計算機輔助審計實(shí)踐與思考

近年來(lái)，襄樊市審計局加大機建設與步伐，在計算機輔助審計方面進(jìn)行了有益探索，先后在、財政、、農林水、行政事業(yè)等行業(yè)38個(gè)單位嘗試進(jìn)行計算機輔助審計，取得了較好成效。在審計數據采集與、軟件開(kāi)發(fā)與應用等方面有了一些初步的經(jīng)驗和體會(huì )�！�　一、計算機輔助審計的主要步驟　�。�1）可行性分析。主要是調查了解被審單位信息的治理現狀，看其計算機使用水平能否滿(mǎn)足審計項目的方案要求（質(zhì)量、時(shí)限等），從而確定是否采用計算機輔助審計�！　。�2）審前預備。主要是配備相應的電腦和熟悉計算機應用的審計職員，選擇符合財政部規定、適用性強的審計軟件。制定審計方案、下發(fā)審計通知書(shū)等；　�。�3）現場(chǎng)審計。主要包括數據采集和數據分析兩個(gè)環(huán)節。數據采集就是應用一定的，對被審單位的數據信息進(jìn)行遷移，按審計方案的要求以及財務(wù)治理的基本原理進(jìn)行整理；數據分析就是應用相關(guān)審計軟件對采集到的數據進(jìn)行分類(lèi)、篩選、回并、統計和分析判定，從中查找被審單位財務(wù)治理中的疑點(diǎn)線(xiàn)索，發(fā)現違紀違規，匯總相關(guān)數據，以滿(mǎn)足審計報告的需求�！　。�4）審計報告。在傳統手工審計的基礎上，結合計算機輔助審計將采集到的數據，應用計算機進(jìn)行結論性審計文檔的處理，形成審計報告，出具審計決定。審計意見(jiàn)書(shū)等，并由此形成被審單位數據庫的部分數據�！　�二、數據采集的主要方法　　在分析被審單位電子記帳數據的完整性的基礎上，確定采用計算機輔助審計，我們主要采取以下方法來(lái)進(jìn)行數據采集�！　〉谝徊剑簩С霰粚弳挝回攧�(wù)治理數據。在實(shí)踐中主要采取三種方法：　�。ㄒ唬┲苯邮褂帽粚弳挝坏呢攧�(wù)治理軟件，將數據導出為通用數據庫格式（如：mdb、xls、txt等）。其優(yōu)點(diǎn)是：適用范圍寬、導出數據隨審計職員的意愿，因而是審計職員首選也是運用最多的數據導出方法。由于一些著(zhù)名的財務(wù)軟件為證實(shí)自己的“開(kāi)放性”、“兼容性”特征，都具備“數據可被第三方軟件使用”這一功能，諸如：用友、金碟、遠方等，并且版本越高，此項功能越明顯。而且從審計情況看，如今不少行政企事業(yè)單位大都使用上述軟件�！　∪缭趯Ψ�城公循分局的審計中，該單位使用的是用友M8.0財軟，我們就直接將其總帳、明細帳分別導成一個(gè)通用數據庫如 mdb的兩張數據表；在對全市民政系統審計中，因該系統使用了用友M7.0，一次只能將總帳、明細帳的一個(gè)科目導成一個(gè)通用數據庫，因此我們就根據需要，天生了多個(gè)科目的多個(gè)相關(guān)數據庫。另外有些軟件開(kāi)發(fā)商專(zhuān)門(mén)設計了特定格式的導出，如：電力系統使用的遠方財軟4.XX版本，高度自動(dòng)化設計，財務(wù)職員只需輸人原始資料，數據匯總、帳表天生等全部由系統自動(dòng)完成，其操縱程序符合財政部最新頒布的會(huì )計制度，審計職員可將其中所有匯總表格和明細帳的查詢(xún)結果導出為EXCEL格式，利用帳頁(yè)查詢(xún)功能，完成電子數據的采集工作。當然一些高端數據庫軟件，如：使用 SQL Server、DB2等作為數據倉庫開(kāi)發(fā)的財軟，由于這些服務(wù)器真個(gè)專(zhuān)業(yè)數據庫軟件本身具有強大的分析、備份和安全恢復等功能，因而客戶(hù)真個(gè)應用軟件也就沒(méi)有必要開(kāi)發(fā)數據導出功能了�！　。ǘ�）直接使用被審單位企業(yè)（財務(wù)）治理軟件而產(chǎn)生的備份數據�！　∮捎趲缀跛�有的企業(yè)（財務(wù)）治理軟件都具有數據的備份和恢復功能。我們完全可以將數據的備份帶回，在自己的電腦中進(jìn)行恢復。這種方法最大的優(yōu)點(diǎn)是導出的數據最完整（甚至包括軟件的　　使用日志、用戶(hù)權限及密碼等），分析起來(lái)最方便。由于用戶(hù)軟件本身具有強大的分析和查詢(xún)功能，因而不需要借助任何第三方的輔助分析軟件或數據庫軟件。