企業(yè)內部溝通方式探究
代企業(yè)，人與人之間、部門(mén)與部門(mén)之間、企業(yè)上下級之間，以及其他各個(gè)方面之間，特別需要彼此進(jìn)行溝通、互相理解、互通信息。以下是yjbys小編為您搜集整理的企業(yè)內部溝通方式探究論文，希望能對您有所幫助。
摘要：溝通困難是現代企業(yè)存在的普遍問(wèn)題，了解組織內部的溝通方式、領(lǐng)導的溝通風(fēng)格以及企業(yè)運行中存在的溝通問(wèn)題，有助于企業(yè)內部的有效溝通。
關(guān)鍵詞：內部溝通;有效溝通;溝通方式;溝通風(fēng)格
所謂溝通，是人與人之間的思想和信息的交換，是將信息由一個(gè)人傳達給另一個(gè)人，逐漸廣泛傳播的過(guò)程。著(zhù)名組織管理學(xué)家巴納德認為溝通是把一個(gè)組織中的成員聯(lián)系在一起，以實(shí)現共同目標的手段，“沒(méi)有溝通，就沒(méi)有管理”。
一、溝通在管理中的作用
現代企業(yè)，人與人之間、部門(mén)與部門(mén)之間、企業(yè)上下級之間，以及其他各個(gè)方面之間，特別需要彼此進(jìn)行溝通、互相理解、互通信息。如果溝通的渠道長(cháng)期堵塞，信息不通暢、感情不融洽、關(guān)系不協(xié)調，就會(huì )影響工作，甚至使企業(yè)效益每況愈下。溝通在管理中的作用是多方面的，其中突出的有以下三個(gè)方面：
(一)溝通有助于改進(jìn)個(gè)人做出的決策
任何決策都會(huì )涉及到干什么、怎么干、何時(shí)干等問(wèn)題。每當遇到這些亟須解決的問(wèn)題，管理者就需要廣泛地從企業(yè)內部的溝通中獲取大量的信息情報，然后進(jìn)行決策，或建議有關(guān)人員做出決策，以迅速解決問(wèn)題。下屬人員也可以主動(dòng)與上級管理人員溝通，提出自己的建議，供領(lǐng)導者做出決策時(shí)參考，或經(jīng)過(guò)溝通，取得上級領(lǐng)導的認可，自行決策。企業(yè)內部的溝通為各個(gè)部門(mén)和人員進(jìn)行決策提供了信息，增強了判斷能力。
(二)溝通促使企業(yè)員工協(xié)調有效地工作
企業(yè)中各個(gè)部門(mén)和各個(gè)職務(wù)是相互依存的，依存性越大，對協(xié)調的需要越高，而協(xié)調只有通過(guò)溝通才能實(shí)現。沒(méi)有適當的溝通，管理者對下屬的了解也不會(huì )充分，下屬就可能對分配給他們的任務(wù)和要求他們完成工作有錯誤的理解，使工作任務(wù)不能正確圓滿(mǎn)地完成，導致企業(yè)在效益方面的損失。
(三)溝通有利于領(lǐng)導者激勵下屬，建立良好的人際關(guān)系和組織氛圍，提高員工的士氣
除了技術(shù)性和協(xié)調性的信息外，企業(yè)員工還需要鼓勵性的信息。它可以使領(lǐng)導者了解員工的需要，關(guān)心員工的疾苦，在決策中就會(huì )考慮員工的要求，以提高他們的工作熱情。人一般都會(huì )要求對自己的工作能力有一個(gè)恰當的評價(jià)。如果領(lǐng)導的表?yè)P、認可或者滿(mǎn)意能夠通過(guò)各種渠道及時(shí)傳遞給員工，就會(huì )造成某種工作激勵。同時(shí)，企業(yè)內部良好的人際關(guān)系更離不開(kāi)溝通。思想上和感情上的溝通可以增進(jìn)彼此的了解，消除誤解、隔閡和猜忌，即使不能達到完全理解，至少也可取得諒解，使企業(yè)有和諧的組織氛圍，所謂“大家心往一處想，勁往一處使”就是有效溝通的結果。
二、四種組織內部溝通方式
組織內部的信息可以是單向的、雙向的，也可以是多向的。溝通渠道也應該是多方面的，溝通渠道是指信息在溝通時(shí)流動(dòng)的通道。這些渠道應該涉及整個(gè)組織縱向的上下層次之間，橫向的各個(gè)職能部門(mén)、職能人員之間以及體系和產(chǎn)品的前后過(guò)程之間單向、雙向和多向的溝通。組織的正式溝通渠道包括下列幾種形式。
