煙草工業(yè)采購計劃管理優(yōu)化策略
煙草是國家稅收的主要來(lái)源,在發(fā)展地方經(jīng)濟,增加財政收入方面有著(zhù)突出的作用,因其在國民經(jīng)濟中的重要地位,決定了在社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟條件下,煙草行業(yè)實(shí)行專(zhuān)賣(mài)管理、壟斷經(jīng)營(yíng)、統一領(lǐng)導,以創(chuàng )造穩定有序的市場(chǎng)環(huán)境,優(yōu)化配置資源。下面是小編搜集整理的相關(guān)內容的論文，歡迎大家閱讀參考。
摘要：采購計劃管理是實(shí)現精益采購的關(guān)鍵環(huán)節之一，本文以福建中煙工業(yè)有限責任公司為例，分析了公司現有的采購計劃管理模式以及存在的不足，提出了在采購計劃編制、采購計劃績(jì)效考評及采購計劃信息化管理等方面的優(yōu)化措施和解決方案，對精益采購的計劃管理環(huán)節進(jìn)行了初步探索。
關(guān)鍵詞：煙草工業(yè)精益采購采購計劃管理現狀方案優(yōu)化
一、背景概述
2013年，國家局出臺了《煙草企業(yè)采購管理規定》，對煙草行業(yè)的采購行為從采購范疇到采購計劃，從采購實(shí)施到采購全過(guò)程監管，都提出了具體的要求;2014年，是煙草行業(yè)全面推行精益管理的開(kāi)局之年，精益管理已成為行業(yè)能否持續健康發(fā)展的必要之行，成為企業(yè)能否實(shí)現轉型升級的關(guān)鍵之舉，其中，也對作為精益管理的重要一環(huán)——精益采購，提出了更為明確的方向：煙草企業(yè)應以質(zhì)量、價(jià)格、技術(shù)和服務(wù)為依據，以降低采購成本、提高采購效率為切入點(diǎn)，建立健全物資采購保障體系，實(shí)施科學(xué)決策和有效控制，著(zhù)力推進(jìn)精準預測、精準采購與精準供應。因此，精準預測采購需求，科學(xué)合理編制采購計劃，是企業(yè)開(kāi)展采購工作流程的第一步，也是確保企業(yè)實(shí)現精益采購的關(guān)鍵一步。
二、福建中煙采購計劃及實(shí)施的整體情況分析
1.采購計劃管理組織運作模式。經(jīng)過(guò)近年的實(shí)踐與摸索，公司已基本建立省公司董事會(huì )審議批準省公司本級及所屬企業(yè)宏觀(guān)戰略及計劃、省公司管委會(huì )審定省公司本級及所屬企業(yè)具體制度和實(shí)施方案、各級企業(yè)管辦和其他業(yè)務(wù)部門(mén)負責落實(shí)細化的三級管理體制;建立以《管理委員會(huì )工作規則》及其《實(shí)施細則》為流程核心，以《采購管理程序》為流程依據，以信息系統為流程載體的三大管控體系，確保了全省采購工作的有效運行。2.采購計劃管理與過(guò)程管控。在計劃管理方面，采購辦要求各單位要嚴格按照年度采購計劃及其實(shí)施方案確定的采購項目、采購方式、采購金額實(shí)施采購計劃。在計劃執行過(guò)程中，對確實(shí)因為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要調整的項目，采購辦及時(shí)組織調研，召開(kāi)專(zhuān)題會(huì )議進(jìn)行分析評審，嚴格按照規定程序進(jìn)行申報、審批。在過(guò)程管控方面，采購辦以全國煙草行業(yè)貫徹落實(shí)《煙草企業(yè)采購管理規定》電視電話(huà)會(huì )議精神為指導，嚴格執行行業(yè)、企業(yè)采購管理制度，加強對項目實(shí)施環(huán)節關(guān)鍵節點(diǎn)的控制，重點(diǎn)做好招標文件評審、攔標價(jià)格設置、評標辦法、評標標準、定標原則、評標過(guò)程管理以及檔案管理等工作。充分利用采購綜合管理信息系統，按照采購管理制度，加強對項目實(shí)施環(huán)節關(guān)鍵節點(diǎn)的控制，嚴格把關(guān)，嚴格落實(shí)“上一個(gè)環(huán)節沒(méi)有通過(guò)不得進(jìn)入下一個(gè)環(huán)節”的工作要求，不斷強化程序的硬約束作用，確保董事會(huì )和管委會(huì )會(huì )議各項決議在實(shí)際執行過(guò)程中無(wú)偏差、不走樣。
