大數據時(shí)代檔案信息化管理工作的思考論文
摘要：本文從大數據時(shí)代的特征出發(fā)，在分析大數據時(shí)代檔案管理工作現狀的基礎上，總結有效的信息化檔案管理工作措施與完善檔案管理工作理念，創(chuàng )新具體的檔案管理工作方式，全面提高大數據環(huán)境下檔案管理工作質(zhì)量。
關(guān)鍵詞：大數據；信息化；檔案管理；理念方法
大數據時(shí)代不僅提供了新型的檔案管理技術(shù)，而且也革新了檔案管理工作方式，只有全面更新檔案管理工作方法，完善大數據時(shí)代的檔案管理理念，才能提高檔案管理工作的質(zhì)量，發(fā)揮出信息化檔案管理工作的價(jià)值。
1、大數據時(shí)代檔案管理工作的困境
1.1隱私與安全困境
大數據時(shí)代是數據信息更加開(kāi)放性互聯(lián)互通的時(shí)代，隱私與安全面臨著(zhù)更嚴重的挑戰，這不僅要求檔案管理人員具有更強烈的信息管理安全意識，而且要求檔案數據信息化管理以更有效的技術(shù)手段面臨更加復雜的網(wǎng)絡(luò )安全環(huán)境。當前應對大數據時(shí)代網(wǎng)絡(luò )信息安全管理法規建設還有不足，存在著(zhù)數據信息安全管理標準與實(shí)際檔案信息化安全需求不相符的問(wèn)題�，F有的技術(shù)標準、安全管理技術(shù)手段不足以應對大數據時(shí)代檔案使用運營(yíng)使用需求。不少重要涉密檔案資料因為數據傳輸、存儲、系統安全漏洞、使用權限方面的瓶頸問(wèn)題導致信息泄露的問(wèn)題，還有一些個(gè)人數據信息未能有效安全的保存而被他人輕易得到，這些問(wèn)題都極大的影響著(zhù)信息安全性，需要檔案管理工作者引起足夠重視。
1.2數據處理難題
大數據時(shí)代意味著(zhù)數據信息的海量增長(cháng)，這便利檔案信息管理工作中的數據處理仍面臨難題。面對呈指數增長(cháng)的大量數據信息檔案管理機構不足以有效和全面完整的存儲日常獲得的數據信息，不能以科學(xué)的方式對各種類(lèi)型的數據信息進(jìn)行篩選應用。即使大數據提供了云盤(pán)技術(shù)也還無(wú)法有效應對數據信息實(shí)時(shí)變化的情況。而且當前云計算的分散式存儲形式對大數據的分析造成較大的困擾，大數據在處理檔案數據信息時(shí)需要把數據信息從分散點(diǎn)傳輸到處理點(diǎn)，如果僅在存儲點(diǎn)進(jìn)行數據處理又可能導致數據缺乏完整性和數據信息來(lái)源不明的問(wèn)題。
1.3面臨技術(shù)方面挑戰
目前大數據應用于檔案管理工作還面臨著(zhù)技術(shù)挑戰，還有較多的技術(shù)難題亟待解決。首先，目前大數據方法在數據信息處理過(guò)程中存在著(zhù)容錯率較高的問(wèn)題，大數據的容錯計算還存在較大困難，現有涉及的算法較為復雜，而且現有算法不能保證數據的絕對安全，在減少錯誤概率的過(guò)程中還帶來(lái)較大的運算成本，如果在計算的過(guò)程中發(fā)生錯誤往往導致數據信息處理失敗。其次，現有大數據設備的可擴展性依然不足，目前使用的基于大數據方法分析管理檔案數據基于高層次的數據信息共享，而使得整體系統面臨著(zhù)更高的維護成本，大數據環(huán)境下出現數據信息故障的頻率也會(huì )增加，而且會(huì )在很大程度上影響整個(gè)系統的安全。
1.4人才方面的困難
隨著(zhù)大數據技術(shù)的廣泛普及，這使得各級機構普遍面臨著(zhù)檔案信息化管理人才不足的問(wèn)題。特別是在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下，大數據檔案管理技術(shù)的快速發(fā)展，要求現有的檔案管理工作人員進(jìn)一步加強技術(shù)與知識的更新，傳統的檔案管理方式日漸退出歷史舞臺，現有的檔案管理人員不僅要做好檔案的標準化管理，而且要求檔案管理人員要掌握進(jìn)行數據分析的方式方法，檔案管理人員應當能夠對檔案數據信息進(jìn)行深度的解讀。這要求檔案管理人員實(shí)現面向大數據的軟硬件設備的全面深化管理，而且檔案管理工作在大數據背景下面臨著(zhù)數據信息來(lái)源多樣化與專(zhuān)業(yè)化層次不斷加深的問(wèn)題，顯示出檔案管理人員現有的行業(yè)專(zhuān)業(yè)知識不足，無(wú)法在大數據背景下實(shí)現對專(zhuān)業(yè)數據信息的有效處理。
