論ERP會(huì )計信息系統中的實(shí)時(shí)控制
【論文關(guān)鍵詞】 ERP 信息系統 會(huì )計實(shí)時(shí)控制 【論文摘要】 隨著(zhù)Internet的高速發(fā)展和信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，企業(yè)生存和發(fā)展的外部發(fā)生了巨大的變化，企業(yè)信息化進(jìn)程逐步推進(jìn)，企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning，即ERP）信息管理系統被廣泛應用。該系統的核心是在企業(yè)內部通過(guò)網(wǎng)絡(luò )對整個(gè)供應鏈實(shí)現有效管理，要求通過(guò)企業(yè)各個(gè)環(huán)節的網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行信息的及時(shí)傳輸，實(shí)現ERP系統對會(huì )計信息的實(shí)時(shí)控制。因此研究ERP環(huán)境下的實(shí)時(shí)控制，對從傳統會(huì )計控制向會(huì )計實(shí)時(shí)控制過(guò)渡具有積極的現實(shí)意義。
伴隨著(zhù)互聯(lián)網(wǎng)普及和商務(wù)的興起，ERP軟件開(kāi)發(fā)應用日益廣泛，企業(yè)信息化程度逐步加深。利用先進(jìn)的信息技術(shù)改革傳統會(huì )計，滿(mǎn)足信息時(shí)代對會(huì )計控制的要求，優(yōu)化企業(yè)內部流程，提升內部會(huì )計控制體系質(zhì)量，成為會(huì )計信息化管理研究的必然。
一、ERP環(huán)境下的會(huì )計實(shí)時(shí)控制理論
事后算賬的傳統會(huì )計往往在信息披露上存在一定的滯后性，“實(shí)時(shí)”則是指追求最有效的會(huì )計信息處理，一個(gè)控制系統如果其結果能夠立即作用或影響正在被控制的過(guò)程，即可被稱(chēng)為實(shí)時(shí)控制系統。會(huì )計實(shí)時(shí)控制是指在網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下人員利用信息技術(shù)手段，對企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程進(jìn)行實(shí)時(shí)對比和分析，通過(guò)、調節和約束促進(jìn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，以實(shí)現提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益的目標。
企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning，即ERP）系統是一種企業(yè)管理思想的體現，是一種全新的管理思想和管理模式。具有計劃的一貫性、管理系統性、數據共享性、動(dòng)態(tài)應變性、模擬預見(jiàn)性、物流與資金流統一性等特征。數據的采集和業(yè)務(wù)處理互相融合互相支持，形成一個(gè)信息共享、有機結合的全方位管理板塊。ERP系統的核心是會(huì )計信息系統，它與生產(chǎn)、銷(xiāo)售、人事、管理等子系統相互融合，集財務(wù)會(huì )計、會(huì )計和于一體，提供著(zhù)預測、決策、計劃、控制所需的大量信息。這就要求傳統會(huì )計控制要適應現代化管理的改變，積極發(fā)展會(huì )計的實(shí)時(shí)控制理論。
目前，信息處理速度的加快為沒(méi)有時(shí)滯的實(shí)時(shí)控制提供了技術(shù)平臺，傳輸網(wǎng)絡(luò )化為現代企業(yè)集中控制提供了可能。ERP系統中，通過(guò)各模塊的實(shí)時(shí)傳遞，將整個(gè)系統集成一體，供應鏈各環(huán)節信息統一，實(shí)時(shí)地提供了反應企業(yè)運用狀況的貨幣量、實(shí)物量和時(shí)間量信息。
二、會(huì )計信息系統中實(shí)時(shí)控制的內控方法
（一）傳統手工環(huán)境與ERP環(huán)境中內部控制的區別
