探究加強企業(yè)科技檔案管理

　　隨著(zhù)企業(yè)現代化發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的普及，當前傳統的科技檔案管理模式已經(jīng)難以滿(mǎn)足現代化、信息化企業(yè)的發(fā)展要求。所有這些都對科技檔案事業(yè)的發(fā)展提出了更高的要求，需要迫切實(shí)現科技檔案的現代化管理。做好現代化科技檔案管理，要解決好以下幾個(gè)關(guān)鍵理由。

　　轉變觀(guān)念。解決好思想認識理由

　　科技檔案是生產(chǎn)、科研、基建等活動(dòng)的原始記錄，它是第一手材料。是企業(yè)全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)踐活動(dòng)的勞動(dòng)結晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀(guān)評價(jià)�？萍紮n案是一種非常重要的資產(chǎn)，它除了具有企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的屬性外，還具有專(zhuān)有性、地域性等公共屬性。企業(yè)管理者認識到科技檔案是一種非常重要的資產(chǎn)以后，就會(huì )千方百計去管理、保護、利用好這些資產(chǎn)。加強科技檔案的開(kāi)發(fā)和運用，有利于提高企業(yè)核心競爭力，有利于企業(yè)以最小的資源消耗去換取較大的經(jīng)濟效益：有利于企業(yè)開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品、新工藝、提高產(chǎn)品在市場(chǎng)上的競爭力。同時(shí)，強化科技檔案的開(kāi)發(fā)和運用，也是一種潛在的經(jīng)濟效益。為此，要解放思想，更新觀(guān)念，進(jìn)一步統一企業(yè)管理者及廣大職工群眾的思想認識，把科技檔案管理工作列入企業(yè)管理的議事日程，并入財力、物力和人力，使其發(fā)揮出應有的作用，推動(dòng)企業(yè)管理，推動(dòng)企業(yè)的快速發(fā)展。

　　加強科技檔案的管理

　　企業(yè)要設置專(zhuān)門(mén)的科技檔案室，配備專(zhuān)職檔案工作人員建立健全檔案工作規章制度，要將科技檔案管理作為一項重要內容抓好。在科技檔案人員隊伍建設上，要大力引進(jìn)檔案、計算機應用等相關(guān)專(zhuān)業(yè)管理人才。

　　企業(yè)科技檔案管理部門(mén)要負責對各職能部門(mén)的監督、檢查和指導，避開(kāi)科技檔案由部門(mén)或個(gè)人分散保存，要確�？萍紮n案的完整、準確和齊全。要實(shí)行總經(jīng)理負責、檔案部門(mén)和技術(shù)部門(mén)齊抓共管的機制。

　　要做好科技檔案規范化、標準化、科學(xué)化管理，大力加強科技檔案信息化建設，應用現代化計算機網(wǎng)絡(luò )信息技術(shù)，對科技檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)，使科技檔案管理模式由傳統的檔案管理模式，逐步轉變?yōu)楝F代化的管理。

　　嚴格執行檔案管理規程，做好科技檔案收集、整理、保管工作

　　國務(wù)院科學(xué)技術(shù)檔案工作條例?明確了科技檔案人員的職責、職權和工作規程，為科技檔案管理提供了法定的依據。在當今瞬息萬(wàn)變的知識經(jīng)濟大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨有的原始記錄，記錄著(zhù)未公開(kāi)的、未申請專(zhuān)利的知識和技術(shù)。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場(chǎng)競爭和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無(wú)法挽回的損失。及時(shí)收集、整理科技檔案是檔案人員的重要工作，所以，企業(yè)領(lǐng)導應支持科技檔案人員依法履行職責，企業(yè)各職能部門(mén)應積極支持和配合科技檔案部門(mén)工作�？萍紮n案管理人員要本著(zhù)對事業(yè)認真負責的精神，根據各單位工作情況，把握時(shí)機，不斷調整，既保證科技檔案的正常使用，又能及時(shí)、完整、準確的把需要歸檔的科技檔案集中到檔案部門(mén)，實(shí)現科技檔案的集中統一管理。

