海外采購流程與注意事項

　　如何有效管控海外采購風(fēng)險，真正有效降低海外采購的風(fēng)險?下面由小編為大家整理的海外采購流程與注意事項，希望可以幫到大家!

　　今天來(lái)簡(jiǎn)要談?wù)勥M(jìn)口采購流程，這里不能代表所有行業(yè)的采購，只先針對涉及食品的一次性耗材行業(yè)的進(jìn)口，做一點(diǎn)簡(jiǎn)要的分析。希望可以起到一些啟發(fā)和幫助。

　　對于很多國外涉及的匯率，運輸，等等更多宏觀(guān)深入的東西，還未達到非常全面，簡(jiǎn)單的從供應商開(kāi)發(fā)，進(jìn)口一些基本注意點(diǎn)說(shuō)起。等到以后，我們在逐個(gè)分析細節，各個(gè)擊破。

　　一、Sourcing--供應商開(kāi)發(fā)

　　1、海外供應商搜尋途徑

　　(1)海關(guān)數據系統

　　通過(guò)海關(guān)數據系統，可以搜索交易情報，選擇出口的國家，一般來(lái)說(shuō)選擇歐美地區國家，這類(lèi)國家對應一次性耗材產(chǎn)品進(jìn)口較多也方便在數據不全的海關(guān)數據系統查詢(xún)。

　　然后可以輸入HS code或者商品的英文描述來(lái)查詢(xún)。如下圖：

　　然后可以搜出各類(lèi)企業(yè)，這里的國外企業(yè)名稱(chēng)，指的就是供應商。有興趣可以點(diǎn)擊市場(chǎng)趨勢分析，國家分析，起運港口分析等等。

　　最有意思的還是市場(chǎng)趨勢分析�？梢钥闯鰜�(lái)這類(lèi)產(chǎn)品在你選擇的進(jìn)口國家的一年的消耗趨勢，是明顯季節性的，還是一年四季平穩的，這對于供應鏈備貨有著(zhù)積極的指導意義。比如下圖的食品盒就是一年四季相對平穩的使用。

　　但是有些海關(guān)數據系統的劣勢在于，目前使用的海關(guān)數據系統，只能簡(jiǎn)單查詢(xún)一個(gè)供應商或者客戶(hù)的進(jìn)出口的簡(jiǎn)易數據，上面的聯(lián)系方式并不是完全實(shí)時(shí)更新準確的，也就是說(shuō)通過(guò)海關(guān)數據系統，起到了解、查詢(xún)、驗證的功能，并不能完全依靠它來(lái)開(kāi)發(fā)供應商。但是最大的好處就是看產(chǎn)品的貿易體量和供應商或者客戶(hù)的其他信息。

　　(2)阿里巴巴國際站

　　一般來(lái)說(shuō)，能在阿里巴巴國際站上能購買(mǎi)“Gold Supplier”的，還是有些許經(jīng)濟實(shí)力愿意投資的供應商。阿里巴巴國際站上，不用理會(huì )阿里巴巴那一套營(yíng)銷(xiāo)手段，只是綁定供應商的手法。要看以下幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：

　　1)產(chǎn)品圖片是否齊全，是否有工廠(chǎng)的照片

　　2)公司有沒(méi)有正規的網(wǎng)站，是否可查詢(xún)

　　3)相應聯(lián)系人是否可以聯(lián)系到，是否有明顯的合作意愿和報價(jià)意愿等

　　當以上三個(gè)項目都齊全，只能說(shuō)明這個(gè)可以作為潛在的供應商。然后在瀏覽一下阿里巴巴國際站其他相關(guān)信息，是否上傳了資質(zhì)證明圖片，針對哪些市場(chǎng)區域進(jìn)行海外貿易等等。

　　(3)其他方式

　　除了以上2種比較常用的方式，還有以下非主流方式，但是非常有效果。

　　1)國際性展會(huì )：對于開(kāi)發(fā)供應商，可以專(zhuān)門(mén)去包材展會(huì )，去搜集供應商，對有興趣的 供應商進(jìn)行拜訪(fǎng)和初步RFQ詢(xún)價(jià)。

