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跨部門(mén)溝通心得
引導語(yǔ)：現在眾多企業(yè)都趨于扁平化，使得跨部門(mén)、跨文化溝通之間的溝通與合作更加頻繁。下面是yjbys小編為你帶來(lái)的跨部門(mén)溝通心得，希望對大家有所幫助。
部門(mén)之間地位平等，不存在上下級關(guān)系，按說(shuō)人際溝通應該比較容易。但現實(shí)的情況是，部門(mén)之間協(xié)調的成本相當高昂，這種溝通成本不僅存在于大規模組織內，同樣也困擾著(zhù)中小型公司。
許多事情，其實(shí)并不復雜，而是人與人之間的溝通不暢，以至于要搬出上司，甚至是上司的上司來(lái)協(xié)調。繞了大大的圈子，走了長(cháng)長(cháng)的彎路，耽誤了你我他的寶貴時(shí)間。俗話(huà)說(shuō)，浪費時(shí)間就是浪費金錢(qián)，這其實(shí)就是高昂的人際溝通成本。有句話(huà)說(shuō)得很直接，搬出上司來(lái)協(xié)調，就是你我他的溝通能力無(wú)能。有效的溝通能力與技巧，能節約大家的時(shí)間，避免占用上司的時(shí)間。
那么，造成跨部門(mén)溝通技巧如此高昂的成本原因何在呢?原因可能有三：一、職能部門(mén)未能將各自的目標有效地整合在組織目標之下——盡管各自制定的目標似乎都無(wú)懈可擊，但都各自為政。如A部門(mén)在某件事情上做出讓步，對B部門(mén)有利、對組織整體也有利，但對A部門(mén)不利，則跨部門(mén)溝通就不好協(xié)調了。二、由于部門(mén)不同，大家在認知上難免有差異。如果再加上溝通的信息不對等、不能及時(shí)反饋等因素，
就會(huì )導致目的或結果預期的不同。三、組織所倡導和形成的文化氛圍及員工的互動(dòng)方式，決定了溝通效率的差別。
在公司里，員工和中級主管花在內部溝通的時(shí)間大約占其工作時(shí)間的40%～50%，而對于高層主管，這個(gè)比率會(huì )更高。如何提高公司內部跨部門(mén)溝通的運營(yíng)效率呢?
一、有效整合部門(mén)目標
有部門(mén)就必然存在部門(mén)利益、小團體利益，這是不爭的事實(shí)。盡管大家理論上都知道要摒棄小團體利益，要從公司整體來(lái)考慮問(wèn)題;但一旦公司利益侵犯到部門(mén)利益時(shí)，這個(gè)部門(mén)一般都會(huì )自覺(jué)不自覺(jué)地維護部門(mén)利益，而不是簡(jiǎn)單地首先犧牲小團體利益。這是人的自利本性造成的;即使部門(mén)經(jīng)理不想這么做，但迫于部門(mén)基層員工的壓力也不得不這么做。這個(gè)問(wèn)題的根子在于兩者利益的不一致性，或者說(shuō)是兩者的目標是不一致的。
為此，我們應該整合那種各自為政的部門(mén)目標，使部門(mén)的各個(gè)目標與組織的總目標同心。如很多大企業(yè)給部門(mén)設定預算目標時(shí)，都采取企業(yè)內部的計算依據;這樣便于考核，但顯然這種內部的計算依據是不面向市場(chǎng)的，也就是說(shuō)部門(mén)的
預算目標不是面向市場(chǎng)，而企業(yè)是面向市場(chǎng)的，它們的方向就明顯地不一致。這種企業(yè)設置的指揮棒方向性不一致，直接導致部門(mén)和企業(yè)的想法不一致，“志不同，不與謀”，故而溝通難以為繼。
二、換位思考
