人事檔案管理的重要性
談工作的重要性在人們的工作生活中，檔案的確扮演著(zhù)重要的角色。它可以證明一個(gè)人從學(xué)校到各個(gè)工作崗位不同時(shí)期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄�，F在很多人誤認為人事檔案沒(méi)用，要不要都可以。而在現代勞動(dòng)用工管理中，人事檔案的作用包括兩個(gè)方面：對職工個(gè)人而言，部門(mén)可以據此為員工提供辦理護照、港澳通行證的政審手續;提供婚姻狀況證明;為流動(dòng)人員提供身份認定和辦理社會(huì )保險;為員工代辦申報職稱(chēng);根據檔案確定退休年齡;根據檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡;代為繳納職工的養老保險、失業(yè)保險和大病醫療統籌、工資調整;出具與人事檔案有關(guān)的證明材料等等。
一、意義和任務(wù)
1、 工作的意義
檔案的存在是一種社會(huì )現象，它是以一定的物質(zhì)形式存在并且其中有一部分要永久保存下去，為子孫后代造福。然而也要看到：隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展和時(shí)間的推移，一方面檔案的數量和成分在日益增加和不斷豐富，另一方面檔案又處在不斷損毀的過(guò)程中。
對于不斷形成和增加的檔案，通過(guò)加強檔案的收集工作來(lái)解決這一矛盾，而對于處于不斷損毀的檔案，則通過(guò)加強檔案的保管工作來(lái)解決。目前在檔案保管工作中的許多問(wèn)題急待解決。比如：紙張老化、字跡褪色模糊，有相當數量的檔案，紙張變黃發(fā)脆，老化變質(zhì)，到了不能再用的程序。檔案蟲(chóng)害也影響檔案的保存，檔案保管處所條件得不到改善，庫房建筑不合檔案保護標準，需要復制的檔案數量大，復制檔案的手段也比較落后。
總之檔案工作的實(shí)踐，向我們提出了一個(gè)很尖銳的問(wèn)題：一方面要求我們把檔案長(cháng)期保管下去，為了維護集體和個(gè)人歷史真實(shí)面貌服務(wù);另一方面檔案的“壽命”是有限的。為了解決這些急迫的問(wèn)題，必須加強檔案的保管工作，無(wú)論對于現在還是將來(lái)的事業(yè)，都是一件任重道遠的工作。
2、工作的任務(wù)
維護檔案的完整與安全，既是整個(gè)檔案工作中必須始終遵循的基本要求，也是檔案工作各項業(yè)務(wù)環(huán)節的共同任務(wù)。從一定意義上講，維護檔案的完整與安全，更是檔案管理工作中心任務(wù)，這是因為檔案管理工作這個(gè)環(huán)節，是實(shí)現維護完整和安全的重點(diǎn)環(huán)節和主要手段。從實(shí)質(zhì)上來(lái)講，檔案管理工作也是人們向一切可能損毀檔案的社會(huì )的、自然的不得因素作斗爭的工作過(guò)程。簡(jiǎn)言之，檔案管理工作也應該做到四不：不散(不使檔案分散)、不亂(不使檔案互相混亂)、不丟(檔案不丟失不泄密)、不壞(不使檔案遭到損壞)。
檔案管理工作的具體任務(wù)是：
(1)防治檔案的損壞
要了解和掌握檔案損壞的原因和規律，通過(guò)經(jīng)常性的具體工作，采取專(zhuān)門(mén)的有的放矢技術(shù)措施和方法，最大限度地消除各種可能損壞檔案的不利因素的影響，從而把檔案的自然損壞率降低和控制在最小范圍內。
(2)延長(cháng)檔案的壽命
檔案保管管理工作不僅僅在于只是一味地防治檔案的自然損壞，而且還要從根本上采取更積極的措施，盡可能最大限度地延長(cháng)檔案的壽命，或者說(shuō)，盡可能延長(cháng)檔案被自然損壞的時(shí)間。
(3)維護檔案的安全
維護檔案的安全，一方面是指檔案作為一種物質(zhì)存在的形態(tài)必須最大限度地使其安全存在下去;另一方面是指檔案作為一種社會(huì )現象，要在整個(gè)政治斗爭范圍內，不致因為保管的不當或條件的低劣使檔案丟失而發(fā)生泄密，造成政治上的不安全。
3、檔案管理工作的基本要求
(1)以防為主、防治結合
(2)加強重點(diǎn)，照顧一般
(3)自力更生、勤儉節約
(4)立足長(cháng)遠、保證當前
二、職工檔案管理中存在的主要問(wèn)題
職工檔案是對一個(gè)職工個(gè)人學(xué)習、工作經(jīng)歷、生活狀態(tài)和工作成績(jì)的原始記錄,是職工享受各種社會(huì )待遇的憑據,解決勞動(dòng)糾紛的依據.它關(guān)系到職工的切身利益,是職工接續保險、享受各項福利待遇的重要依據.隨著(zhù)市場(chǎng)經(jīng)濟的建立和社會(huì )的發(fā)展,原有的企業(yè)職工檔案管理辦法已經(jīng)不能滿(mǎn)足社會(huì )的發(fā)展和新型勞動(dòng)力市場(chǎng)的需求,在工作中遇到了很多問(wèn)題。
