)務(wù)處理程序,是實(shí)現會(huì )計電算化的條件條件,所以會(huì )計電算化也要求促進(jìn)會(huì )計工作的規范化。會(huì )計電算化促進(jìn)會(huì )計工作職能的轉變,引起會(huì )計職員知識結構的變化和會(huì )計職員素質(zhì)的進(jìn)步。電算化會(huì )計使會(huì )計工作效率的進(jìn)步和會(huì )計職員勞動(dòng)強度的降低,會(huì )計職員有更多的時(shí)間參與企業(yè)經(jīng)營(yíng)治理,促進(jìn)會(huì )計工作職能發(fā)生轉變。從而,引起會(huì )計職員知識結構的變化和素質(zhì)的進(jìn)步。電算化會(huì )計下的職員除會(huì )計專(zhuān)業(yè)職員外,還有計算機專(zhuān)業(yè)職員。計算機專(zhuān)業(yè)職員的主要任務(wù)是保證軟、硬件設備和整個(gè)系統的正常運轉,使其在會(huì )計核算過(guò)程中發(fā)揮應有的作用。這樣才能適應會(huì )計電算化工作的客觀(guān)要求。四、加強會(huì )計信息系統的安全與保密
　　
　　財務(wù)上的數據往往是企業(yè)的盡對秘密,在很大程度上關(guān)系著(zhù)企業(yè)的生存與發(fā)展。但當前幾乎所有的軟件系統都在為完善會(huì )計功能和適應財務(wù)制度大傷腦筋,卻沒(méi)有幾家軟件公司認真研究過(guò)數據的保密題目。數據保密性、安全性差。
　　對于重要的計算機系統應加電磁屏蔽,以防止電磁輻射和干擾。制定計算機機房治理規定,制定機房防火、防水、防盜、防鼠的措施,以及突發(fā)事件的應急對策等。
　　必要的內部控制。在電腦網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下,某些內部職員的惡意行為及工作職員的無(wú)意行為都可能造成會(huì )計信息的不安全性,因此建立內部控制制度是必要的。第一,實(shí)行用戶(hù)權限分級授權治理,建立網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下的會(huì )計信息崗位責任。第二,建立健全對病毒、電腦黑客的安全防范措施。第三,建立會(huì )計信息資料的備份制度,對重要的會(huì )計信息資料要實(shí)行多級備份。
　　加強數據的保密與保護。在進(jìn)進(jìn)系統時(shí)加一些諸如用戶(hù)口令、聲音監測、指紋辨認等檢測手段和用戶(hù)權限設置等限制手段,另外還可以考慮硬件加密、軟件加密或把系統作在芯片上加密等機器保密措施和專(zhuān)門(mén)的治理制度,如專(zhuān)機專(zhuān)用、專(zhuān)室專(zhuān)用等。
　　加強磁介質(zhì)載體檔案的治理。為確保檔案的真實(shí)性和可靠性,實(shí)行紙質(zhì)檔案和新型載體檔案雙套保管,并逐漸向完全保管新型磁介質(zhì)載體過(guò)渡。
　　
　　五、做好電算化會(huì )計檔案治理
　　
　　為了更有效地做好電算化會(huì )計檔案治理工作,我們必須根據電算化會(huì )計檔案的特點(diǎn),分別做好會(huì )計檔案的收集、保存、利用等方面的工作。
　　1.電算化會(huì )計檔案的收集
　　所謂電算化會(huì )計檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔內如一個(gè)會(huì )計年度,把計算機系統中的所有會(huì )計數據拷貝(備份)存儲到磁性介質(zhì)或光盤(pán)上,從而脫離于原計算機系統的會(huì )計檔案。財務(wù)部分應把財務(wù)數據的備份文件保存好,以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時(shí)間內、在最小的損失下恢復原有的會(huì )計電算化系統。
　　2.電算化會(huì )計檔案的治理與保存
　　由于電算化會(huì )計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤(pán)上的,根據這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時(shí)應預備雙份即采用“AB備份法”進(jìn)行數據的備份,并且每份上要注明形成檔案時(shí)的時(shí)間與操縱員姓名,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn),以防止地震或火災等意外情況引起整個(gè)會(huì )計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。
　　3.電算化會(huì )計檔案的利用
　　即電算化會(huì )計檔案的調閱。在長(cháng)期開(kāi)展會(huì )計電算化的過(guò)程中,隨著(zhù)軟件系統的不斷升級,我們所調閱的會(huì )計檔案會(huì )有下述兩種情況:①所調閱的會(huì )計檔案的版本號與當前會(huì )計電算化系統版本號一致,此時(shí)只需將你所需調閱的檔案通過(guò)電算化軟件系統中的檔案調閱(或數據恢復)功能進(jìn)行調閱即可。②所調閱的會(huì )計檔案的版本號與前會(huì )計電算化系統版本號不一致,此時(shí)您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統,然后再進(jìn)行調閱。
　　會(huì )計電算化使財務(wù)職員從大量的算賬、記賬工作中解放出來(lái),進(jìn)步了財務(wù)工作的效率。但隨著(zhù)電算化的普及和應用,也出現了一系列的題目。比如,手工方式下的某些規定已不付存在,憑證更改痕跡的檢查、某些會(huì )計崗位將取消、大量財務(wù)數據的檢索應用、財務(wù)軟件無(wú)法適應企業(yè)多變的體制轉變、與報表系統接口、與其他業(yè)務(wù)部分軟件的接口等等。特別是新形勢下,互聯(lián)網(wǎng)的應用使得會(huì )計電算化的應用又上了一個(gè)新的臺階。也給我們對于電算化的應用提出了新的課題。同時(shí),我們也應看到,會(huì )計電算化的的實(shí)施,不能急功近利,這是一個(gè)循序漸近的過(guò)程,有一個(gè)廣大財務(wù)及相關(guān)職員適應的過(guò)程,在電算化的實(shí)施過(guò)程中,不僅僅是財務(wù)核算方式的轉變,更多的是要在這項工作進(jìn)行摸索及總結。很多企業(yè)之所以不成功,或是上了之后,反響不好,都是存在這方面或那方面的題目,而這些個(gè)題目有些是理論與實(shí)際結合之后的必然沖突,有些是我們缺乏經(jīng)驗及在軟件選擇上的失誤等原因造成的。
　　古語(yǔ)云:“凡改革之業(yè)最難,其利在后,愚者弗見(jiàn),知者即或見(jiàn)之,而疑慮其成,若夫目前之不便,則萬(wàn)眾所共睹也”。會(huì )計電算化不是一步完成的工作。會(huì )計電算化的成功應用終極依靠的是實(shí)施者艱韌的工作態(tài)度與不斷鉆研的精神,無(wú)論多理想的軟件都有它的缺憾之處,需要的是實(shí)施者的二次開(kāi)發(fā)與應用。無(wú)論什么時(shí)候也不能本末顛倒,忽視人的主導作用,這是電算化工作中常被忽視的一個(gè)重要題目,也是很多影響電算化實(shí)施方案取舍的一個(gè)重要因素。

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