三、采購計劃管理中的差距
1.采購計劃與投資計劃的銜接有待進(jìn)一步加強。對于卷煙工業(yè)企業(yè)的發(fā)展而言，技術(shù)改造起著(zhù)相當關(guān)鍵的推動(dòng)作用。以福建卷煙工業(yè)系統為例，十年來(lái)，公司投資項目量多面廣，投資量大，先后完成固定資產(chǎn)投資和信息化投資近百億元，技術(shù)裝備、基礎設施、科技研發(fā)和信息化水平得到了全面提升，因此，投資計劃中的采購項目是公司年度采購計劃中十分重要的部分。
1.1采購計劃與投資計劃編制范圍不同。根據《煙草行業(yè)采購管理規定》要求，采購計劃編制的范圍為以合同方式取得的物資、工程(含信息化項目)和服務(wù)的所有采購項目，由各級公司的采購辦進(jìn)行編制匯總;投資計劃編制的范圍為固定資產(chǎn)投資項目(整體改造、局部技改、生產(chǎn)設施、工藝設備、輔助生產(chǎn)設施、公用動(dòng)力設施、科學(xué)教育設施、后勤保障設施、煙葉倉儲設施等)、信息化投資項目、多元化投資項目，不含建筑物的維護加固、設備的大修理等維護性工程及工器具、車(chē)輛、辦公家具、計算機軟硬件購置項目，由各級公司的投資管理部門(mén)進(jìn)行編制匯總。
1.2采購計劃與投資計劃管理流程不同。投資項目管理流程為：投資項目按照行業(yè)投資項目管理要求實(shí)行計劃管理，各級公司在每年9月份啟動(dòng)投資計劃編制工作，省公司的生產(chǎn)制造中心、信息中心于10月份對新增項目中與生產(chǎn)相關(guān)的項目、信息化項目進(jìn)行職能評審，投資管理處11月初匯總、初審各單位提交的年度投資計劃，經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì )、管委會(huì )、董事會(huì )審議后于12月上報國家局。國家局于次年2-3月份下達投資計劃，投資管理處根據國家局下達的投資計劃及時(shí)進(jìn)行投資計劃分解，經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì )、管委會(huì )審議、董事會(huì )審批后下發(fā)投資計劃。采購計劃管理流程為：省公司于每年12月下發(fā)采購計劃編制通知，各單位根據下一年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標于次年1月份報送采購計劃，采購辦匯總、初審全省采購計劃，并由財務(wù)、審計、法規、監察等職能部門(mén)進(jìn)行集中評審后，經(jīng)管委會(huì )審議、董事會(huì )審批后下發(fā)采購計劃通知，全省采購計劃方可生效實(shí)施。
1.3采購計劃與投資計劃信息傳遞相對滯后。由于全省的投資與采購計劃，在計劃的編制起點(diǎn)、審批的權限、編制的范圍等方面均存在較大差異，同時(shí)基層企業(yè)投資管理部門(mén)與采購管理部門(mén)間對投資計劃調整的溝通相對滯后，信息化平臺尚未實(shí)現兩個(gè)系統的關(guān)聯(lián)，使得投資計劃與采購計劃目前無(wú)法實(shí)現實(shí)時(shí)的對接，無(wú)法在第一時(shí)間將審批后投資計劃的調整情況及時(shí)傳遞到采購計劃編制部門(mén)進(jìn)行更新分解。