1、現行企事業(yè)職工檔案管理體制與市場(chǎng)經(jīng)濟發(fā)展不相適應�，F在企事業(yè)職工檔案沒(méi)有統一管理，企事業(yè)主管部門(mén)管理固定工身份和部分合同制工人檔案，有些企事業(yè)單位也管理合同制工人檔案。這種管理方式，有悖于企事業(yè)單位實(shí)行的全員勞動(dòng)合同制，給企事業(yè)單位的職工基礎管理工作帶來(lái)許多麻煩，也不利于維護職工個(gè)人利益，促進(jìn)勞動(dòng)力合理有序流動(dòng)，建設科學(xué)、規范的勞動(dòng)力市場(chǎng)。部分國有企業(yè)改制為私有企業(yè)，對檔案管理的重視程度逐漸減弱，職工檔案無(wú)人問(wèn)津，甚至丟失，職工在調動(dòng)工作時(shí)找不著(zhù)檔案或把檔案長(cháng)期存放在個(gè)人手里，有的企業(yè)負責人為達到控制職工的目的，扣押檔案不給，使職工辦不成調動(dòng)手續。這些問(wèn)題的出現，影響了檔案管理的嚴肅性，更侵害了職工個(gè)人利益。
2、企事業(yè)單位檔案材料的客觀(guān)性、準確性、完整性差。由于部分企事業(yè)單位沒(méi)有嚴肅、負責地填寫(xiě)好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，職工檔案中記載的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間前后不一致,工作經(jīng)歷記錄不完整等。一些企業(yè),尤其是私營(yíng)企業(yè)或股份制企業(yè)的領(lǐng)導認為職工檔案沒(méi)什么用處,不給新招用的職工建立檔案, 甚至隨意更改，給勞動(dòng)保障部門(mén)辦理職工失業(yè)、退休等手續增加了困難。如檔案年齡前后不一致，出現多個(gè)參加工作時(shí)間，個(gè)人經(jīng)歷前后記錄不完整等。
3、檔案管理的軟硬件不適應形勢發(fā)展的需要。檔案管理人員素質(zhì)急需提高。檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作，需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。多數檔案室設備陳舊，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等達不到標準，檔案管理只滿(mǎn)足于不丟失，裝進(jìn)袋子，鎖進(jìn)柜子，在充分利用檔案資源，提高隊伍素質(zhì)，促進(jìn)企事業(yè)單位對職工檔案管理工作發(fā)展。
三、加強職工檔案管理的對策以及方法
職工檔案主要包括學(xué)歷材料(畢業(yè)生登記表、學(xué)歷證明等)、工人錄用材料(包括招工、子女補充、工人轉正定級等)、入黨入團材料(包括入黨入團的申請書(shū)、志愿書(shū)、轉正材料等)、工資表、獎勵呈報審批表、處分決定及解除決定、培訓結業(yè)成績(jì)表和評定技能的審批材料、勞動(dòng)合同、調動(dòng)轉移材料、聘用審批表、復員退伍審批表、轉業(yè)審批表、退休(退職)審批表等。然而，由于種種原因，現行的檔案管理制度已經(jīng)落后于時(shí)代，因此提高和改進(jìn)現有的檔案管理制度迫在眉睫。
(1) 是建立與市場(chǎng)經(jīng)濟發(fā)展相適應的企業(yè)職工檔案管理體制,以適應經(jīng)濟發(fā)展和新型勞動(dòng)力市場(chǎng)發(fā)展的需要,由現在的多頭分散管理逐步過(guò)渡為集中統一管理。勞動(dòng)保障行政部門(mén)與檔案行政管理部門(mén)盡快制定企業(yè)職工檔案管理辦法,進(jìn)一步明確企業(yè)職工檔案管理范圍、內容、方式、標準等。
(2) 是各級勞動(dòng)保障行政部門(mén)要高度重視企業(yè)職工檔案管理。制定規范有效的管理制度 ,加強促,定期檢查,發(fā)現問(wèn)題,及時(shí)解決。定期對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓,不斷提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。針對目前企業(yè)職工檔案管理存在的諸多問(wèn)題,在規定時(shí)期內對所有企業(yè)職工檔案進(jìn)行全面的清理、規范,確保職工檔案的完整、真實(shí)、準確。
(3)是使企業(yè)職工檔案管理更加規范化、科學(xué)化。對職工檔案的內容、分類(lèi)、檔案用品標準重新進(jìn)行規范。有條件的地區要利用計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù),逐步建立職工個(gè)人檔案與養老保險、失業(yè)保險、生育保險、醫療保險、再就業(yè)等系統化管理體系,通過(guò)科學(xué)的管理,為企業(yè)提供便利的服務(wù),有效地保障職工和企業(yè)利益,充分發(fā)揮勞動(dòng)保障部門(mén)的服務(wù)職能,提高辦事效率,使檔案管理工作科學(xué)規范化。實(shí)施“以我為主”的'立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規范化、標準化是實(shí)現檔案管理現代化的重要環(huán)節，因此，我們要促使職工檔案更加規范和完整，要注意以下幾點(diǎn)：(1)是要準確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒(méi)有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì )給檔案管理造成無(wú)序和混亂。