但其缺點(diǎn)是必須有一套與被審單位軟件一致的能使用的軟件，且有多少個(gè)審計對象，你就需要預備多少個(gè)軟件。這類(lèi)貿易軟件由于審計職員只用于輔助審計，不作為生產(chǎn)使用，因而購買(mǎi)起來(lái)極不，其來(lái)源主要是通過(guò)以下方式獲得：一是使用演示版軟件，由于相當多的演示版軟件與標準版軟件僅在表證的打印上有區別，因而使用演示版軟件沒(méi)有題目。二是使用軟加密方式的軟件。相當多的軟件是通過(guò)正當用戶(hù)名和系列號來(lái)限制使用的，我們可以用被審單位軟件的用戶(hù)名和序列號在自己的電腦在進(jìn)行安裝軟件，再將備份的數據恢復進(jìn)來(lái)就可使用了（如：遠方財軟）。三是使用“光盤(pán)市場(chǎng)”版軟件，光盤(pán)市場(chǎng)提供的版本相近的經(jīng)過(guò)解密的軟件，如：用友、金碟、交易等大腕軟件，基本上都可以使用。四是與軟件公司協(xié)商，支付少量用度，借用軟件公司同版本號的正版軟件和限次軟件�！　。ㄈ�）直接將用戶(hù)軟件的原始數據庫表導出�！　【褪鞘褂脤�(zhuān)業(yè)數據庫，如：SQL Server等，直接使用專(zhuān)業(yè)庫的治理工具將數據導出。這種方法的特點(diǎn)是對審計職員的計算機技能提出了較高要求。主要表現在：l、軟件的開(kāi)發(fā)者為減少數據的冗余而采用了關(guān)系表，用戶(hù)采用了這些表在自己的電腦中分析時(shí)需自行定義關(guān)系。2.這些表一般都為原始數據，審計職員要得到自己的記錄集需自建查詢(xún)集（視圖）。3、這些表多為或拼音組成的字段（為了適應更多的開(kāi)發(fā)工具）且有很多認證字段，完全搞清楚還費點(diǎn)周折。但是假如將上面題目都搞清楚了，使用通用數據庫軟件和專(zhuān)門(mén)的輔助審計軟件分析起來(lái)還是比較方便的�！　〉诙�步、導出數據遷移　　一般情況下，將數據導出后必須存進(jìn)審計職員的電腦中，置于審計職員自己定義的某一目錄下。這一點(diǎn)，要視實(shí)際情況的不同，分別采取不同的對策，從審計實(shí)踐看，不過(guò)乎有以下王種情況：　�。ㄒ唬┤魯祿�文件總量在SM以下，通常采用壓縮軟件如： winzip等將數據壓縮成幾張盤(pán)，將數據帶走�！　。ǘ�）若數據文件總量在SM以上，如采用壓盤(pán)方法由于盤(pán)片較多，恢復成功的風(fēng)險較高，因而一般采用外置硬盤(pán)的方法，將數據在不壓縮狀態(tài)下直接導進(jìn)自己的硬盤(pán)�！　⊥庵糜脖P(pán)有打印機接口的外置硬盤(pán)和USB接口的外置硬盤(pán)。USB接口的硬盤(pán)支持熱插拔，打印機接口的硬盤(pán)支持老一些的電腦，外置硬盤(pán)通常由外置硬盤(pán)盒加普通硬盤(pán)組成，這是一種最經(jīng)濟最方便的數據遷移的方法�！　。ㄈ�）若審計職員隨身攜帶有筆記本電腦（帶以太網(wǎng)卡）且被審單位也組建了局域網(wǎng)，可直接采用電腦與電腦對拷的實(shí)現。這里也有兩種方法：　　1、筆記本電腦與數據源電腦直接對持。審計職員需自己制作一條線(xiàn)（將普通的網(wǎng)絡(luò )跳線(xiàn)12. 36對調），將兩臺電腦配成對等網(wǎng)，在數據源電腦中將自己需要的數據目錄設置“共享”后，拷進(jìn)筆記本電腦�！　�2.網(wǎng)絡(luò )下載。審計職員將自己的筆記本電腦接進(jìn)被審單位的網(wǎng)絡(luò )，找一個(gè)被審單位空閑的PJ45信息接口，配置好網(wǎng)絡(luò )獲取一個(gè)正當網(wǎng)絡(luò )帳戶(hù)，進(jìn)進(jìn)網(wǎng)絡(luò )后，將數據源電腦中的數據持出�！�　三、如何進(jìn)行數據　　在審計工作中，我們大都要使用通用的或專(zhuān)門(mén)的軟件分析數據。由于通用的數據庫軟件具有極其強大的分析功能，使用起來(lái)也特別方便靈活。若審計職員很熟悉諸如：Foxpro、access、SQLServer或SQL語(yǔ)句之一種，基本上就可以不依靠任何輔審軟件獨立開(kāi)展機輔助審計了。