淺談加強醫療檔案信息管理保證信息合理化應用

    論文關(guān)鍵詞：信息檔案管理 應用

    論文摘要：檔案管理作為醫院管理工作中的一個(gè)重要組成部分，在醫療、教學(xué)、科研等活動(dòng)中的作用日益顯著(zhù)，檔案信息資源的創(chuàng )新與利用也愈加受到人們的重視。本文通過(guò)對醫療檔案規范化管理、信息化建設等方面作了詳細介紹。
　　隨著(zhù)現代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫院的信息化建設得以迅速發(fā)展，醫院信息系統在醫院管理應用已經(jīng)越來(lái)越廣泛，其作用也越來(lái)越大，但醫院的檔案信息化建設還相對的滯后，嚴重地影響和制約了醫院檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用工作。如何使醫院的檔案管理工作適應信息時(shí)代的發(fā)展，這是我們當前亟待解決的問(wèn)題。
　　一、醫院檔案的范疇和規范化管理的必要性
　　醫院檔案[1]是醫院在各項職能活動(dòng)中形成，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。由于這些記錄，是伴隨著(zhù)工作活動(dòng)的客觀(guān)需要而形成的，因此，無(wú)論在形式上還是內容特征上，都表現這些資料的原始性和事實(shí)的確鑿性。此外，由于它們真實(shí)地反映著(zhù)醫院工作的歷史和現狀，成為記載醫院發(fā)展的寶貴歷史資料，故有著(zhù)無(wú)可替代的歷史和法律憑證作用。醫院檔案的保存價(jià)值、法律憑證作用、借鑒利用決定了醫院檔案實(shí)現規范化管理的必要性。
　　二、現階段醫院檔案信息化的現狀
　�。ㄒ唬�對醫院檔案信息化建設重視不夠
　　目前在國內的醫院中，計算機應用已經(jīng)成為不可缺少的一部分，從最簡(jiǎn)單的管理信息系統（MIS）和財務(wù)系統到完善的醫院信息系統（HIS）、影像存檔和通訊系統（PACS）、放射科信息系統（RIS）、實(shí)驗室信息系統（LIS）以及局域網(wǎng)管理、辦公自動(dòng)化等，都已開(kāi)始在醫院實(shí)施和運行。但一些領(lǐng)導還是不能充分認識檔案信息化建設的作用和迫切性，致使在醫院的信息化建設中未將檔案信息化建設納入同步考慮和同步實(shí)施。
　�。ǘ�）檔案管理軟件系統開(kāi)發(fā)相對落后
　　目前，檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)速度和水平還明顯落后于計算機硬件技術(shù)的發(fā)展，尤其是醫院檔案管理軟件方面更為欠缺。隨著(zhù)檔案的快速增長(cháng)和對檔案信息利用需求的增加，單版機計算機檔案管理，已不適應形勢的發(fā)展，與醫院的信息系統無(wú)法連接，缺乏可兼容性和可擴張性，急需升級更新。
　�。ㄈ�）檔案管理標準化程度低
　　檔案管理標準化是保證歸檔信息有效利用的關(guān)鍵。標準化程度低影響了醫院檔案信息化建設的進(jìn)程，造成了低水平的重復建設；從現在階段來(lái)說(shuō)，醫院收費系統、統計系統、病歷病案系統、檢驗系統、影像檢查系統等部門(mén)系統不全一致，規格不一，不能通用，也與檔案管理系統存在著(zhù)接口、存貯檔案數據方式不同和無(wú)法交換等問(wèn)題，檔案信息資源無(wú)法實(shí)現共享。在各醫院的信息網(wǎng)絡(luò )建設中，檔案信息系統和網(wǎng)絡(luò )建設各行其是，層次不一，規范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差。沒(méi)有統一的規范和標準，醫院內部的數據分析不能夠統一，不能實(shí)現檔案信息共享的要求，就談不上是檔案信息化管理。
　�。ㄋ模┽t院檔案管理格局混亂
　　目前，醫院檔案管理是一個(gè)多部門(mén)管理檔案的格局。比如醫院的綜合檔案室一般只管理文書(shū)檔案、科技檔案、財務(wù)檔案等。隸屬行政辦公室管理，而醫療文書(shū)檔案、各種檢查影像等又分屬其他醫務(wù)部門(mén)管理。管理部門(mén)采用的工作方式、管理方式不同，在管理職責上也不明確，也沒(méi)有納入醫院的綜合目標管理考核，這樣多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。
　�。ㄎ澹�檔案專(zhuān)業(yè)人員整體素質(zhì)有待提高
　　目前醫院現有的檔案專(zhuān)業(yè)人員，一方面是知識結構單一，尤其是計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的應用能力較低，知識面窄；另一方面是缺乏專(zhuān)職的檔案信息管理人員，現有人員工作不安心，主動(dòng)性和創(chuàng )新性不夠，不適合現代化的檔案管理要求。檔案人員除了要有檔案專(zhuān)業(yè)知識外，還必須具備良好的計算機運用操作能力和網(wǎng)絡(luò )知識，只有這樣才能更好的服務(wù)。
　　三、加強檔案信息化管理的要點(diǎn)
　�。ㄒ唬�強化電子文件歸檔管理