2、大數據時(shí)代檔案管理工作的機遇
2.1提供海量數據信息
傳統檔案管理工作往往面臨著(zhù)數據信息量較少，數據信息收集不全的問(wèn)題。在大數據時(shí)人的檔案管理工作面對豐富的數據信息，這些數據信息來(lái)源多樣，數據信息傳輸實(shí)時(shí)性較強，而且類(lèi)型多樣，可以滿(mǎn)足基層單位對各種數據信息的實(shí)際需求。目前檔案數據信息數據量已經(jīng)從傳統的GB向TB級別擴展，現有檔案管理人員已經(jīng)不僅僅局限于檔案數據信息的收集與管理，而且可以在海量數據信息的支撐下實(shí)現對數據信息可讀性、安全性與潛在價(jià)值的挖掘工作。海量的數據信息資源解決了檔案數據信息資源不足問(wèn)題。而且雖然數據存儲方式的擴展，可以提高數據信息的存儲效率，在很大程度上解決了傳統檔案存儲能力較弱，存儲維護成本較高，數據信息面臨著(zhù)各種硬件威脅的問(wèn)題。
2.2滿(mǎn)足數據挖掘需求
傳統的檔案管理工作以文字檔案管理為主體，文字檔案承載的信息量相關(guān)較小，不能實(shí)現對事件、人物的動(dòng)態(tài)化描述，無(wú)法實(shí)現對相關(guān)業(yè)務(wù)工作的動(dòng)態(tài)化全面跟蹤。在大數據背景下可以實(shí)現對數據信息的深度挖掘，可以在各種數據模型的支撐下實(shí)現對各類(lèi)數據信息的有效提取、分類(lèi)、相關(guān)性分析，可以找到各種數據信息之間聯(lián)系，提高了檔案數據信息價(jià)值。大數據背景下的信息管理可以依靠豐富的數據信息資源進(jìn)行趨勢分析，可以通過(guò)已知信息對未知事件進(jìn)行預測，實(shí)現了數據信息的動(dòng)態(tài)擴展與實(shí)時(shí)運用，滿(mǎn)足了決策輔助需求，極大解決業(yè)務(wù)工作的需求。
2.3擴展檔案管理系統
大數據還可以實(shí)現對檔案管理系統的擴展，在大數據時(shí)代必然要求根據數據處理的需求實(shí)現數據管理系統的擴展，這樣才能更好地應對數據信息類(lèi)型多樣，數據處理速度加快的需求。大數據時(shí)代催生了云計算技術(shù)，同時(shí)意味著(zhù)對傳統的計算機檔案管理系統進(jìn)行擴展，現有的管理系統必須以云計算為技術(shù)構架進(jìn)行設計，從而實(shí)現了數據信息資源、存儲資源更好滿(mǎn)足數據量擴容需求，這樣不僅極大地降低了數據信息的維護成本，而且提高了檔案信息管理系統智能化水平，可能滿(mǎn)足數據信息的共享需求，同時(shí)可以針對用戶(hù)的不同需求開(kāi)發(fā)出新的使用模塊，進(jìn)一步提高了檔案管理系統的使用價(jià)值，解決了檔案管理中的實(shí)際問(wèn)題。
3、大數據時(shí)代的檔案管理理念
3.1樹(shù)立大檔案觀(guān)
在大數據時(shí)代的檔案管理工作不能局限于紙制檔案時(shí)代思維，不能僅只處理文字與數字檔案，而且還要有效地處理好各種視頻與圖片資源的數據信息，能夠將各種結構性與非結構性的數據信息文件進(jìn)行全面有效管理。只有在多媒體環(huán)境下對各種數據檔案信息進(jìn)行全面的收集，并且將各種渠道的數據信息進(jìn)行電子化與數字化，這樣才能以云計算、信息網(wǎng)絡(luò )技術(shù)為基礎，實(shí)現對各種數據整合，從而挖掘出數據信息潛在價(jià)值。因此，檔案管理工作不僅要革新以往的部門(mén)管理的理念，還要建立起智能化、數據化、云計算以及大數據分析的管理理念，能夠從海量的數據信息中提取有價(jià)值的數據，能夠把數據處理作為檔案管理關(guān)鍵環(huán)節，使檔案管理系統實(shí)現自動(dòng)化與系統化，切實(shí)轉變檔案管理方式，實(shí)現檔案信息時(shí)空有序分布，全面提高檔案數據信息的整理分析水平，加強對各類(lèi)數據檔案信息的加工處理質(zhì)量和高效運行。
