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秘書(shū)人員如何領(lǐng)會(huì )領(lǐng)導意圖
秘書(shū)工作一個(gè)很重要的特點(diǎn)，就是“遵旨行事”，是接受了領(lǐng)導的指示以后，才去開(kāi)展各項工作，是“要我辦”而不是“我要辦”。秘書(shū)工作的這種“受命性”特點(diǎn)，要求我們必須認真理解領(lǐng)導的思想，準確領(lǐng)會(huì )領(lǐng)導的意圖。
一領(lǐng)會(huì )意圖的實(shí)質(zhì)
領(lǐng)會(huì )意圖是秘書(shū)職業(yè)道德的基石。秘書(shū)工作的本質(zhì)意義，就是服從領(lǐng)導的決策，忠實(shí)既定意圖，并將其轉化為具體有效的行動(dòng)。因此，秘書(shū)應尊重領(lǐng)導的意見(jiàn)，認真領(lǐng)會(huì )基本觀(guān)點(diǎn)，不草率、不走樣，準確把握、嚴格遵循其思想脈絡(luò )，合理安排，精確籌劃，切實(shí)實(shí)現領(lǐng)導意圖。
當然，秘書(shū)對領(lǐng)導意圖的服從，不是盲從、屈從。當領(lǐng)導的交代含糊不清、詞不達意時(shí)，應在忠實(shí)其意的前提下，適當融匯、提煉、加工、完善;當領(lǐng)導的交代籠統、粗疏、誤漏時(shí)，要適當補充和修正，使之具體、嚴密、準確，而不應依葫蘆畫(huà)瓢，將錯就錯。倘若發(fā)現個(gè)別領(lǐng)導在交代中歪曲事實(shí)，無(wú)中生有，捏造成績(jì)，掩蓋錯誤，有可能損害機關(guān)威信和群眾利益時(shí)，秘書(shū)要出以公心，提醒、勸誡，大膽“進(jìn)諫”，不應事不關(guān)己，緘口不言，更不可曲意逢迎，拿原則做交易博取領(lǐng)導歡心。
領(lǐng)會(huì )意圖是秘書(shū)參謀輔政的前提。秘書(shū)進(jìn)行的工作，實(shí)際上是在領(lǐng)導決策中發(fā)揮參謀助手作用。機關(guān)中，秘書(shū)開(kāi)展工作的情況大體有如下幾種：一是無(wú)交代程序和具體意圖，可由秘書(shū)視實(shí)際情況開(kāi)展工作。這類(lèi)工作一般只涉及機關(guān)日常具體事務(wù)，較為簡(jiǎn)單，它們多由工作人員按照領(lǐng)導平時(shí)的管理思想，遵循一般管理程序，根據實(shí)際情況自行處理。二是有交代程序和辦事意圖，需要秘書(shū)忠于領(lǐng)導意圖。這類(lèi)工作一般涉及機關(guān)重要事務(wù)，較為復雜。三是有交代程序但無(wú)具體意圖，需由秘書(shū)先根據領(lǐng)導的粗略交代擬出方案，再交機關(guān)領(lǐng)導集體或領(lǐng)導人議定或審定。這類(lèi)工作都較為重要，只是領(lǐng)導集體或領(lǐng)導人對具體意圖尚無(wú)成熟思考，要先由秘書(shū)設想具體意圖并提供初步方案。
無(wú)論哪種情況，秘書(shū)都需要運用自身的基本素養，調動(dòng)自己掌握的多種知識和有關(guān)情況綜合進(jìn)行嚴密思考。要針對意圖，或拾遺補闕，對領(lǐng)導意圖某些欠周密、欠妥當的地方，給予彌補、修正、完善;或作進(jìn)一步的分析、綜合、調整、取舍，而后，再通過(guò)自己的行動(dòng)將領(lǐng)導意圖體現得更加系統、周密、準確。
