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中小企業(yè)的采購管理
現代管理教育將采購管理的職能劃分為三類(lèi)，即保障供應、供應鏈及信息管理。下面小編準備了中小企業(yè)采購管理的措施，提供給大家參考!
1.制定合理的采購計劃
一般說(shuō)來(lái)，企業(yè)制定采購計劃，是為了達到以下目的：首先，預測所需物品的數量和時(shí)間，確保物品的及時(shí)供應。其次，配合生產(chǎn)活動(dòng)，確保采購適當的物品來(lái)滿(mǎn)足生產(chǎn)的需要。最后，減少庫存，降低庫存費用，不必要的庫存等于浪費。庫存實(shí)際上是一種閑置的資源，不僅不能在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中創(chuàng )造價(jià)值，反而會(huì )占用資金，增加公司的成本。庫存會(huì )造成大量資金的沉淀，影響公司資金的正常運轉，同時(shí)還會(huì )增加市場(chǎng)風(fēng)險，給公司的經(jīng)營(yíng)造成不利影響。
企業(yè)年度采購計劃一般由使用部門(mén)擬訂，然后提交企業(yè)相關(guān)部門(mén)審核，經(jīng)審批后下達給各基層部門(mén)執行，一般情況下不允許變更。采購計劃作為采購管理運作的第一步，其制定得是否合理、完善，直接關(guān)系到整個(gè)采購活動(dòng)的成敗。采購計劃就是根據市場(chǎng)需求、企業(yè)的生產(chǎn)能力和采購環(huán)境等因素來(lái)確定采購的時(shí)間、采購的數量、以及如何開(kāi)展采購作業(yè)等內容。
除了按年度正式編制的采購計劃以外，還有由于臨時(shí)生產(chǎn)的調整或其它原因而編制的臨時(shí)采購計劃。臨時(shí)采購計劃一般不如年度采購計劃規范，它強調的是采購計劃的簡(jiǎn)單性、靈活性和及時(shí)性。由于物品的采購價(jià)格一般較低，使用數量不易確定，而且比較容易從市場(chǎng)上獲得，因而臨時(shí)采購計劃是年度采購計劃的補充和完善。雖然臨時(shí)采購計劃處于從屬的地位，但是對于在緊急情況下確保公司生產(chǎn)用料的持續供應也具有重要的作用。
2.規范日常采購行為，嚴格審批手續
中小企業(yè)可以編制采購操作手冊，規范日常采購行為。把采購作業(yè)過(guò)程分成若干步驟，每個(gè)步驟應該怎樣做，要達到什么要求，應該留下什么記錄，都分別做出具體的規定。要規定采購人員的權限范圍。采購人員獨當一面地工作，在一定范圍內有主動(dòng)權、決策權是理所應當的。這樣也有利于調動(dòng)采購人員的積極性和提高工作效率;但是如果對采購人員的權利不加以限制也是不行的，這樣容易造成采購人員濫用權力，產(chǎn)生道德風(fēng)險，甚至給企業(yè)造成較大的損失。企業(yè)可以對采購人員的權利尤其是財務(wù)權利做出規定，例如能夠自主支配資全的數量、住宿、旅行、送禮、請客的標準等，都要做出具體合理的規定。
建立請示匯報制度。當作業(yè)過(guò)程中出現一些超出采購人員權限范圍的情況，采購人員應該請示主管人員，不能夠自作主張。要向全體采購人員公開(kāi)規定，在采購活動(dòng)的一些關(guān)鍵環(huán)節，例如簽訂合同、改變原有的作業(yè)程序、作業(yè)指標等，一定要向采購部門(mén)或相應的主管人員請示匯報。
優(yōu)化采購流程，提高業(yè)務(wù)效率
業(yè)務(wù)流程運作效率的高低會(huì )對企業(yè)競爭力形成直接的影響，中小企業(yè)由于采購成本在生產(chǎn)成本中所占比例較高，所以受到的影響也較大。一般來(lái)說(shuō)，傳統的采購業(yè)務(wù)流程是生產(chǎn)部門(mén)根據生產(chǎn)計劃提出所需采購的物品，然后由采購部門(mén)編制物品采購計劃，還要經(jīng)過(guò)各部門(mén)及高層管理者的審批，才能向供應商發(fā)出訂單。由于流程較長(cháng)，涉及的部門(mén)和人員較多，往往會(huì )出現脫節、效率低下、甚至互相推諉的現象。在現代市場(chǎng)競爭中，企業(yè)要向管理要效益，傳統的采購流程已不適應現代企業(yè)高效運營(yíng)的要求。企業(yè)應以互聯(lián)網(wǎng)和現代信息技術(shù)為基礎，在適應企業(yè)自身戰略發(fā)展要求的前提下，建立采購管理平臺，通過(guò)采購業(yè)務(wù)流程的重組來(lái)不斷提升采購活動(dòng)的效率。
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