試析檔案現代化管理與信息化建設
論文摘要：項目檔案是項目建設、生產(chǎn)準備、機組調試及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要依據，在工程建設和管理中起到了非常重要的作用，是工程建設的真實(shí)記錄和反映。完整、準確、系統的項目檔案對工程建設、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、設備維護和改擴建起著(zhù)非常重要的作用。中電投電力工程有限公司蕪湖項目部制定了一些具體的創(chuàng )新措施，嚴格落實(shí)有關(guān)法律規程制度，確保了工程檔案管理步入良性循環(huán)的軌道，在集團公司組織的檔案專(zhuān)項驗收中受到專(zhuān)家的一致好評。
論文關(guān)鍵詞：檔案；管理創(chuàng )新；信息化
一、工程檔案概念
檔案是國家機構、社會(huì )組織或個(gè)人在社會(huì )活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式，是把往復不斷的現象真實(shí)的記錄下來(lái)，成為人們進(jìn)行反復觀(guān)察和研究歷史現象，準確尋找事物發(fā)展規律的可靠依據。
在工程建設活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄就是工程檔案。工程檔案管理是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、檢索、編研提供利用等活動(dòng)的通稱(chēng)；是一項政策性、機密性、專(zhuān)業(yè)性較強的工作，含準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。
二、工程概況
蕪湖電廠(chǎng)五期工程2008年12月31日以發(fā)改能源[2008]3704號文獲國家發(fā)改委核準，于2009年8月8日高標準開(kāi)工建設，2010年12月24日，#1機組順利完成168小時(shí)滿(mǎn)負荷試運行，實(shí)現了“廠(chǎng)用電受電、鍋爐水壓、汽機扣缸、鍋爐點(diǎn)火、汽機沖轉、并網(wǎng)和168h滿(mǎn)負荷試運”等“七個(gè)一次成功”，提前跨年度投產(chǎn)發(fā)電，成為中電投集團公司裝機容量突破7000萬(wàn)千瓦的標志性機組。蕪湖電廠(chǎng)五期工程由中國電力國際有限公司獨資建設。委托管理單位為中電投電力工程有限公司，主體設計單位為華東電力設計院，監理單位為長(cháng)春國電監理公司，調試單位為安徽新力電業(yè)科技咨詢(xún)有限責任公司。#1至#5標段分別由安徽電建二公司、上海電建、東電煙塔、安徽電建一公司、安徽水利負責。鍋爐、汽機、發(fā)電機分別由北京巴布科克·威爾科克斯有限公司、東方汽輪機有限公司和東方電氣股份有限公司制造生產(chǎn)。
三、工程檔案現代化創(chuàng )新管理
1.落實(shí)項目檔案領(lǐng)導責任制，建立健全工程檔案管理組織和管理制度并監督有效運行
�。�1）統籌部署，完善體系制度。蕪湖發(fā)電廠(chǎng)成立了由發(fā)電公司、工程公司蕪湖項目部、各主要參建單位領(lǐng)導組成的檔案管理領(lǐng)導小組。并按照統一領(lǐng)導、分級管理的原則，建立了由發(fā)電公司、工程公司蕪湖項目部、監理單位及參建單位檔案主管組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò )。負責各職責范圍內檔案的收集、整理工作，并確保歸檔資料的完整性、真實(shí)性和準確性。蕪湖發(fā)電廠(chǎng)和工程公司蕪湖項目部以國家、行業(yè)有關(guān)檔案管理規定為依據，結合項目檔案的歸檔要求，以文件形式編制并聯(lián)合下發(fā)了《工程檔案管理實(shí)施細則》，規范了各參建單位的歸檔范圍及職責要求，明確了移交檔案的時(shí)間、數量和質(zhì)量，對檔案資料的形成和流向進(jìn)行了追蹤管理。
�。�2）建立現場(chǎng)辦公制度。檔案管理人員要做到現場(chǎng)辦公，進(jìn)行現場(chǎng)調查，參加技術(shù)例會(huì )，了解工程進(jìn)展情況，做好詳細記錄，了解檔案形成情況和收集對象，有針對性地開(kāi)展工作。對出現的問(wèn)題，能夠及時(shí)查出參考性資料，協(xié)助解決問(wèn)題。所以，要在主動(dòng)做好對工程檔案業(yè)務(wù)指導、現場(chǎng)跟蹤服務(wù)、檔案接收工作的同時(shí)，對登記在冊的工程項目進(jìn)行清查、摸底、分析研究，積極探索，特別是對一些影響大、意義深遠的工程，不但深入現場(chǎng)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導，而且還與各參建單位就工程的有關(guān)特殊事項進(jìn)行現場(chǎng)勘查，了解工程的實(shí)際情況，在思想認識上達成一致，再制定檔案整編方案，做好項目檔案的示范樣本，現場(chǎng)指導、實(shí)地操作，及時(shí)解決疑難性問(wèn)題，并做好該工程的跟蹤服務(wù)工作，創(chuàng )出了重點(diǎn)工程服務(wù)的新路子，得到各參建單位的好評。
