檔案信息化與計算機研究論文
1 檔案信息化的重要性
檔案信息化無(wú)論是在哪種企業(yè)或者學(xué)校都有一定的影響，尤其是對學(xué)校的影響�，F在日益增加的過(guò)程中，信息化對學(xué)校的管理起著(zhù)很重要的作用。檔案管理作為一們基本的學(xué)科，對社會(huì )的發(fā)展有著(zhù)一定的作用。高校中的檔案是有關(guān)部門(mén)檢查時(shí)的證據，也是高校在開(kāi)展教育時(shí)所用到的材料，所以，檔案對高校有著(zhù)一定的影響。
2 檔案信息化的管理
檔案管理在不斷的發(fā)展中，曾經(jīng)注重的是對檔案的整體進(jìn)行合理的歸類(lèi)，很好的保障了檔案的真實(shí)性。檔案信息管理不僅僅提高了人們的重視，也促進(jìn)了社會(huì )的發(fā)展。因此，檔案管理簡(jiǎn)單的理解為通過(guò)不同的形式保留值得收藏的內容，這樣也很好的發(fā)揮檔案信息的功效。依據報道的提出，里面很清楚的說(shuō)明檔案信息化應該得到統一，具有較好的安全性。對檔案信息的管理，可以提高信息化的發(fā)展，促進(jìn)社會(huì )的建設。
3 檔案信息化的建設
有很多的因素包含在內檔案建設中，比如對檔案中的信息能進(jìn)行合理的分類(lèi)和保存，通過(guò)計算機對資料進(jìn)行合理的建設等一系列的內容。所以，不單單是把不同的檔案整理通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的形式整理在一起，而是要來(lái)自不同地方進(jìn)行合理的收集，最終促進(jìn)信息化建設的順利完成。相關(guān)人員在進(jìn)行信息化建設時(shí)，可能會(huì )出現不同的問(wèn)題，比如：工作任務(wù)量大人員不夠等情況，所以要制定合理的政策保障檔案信息化的順利建設。
4 檔案信息化管理中使用計算機技術(shù)的優(yōu)勢
隨著(zhù)檔案形式不斷的增多，不能僅限于傳統的方法進(jìn)行保存，這樣不僅僅會(huì )浪費很大的空間，而且還要對每個(gè)資料都做好資料，加重了工作人員的負擔。在使用資料的時(shí)候還要把資料找出來(lái)，也浪費了較多的時(shí)間。但是，在計算機可以?xún)Υ娲髷祿男畔⒉牧�，這樣就可以把信息輸入到計算機中去，方便提取信息的人找資料就可以快速的完成，大大節省了時(shí)間也提升了工作的進(jìn)展。所以，筆者多年經(jīng)驗對計算機使用中的優(yōu)點(diǎn)描述了幾點(diǎn)，希望可以對相關(guān)人員得到幫助。
4.1 通過(guò)計算機整理檔案，對儲蓄空間有很大的優(yōu)勢
計算機的儲存量很大，隨著(zhù)經(jīng)濟的發(fā)展資料不斷的增多，這樣就需要大量的空間去儲存檔案。所以，計算機很好的解決了這一問(wèn)題而且還可以節約資金。
4.2 使用計算機來(lái)對檔案進(jìn)行管理，可以讓檔案的查找更加的簡(jiǎn)單、方便
要是利用以前的方法來(lái)對檔案進(jìn)行管理，檔案查找的過(guò)程中浪費更多的時(shí)間以及檔案查找的不準確等現象經(jīng)常會(huì )發(fā)生。而在檔案信息化管理過(guò)程中使用計算機技術(shù)可以改善對檔案信息進(jìn)行深入加工的功能，達到對檔案信息深入開(kāi)發(fā)的目的。
4.3 使用計算機來(lái)對檔案做出管理，能夠讓檔案在進(jìn)行修改，做出補充，復制以及傳輸等方面更加的方便
