如何加強會(huì )計電算化治理工作

電算化技術(shù)的，將廣大財會(huì )職員從繁重的手工操縱中解放出來(lái)，有時(shí)間和精力參與的治理與決策，為企業(yè)治理當局、投資者與債權人提供較為正確、及時(shí)的財務(wù)信息。財政部制定的《會(huì )計電算化工作規范》指出：“開(kāi)展會(huì )計電算化的單位應根據工作需要，建立健全包括會(huì )計電算化崗位責任制、會(huì )計電算化操縱治理制度、機硬軟件和數據治理制度、電算化會(huì )計檔案治理制度的會(huì )計電算化內部治理制度�！备鶕�我國企業(yè)的實(shí)際情況，筆者以為在會(huì )計電算化條件下，應從以下八個(gè)方面加強會(huì )計治理工作。



一、必須加強對計算機系統的硬件和軟件的治理



隨著(zhù)計算機在會(huì )計工作中的應用，治理部分對由計算機處理的各種數據、報表等會(huì )計信息的依靠程度越來(lái)越大，這些會(huì )計信息的產(chǎn)生只有在嚴格的控制下，才能預防或減少使用計算機犯罪的可能性，保證其可靠性和正確性。會(huì )計部分必須針對計算機系統的特點(diǎn)，制定對用于會(huì )計工作的計算機硬件和軟件有關(guān)的操縱治理制度和系統維護治理制度。



實(shí)行會(huì )計電算化后，會(huì )計職員必須操縱計算機才能進(jìn)行會(huì )計核算工作，假如操縱不正確會(huì )造成系統內數據的破壞或丟失，系統的正常運行。因此為了保證系統的正常運行，完成預定任務(wù)，保證系統內各種資源信息的安全與完整，應制定嚴密的計算機操縱治理制度，包括會(huì )計軟件的操縱工作和權限，操縱密碼的嚴格治理，預防會(huì )計數據未經(jīng)審核而登進(jìn)機內賬簿，保存上機操縱記錄，計算機病毒的防范措施等制度。與此同時(shí)加強日常使用治理，防止各種非法職員上機操縱，為計算機設備創(chuàng )造一個(gè)良好的運行環(huán)境，保護機內程序和數據的安全。



系統維護治理包括硬件維護與軟件維護兩部分。硬件維護主要是在系統運行過(guò)程中出現硬件故障時(shí)，及時(shí)進(jìn)行故障，并作檢查記錄，在設備更新、擴充、修復后，由系統維護職員安裝和調試。建議在硬件維護工作中，一般故障由本單位電算化維護職員負責，較大的故障應及時(shí)與硬件生產(chǎn)或銷(xiāo)售商聯(lián)系解決。系統軟件維護主要是檢查系統文件的完整性以及系統文件是否被非法刪除和修改，以保證系統軟件的正常運行。軟件維護主要包括正確性維護、適應性維護、完善性維護三種。正確性維護是指診斷和改正錯誤的過(guò)程；適應性維護是指單位的會(huì )計工作發(fā)生變化時(shí)，為適應新情況而進(jìn)行的修改活動(dòng)；完善性維護是為了改善已有功能的需要而進(jìn)行的軟件修改活動(dòng)。



二、實(shí)行嚴格的授權控制



為了防止系統非法參與、篡改或發(fā)生舞弊行為，必須實(shí)行嚴格的授權控制。利用財務(wù)軟件權限控制功能，通過(guò)對不同職員權限的分配、設置密碼等手段對上機操縱和動(dòng)用系統資源加以控制。由于計算機軟件開(kāi)發(fā)職員對軟件的結構和設計相當熟悉，他們有能力也有機會(huì )進(jìn)行非正常的數據修改，因此，必須對其操縱權限進(jìn)行嚴格的限制，不答應軟件開(kāi)發(fā)職員有會(huì )計記賬、修改、出納等權限。為此，主管會(huì )計應熟悉財務(wù)軟件，嚴格把握操縱職員的權限確定權，從而達到保證操縱權限控制的有效性，進(jìn)而保證會(huì )計信息和會(huì )計資料的真實(shí)性、正當性。