領(lǐng)會(huì )意圖是提高工作質(zhì)量的根本。這是由領(lǐng)導身份特點(diǎn)決定的。作為領(lǐng)導雖然彼此氣質(zhì)性格不同，處理問(wèn)題的方式也不同，但是他們也有共同之處：第一，領(lǐng)導對某個(gè)問(wèn)題反復醞釀、思考成熟以后，才會(huì )向秘書(shū)交代意圖，如果一個(gè)問(wèn)題還沒(méi)有考慮周全，一般是不會(huì )讓秘書(shū)去辦理的。第二，領(lǐng)導參加工作的時(shí)間較長(cháng)，經(jīng)歷的風(fēng)雨也多，他們能夠做到胸有大略、統攬全局、高屋建瓴。因此，他們對某項工作的指導思想一般把握得比較好，對工作中應注意的問(wèn)題也考慮得比較周全。第三，領(lǐng)導的想法和打算，常常是匯集了領(lǐng)導層內部的各方面意見(jiàn)，所以他對工作的要求是很具有權威性的。
從以上幾點(diǎn)可以設想，只要秘書(shū)在行動(dòng)前充分領(lǐng)會(huì )了領(lǐng)導意圖，并在行動(dòng)中始終遵循這一意圖，那么其結果實(shí)際上就是凝聚了領(lǐng)導層的經(jīng)驗，集中了大家的智慧，質(zhì)量自然是比較高的。
領(lǐng)會(huì )意圖是減少無(wú)效勞動(dòng)的關(guān)鍵。常常有這樣的現象：秘書(shū)辛辛苦苦干完了一項工作，卻在領(lǐng)導那里被否定，甚至數次返工仍然通不過(guò)。在這里，秘書(shū)就是做了無(wú)效勞動(dòng)，走了彎路，鬧個(gè)白辛苦。怎樣減少這種無(wú)效勞動(dòng)呢?很重要的一個(gè)方面就是準確領(lǐng)會(huì )領(lǐng)導意圖。如果不管領(lǐng)導意圖，隨任自己去發(fā)揮，工作的結果就很可能同領(lǐng)導的意見(jiàn)相去甚遠，返工的次數也多，甚至勞而無(wú)功。
有很多秘書(shū)工作能力不能說(shuō)不強，對自己要求也不能說(shuō)不嚴格，工作態(tài)度也不能說(shuō)不端正，可他們工作的結果卻常常在領(lǐng)導那里通不過(guò)，主要在于沒(méi)有正確領(lǐng)會(huì )領(lǐng)導意圖。秘書(shū)只有把自己的工作能力同領(lǐng)導的意圖結合起來(lái)，才能辦出令領(lǐng)導滿(mǎn)意的事情。
二領(lǐng)導交代意圖
領(lǐng)導最初的意圖，有的比較成熟、系統、全面;有的則不太明確，比較簡(jiǎn)單，是有待加工的“思想毛坯”;也有的領(lǐng)導站得高、角度新，把握住了事物的關(guān)鍵和實(shí)質(zhì)，產(chǎn)生的意圖具有啟發(fā)性，但還未定型，需要進(jìn)一步優(yōu)化，使其臻于完善。
同時(shí)，由于領(lǐng)導的氣質(zhì)、性格、能力和領(lǐng)導方法不同，交代意圖的方式也不同。大致有如下幾種：
從程度上看，有的領(lǐng)導是“簡(jiǎn)潔式”的，即只用幾句話(huà)就干脆利落地把他的想法說(shuō)了出來(lái)，甚至有時(shí)只是說(shuō)：“××時(shí)候有個(gè)會(huì )，希望你寫(xiě)份材料。”至于要寫(xiě)什么內容卻只字不提。有的領(lǐng)導是“詳細式”的，即把應該寫(xiě)什么，應該怎樣寫(xiě)，甚至每一層應該表達哪些內容，都交代得一清二楚。
從內容上看，有的領(lǐng)導是“觀(guān)點(diǎn)式”的，即只提示幾個(gè)要點(diