人事檔案管理制度
人事檔案管理制度
一、人事檔案保管制度
目的
第一，保守檔案機密�，F代企業(yè)競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密便是企業(yè)機密的一部分。對人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機密。
第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。
第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
2.人事檔案保管制度的基本內容
建立健全保管制度是對人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內容大致包括五部分：材料歸檔制度;檢查核對制度;轉遞制度;保衛保密制度;統計制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時(shí)歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的`要求;其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置;再次，在目錄上補登材料名稱(chēng)及有關(guān)內容;最后，將新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。 檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無(wú)霉爛，蟲(chóng)蛀 等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫房門(mén)窗是否完好，有無(wú)其他存放錯誤等。 檢查核對一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：對有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現某些損害之后，如發(fā)現材料變霉，發(fā)現了蟲(chóng)蛀等。
(3)轉遞制度。轉遞制度是關(guān)于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動(dòng)等原因引起的，轉遞的大致程序如下：取出應轉走的檔案;在檔案底賬上注銷(xiāo);填寫(xiě)《轉遞人事檔案材料的通知單》;按發(fā)文要求包裝、密封。 在轉遞中應遵循保密原則，一般通過(guò)機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無(wú)誤后，應在回執上簽字蓋章，及時(shí)退回。
(4)保衛保密制度。具體要求如下：對于較大的企業(yè)，一般要設專(zhuān)人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。庫房備有必要的防火、防潮器材。庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無(wú)關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。嚴禁吸煙。離開(kāi)時(shí)關(guān)燈關(guān)窗，鎖門(mén)。
(5)統計制度。人事檔案統計的內容主要有以下幾項：人事檔案的數量。人事檔案材料收集補充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設備情況。人事檔案工作人員情況。
二、人事檔案利用制度
1.目的
第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過(guò)程中，應遵循一定的程度和手續，這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動(dòng)提供規章依據。工作人員必須按 照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。
2.人事檔案利用的方式
(1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房?jì)然蚩拷鼛旆康牡胤剑?以便調卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點(diǎn)，如便于查閱指導，便于監督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。
(2)借出使用。借出庫房須滿(mǎn)足一定的條件，比如：本機關(guān)領(lǐng)導需要查閱人事檔案;公安、保衛部門(mén)因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時(shí)間不宜過(guò)長(cháng)，到期未還者應及時(shí)催還。
(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門(mén)的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門(mén)按有關(guān)文件規定寫(xiě)出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。
3.人事檔案利用的手續 在通過(guò)以上方式利用人事檔案時(shí)，必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。
(1)查閱手續。正規的查閱手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫(xiě)出查檔報告，在報告中寫(xiě)明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況;其次，查閱單位(部門(mén))蓋章。負責人簽字;最后，由人事檔案部門(mén)審核批準。人事檔案部門(mén)對申請報告進(jìn)行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批準。
(2)外借手續。借檔單位(部門(mén))寫(xiě)出借檔報告，內容與查檔報告相似。借檔單位(部門(mén))蓋章，負責人簽字。人事檔案部門(mén)對其進(jìn)行審核、批準。進(jìn)行借檔登記。把借檔的時(shí)間，材料名稱(chēng)、份數、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。歸還時(shí)，及時(shí)在外借登記上注銷(xiāo)。
(3)出具證明材料的手續：?jiǎn)挝�、部門(mén)或個(gè)人需要由人事檔案部門(mén)出具證明材料時(shí)，需履行以下手續：首先，由有關(guān)單位(部門(mén))開(kāi)具介紹信，說(shuō)明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章;其次，人事 檔案部門(mén)按照有關(guān)規定，結合利用者的要求，提供證明材料;最后，證明材料由人事檔案部門(mén)有關(guān)領(lǐng)導審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。
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