　　2)行業(yè)介紹：國際供應鏈風(fēng)險與機遇并存，所以開(kāi)發(fā)供應商一定要優(yōu)先開(kāi)發(fā)優(yōu)秀的供應商，通過(guò)優(yōu)秀的供應商，進(jìn)行其他品類(lèi)供應商的介紹和引薦，這個(gè)方法比前面的方法都要快速有效。就像馬太效應一樣的原理。

　　3)其他網(wǎng)站：類(lèi)似Global sourcing啊，翻墻去上一些國外的B2B網(wǎng)站之類(lèi)的，操作性不強�；蛘逩oogle上搜尋行業(yè)內的供應商，通過(guò)Linked in等國內可操作的社交方式去嘗試連接信息。

　　2、海外供應商篩選方法

　　(1)價(jià)格質(zhì)量初步篩選法

　　搜尋到一批潛在供應商后，要進(jìn)行初步篩選，篩選供應商最初，也是最重要的，就是從價(jià)格和質(zhì)量開(kāi)始。

　　首先，要分析自身的業(yè)務(wù)模式，競爭品項，哪些需要自產(chǎn)，哪些外包更有利潤空間，然后針對篩選出來(lái)的品項，進(jìn)行詢(xún)價(jià)。先不管價(jià)格合不合理，要求寄樣，只有對照性?xún)r(jià)比，才能判定報價(jià)合不合理�？梢岳�用公司進(jìn)出口賬號的優(yōu)惠價(jià)，要求供應商寄樣。

　　對于進(jìn)口價(jià)格核算，要考慮以下幾個(gè)部分：

　　1)FOB價(jià)格：一般這個(gè)價(jià)格是決定性的因素，占進(jìn)口價(jià)格體系的很大比例。

　　2)海運費：海運費由貨代給出報價(jià)，綜合比較最低的價(jià)格，來(lái)選擇貨代供應商。一般來(lái)說(shuō)，海運費不是按照港口距離遠近來(lái)完全判斷，而是綜合比較貨代實(shí)力，港口距離，和港口間貿易往來(lái)的訂單量來(lái)綜合決定。

　　3)保險費：保險費一般是固定的，貨值*0.0011，就是保險需要的成本。

　　4)關(guān)稅：原產(chǎn)地證，關(guān)稅為0，只有4大類(lèi)產(chǎn)品需要消費稅。第一類(lèi)：過(guò)度消費會(huì )對身體健康、社會(huì )秩序、生態(tài)環(huán)境等方面造成危害的特殊消費品，如煙、酒、酒精、鞭炮、焰火。第二類(lèi)：奢侈品等非生活必需品，如貴重首飾及珠寶玉石、化妝品以及護膚護發(fā)品。第三類(lèi)：高能耗的高檔消費品，例如小轎車(chē)、摩托車(chē)、汽車(chē)輪胎。第四類(lèi)：不可再生和替代的石油類(lèi)消費品，例如汽油、柴油。顯然我們的產(chǎn)品不屬于此類(lèi)，消費稅也為0。進(jìn)口增值稅17個(gè)點(diǎn)，這個(gè)是不可改變的。但是進(jìn)口后銷(xiāo)售，可以抵扣部分增值稅，此類(lèi)成本并非完全的17個(gè)點(diǎn)。

　　5)匯率波動(dòng)：報價(jià)都是按照真實(shí)的，根據每個(gè)公司不同的計算方法。

　　6)清關(guān)費用：進(jìn)口到國內港口，需要提前準備好文件清關(guān)。清關(guān)手續后面會(huì )提及。清關(guān)費用，大體上分為幾類(lèi)，卸貨手續費和港口附加費，DTHC目的港碼頭操作費，部分地區比如臺灣，還有EBS的的額外費用。費用根據貨柜大小和貨品來(lái)區分。

