淺談電子商務(wù)環(huán)境下財務(wù)管理信息化體系的構建
摘要：隨著(zhù)電子商務(wù)在現代企業(yè)中的廣泛應用，企業(yè)財務(wù)管理必須適應這種信息化發(fā)展的要求，企業(yè)財務(wù)管理模式需要進(jìn)行相關(guān)的變革。本文闡述了基于電子商務(wù)的企業(yè)財務(wù)管理信息化產(chǎn)生的背景及其概念，分析了電子商務(wù)環(huán)境下企業(yè)財務(wù)管理的基本特征，并指出了這樣環(huán)境下傳統財務(wù)管理存在的缺陷，最后構建基于電子商務(wù)的企業(yè)財務(wù)管理信息化體系架構，這對建立新型的企業(yè)財務(wù)管財務(wù)管理信息化是以現代信息技術(shù)為手段，以業(yè)務(wù)流程重組為基礎，適應企業(yè)電子商務(wù)運作模式，實(shí)現業(yè)務(wù)與財務(wù)協(xié)同、并發(fā)控制的管理信息系統。它將以網(wǎng)絡(luò )為代表的信息技術(shù)與先進(jìn)的財務(wù)管理思想和管理方法有機融合，集會(huì )計核算制度、財務(wù)會(huì )計報告制度和財務(wù)管理制度于一體，實(shí)現物流、資金流、信息流和業(yè)務(wù)流的 “四流合一”，從而達到以核心企業(yè)為軸心的資源共享、信息共享目標。近年來(lái)中國網(wǎng)絡(luò )基礎設施日益完善，互聯(lián)網(wǎng)普及率不斷提高，截至2010年6月，中國網(wǎng)民規模達到4.4億，互聯(lián)網(wǎng)普及率攀升到33%。中國的電子商務(wù)不斷向傳統產(chǎn)業(yè)滲透，融合，帶動(dòng)了相關(guān)產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展。目前，財務(wù)管理信息化在我國已經(jīng)成為繼資金集中管理、全面預算管理、財務(wù)總監委派制、強化內部審計制度之后的一種全新的財務(wù)管理模式。
關(guān)鍵詞：電子商務(wù) 財務(wù)管理 信息化
在電子商務(wù)環(huán)境下企業(yè)財務(wù)管理活動(dòng)與業(yè)務(wù)活動(dòng)可以協(xié)同處理，財務(wù)管理方式能夠消除財務(wù)與業(yè)務(wù)活動(dòng)運作上的時(shí)間差，從根本上改變財務(wù)與業(yè)務(wù)互不對稱(chēng)的滯后現狀，使企業(yè)的財務(wù)資源配置和業(yè)務(wù)運作協(xié)調同步，從而實(shí)現資源配置的最優(yōu)化。
本文主要分析了電子商務(wù)條件下財務(wù)管理特征，傳統財務(wù)管理的主要缺陷，提出了如何構建基于電子商務(wù)的財務(wù)管理信息化體系。
一、電子商務(wù)條件下財務(wù)管理特征
電子商務(wù)條件下的財務(wù)管理是在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下實(shí)施財務(wù)核算、分析、控制、決策和監督等的現代財務(wù)管理新模式，是以網(wǎng)絡(luò )技術(shù)為基礎幫助企業(yè)實(shí)現財務(wù)與業(yè)務(wù)協(xié)同遠程報表、遠程報賬、遠程查賬以及遠程審計等遠程處理。它支持電子單據與電子貨幣，改變了財務(wù)資料信息的獲取和利用方式，財務(wù)資料也將從傳統的紙質(zhì)頁(yè)面資料、磁盤(pán)資料發(fā)展到網(wǎng)頁(yè)數據。作為網(wǎng)絡(luò )技術(shù)與財務(wù)管理方法結合起來(lái)的一種新的財務(wù)管理模式，是財務(wù)會(huì )計的未來(lái)。電子商務(wù)條件下財務(wù)管理的特點(diǎn)如下：
(一)網(wǎng)絡(luò )計算