在溝通過(guò)程中，雙方的互相理解和換位思考非常重要。對于一個(gè)部門(mén)經(jīng)理來(lái)說(shuō)，換位思考也即應該多了解其他部門(mén)的業(yè)務(wù)運作情況，多從其他部門(mén)的角度考慮問(wèn)題，要理解其他部門(mén)的難處。這樣才能溝通無(wú)極限。當其它部門(mén)不配合你的工作時(shí)，你應該檢討自己，站在對方的角度去看問(wèn)題，而不能一味地埋怨、抱怨。
那么，企業(yè)能為員工的換位思考做些什么?首先是可以制定一些制度，為員工創(chuàng )造一些條件跨部門(mén)溝通，也可以成立跨部門(mén)的項目小組進(jìn)行工作。不過(guò)，最常做的也是最有效的一招就是實(shí)行崗位輪換或者是互相兼職!80/20規律告訴我們，公司內部80%的信息交流與溝通發(fā)生在20%的人員之間，各部門(mén)的主管和秘書(shū)就是公司內部溝通的“關(guān)鍵少數”。所以，應該鼓勵崗位輪換，請業(yè)務(wù)背景的人員擔當支持部門(mén)的主管，請業(yè)務(wù)鏈的上下工序主管互換。這既可以讓員工學(xué)
習到多種知識，很好地規劃他們的職業(yè)生涯，也可以讓各部門(mén)的員工站在更高的一個(gè)職位角度思考問(wèn)題，使團隊協(xié)作精神得以發(fā)揮。
三、注重非正式溝通
企業(yè)內部溝通中有正式溝通技巧和非正式溝通技巧。正式溝通技巧很普遍，在跨部門(mén)溝通時(shí)經(jīng)常被運用，如會(huì )議溝通。但我們需注意，部門(mén)間需要溝通的較為敏感問(wèn)題，最好能在會(huì )議前私下解決，迫不得已需要在會(huì )議上討論的，也應該先通氣。此外在會(huì )上的溝通討論，要盡量以解決問(wèn)題為主，而不能相互指責、相互挖墻腳。
部門(mén)經(jīng)理們應該常“串門(mén)”，要多與溝通對象面談�，F在很多企業(yè)的部門(mén)都是塊塊管理，各自為塊，部門(mén)經(jīng)理們很少“互訪(fǎng)”，用得最多的溝通就是電話(huà)溝通。對于面談，很多人會(huì )說(shuō)“我正事都忙不過(guò)來(lái)，哪有空去串門(mén)閑聊?”孰不知，面對面的溝通借助豐富的表情，表達更加準確，可以大幅減少信息失真，還可以增進(jìn)部門(mén)間的感情和理解。
要避免告狀式溝通。發(fā)現了相關(guān)部門(mén)的問(wèn)題，最好與這個(gè)問(wèn)題的相關(guān)部門(mén)責任人協(xié)調解決，而不能簡(jiǎn)單直接地把問(wèn)
題端給部門(mén)經(jīng)理，更不能直接端給部門(mén)經(jīng)理的上司。否則，這樣做，對于這個(gè)責任人而言，就是“告狀”;即使這個(gè)問(wèn)題由上司出面干涉解決了，但以后的溝通協(xié)調可能更麻煩。
四、堅持跟進(jìn)
跨部門(mén)溝通的一個(gè)重要原則就是永遠不要嫌麻煩。不要以為開(kāi)完會(huì )、發(fā)個(gè)文件、寫(xiě)個(gè)報告就沒(méi)事了，事后應該隨時(shí)保持聯(lián)系，主動(dòng)了解其它部門(mén)的工作進(jìn)度，掌握最新的情況。不要被動(dòng)等對方告訴你問(wèn)題發(fā)生了，而是要主動(dòng)而持續地溝通，預防問(wèn)題的發(fā)生。
很多人常常抱怨：“事情怎么會(huì )這樣，為什么不早說(shuō)?”很多人都有過(guò)這樣的經(jīng)驗，對方事前都沒(méi)有主動(dòng)聯(lián)系，任由問(wèn)題擴大，等到無(wú)法解決了，才緊急跑來(lái)求救。這樣導致的氣憤也是情有可原，但是如果別人不告訴你，為何你不主動(dòng)去問(wèn)對方?