　　7)送貨上門(mén)：這里根據需求，還有一個(gè)拖車(chē)費用。

　　8)人工倉儲：很多時(shí)候進(jìn)口不是及時(shí)銷(xiāo)售的，所以涉及到倉儲中轉費用，和人工二次搬運費用，填額外的嘜頭費用等等。部分企業(yè)已經(jīng)實(shí)現了機器人自動(dòng)入庫，分揀，出庫手續，大大提高效率和降低人工成本。

　　算完了最終的價(jià)格，就可以比較價(jià)格了。然后再對比相應的質(zhì)量，就可以初步判定供應商的實(shí)力。

　　每個(gè)行業(yè)都有相應的資質(zhì)審核，目前我們所在餐飲包裝行業(yè)，也需要一些資質(zhì)。首先根據國家和地區的不同，先查看是否有營(yíng)業(yè)執照，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可證等基本資質(zhì)，但每個(gè)國家的資質(zhì)不同，未必是一模一樣的格式。還有進(jìn)出口許可證，但是可以進(jìn)行外貿的公司，這個(gè)許可查詢(xún)不是非常必要，而且當地語(yǔ)言也未必看的懂。

　　對于其他的資質(zhì)審核，如餐飲耗材行業(yè)，有以下一些常用的標準內容。

　　1)基本認證類(lèi)型(這里只舉例食品相關(guān)行業(yè)認證，以此類(lèi)推)

　　1.1、ISO 9001

　　1.2、ISO 22000

　　1.3、GMP 優(yōu)良制造標準

　　1.4、QS 認證

　　2)美國認證標準

　　2.1、最安全認證——HACCP

　　2.2、美國食品、藥品認證——FDA

　　2.3、AIB

　　3) 歐洲認證標準

　　3.1、BRC

　　3.2、SGS

　　3.3、DUTCH HACCP

　　4)日本認證標準

　　4.1、日本認證——JAS

　　(3)試單和考察驗廠(chǎng)

　　在前期資質(zhì)都符合的情況下，可以申請臨時(shí)供應商，進(jìn)行ERP準入。然后根據銷(xiāo)售端需求，進(jìn)行試單采購，在必要的時(shí)候驗廠(chǎng)。

　　采購主要有以下幾個(gè)目的：

　　1)大貨生產(chǎn)的真實(shí)周期，流程中會(huì )遇到的瓶頸和挑戰的提前認知。

　　2)對比大貨樣和樣品，確保大批量生產(chǎn)也符合標準，雙重確認。

　　3)檢驗供應商合作成本，是否易于后期操作

　　4)必要的時(shí)候進(jìn)行驗廠(chǎng)，或者前期合作關(guān)系淺，進(jìn)行初期工廠(chǎng)考察。

　　驗廠(chǎng)的時(shí)候，主要針對人機料法環(huán)等基本模塊進(jìn)行檢驗。

　　1)人：考察質(zhì)量人員，技術(shù)人員是否充沛，工廠(chǎng)操作人員數量和成本預估，也可以考察操作的規范性等。

　　2)機：考察機器，必要的時(shí)候考察機器品牌，預估真實(shí)和理論的生產(chǎn)能力。機器是否有保養，是否能達到預估的生產(chǎn)要求等。

　　3)料：原材料是否合格，是否符合行業(yè)標準，必要的時(shí)候追溯上游供應商的文件資質(zhì)，確保源頭的安全可控性。

　　4)法：工廠(chǎng)的管理方法，是否有生產(chǎn)每日的計劃，不良率的追溯，操作是否符合規范等。

　　5)環(huán)：檢查環(huán)境，是否符合安全生產(chǎn)，尤其是食品類(lèi)行業(yè)，是否安全衛生。地面是否具有清晰標識等等。

　　質(zhì)量人員和采購人員可以針對問(wèn)題點(diǎn)，提出可以改進(jìn)的方法和方向，對于做的比較好的點(diǎn)，進(jìn)行記錄和改進(jìn)其他供應商。最終綜合評估，給出一個(gè)得分或者其他評判標準。