互聯(lián)網(wǎng)的核心動(dòng)力是網(wǎng)絡(luò )計算，即從PC時(shí)代的桌面計算走向網(wǎng)絡(luò )時(shí)代的網(wǎng)絡(luò )計算。這一核心動(dòng)力的發(fā)展推動(dòng)了財務(wù)管理從桌面走向網(wǎng)絡(luò )，即從桌面財務(wù)走向網(wǎng)絡(luò )財務(wù)。從桌面財務(wù)到網(wǎng)絡(luò )財務(wù)主要體現在財務(wù)管理空間、時(shí)間和效率三個(gè)方面的改變�？臻g上使得財務(wù)管理更加從企業(yè)總部走向企業(yè)全部，從企業(yè)內部走向企業(yè)外部。時(shí)間上使得會(huì )計核算從事后達到實(shí)時(shí)，財務(wù)管理從靜態(tài)走向動(dòng)態(tài)。財務(wù)管理時(shí)空的改變也帶來(lái)財會(huì )工作介質(zhì)和工作方式的改變。無(wú)論是空間還是時(shí)間上的改變，本質(zhì)上都極大地延展了財務(wù)管理的能力和質(zhì)量，使財務(wù)管理達到原來(lái)不可企及的水平。
(二)協(xié)同業(yè)務(wù)
財務(wù)與業(yè)務(wù)的協(xié)同一直是企業(yè)管理工作中的一個(gè)重要命題。在互聯(lián)網(wǎng)之前的財務(wù)管理系統存在諸多困難。網(wǎng)絡(luò )財務(wù)作為企業(yè)電子商務(wù)的重要組成，從根本上促進(jìn)了財務(wù)與業(yè)務(wù)的協(xié)同，包括與企業(yè)內部部門(mén)的協(xié)同、與供應鏈的協(xié)同和與社會(huì )部門(mén)的協(xié)同。內部協(xié)同業(yè)務(wù)包括對企業(yè)全程業(yè)務(wù)的協(xié)同，從網(wǎng)上采購、到網(wǎng)上銷(xiāo)售、網(wǎng)上服務(wù)、網(wǎng)上考勤等。財務(wù)部門(mén)的預算控制、資金準備、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上結算等工作與業(yè)務(wù)部門(mén)的工作協(xié)同進(jìn)行。與供應鏈的協(xié)同如網(wǎng)上詢(xún)價(jià)、網(wǎng)上催帳等。與社會(huì )部門(mén)的協(xié)同如網(wǎng)上銀行、網(wǎng)上保險、網(wǎng)上報稅、網(wǎng)上報關(guān)等。
(三)遠程處理
在互聯(lián)網(wǎng)之前對異地機構的財務(wù)管理由于受傳統方式的空間局限，其技術(shù)難度或管理成本都是高昂的�；诨ヂ�(lián)網(wǎng)的財務(wù)管理系統突破了這一空間局限，使物理距離變成鼠標距離，使管理能力能夠延伸到全球任何一個(gè)結點(diǎn)。眾多的遠程處理功能得以輕易實(shí)現，特別對于集團型等多分支機構的企事業(yè)單位具有重要的現實(shí)意義。
(四)動(dòng)態(tài)核算
如果說(shuō)PC時(shí)代的財務(wù)系統主要解決了工作量的問(wèn)題，那么網(wǎng)絡(luò )財務(wù)將在此基礎上顯著(zhù)突破速度的問(wèn)題。網(wǎng)絡(luò )財務(wù)下的會(huì )計核算將從事后的靜態(tài)核算達到事中的動(dòng)態(tài)核算。極大地豐富會(huì )計信息內容并提高會(huì )計信息的價(jià)值。網(wǎng)絡(luò )財務(wù)系統將能夠便捷地產(chǎn)生各種反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)和資金狀況的動(dòng)態(tài)財務(wù)報表、財務(wù)報告。年報、季報、月報和日報可以即時(shí)生成。
二、傳統財務(wù)管理中存在的缺陷
在傳統財務(wù)管理中會(huì )計電算化僅是將傳統的財務(wù)會(huì )計流程搬到計算機上，并沒(méi)有本質(zhì)上的改變。其結果必然是會(huì )計工作事后算賬、事后報賬;財務(wù)與業(yè)務(wù)管理之間不協(xié)調;容易在企業(yè)內形成一個(gè)個(gè)信息孤島，各項業(yè)務(wù)之間信息不能實(shí)時(shí)地溝通。
