論電算化會(huì )計系統的內部控制和會(huì )計網(wǎng)絡(luò )化

　　[摘要]隨著(zhù)會(huì )計電算化的普遍應用,管理部門(mén)對由計算機產(chǎn)生的各種數據、報表等會(huì )計信息的依賴(lài)越來(lái)越大,這些會(huì )計信息的產(chǎn)生只有在嚴格的控制下,才能保證其可靠性和準確性。必須加強會(huì )計電算化系統的內部控制,以保證財務(wù)實(shí)行電算化系統的正常、安全、有效運行。

　　[關(guān)鍵詞]會(huì )計電算化;信息系統;內部控制;網(wǎng)絡(luò )化

　　隨著(zhù)計算機技術(shù)的發(fā)展和經(jīng)濟體制改革的深化,會(huì )計電算化得到迅速普及和發(fā)展,高速度、低成本、不斷創(chuàng )新的經(jīng)濟模型改變了傳統的企業(yè)管理模式、經(jīng)營(yíng)模式和會(huì )計模式。會(huì )計已經(jīng)對企業(yè)的內部控制產(chǎn)生深遠的影響,提高了企業(yè)的運營(yíng)與管理效率。但是,由于計算機技術(shù)自身的問(wèn)題以及會(huì )計人員業(yè)務(wù)水平和個(gè)人素質(zhì)等原因,會(huì )計信息系統的應用也存在許多問(wèn)題。因此,必須加強會(huì )計電算化系統的內部控制,以保證財務(wù)實(shí)行電算化系統的正常、安全、有效運行。

　　一、電算化會(huì )計系統內部控制的發(fā)展

　　(一)計算機的使用改變了企業(yè)會(huì )計核算的環(huán)境

　　企業(yè)使用計算機處理會(huì )計和財務(wù)數據后,企業(yè)會(huì )計核算的環(huán)境發(fā)生了變化,會(huì )計部門(mén)的組成人員從原來(lái)由財務(wù)、會(huì )計專(zhuān)業(yè)人員組成,轉變?yōu)橛韶攧?wù)、會(huì )計專(zhuān)業(yè)人員和計算機數據處理系統的管理人員及計算機專(zhuān)家組成。會(huì )計部門(mén)不僅利用計算機完成基本的會(huì )計業(yè)務(wù),還能利用計算機完成各種原先沒(méi)有的或由其他部門(mén)完成的更為復雜的業(yè)務(wù)活動(dòng),如銷(xiāo)售預測、人力資源規劃等。隨著(zhù)遠程通訊技術(shù)的發(fā)展,會(huì )計信息的網(wǎng)上實(shí)時(shí)處理成為可能,業(yè)務(wù)事項可以在遠離企業(yè)的某個(gè)終端機上瞬間完成數據處理工作,原先應由會(huì )計人員處理的有關(guān)業(yè)務(wù)事項,現在可能由其他業(yè)務(wù)人員在終端機上一次完成;原先應由幾個(gè)部門(mén)按預定的步驟完成的業(yè)務(wù)事項,現在可能集中在一個(gè)部門(mén)甚至一個(gè)人完成。因此,要保證企業(yè)財產(chǎn)物資的安全完整、保證會(huì )計系統對企業(yè)經(jīng)濟活動(dòng)反映的正確和可靠,達到企業(yè)管理的目標,企業(yè)內部控制制度的建立和完善就顯得更為重要,內部控制制度的范圍和控制程序較之手工會(huì )計系統更加廣泛,更加復雜。

　　(二)電算化會(huì )計系統改變了會(huì )計憑證的形式

　　在電算化會(huì )計系統中,會(huì )計和財務(wù)的業(yè)務(wù)處理方法和處理程序,各類(lèi)會(huì )計憑證和報表的生成方式、會(huì )計信息的儲存方式和儲存媒介發(fā)生了很大的變化。原先反映會(huì )計和財務(wù)處理過(guò)程的各種原始憑證、記賬憑證、匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會(huì )計資料的書(shū)面形式的資料減少了,有些甚至消失了。由于電子商務(wù)、網(wǎng)上交易、無(wú)紙化交易等的推行,每一項交易發(fā)生時(shí),有關(guān)該項交易的有關(guān)信息由業(yè)務(wù)人員直接輸入計算機,并由計算機自動(dòng)記錄,原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據被部分地取消了,原來(lái)在核算過(guò)程中進(jìn)行的各種必要的核對、審核等工作有相當一部分變?yōu)橛捎嬎銠C自動(dòng)完成。原來(lái)書(shū)面形式的各類(lèi)會(huì )計憑證轉變?yōu)橐晕募�、記錄形式儲存在磁性介質(zhì)上,因此,電算化會(huì )計系統的內部控制與手工會(huì )計系統的內部控制制度有著(zhù)很大的不同,控制的重點(diǎn)由對人的控制轉變?yōu)閷θ�、機控制,控制的程序應與計算機處理程序相一致。