　　充分利用醫院網(wǎng)絡(luò )資源共享的功能，將上級來(lái)文及醫院各處、室形成的文件直接轉換，進(jìn)入檔案室數據庫。紙質(zhì)文件歸檔同時(shí)，應將同版本的電子文件一并歸檔，同時(shí)并入本單位檔案數據庫系統，與醫院辦公自動(dòng)化同步進(jìn)行運行。
　�。ǘ�）硬件基礎設施的投入
　　醫院要加快檔案信息化的建設�？梢越Y合自己的經(jīng)濟能力，配置與檔案管理現代化相適應的軟、硬件，從而使檔案信息化建設加快發(fā)展。從實(shí)際出發(fā)，充分利用現有設備，按照填平補齊、適當超前、適當延伸的原則購置適當的技術(shù)設備。包括數據庫服務(wù)器、路由器、圖文影像掃描設備、海量存儲設備等。開(kāi)發(fā)適合醫療行業(yè)使用的專(zhuān)門(mén)的檔案利用軟件。
　�。ㄈ�）建立標準化、規范化檔案管理體系
　　依據國家有關(guān)檔案信息化建設的規定、規范，檔案管理軟件應具備適應多種文件存儲格式、支持實(shí)時(shí)瀏覽，具有互聯(lián)網(wǎng)及內聯(lián)網(wǎng)檢索功能[2]。能夠實(shí)現收集整理、數據存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權限控制、統計報表、鑒定銷(xiāo)毀、數據輸入（輸出）及格式轉換的控制與管理，滿(mǎn)足醫院文檔一體化管理、業(yè)務(wù)流程管理和信息資源開(kāi)發(fā)利用的需要。一個(gè)通用性強、大多數軟件都能接受的文件信息存儲，交換格式標準，才能保證醫院內部網(wǎng)、衛生系統網(wǎng)、檔案系統網(wǎng)之間檔案信息存儲、交換的順利進(jìn)行。
　�。ㄋ模┘訌姍n案信息資源傳輸網(wǎng)絡(luò )化，實(shí)現信息資源共享
　　檔案的真正價(jià)值在于利用，檔案信息化建設的實(shí)現將為檔案信息的充分利用提供前所未有的條件。利用醫院內部網(wǎng)建立檔案信息網(wǎng)站[3]，實(shí)行新信息上網(wǎng)發(fā)布、電子郵件服務(wù)、聯(lián)機公共目錄查詢(xún)和光盤(pán)遠程檢索服務(wù)。同時(shí)開(kāi)展檔案信息咨詢(xún)服務(wù)，為用戶(hù)進(jìn)行定向、定題的交互式信息咨詢(xún)，運用現代信息技術(shù)對檔案信息進(jìn)行加工、提煉和深層次開(kāi)發(fā)，提供更多二次、三次加工的信息產(chǎn)品，拓展醫院檔案的服務(wù)功能，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。高質(zhì)量、豐富充足的信息資源是檔案數字化的基礎，是網(wǎng)絡(luò )建設的核心。信息資源不足，網(wǎng)絡(luò )就如“無(wú)本之木，無(wú)源之水”。
　�。ㄎ澹┮巹�、建立有特色的數字化信息資源庫
　　數字化信息資源庫[4]包括數字檔案管理系統、數字目錄中心管理系統、數字文檔管理系統、數字文件管理系統等。檔案數據庫是檔案室網(wǎng)絡(luò )建設的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò )的信息資源。要加強網(wǎng)絡(luò )建設，必須加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國內標準為依據，集中力量建成若干個(gè)標準化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫；另一方面，檔案資源數字化整理也要與之配套進(jìn)行，即使用數字模擬整合技術(shù)將室藏各種檔案數字化。
　�。�六）加強檔案信息技術(shù)人員隊伍建設
　　檔案信息化建設是一個(gè)促使由檔案管理向檔案信息管理的過(guò)程。信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應用，對檔案管理人員提出了更高的要求。檔案工作人員應該是具有廣博的知識并掌握現代網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的復合型人才。面對需求上的這一變化，首先要做好現職人員的培訓工作，檔案工作人員不但是檔案學(xué)、文書(shū)學(xué)、信息傳播學(xué)等方面的專(zhuān)業(yè)人才，而且是計算機應用軟件開(kāi)發(fā)、通信工程技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò )、信息管理、數據庫生產(chǎn)和服務(wù)、辦公室自動(dòng)化及計算機輔助設計技術(shù)等方面的專(zhuān)業(yè)人員。只有通過(guò)學(xué)習和培訓，提高檔案干部隊伍的綜合素質(zhì)，才能適應計算機技術(shù)、信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要，才能充分發(fā)揮檔案計算機管理的優(yōu)勢，這也是當今檔案管理現代化發(fā)展必須解決的問(wèn)題。
　　參考文獻：
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　　[4]雷華,陽(yáng)德明.淺議醫療信息檔案的開(kāi)發(fā)利用[J].現代醫藥衛生,2005:21-22

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