(一)下行溝通
下行溝通是指組織中信息從較高層級流向較低層級的一種溝通渠道。這是組織的最主要的溝通渠道。這種溝通的目的主要是為了傳遞工作指示，包括向下級和員工提供關(guān)于顧客要求、產(chǎn)品要求、程序與實(shí)務(wù)的資料;向下級通報組織的工作業(yè)績(jì);向職工闡明組織的目標;發(fā)布組織的規章、制度等，促使下級和員工對工作和任務(wù)的了解。
(二)上行溝通
上行溝通是指組織的成員通過(guò)一定的渠道與管理層、決策層進(jìn)行的信息傳遞與交流。這種溝通的目的是為了將現場(chǎng)發(fā)生的大量的正�；虍惓５男畔�、目標的完成情況，包括各種報表、請示匯報材料、申訴意見(jiàn)、改進(jìn)建議、問(wèn)題反饋等等，傳遞給上一級直至最高層能對這些信息進(jìn)行分析、處理的職能人員。下級人員及員工可以通過(guò)有效渠道把自己的意見(jiàn)和建議向上級反映，既能激發(fā)員工改進(jìn)的參與熱情，又能獲得一定的心理滿(mǎn)足。管理者則需要通過(guò)這種方式了解企業(yè)的狀況，提高管理水平，分析、處理生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理和質(zhì)量管理體系運行中出現的各種問(wèn)題。
(三)橫向溝通
橫向溝通是指組織中同一層級的部門(mén)和職能人員之間的信息交流�，F代管理的矩陣式管理理論提倡這種溝通。組織對各個(gè)層次制定的工作職責，要規定“職責、權限和相互關(guān)系”，這里的“相互關(guān)系”就是指規定橫向溝通的內容和方式。這種溝通能夠加強組織內部同級單位之間的了解與協(xié)調，減少各部門(mén)之間的阻隔、矛盾與沖突，提高運行效率。
(四)斜向溝通
斜向溝通是指在正式組織中同級別又無(wú)隸屬關(guān)系的組織、部門(mén)與個(gè)人之間的信息交流。管理學(xué)是不主張運用“斜向溝通”的，因為這種溝通和“橫向溝通”一樣可能會(huì )破壞統一指揮。但是由于這種溝通常是業(yè)務(wù)性的，可以縮短溝通距離，提高工作效率，尤其是綜合職能部門(mén)和人員可以通過(guò)這種溝通掌握全面情況，綜合協(xié)調處理問(wèn)題，做出流程調整或改進(jìn)的建議，因此進(jìn)行這種溝通還是有必要的。
三、企業(yè)內部溝通的問(wèn)題和誤區
就組織內部溝通而言，在我國很多企業(yè)都存在以下問(wèn)題與誤區。
(一)無(wú)視或輕視感情式溝通的重要作用
這是為數不少的企業(yè)普遍存在的一個(gè)共性問(wèn)題，管理者與員工之間缺乏必要的感情交流。所謂的溝通也僅限于基于工作的行政指令、工作任務(wù)或是公司政策的上傳下達。管理者擔心和員工打成一片會(huì )有損自己的形象、有失自己的身份、危及自己的權威，不愿主動(dòng)與員工進(jìn)行溝通;員工因對管理者存在敬畏心理，害怕在管理者面前說(shuō)錯話(huà)、辦錯事，或是擔心被誤認為是與管理者套近乎，不敢主動(dòng)與管理者交流，致使組織內部人情冷淡、獨立工作、各管其事，沒(méi)有充分認識到交流的作用、溝通的力量。員工之間不能對本企業(yè)的現狀、發(fā)展目標等達成共識，久而久之，必然會(huì )影響到企業(yè)的發(fā)展甚至正常運作。
(二)管理者或員工缺乏最起碼的傾聽(tīng)與反饋的技巧或者忽視二者的均衡運用
企業(yè)中的每個(gè)成員在信息溝通過(guò)程中都會(huì )表現出自己的個(gè)性風(fēng)格，這便是所謂的溝通風(fēng)格，它體現了管理者人際關(guān)系的基本結構與面貌。它不僅與組織的凝聚力、生產(chǎn)效率密切相關(guān)，而且會(huì )影響到員工的工作滿(mǎn)意度及其績(jì)效水平。溝通及溝通風(fēng)格不良，是目前許多管理者面臨的一個(gè)主要問(wèn)題，許多西方應用心理學(xué)家對溝通風(fēng)格進(jìn)行了大量研究。羅伯特(1977)提出的“管理者行為評價(jià)模型”將管理者的溝通活動(dòng)分為封閉、隱秘、盲目和開(kāi)放四種典型風(fēng)格。