傳統財務(wù)管理體系缺乏健全的預算控制。沒(méi)有實(shí)時(shí)獲取業(yè)務(wù)信息的能力，無(wú)法進(jìn)行預算的及時(shí)分析，不便于采取相應的調整措施。同時(shí)由于沒(méi)有實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的資金流量信息，企業(yè)無(wú)法把握資金流向，在企業(yè)的各個(gè)賬戶(hù)中有可能存在閑置資金，會(huì )造成資金體外循環(huán)。這會(huì )降低資金的使用效率，加大資金管理風(fēng)險。
由于許多企業(yè)存在信息孤島，財務(wù)會(huì )計流程缺陷、時(shí)間和空間的局限性等問(wèn)題。使得企業(yè)領(lǐng)導決策的大量信息只能通過(guò)層層報表匯總得到。支持決策手段落后，導致了財務(wù)決策信息的缺乏、滯后，實(shí)效性和正確性大受影響。
三、構建基于電子商務(wù)的財務(wù)管理信息化體系
(一)構建網(wǎng)絡(luò )財務(wù)新體系
為打破傳統會(huì )計信息系統的局限性，可以借助事項會(huì )計理論、業(yè)務(wù)流程重組理論和現代信息技術(shù)來(lái)重構網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下的會(huì )計信息系統，基于電子商務(wù)的財務(wù)管理信息化體系的思路是：以財務(wù)業(yè)務(wù)一體化為目標，以業(yè)務(wù)過(guò)程建模，以業(yè)務(wù)活動(dòng)為驅動(dòng)事項，集成所有業(yè)務(wù)數據，通過(guò)業(yè)務(wù)處理流程實(shí)時(shí)提供信息處理和控制，生成個(gè)性化的財務(wù)報告，面向決策，支持所有的用戶(hù)。
通過(guò)構建電子環(huán)境下的會(huì )計信息系統來(lái)實(shí)現網(wǎng)絡(luò )財務(wù)的功能，包括：遠程處理功能，實(shí)現企業(yè)與企業(yè)、企業(yè)與客戶(hù)、企業(yè)與供應商零距離的交易行為;移動(dòng)辦公，管理人員可以隨時(shí)隨地得到企業(yè)的最新運營(yíng)信息以做出決策，增強企業(yè)競爭力;實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理，系統隨時(shí)生成動(dòng)態(tài)的財務(wù)報表提供實(shí)時(shí)信息;財務(wù)業(yè)務(wù)協(xié)同，實(shí)現企業(yè)內部各部門(mén)之間的協(xié)同，與供應鏈的協(xié)同，與客戶(hù)的協(xié)同，與社會(huì )相關(guān)部門(mén)的協(xié)同。網(wǎng)絡(luò )財務(wù)應用以后，企業(yè)業(yè)務(wù)流程處于動(dòng)態(tài)活動(dòng)中。從供應商、客戶(hù)、銀行等外部關(guān)聯(lián)方與企業(yè)發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)開(kāi)始，企業(yè)內部的采購部、銷(xiāo)售部、財會(huì )部、生產(chǎn)部等部門(mén)就要對相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄。這些部門(mén)所記錄的數據通過(guò)輸入財務(wù)軟件便能生成相關(guān)的財務(wù)指標、信息。由于網(wǎng)絡(luò )的應用，企業(yè)外部關(guān)聯(lián)方、管理決策者、投資者等信息使用者此時(shí)便可收集這些資料進(jìn)行管理決策或投資決策。由于計算機技術(shù)的飛速發(fā)展和計算機的廣泛應用，企業(yè)內部各部門(mén)對發(fā)生的業(yè)務(wù)通過(guò)使用計算機便能很好地完成記錄。然而，為了數據更完整而有條理，可由會(huì )計部門(mén)對各部門(mén)所輸入的數據進(jìn)行綜合整理，并生成各種報表。此處的報表是動(dòng)態(tài)報表，是會(huì )計部門(mén)在線(xiàn)生成的，每隔一段時(shí)間更新一次。