以我局對湖北化纖團體審計為例，我們直接將被審單位的數據采集回來(lái)后，導進(jìn)access2000，利用access2000中的可視化的查詢(xún)分析器對數據進(jìn)行篩選，得出所需要的數據。但是現階段不少審計職員并不熟悉專(zhuān)業(yè)數據庫軟件的使用，盡管諸如 access、 foxpro、SQLserver等使用起來(lái)都很方便輕易，但對相當多的審計職員來(lái)說(shuō)仍有一定困難，這樣就可結合使用相對而言更易使用的一些軟件，諸如：南京特派辦的《審計數據采集分析軟件》等�！�　從實(shí)際情況看，我們主要是采取以下幾種方法進(jìn)行數據分析的：　　一是利用被審單位軟件的自身查詢(xún)功能，發(fā)現不正常的分錄。主要通過(guò)查看明細帳、記帳憑證，審查會(huì )計科目的對應關(guān)系，發(fā)現不正常的會(huì )計分錄。如：“實(shí)收資本”科目一般對應“現金”、“銀行存款”或者是“存貨”等資產(chǎn)類(lèi)科目，如在查詢(xún)中發(fā)現，有的對應科目卻是“應付款‘、”其他應付款“等科目，就可將這種不正常的會(huì )計事項作為審計重點(diǎn)，經(jīng)調閱有關(guān)的原始憑證和調查相關(guān)往來(lái)單位，發(fā)現該單位虛列股本、轉移國有資本、化公為私等；　　二是利用被審單位軟件數據轉換功能，結合《審計數據采集分析軟件》的查詢(xún)、篩選等功能，發(fā)現違規支出。以“用度”審計為例，首先將把被審單位數據庫中“治理用度”、“經(jīng)營(yíng)用度”和“財務(wù)用度”明細帳打開(kāi)，將數據轉換成EXCEL格式，通過(guò)《審計數據采集軟件》進(jìn)行查詢(xún)摘要、篩選數據，經(jīng)調閱有關(guān)的原始憑證和審計相關(guān)單位，發(fā)現用度中違規支出題目�！　∪�是利用分類(lèi)匯總、規劃求解和拖動(dòng)復制柄等功能，發(fā)現收進(jìn)分歧規等題目。比如審查債權債務(wù)，湖北化纖團體涉及的往來(lái)單位共有1938個(gè)，往來(lái)款總額數億元，若一個(gè)審計職員用人工查賬法，按帳齡分析其發(fā)生的現狀，摸清其真實(shí)正當情況，需要一個(gè)星期。但運用計算機輔助審計，在EXCEL表格中，按照“單位”、“帳齡”等檢索條件，一個(gè)小時(shí)之內查出三年以上不良資產(chǎn)1000多萬(wàn)元，往來(lái)單位1360個(gè)；二年至三年往來(lái)單位269個(gè)，金額3000多萬(wàn)元；又如在今年的電力行業(yè)審計中，在審查電價(jià)標準方面，我們首先將被審計單位用電量數據庫采集過(guò)來(lái)，存為EXCEL電子表，用電總量中分居民生活電量、農民排灌電量、優(yōu)惠　　電量等，通過(guò)對電價(jià)、二次綜合加價(jià)等電量收費分類(lèi)匯總，再把每項價(jià)格的收取標準編制計算公式，相同公式單元格，用復制桶進(jìn)行復制后，使用規劃求解模擬計算出二次綜合加價(jià)、三峽基金、電源基金等每項的收取總額，再與進(jìn)帳收進(jìn)核對，以此查出違價(jià)收進(jìn)題目�！　∷氖抢�用帳套功能，發(fā)現收進(jìn)不進(jìn)帳等題目。這一點(diǎn)主要體現在行業(yè)性、系統性的審計中。盡管其中某些單位使用的財務(wù)系統版本不同，但只要我們使用高版本軟件，就可把多單位電子數據，同一到一臺電腦中，通過(guò)選擇帳套功能，調閱不同單位的電子帳。如在某單位審計時(shí)，我們發(fā)現該單位通過(guò)“內部往來(lái)”科目上交總公司治理費。捉住這一疑點(diǎn)，我們立即點(diǎn)往了總公司的帳款，結果在總公司帳目中，未查到該筆收進(jìn)，經(jīng)與被審單位查實(shí)，收進(jìn)確實(shí)未進(jìn)帳，以此為線(xiàn)索牽出了該單位設置帳外帳，私設“小金庫”50多萬(wàn)元的題目。

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