1.封閉型管理者的典型特征是既很少進(jìn)行自我披露，也很少運用反饋，好像一只與世隔絕的烏龜呆在甲殼之中。焦慮和沒(méi)有安全感是封閉型管理者的典型心理。他們疏于進(jìn)行上下溝通，員工既得不到及時(shí)、充分的激勵，也得不到有效的指導。因此，員工對這類(lèi)管理者懷有敵對和失望情緒。
2. 隱秘型管理者的溝通特征具有單一性和防御性，即一味追求他人的反饋信息，卻很少披露自我。猜疑和尋求社會(huì )認同是隱秘型管理者的典型心理。他們認為保持團隊的表面和諧或一致是管理工作的宗旨，為達此目的，他們甚至不惜大事化小。在進(jìn)行績(jì)效評價(jià)時(shí)，他們傾向于只講員工優(yōu)點(diǎn)、少談缺點(diǎn)。
3.盲目型管理者更多地進(jìn)行自我披露，卻忽視了反饋的運用，其管理行為具有“獨斷”色彩，過(guò)分自信是他們的典型心理。他們更多地看到員工的缺點(diǎn)，忽視其優(yōu)點(diǎn)和潛力。員工對其心懷不滿(mǎn)，很少將自己視為組織的一員，生產(chǎn)率下降;員工也可能采取強制性反饋手段，如提意見(jiàn)、向上級告狀，或者隱瞞重要信息來(lái)報復管理者。4.開(kāi)放型管理者既重視自我披露，又注意運用反饋，能在團隊中營(yíng)造出寬容互信的開(kāi)放氣氛。他們敏于體察員工需要，鼓勵員工積極參與組織事務(wù)。因此這種溝通風(fēng)格不僅營(yíng)造了健康融洽的人際氛圍，而且提升了團隊的工作績(jì)效。
(三)組織結構對溝通的影響與溝通缺口
合理的組織結構有利于信息溝通，多層次龐雜繁冗的組織結構不僅會(huì )影響信息傳達的及時(shí)性，還容易造成信息在傳遞過(guò)程中的失真或流失，給企業(yè)成員間的有效溝通制造極大障礙，最終影響工作效率。溝通缺口指溝通的正式“網(wǎng)絡(luò )”中所存在的缺陷或漏洞。正式溝通網(wǎng)絡(luò )是沿著(zhù)組織的權責路線(xiàn)建立的，隨著(zhù)組織的成長(cháng)和擴大，這些“網(wǎng)絡(luò )”便傾向于變得大而復雜，同時(shí)又缺乏計劃工作，溝通“網(wǎng)絡(luò )”中便開(kāi)始出現缺陷。過(guò)分依賴(lài)正式溝通而不利用其他來(lái)源和方法，將會(huì )導致溝通系統產(chǎn)生缺口。
(四)溝通渠道的選擇及媒介沒(méi)有被恰當的利用
信息溝通有多種渠道，各種渠道又有各自的優(yōu)缺點(diǎn)，如果不考慮本組織機構的實(shí)際情況和具體要求，隨便選擇溝通方式和渠道，也會(huì )造成信息溝通的障礙。如一個(gè)管理人員設計了一個(gè)極好的方案，但是如果沒(méi)能選擇好合適的方式予以溝通表達，那么他的時(shí)間和精力就可能白費了，企業(yè)投入的溝通成本也可能白費了。
(五)信息量過(guò)大和負載過(guò)重影響有效管理溝通
信息并不是越多越好，信息過(guò)量會(huì )造成溝通的障礙，重要的是要有用的、優(yōu)質(zhì)的信息。當人們負載的信息過(guò)度時(shí)，他們就傾向于業(yè)績(jì)完成得不好，其工作績(jì)效比接收信息量少的員工的績(jì)效還要低得多。
(六)管理者與成員之間信任感的缺乏
信任障礙主要與下級和主管相處的經(jīng)歷有關(guān)。一方面，如果下級把壞消息報告給上級來(lái)為自己謀私利，如為了提升職位、顯示功勞以及樹(shù)立良好的形象，這些都會(huì )損毀下級對上級的信任。另一方面，態(tài)度、觀(guān)點(diǎn)、理念的差異也是有效溝通的障礙。由于人個(gè)體差異性的存在，在傳遞或者接受信息的過(guò)程中容易摻進(jìn)自己的主觀(guān)態(tài)度，會(huì )影響到溝通的有效性。
四、完善內部溝通
