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簡(jiǎn)論如何在高校行政管理中推行電子校務(wù)
高校作為一個(gè)特殊的社會(huì )組織，其行政管理工作涉及大量的專(zhuān)業(yè)性管理工作，比如教學(xué)、科研、人事，甚至物資、總務(wù)等部門(mén)不僅承擔著(zhù)指導、組織、協(xié)調工作，也擔負著(zhù)對教育教學(xué)質(zhì)量、科研成果等的評價(jià)和認定工作，其重要性不容忽視�？梢哉f(shuō)，高校的競爭力與行政管理的好壞是密切相關(guān)的。近年來(lái).我國高校引進(jìn)網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，大力推廣電子校務(wù)，解決了很多行政管理方面的問(wèn)題。但同時(shí)，新方法的運用也產(chǎn)生了一些新問(wèn)題，需要管理者進(jìn)一步的思考和解決。電子校務(wù)的內涵和作用.電子校務(wù)的內涵.自20世紀90年代起，現代信息技術(shù)迅速發(fā)展，廣泛運用于高校教學(xué)活動(dòng)中，深入滲透到高校生活的方方面面。在這種背景下，電子校務(wù)應運而生。
電子校務(wù)是電子政務(wù)在學(xué)校的具體化，是指學(xué)校通過(guò)現代化的管理理論與電子信息技術(shù)、利用計算機與網(wǎng)絡(luò )通訊等現代信息技術(shù)將學(xué)校外部和內部的管理和服務(wù)職能進(jìn)行緊密集成。通過(guò)學(xué)校網(wǎng)站進(jìn)行日常事務(wù)和行政管理。按照設定的程序在網(wǎng)上實(shí)施，從而打破時(shí)間、空間及部門(mén)分割的制約，全方位的為學(xué)校及自身提供一體化的高效、優(yōu)質(zhì)、規范、透明的管理和服務(wù)。電子校務(wù)的作用電子校務(wù)在高校行政管理中的應用是高校行政管理方式自身發(fā)展的客觀(guān)需要，對高校行政管理有著(zhù)巨大的推動(dòng)作用，是高校部門(mén)自身發(fā)展的一個(gè)必要的工具。管理信息變得更為透明化高校管理部門(mén)是高校的信息中心，高校機構實(shí)現電子化、網(wǎng)絡(luò )化和信息化以后。師生可以通過(guò)校園網(wǎng)及時(shí)準確、快捷方便地了解到高校機構所制定和頒發(fā)的各類(lèi)重要信息，豐富了師生獲取與交流信息的渠道與方式.加強了學(xué)校對外交流與宣傳的強度，有利于促進(jìn)高校信息的透明化與公開(kāi)化。
管理效率更為高效化電子校務(wù)通過(guò)運用信息及網(wǎng)絡(luò )技術(shù)打破行政機構的組織界限。構建一個(gè)電子化的虛擬機關(guān).使得高校機關(guān)之間及高校與社會(huì )各界之間都可以經(jīng)由各種電子化渠道進(jìn)行溝通，并依據人們的需求、可以使用的形式、要求的時(shí)間及地點(diǎn)，提供各種不同的服務(wù)選擇，從而提高人員工作效率.減少工作人員負擔。加強高校行政管理職能的管控力度。有效提高了高校行政管理效率。電子校務(wù)在高校行政管理中應用的現狀和問(wèn)題.電子校務(wù)應用的現狀隨著(zhù)教育信息化的發(fā)展.很多高校建立了教學(xué)科研、教師、學(xué)生、學(xué)歷認證、招生、財務(wù)等信息數據庫和文獻、文件檔案庫，辦公自動(dòng)化和管理信息化水平逐步提高，服務(wù)范圍不斷擴大。電子校務(wù)的發(fā)展實(shí)質(zhì)是對傳統的高校行政管理體制和管理方式提出了挑戰。是深化行政管理體制改革，使得高校行政行為公開(kāi)、公平、公正。行政權力運行公開(kāi)透明，保障教職工的知情權，維護教職工的合法權益。同時(shí)，我們也應該看到，電子校務(wù)在高校的推行過(guò)程中。也存在一些弊端與困難，急需解決。