　　做好科技電子文檔資料的收集、整理和保管

　　目前，計算機技術(shù)越發(fā)展、應用越普及，許多產(chǎn)品研發(fā)、工程技術(shù)、基建工程資料的設計、制作都是通過(guò)計算機進(jìn)行的，產(chǎn)生的電子文檔就越來(lái)越多。目前電子文件歸檔的類(lèi)型有磁盤(pán)、光盤(pán)等，對于它的完整性、真實(shí)性、版本等從外觀(guān)上看不出來(lái)，它的信息內容“出錯”的概率和機會(huì )遠高于紙質(zhì)檔案，如果保存的電子檔案有誤，將來(lái)在工作中可能要造成失誤。因此，在產(chǎn)品、工程設計資料交接時(shí)，除了要注重紙質(zhì)文件資料的交接，還要注重電子文檔的交接，而且檔案部門(mén)要有專(zhuān)門(mén)的設備、專(zhuān)門(mén)的人員負責收集電子文件。

　　搞好科技檔案信息化及網(wǎng)絡(luò )綜合應用系統

　　企業(yè)要建立科技檔案數字化、網(wǎng)絡(luò )化信息管理中心，一要正確選用企業(yè)科技檔案管理軟件，其體系結構、系統功能、適用網(wǎng)絡(luò )結構、后臺數據庫、與辦公自動(dòng)化系統數據接口、以及科技檔案管理模塊等要符合檔案信息化建設的要求。二要做好科技檔案案卷級、文件級目錄數據庫的錄入、查詢(xún)和維護工作，通過(guò)查找目錄、原文傳輸及掃描等方式，實(shí)現科技檔案案卷、文件目錄檢索和全文查詢(xún)，使科技檔案管理模式由傳統的檔案實(shí)體保管，逐步建成科技檔案數字化、網(wǎng)絡(luò )化信息管理平臺。

　　加強學(xué)習培訓，提高管理人員的素質(zhì)，調動(dòng)檔案管理人員工作積極性

　　知識經(jīng)濟，信息時(shí)代為科技檔案管理工作提供了發(fā)展的空間，同時(shí)也帶來(lái)了嚴峻的挑戰。隨著(zhù)現代化科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是電腦、數據庫等技術(shù)以及辦公自動(dòng)化設備等應用于科技檔案工作，科技檔案管理工作的策略和手段也發(fā)生了深刻的變革，正在從傳統的手工管理模式向現代化管理模式轉變。首先企業(yè)領(lǐng)導者要做好科技檔案管理工作的宣傳和教育工作，使檔案人員明白科技檔案工作的重要性，對工作有積極的認識。其次科技檔案工作應當引進(jìn)競爭激勵機制，轉變在檔案部門(mén)實(shí)際存在的“鐵飯碗”現象，對現有人員實(shí)行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使科技檔案工作者清楚的認識到自己的工作成績(jì)與其存活和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力，最大限度的發(fā)揮個(gè)人潛力，使科技檔案工作出現充滿(mǎn)競爭活力、開(kāi)拓創(chuàng )新的新局面。

　　另外，科技檔案管理隊伍素質(zhì)的高低，決定著(zhù)科技檔案事業(yè)的成效。因此，提高科技檔案工作者素質(zhì)，是加速科技檔案進(jìn)步，推動(dòng)科技檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專(zhuān)業(yè)知識，有專(zhuān)業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)科技檔案隊伍。同時(shí)，加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時(shí)間內一項刻不容緩的工作任務(wù)。當前社會(huì )和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對科技檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項工作提出了新的要求和挑戰。企業(yè)應有計劃、有重點(diǎn)的加強科技檔案管理工作人員的學(xué)習與掌握現代科學(xué)技術(shù)知識，特別是計算機應用能力培訓，使科技檔案人員熟練掌握計算機基本知識、網(wǎng)絡(luò )知識和操作技術(shù)。不斷提高科技檔案人員知識水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，是科技檔案工作現代化的前提，也是實(shí)施以人為本，科教興檔的關(guān)鍵，是推動(dòng)企業(yè)科技檔案現代化管理的動(dòng)力和源泉。

　　總之，科技檔案管理是一門(mén)很深的學(xué)問(wèn)。在當今瞬息萬(wàn)變的知識經(jīng)濟大潮中，企業(yè)要確立科技檔案是企業(yè)獨有的信息和知識觀(guān)念，企業(yè)必須加強自身基礎，大力開(kāi)發(fā)利用科技檔案信息資源，提高整體管理水平，以便更好為企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)。

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