高等師范院校教學(xué)文件材料歸檔的獨特性
論文關(guān)鍵詞：高等師范院�！〗虒W(xué)檔案 歸檔獨特性
論文摘要：高等師范院校性質(zhì)的獨特性，決定了高等師范院校教學(xué)文件材料的獨特性，決定了高等師范院校教學(xué)文件材料歸檔的獨特性。其獨特性主要體現為按教學(xué)環(huán)節及時(shí)歸檔。按教學(xué)環(huán)節及時(shí)歸檔應注意把握兩個(gè)方面，其一是要按教學(xué)文件材料內在的有機聯(lián)系進(jìn)行歸檔，其二是要按照學(xué)年度將教學(xué)文件材料進(jìn)行歸檔。
高等師范院校教學(xué)檔案，是指各高等師范院校在教學(xué)和教育管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。高等師范院校教學(xué)管理活動(dòng)中產(chǎn)生的教學(xué)文件材料，既是教與學(xué)的綜合體現，也是學(xué)生綜合智能的初次反映，有的還是科研成果的雛形。由于高等師范院校有其獨特性，師范院校教學(xué)檔案的歸檔自然也有其獨特性。
一、高等師范院校教學(xué)文件歸檔的獨特性
檔案材料的歸檔可以說(shuō)各有千秋：科技檔案材料的歸檔，是根據科技檔案的專(zhuān)業(yè)性、科技性、成套性、現實(shí)性、復用性、多樣性特點(diǎn)進(jìn)行的；文書(shū)檔案材料的收集，是以年度為歸檔期限(一般是將當年一至十二月份的文件材料收集，在次年的六月底以前歸檔)；建設工程檔案材料的歸檔與科技檔案材料的歸檔有很多相似的地方，但不同的是，工程檔案的歸檔在該工程竣工后的三個(gè)月必須歸檔；會(huì )計檔案是隔年歸檔；照片、聲像檔案事后應及時(shí)歸檔；計算機盤(pán)(含磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等)一年后歸檔。而高等師范院校教學(xué)檔案的歸檔，是由其本身特點(diǎn)決定的。高等師范院校的主要任務(wù)不是行政管理，也不是企業(yè)管理，更不是生產(chǎn)建設，而是教學(xué)，所以高等師范院校檔案材料歸檔自然不同于其他檔案材料的歸檔，其獨特性主要體現在按教學(xué)環(huán)節及時(shí)歸檔。教學(xué)環(huán)節可分為常規教學(xué)環(huán)節和課堂外教學(xué)環(huán)節。高等師范院校教學(xué)檔案材料的歸檔，應根據這兩個(gè)教學(xué)環(huán)節及時(shí)進(jìn)行。
(一)常歸教學(xué)環(huán)節的歸檔
常規教學(xué)也就是我們平常所說(shuō)的課堂內教學(xué)。這一環(huán)節的歸檔，是按高等師范院校教育教學(xué)正常的工作秩序，將在這個(gè)過(guò)程中形成的教學(xué)方面的材料進(jìn)行歸檔，以時(shí)間順序為主，其內容包括開(kāi)學(xué)前期形成的教學(xué)計劃、教學(xué)進(jìn)度安排表、課程設置計劃；學(xué)期中期的教學(xué)進(jìn)度情況，學(xué)期結束前所形成的教學(xué)文件材料，以及考試結束后檔案材料的歸檔等等。
第一階段：開(kāi)學(xué)前期
開(kāi)學(xué)前期形成的文件材料如學(xué)期開(kāi)課計劃書(shū)、教學(xué)任務(wù)書(shū)、學(xué)期教師授課計劃、學(xué)期教學(xué)運行安排(排課、調課、任課教師的變更安排)等都是至關(guān)重要的，因此開(kāi)學(xué)前期也是教學(xué)檔案材料形成與收集的關(guān)鍵階段。
第二階段：學(xué)期中期