�。�3）建立資料歸檔會(huì )簽制度。工程檔案部門(mén)不僅要同計劃、財務(wù)、工程等部門(mén)形成驗收會(huì )簽制度，還應與相關(guān)部門(mén)形成考察培訓資料會(huì )簽制度，避免考察資料的流失，為工程項目日后使用提供方便。
拓寬新領(lǐng)域，擴大收集范圍；對國家基建項目歸檔范圍所規定的合同、監理大綱、工作總結、月報、質(zhì)量檢驗單等各類(lèi)文件資料，檔案管理人員應當積極協(xié)同工程技術(shù)人員根據工程過(guò)程出現的新情況、新特點(diǎn)，及時(shí)擴大收集范圍，保證竣工檔案的完整性、連續性，反映工程運作全過(guò)程。
2.穩定檔案管理人員，不斷提升檔案業(yè)務(wù)技能
在工程建設期間，為提高大家的檔案意識和檔案管理知識水平，定期對各參建單位檔案人員開(kāi)展檔案知識專(zhuān)業(yè)培訓。穩定檔案人員隊伍，保證檔案管理的延續性檔案工作連續性強，許多工作，特別是基礎業(yè)務(wù)和規章制度建設，需要檔案人員較長(cháng)時(shí)間的學(xué)習，積累經(jīng)驗，才能逐漸適應或逐步完善。另外，要建立健全必要的人員進(jìn)出管理制度，促進(jìn)檔案工作持續穩定發(fā)展。同時(shí)，要加強對現有檔案人員的繼續教育。工程公司采取“請進(jìn)來(lái)指導、走出去學(xué)習”的方法，組織檔案人員通過(guò)調研、現場(chǎng)觀(guān)摩、培訓等方式提升自己的專(zhuān)業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平。本項目參建單位較多，資料員的管理水平也參差不齊，針對這一情況，安工部與信息部門(mén)聯(lián)手進(jìn)行基礎培訓，組織了七次PAP管理軟件培訓班；努力推行PAP管理軟件的全面運行。在項目建設過(guò)程中，曾多次邀請集團公司、中電建協(xié)、中電國際和工程公司的專(zhuān)家來(lái)到蕪湖項目進(jìn)行培訓指導；分4次派出管理人員赴上海、北京、長(cháng)沙等地參加培訓、學(xué)習，回來(lái)后及時(shí)組織參建單位宣貫、培訓用于施工過(guò)程中，從而更有效的確保歸檔文件材料的案卷質(zhì)量。強化過(guò)程控制，梳理歸檔流程，嚴格把關(guān)審查歸檔文件，確保歸檔文件質(zhì)量關(guān)為加強工程檔案的管理工作，蕪湖發(fā)電廠(chǎng)五期工程推行“合同管理制、建設監管制”，為工程檔案的超前控制創(chuàng )造了良好的外部環(huán)境。工程檔案管理人員從“立卷型”轉變?yōu)椤肮芾硇汀�，由原�?lái)的檔案人員集中收集檔案材料、統一整編變?yōu)榉旨壒芾�，誰(shuí)形成、誰(shuí)負責收集整編。由于工程建設周期長(cháng)，所有的招投標工作、簽訂合同、設備文件的到貨都是陸續完成的，為切實(shí)做到工程檔案管理工作的“三同步”。
�。�1）理清工作思路、制定統一標準，使檔案工作有章可循。根據檔案管理必須與建設同步的原則，在項目建設初期就明確了“誰(shuí)經(jīng)辦、誰(shuí)立卷、誰(shuí)負責”的管理原則。各參建單位進(jìn)場(chǎng)時(shí)，便將相關(guān)管理制度和標準及時(shí)貫輸到各施工單位，要求把工程檔案管理納入工程建設計劃和有關(guān)檔案管理人員的崗位職責，努力實(shí)現檔案資料的“精細化”管理。對文件資料內容的字體、字號、行間距、編號等統一標準，并要求所有工程文件必須使用激光打印機打印，所有簽名為黑色碳素墨水書(shū)寫(xiě)。
各專(zhuān)業(yè)根據評定標準以及本項目的實(shí)際情況，下發(fā)單位工程一覽表，并且統一了施工技術(shù)記錄、工程聯(lián)系單、設計變更單等施工文件的表式以及卷內文件排序。
�。�2）嚴格過(guò)程管理，為編制高質(zhì)量竣工資料打好基礎。明確要求各參建單位工程文件的形成、積累、立卷和整理必須接受各管理單位的統一監督和指導，統一使用PAP軟件以便于溝通，工程文件閉環(huán)后三天之內將電子版掛接到PAP中，文本和電子版一并產(chǎn)生，工程公司和監理公司對文件的規范性進(jìn)行審核，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)通知施工單位整改閉環(huán)，這樣把工作量消化在常態(tài)管理中，大大提高了竣工資料組卷和審核速度。