檔案的儲存一般是由幾個(gè)部分組成，如設計圖紙，文字信息，照片以及錄像帶等等，而以往檔案管理方法的管理質(zhì)量往往會(huì )受到很多因素的影響，如天氣情況、自然災害等，這些都給檔案的管理帶來(lái)很大的安全隱患。
5 在檔案信息化管理中使用計算機技術(shù)存在的問(wèn)題
在檔案信息化管理中使用計算機技術(shù)存在的問(wèn)題主要體現在以下幾個(gè)方面：
5.1 檔案在電子管理方面相對比較弱
其中主要體現兩大方面：軟件設施以及硬件設施。硬件是檔案在電子管理過(guò)程中要用的計算機設備。一般來(lái)說(shuō)，對于硬件設備的投入相對來(lái)說(shuō)比較大，這樣就造成了硬件設備不足。硬件設備不充足，會(huì )給紙質(zhì)檔案在歸納分析，加工處理以及相互轉化等方面帶來(lái)很大的影響，從而造成簡(jiǎn)單、快鍵以及高效率的電子化檔案管理工作沒(méi)有辦法進(jìn)行下去。而軟件是對檔案管理過(guò)程中的每個(gè)環(huán)節所制定的一些規范和標準。如果標準的規范不能統一下來(lái)，就會(huì )加大檔案匯總和歸整的難度系數，對檔案的傳輸、查找和借鑒起到很大的限制作用。
5.2 企業(yè)或單位相關(guān)檔案管理人員的綜合素質(zhì)急需要提高
要想成為一名優(yōu)秀的企業(yè)檔案管理人員，不但要對計算機的相關(guān)理論以及使用的技巧進(jìn)行掌握，還要能夠熟練使用各種類(lèi)型的辦公設備，把一些有價(jià)值的檔案資料及時(shí)、并且有效的交到檔案使用人員的手里。這些都要求檔案管理的相關(guān)工作人員要具備很高的綜合素質(zhì)。
6 在檔案信息化管理中使用計算機技術(shù)的重要性
在檔案信息化管理中使用計算機技術(shù)的重要性主要體現在以下幾個(gè)方面：
6.1 它是世界經(jīng)濟和社會(huì )發(fā)展的必要途徑
伴隨世界經(jīng)濟一體化進(jìn)程步伐的不斷加速，信息已經(jīng)是影響經(jīng)濟高速發(fā)展、社會(huì )不斷進(jìn)步以及企業(yè)能否生存的主要因素。所以，我們必須要對計算機技術(shù)在檔案信息化管理中的使用給予高度的重視，提高檔案信息化管理的建設速度，同時(shí)還要加快完成檔案數據信息資源的共享。
6.2 它是企業(yè)檔案管理發(fā)展的一大趨勢
企業(yè)檔案的管理屬于是一種基礎性的工作，在現代化的建設當中有著(zhù)極其重要的作用，同時(shí)它的地位也非常的高。在檔案信息化管理當中使用計算機技術(shù)，可以進(jìn)一步提高檔案信息化管理的建設速度，是檔案管理未來(lái)發(fā)展的一大趨勢。
結束語(yǔ)
通過(guò)上面論述的文章我們可以看出計算機與檔案管理存在著(zhù)很密切的聯(lián)系。在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的今天，計算機的應用對檔案管理起到了很重要的作用，也充分的體現了計算機的優(yōu)勢。合理的運用計算機能夠提高檔案管理的工作效率，而且計算機儲存空間很大，可以很好的滿(mǎn)足工作人員對資料的保存，在查找資料時(shí)能夠得到很多的方便，節約了成本，也保證了資料不被丟失等問(wèn)題的發(fā)生。所以，合理的利用計算機可以很好的管理檔案，在技術(shù)不斷的發(fā)展中，結合當代的信息化，可以很好的服務(wù)于社會(huì )。
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