(2)是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問(wèn)題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。(3)是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類(lèi)并具有內在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內，保持同一問(wèn)題的完整性，反映同一問(wèn)題的全部處理過(guò)程及來(lái)龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實(shí)的工作基礎。
四、職工檔案管理的發(fā)展趨勢
在中國，人事檔案與戶(hù)籍對人才的流動(dòng)具有極大的制約作用。如果某人想調到更適宜于發(fā)揮自己專(zhuān)長(cháng)特點(diǎn)的地方和單位工作，原單位領(lǐng)導若不同意調走，其人事檔案和戶(hù)口就不能轉走，那么，既便是這個(gè)人調走了，但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都會(huì )遇到很多麻煩。如果建立人事檔案社會(huì )化開(kāi)放式管理模式，每個(gè)人是社會(huì )人而不只是單位人，每個(gè)人的人事檔案由社會(huì )化的人才機構集中統一管理，與戶(hù)籍制度、人事代理制度協(xié)調運行，那么許多問(wèn)題都會(huì )迎刃而解�？梢�(jiàn)，在社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟條件下，建立一種社會(huì )化的開(kāi)放式模式是非常必要的。
市場(chǎng)經(jīng)濟的建立，產(chǎn)生了多種經(jīng)濟組織形式，這有利于人才的吸納、流動(dòng)，但與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞，新型的制度如人事代理制應運而生，變成了一種社會(huì )化的活動(dòng)，因此，作為重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會(huì )化的性質(zhì)。從管理機構來(lái)說(shuō)，不像計劃經(jīng)濟時(shí)代僅有各單位內部人事檔案管理機構，只收集管理本單位人事檔案，市場(chǎng)經(jīng)濟條件下已建立了具有較強社會(huì )性的人事檔案管理機構，如各省市人才市場(chǎng)建立的人事檔案管理機構，這種機構不是管理本單位職工檔案的機構，而是面向社會(huì )，其管理對象包括該社區范圍內所有流動(dòng)人員的人事檔案，其服務(wù)對象更具有社會(huì )性，可以為整個(gè)社會(huì )提供人事檔案服務(wù)。
人事檔案管理機構、管理對象和服務(wù)對象的社會(huì )性，決定了人事檔案來(lái)源的廣泛性和內容結構的復雜性。在傳統的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內部人事機構行使，該機構人事檔案來(lái)源單一，僅限于本機構人員，內容也較簡(jiǎn)單;而社會(huì )化的人事檔案管理機構，其來(lái)源要廣泛得多，可以來(lái)自該社區范圍內各類(lèi)人員，又由于每類(lèi)人員身份不同，集中起來(lái)顯得人員復雜，其檔案內容也非常豐富多樣。
人事檔案社會(huì )化開(kāi)放式管理模式，是市場(chǎng)經(jīng)濟條件下的一種新模式，是對人事檔案管理模式的補充，與傳統人事檔案管理模式處于并存發(fā)展階段。市場(chǎng)經(jīng)濟條件下的新模式，與計劃經(jīng)濟時(shí)代傳統人事檔案管理模式有所不同。傳統模式中，人事檔案是由各單位內部組織人事機構分別管理，比較封閉和內向，在過(guò)去人事管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應成為現代人事檔案管理中唯一的模式，而應更新、改革舊的模式，建立新的模式，社會(huì )化開(kāi)放式人事檔案管理模式就是一種新的模式，是對現代人事檔案管理模式的補充。這兩種管理模式處于并存發(fā)展階段，各有利弊。傳統人事檔案管理模式對人事檔案的保密、保護，方便本機構使用具有優(yōu)勢，但過(guò)于封閉，利用面不廣，實(shí)行規范化、網(wǎng)絡(luò )化管理難度較大;新的管理模式服務(wù)面廣，便于社會(huì )各種機構和人員利用，宜采用現代化、網(wǎng)絡(luò )化管理方式，但存在易泄密、丟失等問(wèn)題。我們應充分發(fā)揮兩者優(yōu)勢，克服各自弊病，使人事檔案管理模式更加充實(shí)與完善。
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