電子校務(wù)存在的問(wèn)題信息資源是網(wǎng)絡(luò )技術(shù)在高校行政管理應用中的核心，但是一些高校的電子校務(wù)處于起步階段，管理、監測工作量化程度普遍偏低.在管理和決策活動(dòng)中，以客觀(guān)數據進(jìn)行分析判斷的偏少，信息管理檔案不規范，未數據庫化或數據庫更新速度較慢。數據庫維護和信息服務(wù)工作不到位，為學(xué)生、教師和社會(huì )所需的網(wǎng)絡(luò )服務(wù)欠缺，如網(wǎng)絡(luò )課件、網(wǎng)上課程、網(wǎng)上申請財務(wù)資助等。高校行政管理網(wǎng)絡(luò )化之后既提高了工作效率，但也不可避免地面臨著(zhù)安全問(wèn)題，管理工作中涉及到的數據安全顯得尤為重要，數據一旦被破壞則會(huì )影響全校管理工作的正常運轉。電子校務(wù)的應用是學(xué)校提高管理水平、工作效率的技術(shù)工具，必須有高層領(lǐng)導的高度重視，要從戰略高度來(lái)認識它和建設它。但在應用的過(guò)程中，領(lǐng)導往往容易傾向于對網(wǎng)絡(luò )硬件的要求，往往沒(méi)有充分利用網(wǎng)絡(luò )資源等因素，導致過(guò)量購買(mǎi)硬件設備，最終出現設備閑置等問(wèn)題，導致資源浪費。
另外.各學(xué)校之間、學(xué)校內部在信息資源的開(kāi)發(fā)上各自為政，缺乏毖要的規劃和協(xié)調.導致了大量的低水平重復建設。同一個(gè)學(xué)校里面各個(gè)部門(mén)之間的數據常常是各部門(mén)獨享的，這樣會(huì )使大部分網(wǎng)絡(luò )資源庫成為信息孤島，嚴重地存在著(zhù)互操作性和共享性等方面的問(wèn)題，導致電子校務(wù)停留在對現有體制、管理模式以及業(yè)務(wù)流程實(shí)行“信息化復制”的水平上。很多高校的管理人員來(lái)自不同的崗位，有著(zhù)不同的專(zhuān)業(yè)背景，多半并沒(méi)有接受過(guò)管理學(xué)、計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)與應用等理論方面的系統學(xué)習，不能很好地將網(wǎng)絡(luò )技術(shù)與實(shí)際工作相結合，阻礙了網(wǎng)絡(luò )技術(shù)應用于高校行政管理的進(jìn)程。
在高校行政管理中推行電子政務(wù)的有效措施.加強整體規劃高校行政管理涉及到教務(wù)管理系統、科研管理系統、學(xué)籍管理系統、財務(wù)管理系統、人事管理系統、校產(chǎn)管理系統等多個(gè)系統。在管理中，電子校務(wù)的實(shí)施是一項非常復雜的過(guò)程，涉及面廣，信息量多，工作難度大。不但要涉及到管理體制、機構設置和管理方法等方面的變動(dòng)，還要考慮到報表格式、數據分類(lèi)及編碼統一等問(wèn)題。這些都涉及到學(xué)校全局的問(wèn)題。如果學(xué)校內各個(gè)子系統都各自為政。任意開(kāi)發(fā)，使用自己的程序和數據，會(huì )造成工作相互重復，技術(shù)成本浪費與效益低下。因此，高校行政管理，必須對全校的行政管理人員進(jìn)行培訓，使行政管理人員都能掌握操作方法適應現代化管理手段。從而提高網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的利用率。將不同業(yè)務(wù)系統整合為服務(wù)集成平臺.各部門(mén)系統都成為這個(gè)技術(shù)平臺的子系統，其中各功能再向下構成一層子系統，最終形成一個(gè)有層次的樹(shù)型結構，這樣既方便了各部門(mén)管理人員辦公。又給師生訪(fǎng)問(wèn)校園信息服務(wù)提供了方便快捷的途徑。
整合信息資源在信息資源共享過(guò)程中.管理人員要堅持探索創(chuàng )新，構建信息資源管理系統。打破各部門(mén)條塊分割的現狀，選擇那些有必要且有價(jià)值的信息資源進(jìn)行共享。針對數量龐大的網(wǎng)絡(luò )資源，應該進(jìn)行整理和分類(lèi)，建立針對教學(xué)、科研、管理等不同內容的、具備強大搜索功能的門(mén)戶(hù)網(wǎng)站，使廣大師生以及高校行政管理人員能夠通過(guò)簡(jiǎn)單操作即能獲得相關(guān)信息與服務(wù)。
同時(shí)還要以數據鏡像的方式建立全球教育資源吸收系統，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)對一些高質(zhì)量的圖書(shū)館、專(zhuān)業(yè)數據庫建立鏡像，為廣大師生提供更加專(zhuān)業(yè)、更加前瞻的教學(xué)、科研、管理等方面的資料。同時(shí)，在信息資源的開(kāi)發(fā)、傳播及使用過(guò)程中，應注重個(gè)性化服務(wù)，使信息資源人性化，把印刷型的信息資源數字化。把內容稀少、簡(jiǎn)單、枯燥的信息資源逐步豐富、個(gè)性、適用化，把以提供學(xué)習拓展知識為主的信息資源轉向以培養創(chuàng )新能力及滿(mǎn)足人們的多方面需求的信息資源。
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