�。�3）加強設備文件完整性管理。設備資料的收集工作由設備代保管負責，再由工程公司物資主管確認，收集完整后交由工程公司資料員進(jìn)行分發(fā)、組卷、歸檔。凡發(fā)現設備材料不齊全，簽字、蓋章不規范等均做好記錄由物資專(zhuān)業(yè)協(xié)助代保管單位進(jìn)行催要、完善。
�。�4）加強設計變更的管理。由于專(zhuān)業(yè)多，反應變更的形式也多樣。我們要求各施工單位按專(zhuān)業(yè)對所有變更文件（如圖紙會(huì )審、成品確認單、工程聯(lián)系單、工地代表修改通知單、設計變更申請（聯(lián)系）單等文件）一一整理并進(jìn)行反饋，并在單位工程一覽表中反映出跟本單位工程有關(guān)的所有變更。
�。�5）加強竣工草圖的管理。要求施工單位專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員根據現場(chǎng)實(shí)際情況編制竣工草圖，在每一份竣工草圖后附上本卷冊編制說(shuō)明以及有關(guān)變更文件的復印件，要求監理和管理公司專(zhuān)工對竣工草圖進(jìn)行審核。努力做到圖實(shí)相符。
�。�6）把好審核關(guān)。組卷前共召開(kāi)了七次竣工資料專(zhuān)題會(huì )，對歸檔范圍和組卷順序作了明確規定，要求各參建單位上報竣工資料移交計劃；對竣工文件的質(zhì)量，采取嚴密的審查流程，將竣工資料按單位工程落實(shí)到責任人。做到每一份文件在專(zhuān)業(yè)管理、資料管理上均有專(zhuān)人負責。規定每一卷竣工資料中均付上“竣工資料預檢/復檢情況表”，各環(huán)節審核人員進(jìn)行確認簽字。將存在的問(wèn)題及時(shí)反饋給施工單位進(jìn)行整改，以保證竣工資料的準確性、齊全性和完整性。
�。�7）把好整改關(guān)。認真對待各種形式的指導、檢查，對其產(chǎn)生的不符合項，不間斷地進(jìn)行跟蹤管理，要求施工單位自查、復查，落實(shí)整改措施，將整改問(wèn)題解決在組卷之前；本項目共形成不符合項報告十六份，不符合項99條，均已進(jìn)行了整改閉合。
�。�8）做好竣工圖的管理。多次向華東設計院發(fā)出工程聯(lián)系單，對竣工圖的出圖深度、時(shí)間以及質(zhì)量提出明確要求。試運結束后，項目公司和工程公司領(lǐng)導多次和華東院聯(lián)系，要求#1機組竣工圖盡快出圖，2011年1月26日工程公司蕪湖項目部總經(jīng)理親自將設計變更基礎資料送至華東設計院�？⒐D到場(chǎng)后要求監理對竣工圖進(jìn)行了認真審核并按專(zhuān)業(yè)出具審核報告。根據監理審核出的竣工圖審查確認單小結，把需整改的詳細資料用快件寄至華東院，要求設計院限期整改，同時(shí)檔案管理人員將設計變更復印件插入到相應的竣工圖中。
3.竣工驗收備案與檔案管理工作結合
工程竣工驗收備案工作是工程建設項目管理的最后一道程序，其形成的備案文件材料是工程檔案的重要組成部分，也是各級建設行政主管部門(mén)日后管理工程的重要依據，而且工程備案和工程檔案管理的性質(zhì)和目的在很大程度上是一致的，因此將工程竣工驗收備案工作與工程檔案管理工作結合起來(lái)，委托各級城建檔案管理機構管理，對深化建設工程管理體制，規范檔案收集、整理、歸檔、保管，建立健全工程建設長(cháng)期有效的監督機制是十分必要的。
4.成果效益
綜上所述，建筑工程檔案管理工作在工程建設中發(fā)揮著(zhù)重要的作用，也是加快城市現代化建設進(jìn)程、構建和諧社會(huì )的重要手段之一，蕪湖發(fā)電廠(chǎng)五期工程在建設過(guò)程中采取了多種有效的創(chuàng )新管理技術(shù)，取得了優(yōu)異的結果。蕪湖發(fā)電廠(chǎng)和工程公司蕪湖項目部遵循工程檔案與工程建設同步、按照竣工檔案“誰(shuí)形成、誰(shuí)組卷、嚴把關(guān)”的原則，歸檔的文件材料必須達到完整、準確、系統、規范的要求，以保證工程建設、生產(chǎn)、管理和維護的要求。截止目前，項目共形成竣工文件6072卷（正本），其中前期文件571卷、工程管理性文件278卷、施工文件897卷、施工圖1234卷、竣工草圖967卷、竣工圖1008卷、設備檔案979卷、調試文件、試生產(chǎn)及竣工驗收文件76卷、照片43冊（含底片4冊）385張、光盤(pán)21冊327張。各類(lèi)檔案齊全、完整，完全滿(mǎn)足設備安裝、調試和運行維護的需要。
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