　　二、Buyer—供應鏈買(mǎi)手

　　1、內部流程

　　如果是備貨訂單，可以由需求部門(mén)會(huì )簽，確定需要的尺寸，數量，交期等要求。如果是正常翻單或者首單，也是要有類(lèi)似的主干流程。主要是以下幾個(gè)模塊。

　　(1)技術(shù)工藝模塊

　　先要在技術(shù)工藝部門(mén)，核對編碼，技術(shù)規格，形成信息歸檔，為后期做好信息化處理。

　　(2)ERP系統流程

　　在ERP或者任何電子信息平臺，輸入供應商的信息，產(chǎn)品的信息，形成電子信息流的開(kāi)端。輸入品號或者編碼，錄入維護信息。

　　2、合同簽訂

　　(1)主要注意點(diǎn)

　　1)合同可以在ERP流程之前簽訂，為了提高產(chǎn)品流和資金流的效率。

　　2)合同要確認好關(guān)鍵點(diǎn)，對于海外采購，要嚴格明確標的物和供應商是理解一致，并且標準技術(shù)標準，質(zhì)量要求，付款條件是FOB還是CIF等等。付款方式是TT還是LC。

　　3)對于短期合同，可以暫時(shí)不考慮匯率波動(dòng)，原材料價(jià)格波動(dòng)。對于大型的供應商，原材料價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險控制也比較良好，會(huì )有多加原材料供應商并且在淡季進(jìn)行備貨，或者第三方遠期合同來(lái)控制風(fēng)險。

　　4)如果供應商方有懂得中文的，可以“Chinese shall prevail”，遇到爭議以中文為主。如果用英文作為通用語(yǔ)言，則協(xié)商后大部分情況還是會(huì )以英語(yǔ)為主。

　　5)合同編寫(xiě)完成，檢測無(wú)誤的。相關(guān)領(lǐng)導簽字，蓋章后，可以和供應商簽訂合同。簽訂前把交期和生產(chǎn)日期，檢驗方法確定好。

　　(2)付款方式

　　1)LC at sight 即期信用證付款注意事項

　　根據實(shí)際訂單需求，根據要求的交期，和供應商協(xié)商使用信用證形式進(jìn)行付款。和財務(wù)部對接，財務(wù)部通過(guò)與銀行的`溝通，進(jìn)口方先擬信用證草稿，基本草稿需要注意的點(diǎn)如下：

　　1)通知行要寫(xiě)對方銀行swift code，申請人要寫(xiě)進(jìn)口方公司，受益人是出口方公司;

　　2)開(kāi)證幣種及金額，一般選擇美元，確定溢短裝比例;

　　3)信用證由開(kāi)證行，即期付款;

　　4)匯票的付款日期，和付款比例，即期信用證比例是100%;

　　5)受票人即付款人，寫(xiě)進(jìn)口方;

　　6)最遲裝船日，如果實(shí)際的裝船日期實(shí)際超過(guò)了信用證上的日期，供應商正常交單走流程，對方銀行提交給我們銀行資料時(shí)，我們銀行發(fā)現日期超過(guò)了信用證上的日期，會(huì )跟我們確認是否要進(jìn)行付款，我們確認蓋章后就可以正常付款給對方供應商，進(jìn)口方需要支付幾十美元手續費，可直接從美元賬戶(hù)里扣除;

　　7)貨描簡(jiǎn)單根據實(shí)際來(lái)描述，要和報關(guān)的貨描一致;

　　8)單據條件，發(fā)票，提單，裝箱單，質(zhì)檢證明(可由供應商自己出具)是必須要有的，一般來(lái)說(shuō)，受益人裝運后24小時(shí)內，要告知申請人，信用證號，裝船日，裝箱單等等信息。確保受益方真實(shí)交付;

　　9)信用證開(kāi)證前的單據不接受，無(wú)特殊情況，應該一次性寄出文件;