學(xué)期中期需歸檔的文件材料主要有教師的聽(tīng)課記錄、學(xué)期中期各教研室的中期小結、教師教學(xué)工作小結、教學(xué)任務(wù)完成情況的匯報、班主任工作情況小結、教學(xué)督導組教學(xué)檢查統計表等。學(xué)期中期檔案材料的歸檔，是教學(xué)檔案收集必不可少的一個(gè)環(huán)節，從中期檔案材料歸檔可以看出教學(xué)工作中所存在的問(wèn)題，以及需要改進(jìn)的地方，這樣可以促進(jìn)教學(xué)工作。
第三階段：學(xué)期結束前
學(xué)期結束前所形成的檔案材料主要是考核、考務(wù)、考試、考察等方面的材料，像與考試有關(guān)的規章制度、考試科目安排表、平時(shí)考核成績(jì)登記表、學(xué)生單課成績(jì)考核表、考場(chǎng)記錄表、試卷的制定方案、保密措施、評分標準、以及考察科目、考察計劃書(shū)、考察情況總結分析等。
第四階段：期終考試后
這一階段應歸檔的文件材料主要包括兩個(gè)方面：一是教師教育教學(xué)方面；另一方面是學(xué)生考試、評優(yōu)方面的相關(guān)材料。教育教學(xué)方面的文件材料，包括教師學(xué)期的教學(xué)工作總結，教師課程教學(xué)總結，教師互評情況表，教學(xué)質(zhì)量情況調查，教研室教學(xué)工作總結，教研室教研工作總結，教學(xué)系部的教學(xué)工作總結，教師聽(tīng)課、評課記錄，教學(xué)督導有關(guān)方面的材料以及上級有關(guān)教育教學(xué)工作的文件材料。學(xué)生考試、評優(yōu)方面的材料，主要包括學(xué)生試卷分析表，學(xué)生考試成績(jì)冊，考試試卷，學(xué)生綜合測評、評優(yōu)、評先及表彰材料，關(guān)于學(xué)生處分材料以及校級以上各類(lèi)競賽的通知、計劃、組織實(shí)施方案、獲獎的證明材料等。
這樣環(huán)環(huán)相扣，將開(kāi)學(xué)前、學(xué)期中期、學(xué)期結束前以及期終考試后這四個(gè)階段所形成教學(xué)方面文件材料歸檔，才能保障高等師范院校常規教學(xué)檔案的齊全完整。
(二)按課堂外教學(xué)環(huán)節對教學(xué)文件材料進(jìn)行歸檔
課堂外教學(xué)，也就是人們常說(shuō)的“實(shí)踐教學(xué)”，通常把它叫做教育實(shí)習。教學(xué)離不開(kāi)課堂外教學(xué)這一環(huán)節，課堂外教學(xué)主要體現的是教與學(xué)。這一環(huán)節是檢驗高等師范院校學(xué)生的教學(xué)能力，對學(xué)生來(lái)說(shuō)是一種綜合素質(zhì)的測試。這一階段的教學(xué)檔案材料主要是學(xué)生在實(shí)習過(guò)程所形成的，諸如實(shí)習計劃、實(shí)習課程設置材料、教案、實(shí)習鑒定表、實(shí)習總結、論文以及社會(huì )調查等方面的材料進(jìn)行歸檔，主要體現在三個(gè)時(shí)間段：
1 實(shí)習前準備階段
實(shí)習前準備階段的教學(xué)檔案材料包括實(shí)習指導書(shū)、實(shí)習計劃等，具體說(shuō)來(lái)包括實(shí)習課程設置安排表；實(shí)習基地相關(guān)文件材料，諸如實(shí)習基地協(xié)議書(shū)、實(shí)習生與實(shí)習單位的協(xié)議書(shū)；優(yōu)秀實(shí)習基地的申報、審批、檢查、驗證、評估材料；課程設置(學(xué)年論文)，如論文指導書(shū)、任務(wù)書(shū)；畢業(yè)論文方面的畢業(yè)設計(論文)課題及選題、畢業(yè)設計論文指導書(shū)、指導教師名單、學(xué)生分組名單、畢業(yè)論文檢查安排表；班主任實(shí)習工作計劃表。這些文件材料，都是教育實(shí)習前期階段所形成的有關(guān)教育實(shí)習方面的材料。對實(shí)習前期準備階段方面的文件材料進(jìn)行歸檔，對整個(gè)實(shí)習工作的圓滿(mǎn)完成具有重要意義。
2 實(shí)習開(kāi)展階段