首先，與傳統手工環(huán)境相比，ERP環(huán)境中的內部控制風(fēng)險變數更大，設計內控體系時(shí)需針對各種風(fēng)險制定具有高度適應性的措施以滿(mǎn)足需要。
其次，較傳統手工環(huán)境，ERP環(huán)境下業(yè)務(wù)流與信息流同步進(jìn)行，既實(shí)現了內部控制執行和信息采集合二為一的集成，也為事前、事中檢查和事后糾正的控制整合提供了條件。
再次，ERP系統中計算機根據企業(yè)設置的控制標準在各業(yè)務(wù)控制點(diǎn)實(shí)施客觀(guān)控制，人工主觀(guān)控制大大減少，加強了企業(yè)的控制力度。
（二）ERP環(huán)境下會(huì )計實(shí)時(shí)控制的主要方法
將傳統的內部會(huì )計控制與網(wǎng)絡(luò )信息技術(shù)相互融合，在軟件中集成優(yōu)化，才能進(jìn)一步滿(mǎn)足ERP環(huán)境中會(huì )計實(shí)時(shí)控制的需要。
首先，分離ERP環(huán)境中的不相容職務(wù)，將系統管理員、操作員、外來(lái)用戶(hù)等不同的操作者設定不同的權限。對負責系統數據管理維護工作的系統管理員采用多人操作的內部牽制方式，避免其利用職權擅自更改信息，進(jìn)行業(yè)務(wù)舞弊；管理員賦予操作員權限時(shí)，堅決執行不相容職務(wù)分離的內控原則，避免將需要分離的職務(wù)權限授予一人，重要的崗位可以設置兩個(gè)或兩個(gè)以上相同權限的操作員，實(shí)行崗位輪換制相互牽制；對于外來(lái)用戶(hù)，只提供查詢(xún)功能。
其次，為了解決企業(yè)管理中的監管力度不足和信息不對稱(chēng)等問(wèn)題，需打破傳統的會(huì )計流程，建立起財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的數據集成控制處理。企業(yè)集團總部可以實(shí)行集團信息的綜合應用，在子公司內設置業(yè)務(wù)流程管理的ERP，連接各子公司的部門(mén)和業(yè)務(wù)環(huán)節，將會(huì )計信息的采集下放至各業(yè)務(wù)作業(yè)中，輸入系統中的會(huì )計信息也自動(dòng)在各業(yè)務(wù)作業(yè)中完成加工，同一作業(yè)不同方面的會(huì )計信息快速綜合化地呈現于監管之下。系統不僅能夠實(shí)時(shí)報告會(huì )計信息，進(jìn)行預算實(shí)時(shí)管理，還可以實(shí)現信息共享，實(shí)時(shí)集中控制企業(yè)財務(wù)狀況。
再次，與傳統會(huì )計不同，ERP系統中的大量數據都保存在存儲介質(zhì)上，業(yè)務(wù)軌跡查詢(xún)困難，應通過(guò)設置系統日志保留資料，加大內部控制。日志系統記錄操作用戶(hù)使用軟件、調用程序、訪(fǎng)問(wèn)文件和目錄的起止時(shí)間，以及對文件數據的增刪改與復制的操作等，日志系統中資料增多后需有轉存和備份等維護，保存完整詳實(shí)的審計線(xiàn)索，以滿(mǎn)足企業(yè)內部稽查和外部審計的需要。
此外，傳統內部控制中包括風(fēng)險控制，在ERP下，企業(yè)也要在系統中建立風(fēng)險預警和識別系統，當遭遇企業(yè)風(fēng)險時(shí)該系統立刻啟動(dòng)，實(shí)時(shí)地進(jìn)行分析風(fēng)險、調動(dòng)資源、制定應急方案，事后進(jìn)行風(fēng)險，以達到不斷提高企業(yè)風(fēng)險防御和風(fēng)險的水平。
三、會(huì )計實(shí)時(shí)控制體系的架構
企業(yè)要實(shí)現會(huì )計控制目標，除了接納并推行會(huì )計實(shí)時(shí)控制理論、掌握實(shí)時(shí)控制方法之外，還需構建實(shí)時(shí)控制的IT環(huán)境，進(jìn)行會(huì )計流程的再造，綜合系統地架構其會(huì )計實(shí)時(shí)控制體系。