2.尚未建立采購計劃進(jìn)度跟蹤與采購計劃執行情況考評體系。采購績(jì)效評估是指通過(guò)建立科學(xué)、合理的評估指標體系，全面反映和評估采購政策功能目標和經(jīng)濟有效性目標實(shí)現程序的過(guò)程。我司采購計劃實(shí)行按年度編制，分月實(shí)施的原則;在年度中期可對采購計劃進(jìn)行半年調整，對下半年度擬新增、采購金額擬變更、采購方式擬變更及擬取消的項目在總計劃盤(pán)子中進(jìn)行相應調整。雖然在采購實(shí)施方案的審定中對采購進(jìn)度安排一并進(jìn)行了評審，但對是否完成及是否按進(jìn)度完成并未考核，尚未建立一套符合公司特性的采購計劃進(jìn)度跟蹤與執行情況的考評體系，缺乏對項目實(shí)施過(guò)程中時(shí)間上的約束及獎懲激勵措施。某些項目，尤其是貨物及服務(wù)類(lèi)項目，部分子公司或承辦部門(mén)在項目實(shí)施中存在時(shí)間上的松散性和隨意性，導致某一月份采購項目扎堆實(shí)施，某一月份采購項目零實(shí)施，或者到了年末才決定不予實(shí)施或結轉至下年度實(shí)施，進(jìn)度計劃形同虛設，給采購辦工作人員組織采購帶來(lái)了不便，也為全省精益采購目標的實(shí)現和績(jì)效的'提升帶來(lái)的阻礙。
3.采購計劃管理信息化仍存在可提升空間。
3.1尚未建立采購績(jì)效評估模塊。對于采購計劃執行環(huán)節的評估，最直接的標準便是采購計劃執行的進(jìn)度。目前省公司的采購管理信息化平臺尚未建立績(jì)效評估模塊，未能直觀(guān)、客觀(guān)的來(lái)衡量各采購部門(mén)的采購目標是否達成，缺乏對子公司采購計劃執行情況的實(shí)時(shí)比較與觀(guān)測。
3.2尚未建立采購計劃趨勢預測模塊。采購預測是指企業(yè)在商品采購市場(chǎng)上調查取得的資料的基礎上，經(jīng)過(guò)分析研究，并運用科學(xué)的方法來(lái)測算未來(lái)一定時(shí)期內商品或服務(wù)市場(chǎng)的供求及其變化趨勢，從而為采購決策和制定采購計劃提供科學(xué)的依據。通過(guò)信息化手段預測采購需求在公司的采購管理中尚屬空白，若能借助信息化平臺，對以往的采購信息進(jìn)行整合，結合企業(yè)發(fā)展戰略，發(fā)現市場(chǎng)供求變化和規律，對各子公司、各類(lèi)采購的項目的需求趨勢預測做到心中有數，將有助于提高采購計劃編制的準確性，確保全省采購策略制定的合理性，從而提高采購計劃編制精度，降低采購風(fēng)險。
四、煙草工業(yè)企業(yè)采購計劃管理的優(yōu)化策略與方案
1.通過(guò)專(zhuān)案調整，實(shí)現采購計劃與投資計劃的有效對接。目前我司采購計劃實(shí)行按年度編制，分月實(shí)施的原則，除個(gè)別零星應急調整的項目外，均在年度中期對全省的采購計劃進(jìn)行一次全盤(pán)的批量計劃調整。在采購計劃半年調整的現有模式上，針對投資計劃下達后所帶來(lái)的采購計劃的增減情況，可在每年的11月份將由各級公司的投資、采購部門(mén)將投資與采購計劃先行對接，于次年2-3月份投資計劃下達后及時(shí)進(jìn)行一次采購計劃的專(zhuān)案調整。由各級公司的投資管理部門(mén)與采購部門(mén)共同牽頭，加強溝通，密切配合，對采購年度計劃中涉及的固定資產(chǎn)投資項目及信息化投資項目的項目數，項目金額，調整理由等進(jìn)行對接與核實(shí)，由下至上匯總，由省公司采購辦向公司董事會(huì )統一申報專(zhuān)案調整計劃;由各級公司采購部門(mén)及時(shí)在系統中進(jìn)行分解、錄入與維護，加快企業(yè)內部信息流的高效流動(dòng)，以此實(shí)現投資計劃與采購計劃的無(wú)縫對接。
2.通過(guò)績(jì)效評估，建立采購計劃考評體系。
2.1對采購計劃考核標準進(jìn)行界定。將采購計劃執行率納入各部門(mén)績(jì)效考核指標，合理設置審批環(huán)節。明確各節點(diǎn)業(yè)務(wù)辦理和審批所需耗用的時(shí)間，測算出五種采購方式的采購項目從啟動(dòng)實(shí)施采購計劃直至完成采購所有流程所需耗用的時(shí)間，以此作為采購計劃進(jìn)度考評的依據，促進(jìn)各承辦、職能部門(mén)提高工作效率。經(jīng)公司董事會(huì )審定的采購項目執行計劃，應于當年全部完成。對于招標采購項目執行情況以發(fā)布招標公告送為項目完成節點(diǎn);對于招標以外的其他采購項目以商務(wù)文件發(fā)送至談判對象為項目完成節點(diǎn);對于已經(jīng)完成招標所有程序但招標失敗或流標的項目，視同完成。