做好實(shí)習過(guò)程中文件材料的歸檔，關(guān)鍵是要有針對性，對要歸檔的文件材料進(jìn)行及時(shí)收集，在這個(gè)階段中形成的文件材料主要有：實(shí)習教案、實(shí)習日記、聽(tīng)課本、實(shí)習簡(jiǎn)報、社會(huì )調查表、實(shí)習生課堂評估記分表、優(yōu)秀畢業(yè)設計(論文)申請表等。實(shí)習過(guò)程中所形成的文件材料，體現的是學(xué)生在實(shí)習過(guò)程中智慧與才能的結合，是實(shí)習生綜合素質(zhì)的體現。對實(shí)習過(guò)程中形成的文件材料，如不及時(shí)進(jìn)行歸檔，勢必造成文件材料的丟失，以致影響到課堂外教學(xué)文件歸檔的完整性。
3 實(shí)習總結階段
及時(shí)地將實(shí)習總結階段的文件進(jìn)行收集歸檔，有著(zhù)重要的意義。實(shí)習總結階段要歸檔的文件材料有：實(shí)習隊實(shí)習總結，實(shí)習學(xué)生的教育實(shí)習表，優(yōu)秀實(shí)習生名冊，優(yōu)秀畢業(yè)生論文答辯原始記錄、畢業(yè)設計(論文)工作總結等。實(shí)習總結階段的文件材料，是對整個(gè)實(shí)習過(guò)程實(shí)習工作和實(shí)習生各個(gè)方面的全面總結，同時(shí)也是對實(shí)習生在實(shí)習期間的思想行為和教育能力的綜合評定。既充分反映所取得的成績(jì)，又反映實(shí)習過(guò)程中的不足；既包括學(xué)生的自我鑒定，也有實(shí)習學(xué)校對實(shí)習生在校實(shí)習階段中的評價(jià)；既有班主任老師綜合評定，又有實(shí)習小組的綜合評價(jià)；既講全優(yōu)點(diǎn)，又講透不足，并分析存在問(wèn)題的原因和提高改進(jìn)的辦法。這也正是課堂外教學(xué)文件材料歸檔的意義所在。
二、高等師范院校教學(xué)文件材料
歸檔應注意的兩個(gè)問(wèn)題
高等師范院校教學(xué)文件的歸檔，除了把握按教學(xué)環(huán)節歸檔的獨特性外，還應注意兩個(gè)問(wèn)題：
(一)要按照教學(xué)文件材料內在的有機聯(lián)系進(jìn)行歸檔
教學(xué)檔案材料的形成有它的內在緊密聯(lián)系。學(xué)期的教學(xué)計劃與教學(xué)總結、培訓計劃與培訓總結、培訓安排與培訓考試成績(jì)冊、實(shí)習指導安排表與實(shí)習總結等等，都必須是一組具有一定聯(lián)系的整體。針對這一類(lèi)材料，在歸檔時(shí)我們不能人為地把材料分散，當然也不能按年屆機械組成案卷。因此，在材料歸檔時(shí)一定遵守文件材料內在的有機聯(lián)系將其歸檔，切忌主觀(guān)性、隨意性，破壞文件材料的內在聯(lián)系。
(二)要按照學(xué)年度將教學(xué)檔案文件材料進(jìn)行歸檔
按學(xué)年度歸檔文件材料有別于機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的按年度歸檔。機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的文件一般是以當年的一月至十二月為一個(gè)時(shí)間段進(jìn)行歸檔。歸檔其單位在行政管理或生產(chǎn)建設活動(dòng)中或日常管理中形成的文件材料。而高等師范院校文件檔案，必須按照教育教學(xué)管理的規律性來(lái)進(jìn)行歸檔，一般是從當年度的九月至次年的七月份為歸檔時(shí)間段，也就是按學(xué)年度教學(xué)文件材料進(jìn)行歸檔。
參考文獻：
1 李天明，以教學(xué)評估為契機促進(jìn)教學(xué)檔案建設[J]，檔案時(shí)空2006(6)。
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