溝通互動(dòng)性的強弱影響著(zhù)行政管理信息溝通的效率,強勢的互動(dòng)能輕松、有效地完成信息溝通,而惰性的互動(dòng)溝通非常費力,嚴重的將會(huì )影響到組織的決策、計劃的制訂和實(shí)施。因此,要保證行政管理信息的良好溝通,必須采取對策提高信息溝通的互動(dòng)性。

 

　　一、高校行政管理信息溝通現狀

 

　　(一)當前高校行政管理信息溝通方式及特點(diǎn)信息的載體主要是紙文本、電子文本,通過(guò)文件、網(wǎng)絡(luò )和電信等方式傳遞。根據信息載體的特點(diǎn),行政管理信息溝通方式大致可以分為以下六類(lèi):

 

　　(1)靜態(tài)公布欄:如報亭、宣傳欄、通知公告欄等,地點(diǎn)較為固定。這種方式的特點(diǎn)是發(fā)布成本較低,但接收的成本較高,要求接受者經(jīng)常去特定的地點(diǎn)瀏覽、閱讀。

 

　　(2)紙文本投遞:將需要傳遞的信息印刷,發(fā)至接收者。這種方式的特點(diǎn)是可以完整地將原信息傳遞,便于接受者閱讀、研究、保存,保密性好,但發(fā)布的成本較高。要求保密、保存的信息宜采用這種方式發(fā)布。如校內外的來(lái)往文件、學(xué)校的規章制度、政策執行文件等常采取這種方式。

 

　　(3)網(wǎng)頁(yè)動(dòng)態(tài)公布:在組織的網(wǎng)絡(luò )主頁(yè)發(fā)布,實(shí)質(zhì)上是一種動(dòng)態(tài)的報亭、宣傳欄、通知公告欄。這種方式的特點(diǎn)是發(fā)布迅速、發(fā)布成本低、內容全面。但對環(huán)境要求較高,必須通過(guò)網(wǎng)絡(luò )才能接收,同時(shí)也要求接受者有經(jīng)常瀏覽組織主頁(yè)的習慣,保密性欠缺,要求保密的信息不宜在網(wǎng)頁(yè)上發(fā)布。

 

　　(4)電子郵件:發(fā)送電子郵件的特點(diǎn)是發(fā)布迅速、發(fā)布成本較低、內容全面,接受對象可以是單個(gè)人或多人,有一定的保密性,但要求接受者有經(jīng)常瀏覽電子郵箱的習慣。

 

　　(5)短信:短信的特點(diǎn)是發(fā)布迅速、及時(shí),但發(fā)布成本較高,內容非常簡(jiǎn)短。

 

　　(6)電話(huà):電話(huà)的特點(diǎn)是發(fā)布直接、迅速、及時(shí),并能及時(shí)掌握信息接收情況、理解程度,但是發(fā)布成本較高,內容簡(jiǎn)短。此外,通過(guò)打電話(huà)和發(fā)短信發(fā)布信息,雖然及時(shí),但必須對信息內容進(jìn)行高度濃縮。接收者必須通過(guò)其他方式才能獲取原信息,因此,只能是作為一種發(fā)布信息的輔助手段,即信息提示。

 

　　(二)信息溝通的現狀信息發(fā)布者根據信息時(shí)效期的長(cháng)短,一般首選成本較低的方式發(fā)布,如公布欄公告或發(fā)電子郵件,在信息得不到重視時(shí)采取打電話(huà)或發(fā)短信的方式進(jìn)行補救。在實(shí)際溝通過(guò)程中,同時(shí)采用幾種方式重復發(fā)布信息的現象非常普遍,長(cháng)此以往,形成了如下的特點(diǎn):

 

　　(1)信息接受者對電話(huà)或短信通知的信息重視,對電子郵件發(fā)布的信息有取舍地重視,對公布欄(包括靜態(tài)和動(dòng)態(tài)公告欄)和紙文本發(fā)布的信息基本不予重視。

 

　　(2)發(fā)布方要花費相當的精力、人力、財力,采用多種方式重復發(fā)布信息,特別是一些時(shí)效期短、內容重要的信息,要派出多人同時(shí)打電話(huà)通知,否則就會(huì )有相當多的人沒(méi)有獲取信息,對工作造成影響。探索這種現象的根源之一,在于管理方把發(fā)布信息的輔助手段變成了主要手段,即不管大事小事、信息時(shí)效期長(cháng)或短,都通過(guò)打電話(huà)來(lái)通知,養成了接受方被動(dòng)接收信息的習慣。

 

　　二、信息溝通互動(dòng)性的狀態(tài)及變化規律信息溝通互動(dòng)性指的是信息發(fā)布者和信息接受者相互間的主動(dòng)性。溝通互動(dòng)性是變化的,其強弱變化可以借用布克萊和莫頓的管理方格圖來(lái)研究�？v坐標表示信息發(fā)布者的主動(dòng)性,橫坐標表示信息接受者的主動(dòng)性,依次從低到高分為九等。