　　(三)計算機的使用增加了控制舞弊、犯罪的難度

　　隨著(zhù)計算機使用范圍的擴大,利用計算機進(jìn)行的貪w、舞弊、詐騙等犯罪活動(dòng)也有所增加。由于儲存在計算機磁性媒介上的數據容易被篡改,有時(shí)甚至能不留痕跡地篡改,數據庫技術(shù)的提高使數據高度集中,未經(jīng)授權的人員有可能通過(guò)計算機和網(wǎng)絡(luò )瀏覽全部數據文件,復制、偽造、銷(xiāo)毀企業(yè)重要的數據。計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性,發(fā)現計算機舞弊和犯罪的難度較之手工會(huì )計系統更大,計算機舞弊和犯罪造成的危害和損失可能比手工會(huì )計系統更大,因此計算機會(huì )計系統的內部控制制度與手工會(huì )計系統的內部控制制度相比較,計算機會(huì )計系統的內部控制是范圍大、控制程序復雜的綜合性控制,控制的重點(diǎn)是對職能部門(mén)和計算機數據處理部門(mén)并重的全面控制,是人工控制和計算機自動(dòng)控制相結合的多方位控制。

　　二、會(huì )計電算化發(fā)展中存在的問(wèn)題

　　(一)財務(wù)及管理軟件系統內部銜接性差

　　由于當前許多財會(huì )軟件都著(zhù)重開(kāi)發(fā)賬務(wù)處理與報表管理,主要解決記賬和報表處理效率問(wèn)題,對于其他諸如成本核算、市場(chǎng)預測等功能開(kāi)發(fā)力度小,使得在處理此類(lèi)問(wèn)題時(shí),需先將財會(huì )管理的有關(guān)數據輸出,經(jīng)人工核算后再重新輸入,從一個(gè)處理系統(模塊)到另一個(gè)處理系統(模塊), 不能自動(dòng)轉換數據格式,使得軟件不能充分發(fā)揮管理功效和預測功能。并且在Internet環(huán)境下,企業(yè)管理的內涵也在進(jìn)一步的延伸,除了傳統的企業(yè)財務(wù)、庫存、銷(xiāo)售、采購、生產(chǎn)等管理以外,涉及整個(gè)企業(yè)價(jià)值鏈的許多環(huán)節也被要求進(jìn)入管理范疇�！昂艚兄行摹本褪堑湫偷睦�子之一。呼叫中心也稱(chēng)為客戶(hù)服務(wù)中心, 企業(yè)建立呼叫中心能夠更好地、更有效地與客戶(hù)溝通,了解客戶(hù)的需求和市場(chǎng)的變化,從而在銷(xiāo)售和服務(wù)等方面提高企業(yè)服務(wù)水平和整體形象。通過(guò)電話(huà)或Internet等各種不同類(lèi)型的接口,企業(yè)可以提供大量的、連續不斷的此類(lèi)服務(wù)。而提供這樣的服務(wù)的數據來(lái)源就是企業(yè)管理系統中各方面的信息,如產(chǎn)品價(jià)格、序列號、維修記錄等等。但目前的財務(wù)及管理軟件系統內部各子系統之間信息還不能完全共享,使現有財務(wù)提供的信息單一、滯后且缺乏前瞻性,不能及時(shí)、有效的為企業(yè)決策及管理服務(wù)。

　　(二)數據的兼容性和安全性差

　　從軟件技術(shù)的發(fā)展來(lái)看,目前我國的軟件生產(chǎn)還處于模仿和加工階段,沒(méi)有形成一定的產(chǎn)業(yè)規模,在操作系統、數據庫管理系統和關(guān)鍵應用軟件方面沒(méi)有形成完整、系統的自主版權產(chǎn)品,數據的兼容性差,很難實(shí)現數據、信息共享。財務(wù)數據是企業(yè)的秘密,在很大程度上關(guān)系著(zhù)企業(yè)的生存與發(fā)展,但是幾乎所有的軟件開(kāi)發(fā)都是把重點(diǎn)放在理財和提供多功能管理和決策上,很少放在數據的安全保密上。系統一旦癱瘓或受病毒侵襲,系統恢復起來(lái)比較困難。隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )的迅速發(fā)展,對于新興的網(wǎng)絡(luò )財務(wù)軟件,更應當重視其安全保密。

　　(三)缺乏合格的會(huì )計電算化專(zhuān)業(yè)人才

　　會(huì )計電算化涉及計算機、會(huì )計、管理等方面的專(zhuān)業(yè)知識,目前,不少單位的電算化人員是由過(guò)去的會(huì )計、出納等經(jīng)過(guò)短期培訓而來(lái),不能靈活運用軟件滿(mǎn)足工作需要,遇到超出范圍的問(wèn)題,只能找軟件的維護人員,而維護人員又基本是計算機專(zhuān)業(yè)出身,對財務(wù)知識知之較少,雙方不能很好地配合。即使有一部分人通過(guò)會(huì )計電算化的考試也只是掌握了一些對計算機的基本應用,不能靈活運用軟件處理的會(huì )計數據,進(jìn)行財務(wù)信息加工和分析,滿(mǎn)足各方對財務(wù)信息的需求。這也是制約電算化發(fā)展的原因。

