大數據企業(yè)文書(shū)檔案信息化管理
大數據環(huán)境下，企業(yè)文書(shū)檔案在信息技術(shù)基礎上可以為用戶(hù)提供更為全面、周到的服務(wù)。企業(yè)文書(shū)不僅為企業(yè)發(fā)展提供了支持，體現了生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)的價(jià)值，比如，人事管理、財務(wù)管理、科研成果等，為企業(yè)發(fā)展積累了寶貴經(jīng)驗，也是企業(yè)發(fā)展成果的體現。
【摘要】
信息技術(shù)高速發(fā)展，大數據已經(jīng)成為企業(yè)提升競爭實(shí)力的關(guān)鍵。加強企業(yè)文書(shū)檔案的信息化管理，是確保檔案完整、真實(shí)的有效途徑，對企業(yè)發(fā)展有著(zhù)深遠意義。本文對大數據環(huán)境中企業(yè)文書(shū)檔案信息化管理相關(guān)內容進(jìn)行分析，提出信息化管理的對策。
【關(guān)鍵詞】
大數據環(huán)境;文書(shū)檔案管理;信息化;企業(yè)發(fā)展
企業(yè)在發(fā)展中各項管理活動(dòng)增多，必然會(huì )生成非常多的企業(yè)文書(shū)檔案，是對企業(yè)經(jīng)營(yíng)、管理各項信息記錄的保存與管理。在信息化時(shí)代下，企業(yè)發(fā)展離不開(kāi)信息技術(shù)，不管是企業(yè)還是機關(guān)單位，均構建了信息化管理平臺，文書(shū)檔案管理信息化趨勢也加強。信息技術(shù)為載體的管理方法比起傳統文書(shū)檔案管理存儲數量增大，檔案信息瀏覽與查詢(xún)更加便捷，檔案儲存時(shí)間更長(cháng)，但是依然受到以下因素限制，出現一些管理上的問(wèn)題，仍面臨挑戰。
一、大數據環(huán)境與企業(yè)文書(shū)檔案信息化管理
(一)大數據概述。人類(lèi)社會(huì )不斷發(fā)展中以及網(wǎng)絡(luò )行為日漸增多的背景下，作為一種信息記錄與數據保存下來(lái)的內容就是大數據，其中不僅包含了生產(chǎn)信息、數據，還包括其他涉及企業(yè)發(fā)展的隱私。在網(wǎng)絡(luò )逐漸普及下，大數據應用日漸普遍，儲存容量不斷增大，期間會(huì )產(chǎn)生非常多的難以加工與應用的數據，為應用與管理帶來(lái)難度。在數據容量不斷增大的背景下，很多用戶(hù)可以通過(guò)查詢(xún)、文件檢索、下載、加工、復制等方法應用這些數據，使數據復雜與繁瑣程度進(jìn)一步增大，為管理帶來(lái)了阻礙。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，各種信息數據獲取也更加有難度，激烈的市場(chǎng)競爭中誰(shuí)最先獲得了這些信息，誰(shuí)就獲得了發(fā)展機會(huì )，增加了搶占市場(chǎng)的籌碼，對于數據資產(chǎn)的保護任何企業(yè)都沒(méi)有懈怠過(guò)。大數據獲取不僅體現在數據源獲得上，更體現在借助這些數據源，對真正有價(jià)值的數據進(jìn)一步發(fā)掘，增加數據潛在價(jià)值。當前，網(wǎng)絡(luò )應用體量大幅度增加，大數據成為人們生活不可缺少的信息。
(二)企業(yè)文書(shū)檔案與信息化管理概述。企業(yè)文書(shū)系統地記錄了企業(yè)成立到發(fā)展期間各項經(jīng)營(yíng)與管理活動(dòng)，比如，財務(wù)管理、人事管理、外事管理等，都是企業(yè)有顯著(zhù)價(jià)值的資源，通常，文書(shū)信息由企業(yè)專(zhuān)門(mén)部門(mén)負責，包括對文書(shū)的收集、整理、排列以及轉送、開(kāi)發(fā)、處理等。在大數據環(huán)境下，企業(yè)文書(shū)檔案信息化管理在信息技術(shù)下會(huì )大大提高管理效率，發(fā)揮其內在的服務(wù)價(jià)值。
二、大數據環(huán)境下企業(yè)文書(shū)檔案信息化管理的主要內容
(一)企業(yè)文書(shū)檔案的數字化管理。企業(yè)文書(shū)檔案以紙質(zhì)為主，其中記錄著(zhù)各項文字信息，錄入信息的過(guò)程較為漫長(cháng)，考驗著(zhù)工作人員的耐心，需要付出一定勞動(dòng)，如果信息量龐大，容易出現錄入錯誤等，查詢(xún)信息時(shí)也較為困難。但是大數據下企業(yè)文書(shū)檔案可以實(shí)現信息化管理，應用計算機的自動(dòng)篩選技術(shù)可以有效節省人力、物力，提高工作效率。大數據環(huán)境下企業(yè)文書(shū)檔案管理一個(gè)顯著(zhù)特點(diǎn)就是可以對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數字處理，且不改變檔案中的信息內容，更加利于保存、查詢(xún)等，這就是電子檔案價(jià)值的體現，也是大數據環(huán)境下企業(yè)文書(shū)檔案信息化管理的重要內容之一。
(二)企業(yè)文書(shū)檔案網(wǎng)絡(luò )化管理。經(jīng)過(guò)從紙質(zhì)到數字化的轉換后，還需要對數字化檔案進(jìn)行管理，依據互聯(lián)網(wǎng)可以進(jìn)行不分時(shí)間、不分地點(diǎn)的修改與添加，使電子檔案更加細化、具體，用戶(hù)查詢(xún)更加方便，體現了檔案網(wǎng)絡(luò )化管理的便捷性。企業(yè)文書(shū)檔案利用功能很多，包括網(wǎng)絡(luò )檢索、借閱、歸檔、復制、分類(lèi)等。
三、大數據環(huán)境中企業(yè)文書(shū)檔案信息化利用
企業(yè)文書(shū)不僅為企業(yè)發(fā)展提供了支持，體現了生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)的價(jià)值，比如，人事管理、財務(wù)管理、科研成果等，為企業(yè)發(fā)展積累了寶貴經(jīng)驗，也是企業(yè)發(fā)展成果的體現。由此，企業(yè)文書(shū)檔案參考價(jià)值也很顯著(zhù)，實(shí)施檔案化管理，可為用戶(hù)提供更多、更全面的檔案資源服務(wù)。企業(yè)發(fā)展中還能對文書(shū)檔案進(jìn)行重建，依據不同需求提供不同功能的服務(wù)，也是大數據環(huán)境下企業(yè)文書(shū)檔案信息化服務(wù)的一種體現。與此同時(shí)，借助不同地域下的網(wǎng)絡(luò )可供用戶(hù)隨時(shí)下載、查詢(xún)，使用戶(hù)對企業(yè)文化、產(chǎn)品等的了解更加全面、細致，還能對某個(gè)文書(shū)檔案進(jìn)行跟蹤服務(wù)，體現開(kāi)放式服務(wù)的優(yōu)勢。
四、結語(yǔ)
總之，大數據環(huán)境下，企業(yè)文書(shū)檔案在信息技術(shù)基礎上可以為用戶(hù)提供更為全面、周到的服務(wù)。在企業(yè)生產(chǎn)日益增多的前提下，人力、物力成本會(huì )逐漸提高，由此，信息化檔案的應用可節省成本與資源，為用戶(hù)在查詢(xún)、應用、下載檔案信息中提供了便利。
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