此外，傳統的會(huì )計報表可用網(wǎng)絡(luò )財務(wù)形式下的報表代替，進(jìn)行網(wǎng)絡(luò )財務(wù)報告。網(wǎng)絡(luò )財務(wù)報告包括了搜索引擎、各種指標在線(xiàn)生成等先進(jìn)的功能，使各報表使用者除了能夠隨時(shí)得到所需信息外，還能夠提高閱讀報表的效率，使決策更及時(shí)。由上可知，構建網(wǎng)絡(luò )財務(wù)體系，能夠使整個(gè)財務(wù)管理流程更加完整，內部運作過(guò)程更安全，保證網(wǎng)絡(luò )財務(wù)的質(zhì)量與財務(wù)信息使用的效果;各種數據的輸入與資料收集更及時(shí)，提高決策效率，從而提高了企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率及競爭力。
(二)重組業(yè)務(wù)流程
傳統的會(huì )計業(yè)務(wù)流程模式可以概括為“填制憑證—登記賬簿—編制報表”,這些步驟不可跳躍而行。在網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下，企業(yè)時(shí)刻受到內部與外部眾多信息需求者獲取信息的壓力，這些冗余繁瑣的步驟將使企業(yè)會(huì )計信息提供滯后。只有建立結構緊湊高效率的橫向網(wǎng)絡(luò )型組織結構，并重組業(yè)務(wù)流程，才能對急劇變化的市場(chǎng)環(huán)境做出快速反應。通過(guò)組織結構的改造和業(yè)務(wù)流程重組可以實(shí)現財務(wù)、業(yè)務(wù)、決策一體化，使企業(yè)內部的物質(zhì)流、現金流、信息流匯集成開(kāi)放的、良性循環(huán)的環(huán)路。然后通過(guò)網(wǎng)絡(luò )將企業(yè)內部的業(yè)務(wù)流程再造推廣到整個(gè)供應鏈中，從購買(mǎi)原料到對顧客提供有價(jià)值的產(chǎn)品和服務(wù)的一連串作業(yè)活動(dòng)，減少供應鏈中不必要的中間環(huán)節，實(shí)現企業(yè)財務(wù)管理與整個(gè)供應鏈的整合，從而全面提高企業(yè)核心競爭力。業(yè)務(wù)流程重組后，一旦外部和企業(yè)發(fā)生業(yè)務(wù)事項，經(jīng)企業(yè)內部有關(guān)部門(mén)填制源數據后，通過(guò)軟件的作用自動(dòng)生成相關(guān)財務(wù)指標信息，企業(yè)外部、內部各部門(mén)和各種信息需求者即可同時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò )技術(shù)獲取相關(guān)信息，而無(wú)需等到會(huì )計部門(mén)經(jīng)過(guò)“填制憑證—登記賬簿 —編制報表”這一固定流程后才能獲得。
(三)完善網(wǎng)絡(luò )軟件、硬件的內部控制
對操作系統、數據庫的系統軟件方面的控制可以通過(guò)設置用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)權限管理，建立健全系統和數據庫的訪(fǎng)問(wèn)日志審計制度，以及盡可能選用安全等級較高的操作系統產(chǎn)品，并經(jīng)常進(jìn)行系統升級，對外來(lái)用戶(hù)系統可以自動(dòng)進(jìn)行安全屏蔽這些技術(shù)性措施加以克服。從而保證計算中心任何情況下都能持續、安全地運轉并規避外界通過(guò)網(wǎng)絡(luò )對計算中心的威脅。這方面可以通過(guò)對計算機中心的位置、結構控制、人員進(jìn)出中心的控制和對中心配套的電源、防火、防磁、溫度控制等實(shí)現。同時(shí)，采取多臺服務(wù)器同時(shí)工作等措施，可克服網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下可能由于服務(wù)器故障而造成的數據丟失或發(fā)生錯誤甚至造成系統的癱瘓等狀況。
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