　　三、加強和完善電算化會(huì )計系統內部控制的對策

　　1.加強會(huì )計電算化系統業(yè)務(wù)人員組織控制

　　在會(huì )計電算化系統環(huán)境下,要對手工系統環(huán)境下的結構做出調整,對各類(lèi)會(huì )計崗位進(jìn)行重新的劃分,在授權過(guò)程中運用內部審計,按照權、責、利相結合原則建立崗位責任制。對財務(wù)軟件的開(kāi)發(fā)人員、維護人員和會(huì )計業(yè)務(wù)操作員、出納員進(jìn)行合理的崗位分工。

　　2.加強會(huì )計電算化系統操作和維護控制

　　會(huì )計電算化系統操作和維護控制主要是通過(guò)制定一套完整而嚴格的操作和維護規程來(lái)實(shí)現的。會(huì )計電算化系統操作和維護控制主要是為了保證財務(wù)軟件操作的規范化與正確安全的運轉,防止軟件被非法修改、刪除。

　　3.加強會(huì )計電算化系統檔案管理

　　會(huì )計信息系統檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存儲會(huì )計數據和程序的軟盤(pán)及其他存儲介質(zhì)。會(huì )計電算化系統在處理業(yè)務(wù)時(shí)所產(chǎn)生的各種賬簿、報表、憑證均應由專(zhuān)人管理,并制定相應的管理制度。磁性介質(zhì)必須及時(shí)進(jìn)行備份,并做好防止計算機病毒侵襲的工作。

　　4.加強會(huì )計電算化系統工作人員的職業(yè)道德建設

　　道德規范、行為準則、能力素質(zhì)的建設應直接納入內部控制結構之中。企業(yè)管理者應當重視對財務(wù)工作人員的選用與培養,增強財務(wù)工作人員的職業(yè)道德水準和業(yè)務(wù)水平,達到會(huì )計電算化系統的主體誠信。

　　5.加強會(huì )計電算化系統執行主體的控制

　　會(huì )計電算化系統的執行主體是計算機系統,是由硬件和軟件構成。隨著(zhù)科技的發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)廣泛應用于會(huì )計電算化系統。因此,加強會(huì )計財務(wù)軟件的研發(fā)和維護及對計算機硬件、軟件的管理,保障會(huì )計電算化系統在互聯(lián)網(wǎng)上的安全,將成為企業(yè)會(huì )計信息系統內部控制的又一項重要內容。

　　6.加強會(huì )計電算化系統業(yè)務(wù)操作的控制

　　會(huì )計電算化系統業(yè)務(wù)操作主要包括數據的輸入、數據的處理和數據的輸出。對數據的輸入、處理、輸出過(guò)程的控制是保證會(huì )計核算系統有效的關(guān)鍵。只有經(jīng)過(guò)核準的會(huì )計業(yè)務(wù)經(jīng)過(guò)正確的輸入,進(jìn)行恰當的處理和運行,并及時(shí)的輸出,會(huì )計核算系統才能實(shí)現自身的目標。

　　隨著(zhù)電子計算機技術(shù)的發(fā)展,網(wǎng)絡(luò )具有信息傳遞快速性、信息處理的集中性、信息的共享性特點(diǎn)。網(wǎng)絡(luò )經(jīng)濟時(shí)代無(wú)論是網(wǎng)絡(luò )還是計算機本身都經(jīng)歷了巨大的變化,網(wǎng)絡(luò )對企業(yè)會(huì )計環(huán)境的影響也是顯而易見(jiàn)的。就廣域化環(huán)境而言,一方面國際互聯(lián)網(wǎng)(Internet)使企業(yè)在全世界范圍內實(shí)現信息交流和信息共享,另一方面企業(yè)內部網(wǎng)(Intranet)技術(shù)在企業(yè)管理中的應用,則使企業(yè)走出封閉的局域系統,實(shí)現企業(yè)內部信息對外實(shí)時(shí)開(kāi)放,同時(shí)使企業(yè)內部包括財務(wù)部門(mén)在內的所有部門(mén)實(shí)現了資源的優(yōu)化配置。

　　企業(yè)集團各成員通過(guò)上網(wǎng)可以把會(huì )計信息輸入分散在多臺計算機上,通過(guò)網(wǎng)絡(luò )把其傳遞到主計算機,由主計算機進(jìn)行信息處理運算,這樣就有效地提高了整個(gè)系統的工作效率,進(jìn)行有效的財務(wù)預測與決策。

　　總之,電子計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的不斷發(fā)展,將使會(huì )計電算化系統不斷更新和完善。會(huì )計電算化系統替代傳統的手工會(huì )計系統是必然趨勢。目前,會(huì )計電算化系統己經(jīng)在各個(gè)企事業(yè)單位、政府部門(mén)廣泛應用。加入WTO后,中國經(jīng)濟的發(fā)展將進(jìn)入快車(chē)道,中國的企業(yè)要走入國際市場(chǎng),參與國際競爭和國際分工。加強和完善會(huì )計電算化系統的內部控制,將成為各個(gè)企業(yè)在財務(wù)工作中以及在整個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作中必須考慮的一個(gè)問(wèn)題,內部控制的好壞將直接影響到企業(yè)的管理和效益。

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