　　信用證草稿制作好后，發(fā)給供應商確認，預計需要1-2天，確認無(wú)誤達成一致后，開(kāi)具不可撤銷(xiāo)信用證，供應商滿(mǎn)足信用證要求后，供應商即可通過(guò)一些單據拿到付款。銀行作為中介擔保人。等到供應商信用證事宜結束后，進(jìn)口寄送原產(chǎn)地證，正式發(fā)票，我司也要跟進(jìn)開(kāi)證行情況，及時(shí)拿提單正本。

　　2)TT電匯付款方式

　　根據和供應商協(xié)商情況，可以選擇電匯付款，在確保雙方合作基礎下，是比較方便快捷的方式。一般來(lái)說(shuō)，預付款30%，見(jiàn)提單復印件后付尾款。

　　3、跟單流程

　　對于海外采購，跟單的準確性也很重要，整條供應鏈上，任何環(huán)節出了問(wèn)題，都會(huì )影響最終交付結果，那么跟單主要分為以下幾塊：

　　(1)On-site現場(chǎng)檢驗

　　這和驗廠(chǎng)有些許不同，主要是針對生產(chǎn)現場(chǎng)進(jìn)行管控，常用于飛行檢驗或者外包常規檢驗，但是成本較高，沒(méi)有一定的訂單規模和利潤，不建議長(cháng)期現場(chǎng)檢驗。

　　(2)標準化質(zhì)量控制體系

　　每一種產(chǎn)品，都有自身的質(zhì)量控制點(diǎn)，有以下幾個(gè)方式方法可以做到基本控制：

　　1)目視化管理：

　　在產(chǎn)線(xiàn)上標注不良品形式，確保一次檢驗通過(guò)率的提高;

　　2)Poka-Yoka防呆法：

　　配合供應商設置更合理的工序，工位布局，操作手段，需要生產(chǎn)管理和技術(shù)工程參與，來(lái)降低質(zhì)量成本;

　　3)提煉關(guān)鍵質(zhì)量點(diǎn)：

　　很多時(shí)候，要考慮外觀(guān)檢驗，功能型檢驗，尺寸參數檢驗等。所以要提煉最關(guān)鍵的質(zhì)量點(diǎn)，來(lái)減少關(guān)鍵質(zhì)量的缺失，提高質(zhì)檢效率

　　4)優(yōu)化生產(chǎn)流程：

　　如果一道工序需要檢驗10項內容，那么瓶頸會(huì )堵在這里，如果把工序均衡時(shí)間拉開(kāi)，則可以形成流動(dòng)的生產(chǎn)線(xiàn)，提高整體效率。

　　標準化質(zhì)量控制體系，需要采購方和供應商雙方的技術(shù)工程等共同協(xié)商，尋找更高效的改進(jìn)之路。

　　(3)出庫裝箱要求

　　下面是集裝箱基本的裝箱要求，必須要嚴格執行，來(lái)確保集裝箱沒(méi)有損壞或者運輸風(fēng)險。

　　裝箱要求/根據不同公司要求來(lái)

　　1、檢查集裝箱是否有破損，關(guān)門(mén)不漏光為準

　　2、檢查集裝箱是否清潔，是否有油污，潮濕，異味，拍照，要求拍到集裝箱號碼

　　3、裝箱到四分之一，二分之一，裝滿(mǎn)各拍一張照片，關(guān)半扇門(mén)拍一張，全部關(guān)閉拍一張，封上封條拍一張，均包含集裝箱號碼

　　4、要遵循規律批次進(jìn)行裝箱，生產(chǎn)批次不可混亂裝箱，一個(gè)批次的裝在同一區域。

　　其他要求

　　1、每次裝箱的時(shí)候，要記錄裝箱明細，每次批次裝了多少箱

　　2、如果有特殊貼嘜需求，需要記錄貼嘜部分數量和生產(chǎn)批次

　　3、如果是多品種拼柜，切換一個(gè)品種需要拍一張，包含集裝箱號

　　總而言之，簡(jiǎn)單理解，就是記錄全面可追溯，一旦出了問(wèn)題，可以快速定位哪一個(gè)集裝箱少裝漏裝等等，減少后期信息反復溝通的成本。

　　(4)發(fā)貨后單據提交

　　供應商發(fā)貨完畢后，在5個(gè)工作日之類(lèi)，將所有發(fā)貨記錄及相應單據(商業(yè)發(fā)票，裝箱單，提單復印件)及時(shí)給到進(jìn)口方。采購拿到后，及時(shí)給到單證人員。