三、建立數據治理制度



首先，應加強會(huì )計數據的安全維護治理，確保會(huì )計數據和會(huì )計軟件的安全保密，防止對數據和軟件的非法修改和刪除。主要工作包括：必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作，以避免意外和人為錯誤造成數據的丟失，逐日必須對計算機內的會(huì )計資料在計算機硬盤(pán)中進(jìn)行備份。對磁性介質(zhì)存放的數據要保存雙備份。其次，應制定會(huì )計電算化系統發(fā)生意外事故時(shí)會(huì )計數據的維護制度，以解決因發(fā)生意外事故，而使數據混亂或丟失的。最后，應制定數據錄進(jìn)治理規定，隨著(zhù)企業(yè)治理信息化的，會(huì )計核算中很多原始憑證資料除手工輸進(jìn)外，還可能來(lái)源于供給鏈系統等其他系統，對需要處理的原始憑證的正確性和完整性的審核，使用具有智能化校驗功能的設備，能夠及時(shí)有效地發(fā)現原始憑證的錯誤，確保會(huì )計憑證的質(zhì)量，減少審核工作量。



四、建立財務(wù)職員的內部牽制制度



財務(wù)軟件的應用，要求企業(yè)對內部職能進(jìn)行分工，按內部牽制原則公道分工，從而可以在工作中互相制約、互相監視，防止工作差錯或故意舞弊等現象的發(fā)生。實(shí)行電算化后，一些傳統的核對、計算、存儲等內部會(huì )計控制方式均被計算機內部控制方式輕而易舉地替換，如總賬和明細賬都由計算機根據審核后的會(huì )計憑證自動(dòng)登記和回集，取消了手工條件下兩者的核對工作，但同時(shí)記賬憑證的審核工作變得更加重要。一些企業(yè)對記賬憑證的審核實(shí)行除在計算機系統內簽字確認外還要求在打印的會(huì )計憑證上蓋章確認，這就增強了審核的安全程度。另外，還應留意任何先進(jìn)手段都是被人把握和操縱的，一些傳統的企業(yè)內部會(huì )計控制制度，如職務(wù)分離控制、業(yè)務(wù)程序控制等仍將有效地發(fā)揮積極作用。在采用新的內部控制手段時(shí)，不能完全放棄傳統的內部控制方式，而應根據計算機系統的特點(diǎn)對傳統的職員內部牽制制度等作相應調整，防止因職員分工不當而發(fā)生利用高新技術(shù)和電腦舞弊犯罪之類(lèi)的情況。



五、采取防錯糾錯措施



要充分發(fā)揮財務(wù)軟件的防錯、糾錯、提示、預警等功能，預先設置非法對應科目、憑證必有必無(wú)科目、計規定額指標等，使企業(yè)會(huì )計處理的所有步驟都必須經(jīng)過(guò)相應程序的檢驗，如出現錯誤不進(jìn)行糾正，則系統會(huì )拒盡進(jìn)行下一步驟的操縱，對偏離計規定額的情況，可予以警示，從而防止錯誤和舞弊的產(chǎn)生，保證數據處理、預算制度的可靠性。
六、嚴禁反記賬與反結賬



按照財政部制定的《核算軟件基本功能規范》的要求，在財務(wù)軟件中，會(huì )計資料輸進(jìn)機并經(jīng)審核記賬后，不能修改，如需修改，則需要重新輸進(jìn)一張紅字沖銷(xiāo)憑證和一張正確憑證，再據以記賬，這種處理方式對修正、修正理由及相關(guān)責任人都留下了記錄，只有這樣才能保證會(huì )計信息的質(zhì)量和可信度。但有些實(shí)行會(huì )計電算化的，經(jīng)常采用反記賬與反結賬辦法修改會(huì )計數據。