不過(guò)，除了要跟進(jìn)其它部門(mén)的執行之外，還需關(guān)照自己的部門(mén)狀況。首先要確保與屬下之間的信息是完全流通的。要避免這樣的事情發(fā)生，如有時(shí)部門(mén)主管之間約定的事情，屬下卻完全不知情，還在為這事徒傷腦筋;有時(shí)則是屬下之間
彼此協(xié)調好的事情，卻沒(méi)有事先告知主管就去做了，主管事后知道卻大感不妥，推翻之前的決定，一切又得重新來(lái)過(guò)。其次，要跟進(jìn)屬下在與其它部門(mén)溝通時(shí)是否遇到了某些困難，你可以主動(dòng)詢(xún)問(wèn)員工，是否需要你出面聯(lián)系，以便盡早發(fā)現問(wèn)題、盡早解決問(wèn)題。
五、倡導有效溝通技巧的文化
跨部門(mén)溝通還有一個(gè)最為明顯的障礙是企業(yè)缺乏一種氛圍。很多企業(yè)的企業(yè)文化沒(méi)有鼓勵溝通的內容。因此，企業(yè)的老板如果想打造一個(gè)優(yōu)秀的團隊，各部門(mén)之間不會(huì )因為溝通不暢而內耗的話(huà)，就應努力在企業(yè)中營(yíng)造一個(gè)良好的溝通氛圍。
比如很多員工在企業(yè)內部不愿意去有效溝通，這有可能是他曾經(jīng)因為主動(dòng)溝通而遭受過(guò)打擊。因此，企業(yè)的負責人應該為員工營(yíng)造一個(gè)交流的平臺，能包容各種不同意見(jiàn)，不要隨意打擊下屬的積極性。有些企業(yè)采取“頭腦風(fēng)暴法”，把問(wèn)題拿出來(lái)，每個(gè)人都可以說(shuō)，什么意見(jiàn)都能講，慢慢地再把它總結出來(lái)。方法很多，關(guān)鍵一點(diǎn)還是能包容不同的意見(jiàn)，企業(yè)要慢慢營(yíng)造這種氣氛。
企業(yè)應該鼓勵部門(mén)的員工與相關(guān)部門(mén)的員工建立朋友關(guān)系，采用“人盯人”的戰術(shù)，告別以前那種只是“半熟臉”、沒(méi)事不說(shuō)話(huà)的現象;在有可能的情況下，請需要配合的部門(mén)主管來(lái)參加本部門(mén)的業(yè)務(wù)會(huì )，一方面可以讓他了解本部門(mén)的意圖和需要獲得的配合，而且還可以聽(tīng)取他的建議，以便在實(shí)施過(guò)程可以更順利地配合;而且其它部門(mén)主管可能也會(huì )吸取這個(gè)經(jīng)驗而請你“回訪(fǎng)”。同時(shí)，不要總指望由企業(yè)出面組織部門(mén)之間的溝通和聯(lián)誼，因為那恐怕一年也沒(méi)有兩次�？绮块T(mén)溝通不應拘泥于某種模式，溝通的方式多種多樣，溝通的目的是為了增進(jìn)交流和默契的合作，達到整個(gè)事業(yè)的提升。
溝通的有效性與企業(yè)文化直接相關(guān)，其關(guān)鍵在于企業(yè)如何去引導和執行。
六、調整組織機構
如果部門(mén)間需要頻繁的沒(méi)有得到有效溝通，則有必要考慮調整組織機構，使跨部門(mén)溝通變成部門(mén)內部溝通，這有助于改善溝通。如果信息傳遞鏈過(guò)長(cháng)，會(huì )減慢流通速度并造成信息失真，則有必要減少組織機構重疊，拓寬信息渠道。
總之，有溝通技巧才能把握全局、了解真偽，拓寬領(lǐng)導
者視野;有溝通才能凝成合力、構成堅強團隊;也只有更好地溝通，才能使人心暢通、企業(yè)興旺!
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