3.2樹(shù)立大服務(wù)觀(guān)
只有樹(shù)立大服務(wù)觀(guān)，切實(shí)發(fā)揮出信息化檔案資源的價(jià)值，實(shí)現對檔案數據信息的充分利用，才能真正實(shí)現檔案管理工作的價(jià)值，促進(jìn)檔案管理事業(yè)向前發(fā)展。首先，強化樹(shù)立為人服務(wù)的檔案理念，著(zhù)力開(kāi)發(fā)出現有檔案資源的價(jià)值，能夠使用多元化、開(kāi)放化與先進(jìn)化的檔案管理方式，切實(shí)提高檔案管理的精品化水平，不斷滿(mǎn)足檔案的個(gè)性化與多元化的發(fā)展需求。其次，提高客戶(hù)挖掘檔案數據的能力，全面提高檔案的系統化服務(wù)水平，提高針對客戶(hù)需求挖掘檔案數據信息與檔案資源的能力。
4、大數據時(shí)代的檔案管理路徑
4.1改革檔案數據收集方式
只有改革傳統的檔案數據信息的收集方式，才能更好地適應大數據時(shí)代的信息處理使用需求。首先，檔案管理要發(fā)揮出信息化系統的優(yōu)勢，拓展檔案數據信息的類(lèi)別，加大結構化、半結構化與非結構化檔案數據信息的收集能力。其次，逐步面向廣闊的信息資源，不斷加大對各種零散的、碎片式的檔案數據信息的收集能力，建立起關(guān)系型的數據庫結構，實(shí)現對各種電子郵件、圖片、網(wǎng)頁(yè)等的非結構數據信息的收集能力。
4.2實(shí)現檔案服務(wù)智能化
只有從服務(wù)角度加強檔案管理，提高檔案信息化服務(wù)質(zhì)量，才能發(fā)揮出檔案管理人員作用，解決檔案管理中的實(shí)際問(wèn)題。首先，改變傳統檔案管理的被動(dòng)化服務(wù)模式，樹(shù)立變被動(dòng)為主動(dòng)的服務(wù)思路，全面提高現有檔案數據信息的利用效率與質(zhì)量，充分發(fā)揮出現有檔案數據信息的價(jià)值。其次，充分的利用大數據技術(shù)、云計算技術(shù)和智能化技術(shù)加強檔案數據信息推送服務(wù)能力，適應當前用戶(hù)對智慧性服務(wù)的現實(shí)需求，從用戶(hù)的日常行為中對其數據需求信息進(jìn)面分析，例如根據用戶(hù)身份的分析探索有效數據挖掘方法，結合大數據技術(shù)為用戶(hù)提供智能化的服務(wù)。
4.3建立安全管理工作系統
只有加強對檔案數據信息的安全管理工作體系，才能提高大數據環(huán)境下的檔案服務(wù)有效性，解決檔案服務(wù)中的數據信息傳遞、運用與存儲的安全隱患。首先，高度重視檔案管理的安全防護工作，提高檔案數據信息物理防護水平的同時(shí)，重點(diǎn)加強檔案管理系統的安全防護措施。其次，建立起專(zhuān)業(yè)的檔案信息安全防護隊伍，提高現有檔案管理人員的安全防護水平，解決檔案管理中存在的操作、管理與制度不規范問(wèn)題。
現代檔案管理工作必須樹(shù)立大檔案觀(guān)，強化提高檔案管理的服務(wù)理念，要充分提高檔案數據信息技術(shù)利用水平，形成完善的檔案管理工作體系，著(zhù)力加強現有檔案數據信息的分析能力，借助大數據技術(shù)實(shí)現檔案信息化管理水平，更好地滿(mǎn)足用戶(hù)對信息化檔案數據的使用需求。
參考文獻：
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[2] 劉莉.大數據時(shí)代下的檔案管理方式變革分析[J].中國科技投資，2016（4）：151.
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