反記賬與反結賬就是將已經(jīng)記賬或已經(jīng)結賬的會(huì )計數據恢復到記賬或結賬前的狀態(tài)，然后對已輸進(jìn)且已保存的記賬憑證再作修改、插進(jìn)和刪除操縱，并使已輸進(jìn)憑證的憑證號順序重新排列，這樣做，其會(huì )計賬簿的真實(shí)性難以保證，也無(wú)法給審計留下任何線(xiàn)索，故應要求實(shí)行會(huì )計電算化的企業(yè)或單位嚴格按照《會(huì )計法》與《企業(yè)會(huì )計制度》的規定進(jìn)行會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿的填制、登記、更正。財政部分應嚴格要求軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)按照《會(huì )計核算軟件基本功能規范》的規定，開(kāi)發(fā)高質(zhì)量的會(huì )計軟件，嚴格修改并限制操縱權限，嚴禁反記賬與反結賬功能。



七、加強會(huì )計檔案治理



電算化會(huì )計的檔案治理主要是指打印出的各種憑證、賬簿、報表、存儲會(huì )計數據和程序的軟盤(pán)及其他存儲介質(zhì)，系統開(kāi)發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會(huì )計資料。會(huì )計檔案治理是實(shí)行會(huì )計電算化后會(huì )計工作連續進(jìn)行的保障，是電算化會(huì )計信息系統維護的保證，是保證系統內數據安全與完整的關(guān)鍵環(huán)節，也是會(huì )計信息得以充分利用的保證。



會(huì )計檔案治理的具體做法是：①對由原始憑證直接錄進(jìn)或手工錄進(jìn)計算機的會(huì )計憑證，均應由計算機打印輸出，記賬憑證上應有錄進(jìn)職員的簽名或蓋章，稽核職員簽名或蓋章，會(huì )計主管職員的簽名或蓋章，收付款記賬憑證還應由出納職員簽名或蓋章。打印輸出天生的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會(huì )計職員工作規則》、《會(huì )計檔案治理辦法》的有關(guān)規定立卷回檔保管；②應保存現金、銀行存款訂本式日記賬，手工登記賬簿與計算機天生賬簿并行；③對一般賬簿可根據實(shí)際情況和工作需要按月、按季或按年打印，發(fā)生業(yè)務(wù)少的賬簿可滿(mǎn)頁(yè)打��；④總分類(lèi)賬可用“總分類(lèi)賬本期發(fā)生額及余額對照表”替換；⑤對存有會(huì )計信息的磁性介質(zhì)改其他介質(zhì)，在未打印成書(shū)面形式輸出之前，應妥善保管并留有副本，以便在電算化系統出現故障時(shí)進(jìn)行恢復，這些介質(zhì)都應視同會(huì )計資料或檔案進(jìn)行保存；⑥會(huì )計電算化系統開(kāi)發(fā)的全套文檔資料，視同會(huì )計檔案保管。



八、進(jìn)步會(huì )計職員業(yè)務(wù)素質(zhì)



實(shí)行會(huì )計電算化后，會(huì )計職員只需輸進(jìn)記賬憑證后，登記各類(lèi)賬簿和編制報表工作即由計算機完成，憑證的輸進(jìn)和審核成為主要任務(wù)，操縱計算機成為會(huì )計職員的基本技能。但財務(wù)軟件的使用可能因操縱職員水平不高等因素導致用計算機天生的會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、財務(wù)報告在格式、內容以及會(huì )計資料的真實(shí)性和完整性等方面不符合《會(huì )計法》與《企業(yè)會(huì )計制度》的要求。我國會(huì )計職員素質(zhì)偏低、對計算機方面知識把握未幾，因此應進(jìn)步會(huì )計職員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強會(huì )計電算化培訓，使會(huì )計職員能夠熟練地操縱計算機，把握會(huì )計軟件的各種自定義功能（包括定義各種轉賬公式、數據來(lái)源公式、用度分配公式等）和各種治理功能，充分發(fā)揮財務(wù)軟件的治理功能，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)治理和決策服好務(wù)。

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