2.2對采購計劃進(jìn)行進(jìn)度分解。省公司各部門(mén)及各子公司要嚴格按照制定的采購進(jìn)度計劃完成采購的各環(huán)節工作，如無(wú)法按進(jìn)度計劃完成的需向采購辦提交書(shū)面說(shuō)明進(jìn)行進(jìn)度調整。在編制采購計劃時(shí)應注意：根據采購物資、工程或服務(wù)的規模和數量，具體的技術(shù)規范與規格，使用性能要求，對每批貨物、服務(wù)或工程從準備到交貨或結算需要多長(cháng)時(shí)間做出安排。
2.3將采購計劃執行率納入年度績(jì)效考核。對于沒(méi)有按照年度采購計劃完成計劃實(shí)施也未進(jìn)行進(jìn)度調整的子公司或省公司相關(guān)部門(mén)(政策性因素或不可抗力因素除外)，可由省公司采購辦通知企業(yè)管理處，企業(yè)管理部根據實(shí)際情況對責任部門(mén)績(jì)效進(jìn)行考評。
3.通過(guò)優(yōu)化信息化平臺，提高工作效率和改善作業(yè)流程。
3.1實(shí)現與投資系統的及時(shí)對接。每年在國家局下達投資計劃后,由省公司嚴格按照國家局下達的年度投資計劃和擬建項目自主審批權限額度進(jìn)行明細分解后,各級公司投資部門(mén)便可同時(shí)在投資管理信息系統中進(jìn)行錄入維護,形成本年度準確的投資計劃。通過(guò)采購管理信息系統與投資管理信息系統的對接與關(guān)聯(lián)，由項目實(shí)施部門(mén)在采購信息系統的計劃管理模塊上直接對數據進(jìn)行更新，實(shí)現針對投資計劃變更帶來(lái)的采購計劃變更的線(xiàn)上專(zhuān)案調整。
3.2實(shí)現績(jì)效考評。采購績(jì)效指標體系包括采購計劃完成及時(shí)率、采購周期、采購從啟動(dòng)實(shí)施采購計劃直至完成采購所有流程所需耗用的時(shí)間等。通過(guò)上述數據在系統中的體現，建立子公司或部門(mén)的績(jì)效評估體系，與采購實(shí)施過(guò)程關(guān)聯(lián)，在系統中動(dòng)態(tài)、持續的進(jìn)行評價(jià)，正確及時(shí)反饋考評結果。
3.3實(shí)現采購需求趨勢預測。采購計劃是對未來(lái)計劃期內采購管理活動(dòng)所做的預見(jiàn)性的安排和部署，以確定從組織外部采購哪些產(chǎn)品和服務(wù)，以最好的滿(mǎn)足企業(yè)內部的需求，而采購量與采購計劃金額提供的是代表采購支出情況的數字預報。為了使這些預測的數據體現出最大價(jià)值，采購管理系統中應當建立一個(gè)趨勢預測模塊，建立采購需求趨勢模型。以系統中存儲的現有歷史數據資料為基礎，通過(guò)指數平滑法等定量的分析方法進(jìn)行橫向與縱向的對比，結合卷煙工業(yè)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況及宣傳促銷(xiāo)計劃，反映采購需求，市場(chǎng)行情的變化，形成采購計劃編制的初步依據，為企業(yè)的采購決策提供支持。
五、結語(yǔ)
采購計劃是在企業(yè)的戰略目標框架之內提出的，應服務(wù)服從于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，只有趨于精準、科學(xué)、合理的采購預測與采購計劃編制，才能從源頭上推進(jìn)采購實(shí)施的規范與高效，為實(shí)施精準采購、精準供應提供最基本的依據，杜絕采購中的各種資源的浪費，從而真正實(shí)現精益采購。
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