有效的溝通是提高企業(yè)運作效率的良藥。近年來(lái)，越來(lái)越多的管理人員已經(jīng)注意到了企業(yè)內部溝通不當和缺乏給企業(yè)帶來(lái)的嚴重后果，因此優(yōu)化企業(yè)的內外部溝通，尤其是內部溝通應受到每個(gè)企業(yè)的重視。改善企業(yè)內部溝通可以從以下幾個(gè)方面著(zhù)手。
(一)強化內部培訓
強化培訓是為了在企業(yè)的內部構建一種統一的溝通風(fēng)格和行為模式，減少因溝通形式不一而造成的摩擦。通過(guò)培訓可以將一些概念性的語(yǔ)言定下來(lái)，形成大家一說(shuō)出口就能被理解的企業(yè)話(huà)語(yǔ)。而不必再挖空心思地去弄清楚一句話(huà)從不同老板口中說(shuō)出有何區別。
(二)建立溝通標準
任何溝通只有在有了標準的情況下才有意義，那么企業(yè)內部的溝通標準何在?作為營(yíng)利性的組織，企業(yè)的存在就是以經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jì)?yōu)橐罋w。衡量任何溝通活動(dòng)的意義，都會(huì )最終追溯到業(yè)績(jì)目標。從這個(gè)方面來(lái)說(shuō)，企業(yè)組織首先必須要構建好自身的業(yè)績(jì)管理體系，通過(guò)設立明確、科學(xué)的業(yè)績(jì)目標，用以指導企業(yè)行為，包括溝通行為。
(三)轉換領(lǐng)導意識
從實(shí)際來(lái)看，我國企業(yè)的領(lǐng)導人還有不少出身“草莽”，思想中沒(méi)有羈絆，對自身的能力極度自信，事事唯我獨尊。雖然目前有很多的國內企業(yè)開(kāi)始引進(jìn)職業(yè)經(jīng)理人，由于沒(méi)有形成上下一致的管理理念和風(fēng)格，同樣一句話(huà)在不同階層管理者口中講出來(lái)往往讓人領(lǐng)會(huì )到不同的意思。因此，企業(yè)的高層必須轉變過(guò)去的思維模式和行為模式，不能讓所有的員工都圍繞自己的想法轉，企業(yè)各級管理者都應根據企業(yè)總體戰略目標的要求擔負起責任，員工各司其職，明確自己該向誰(shuí)負責。
(四)設立等級制度之外的溝通渠道
在實(shí)際工作中，有些下級員工出于自身利益的考慮，會(huì )減少甚至回避與上級的溝通。因此，設立專(zhuān)門(mén)的意見(jiàn)收集系統，建立包括總經(jīng)理接待日、總經(jīng)理信箱在內的等等有關(guān)制度，設專(zhuān)人負責接收、處理有關(guān)的意見(jiàn)、建議以及投訴等有關(guān)信息，保持溝通渠道的通暢，也是企業(yè)改善內部溝通有效性的一個(gè)措施。
五、結語(yǔ)
溝通困難是企業(yè)的癥狀而不是原因，我國大多數企業(yè)都面臨溝通困難的問(wèn)題，企業(yè)不應該回避溝通困難的問(wèn)題，更不應當以溝通困難掩飾其內部運行機制出現的問(wèn)題。同時(shí)企業(yè)應謹防溝通過(guò)程中的干擾因素，應將信息渠道的建設和完善納入企業(yè)長(cháng)期發(fā)展計劃，并謹防“信息過(guò)載”和信息與權利的同化，處理好組織規模與組織機構設置以及集權和分權的配比關(guān)系，減少因溝通渠道過(guò)多可能導致的效率減損。
溝通不是結果，而只是一個(gè)過(guò)程，強調企業(yè)內部溝通的唯一目的就是為了企業(yè)的長(cháng)期穩定發(fā)展。溝通是組織活動(dòng)的核心，是管理的動(dòng)力和有效方法，它可以增強組織的向心力和戰斗力。只有那些熟諳溝通策略和技巧的管理者，才能在競爭中立于不敗之地，成功的光環(huán)只會(huì )閃耀在那些溝通高手的頭上。要十分重視溝通，選擇適當的方法，使用正確的渠道，進(jìn)行有效溝通，實(shí)現組織的目標。
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