首先，會(huì )計實(shí)時(shí)控制的IT環(huán)境通常包括網(wǎng)絡(luò )、數據庫和會(huì )計信息系統軟件，網(wǎng)絡(luò )是信息分享的平臺，數據庫負責數據的存儲，會(huì )計信息系統軟件進(jìn)行企業(yè)信息的采集加工。只有做到集團信息集成和企業(yè)間過(guò)程集成的企業(yè)會(huì )計信息系統才能支持實(shí)時(shí)控制，傳統企業(yè)的部門(mén)間信息集成所形成的信息孤島，根本無(wú)法滿(mǎn)足會(huì )計實(shí)時(shí)控制的前提條件。因此，構建會(huì )計實(shí)時(shí)控制的IT環(huán)境，研究滿(mǎn)足實(shí)時(shí)控制所需的會(huì )計信息系統結構，是實(shí)現實(shí)時(shí)控制的前提。
其次，再造ERP環(huán)境下的會(huì )計流程。傳統意義上的會(huì )計流程是建立在勞動(dòng)力分工的理論基礎之上的，會(huì )計流程遠離業(yè)務(wù)流程，信息的采集加工遠離業(yè)務(wù)活動(dòng)，對于業(yè)務(wù)信息的反映，會(huì )計信息存在嚴重的滯后性。而且，會(huì )計信息屬于事后核算，無(wú)法對活動(dòng)實(shí)行實(shí)時(shí)控制，會(huì )計流程和管理流程相脫離，嚴重影響了會(huì )計信息的質(zhì)量。
再造ERP環(huán)境下的會(huì )計流程可做到信息的集成性，從會(huì )計信息的采集、處理和輸出三個(gè)方面而言，業(yè)務(wù)作業(yè)一經(jīng)發(fā)生，各部門(mén)的信息子系統便加以收集，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò )傳遞到數據庫中保存，當信息使用時(shí)，可通過(guò)驅動(dòng)會(huì )計信息系統主動(dòng)獲得；ERP環(huán)境下的會(huì )計數據處理強調業(yè)務(wù)處理和會(huì )計核算的整合，實(shí)現雙向信息的迅速溝通；由于再造會(huì )計業(yè)務(wù)流程的互動(dòng)性，用戶(hù)可以對信息進(jìn)行定制，業(yè)務(wù)數據處理后生成用戶(hù)需要的信息，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )傳遞出去，滿(mǎn)足企業(yè)和各種信息使用者的需要。要滿(mǎn)足企業(yè)信息用戶(hù)的需要，就必須在利用會(huì )計信息系統為會(huì )計數據延伸和改進(jìn)處理信息的質(zhì)量和實(shí)效性提供可靠保證的同時(shí)，也為會(huì )計人員成為信息專(zhuān)家或理財專(zhuān)家提供必要的條件。通過(guò)系統實(shí)現收集數據和處理數據的自動(dòng)化后，人員可將精力用于支持經(jīng)營(yíng)控制決策和支持戰略決策，會(huì )計流程再造的終點(diǎn)也將從出具系列會(huì )計報表轉變?yōu)樘峁┲С謶鹇詻Q策和經(jīng)營(yíng)控制的實(shí)時(shí)、有效的信息。
此外，隨著(zhù)現代企業(yè)對會(huì )計控制的要求越來(lái)越高，會(huì )計控制逐步由事后控制轉變?yōu)槭轮�、事前控制，由適時(shí)控制轉變?yōu)閷?shí)時(shí)控制，由轉變?yōu)橘Y金運動(dòng)與業(yè)務(wù)流程控制，由單一要素控制轉變?yōu)樽鳂I(yè)鏈控制。會(huì )計實(shí)時(shí)控制可以根據企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的過(guò)程，建立供、產(chǎn)、銷(xiāo)及庫存和財務(wù)的實(shí)時(shí)控制模式，也可根據企業(yè)集團之間的資金運動(dòng)建立實(shí)時(shí)控制模式，以實(shí)現企業(yè)整個(gè)價(jià)值鏈的增值和資金的效能提高。
總之，ERP環(huán)境下的會(huì )計實(shí)時(shí)控制是信息化管理變革中的新型會(huì )計控制理論，它存在特有的控制特點(diǎn)和控制方法，并在IT環(huán)境影響下，通過(guò)ERP環(huán)境下會(huì )計流程的再造和會(huì )計實(shí)時(shí)控制模式的建立，協(xié)同作用各因素，綜合架構起實(shí)時(shí)控制體系，爭取最大化地發(fā)揮會(huì )計實(shí)時(shí)控制的作用，支持企業(yè)管理戰略目標的實(shí)現。
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