　　4、清關(guān)流程

　　(1)清關(guān)文件準備

　　在船運到港3天前，需要準備一系列文件。因為只有免費的7天的堆存期，如果文件有問(wèn)題的話(huà)，則還有時(shí)間修改。如果不提前準備好，超期堆存費用十分高昂。

　　需要準備以下文件：報關(guān)委托書(shū)，報檢委托書(shū)，合同，原產(chǎn)地證原件，裝箱單，商業(yè)發(fā)票正本，提單正本。

　　這些文件可以從以下途徑獲得：

　　1)進(jìn)口方：報關(guān)委托書(shū)，報檢委托書(shū)(報關(guān)報檢委托書(shū)也要蓋章)，合同。如果是TT電匯則需要電放保函，換單委托書(shū)。

　　2)出口方：原產(chǎn)地證原件(有的話(huà)必須提供)，裝箱單，商業(yè)發(fā)票正本。電匯的話(huà)，提單由出口方提供。

　　3)開(kāi)證行：如果是信用證的話(huà)，提單原件去開(kāi)證行拿，并且提單背書(shū)要都蓋章。

　　(2)商檢局查驗

　　進(jìn)口海關(guān)理論上都是要進(jìn)行商檢，現場(chǎng)會(huì )開(kāi)集裝箱查驗，也有可能快速放行，商檢局人員來(lái)到公司進(jìn)行檢查，進(jìn)口的貨品都需要貼商檢小標簽，要包含以下信息：

　　品名，產(chǎn)品描述(也就是報關(guān)的貨描)，產(chǎn)品型號，產(chǎn)地，材料，等級，維護方式，執行標準，適用年齡，進(jìn)口商，地址，電話(huà)。

　　查驗通過(guò)后，就可以進(jìn)行下一步的流程了。

　　5、外采到貨驗收

　　(1)溢短裝及其他情況處理

　　對于到達倉庫的集裝箱，要根據集裝箱號，對照相應的裝箱單，進(jìn)行查驗。后期供應商的裝箱單制作，正式文件都要附上集裝箱號碼。

　　1)確認好集裝箱號和裝箱單后，開(kāi)箱后，進(jìn)行拍照，確保和供應商裝貨結束后擺放方式一致，尤其是FCL整柜裝貨。

　　2)最好一個(gè)集裝箱，卸貨后就記錄一批，不建議全部卸貨完成再來(lái)清點(diǎn)總數。

　　(2)溢短裝及其他情況處理

　　有些時(shí)候，裝柜數量太多，容易出現溢短裝。如果合同明確規定溢短裝比例，則計算溢短裝比例，是否符合符合合同規范，如果不符合，則需要特殊處理。

　　1)如果供應商裝箱數量大于合同數量，理論上采購方可以選擇接收，是具體產(chǎn)品決定。

　　2)如果是短裝，尤其是配套的產(chǎn)品，則需要及時(shí)和供應商溝通，找出問(wèn)題原因，以及整理下次裝貨的方法，減少短裝風(fēng)險。

　　3)和供應商聯(lián)系完畢后，如果后期也會(huì )有到貨，則把缺貨及時(shí)補上;如果后期訂單周期連接不上，則可以下次訂單折價(jià)，減去這部分損失的成本。

　　總而言之，進(jìn)口采購，和國內采購，其實(shí)基本思想是差不多的，都是采購物品材料，只是注意的點(diǎn)，所處的文化方式不同。最后說(shuō)一句不那么重要的，給供應商打電話(huà)，注意對方時(shí)差哦~(END)

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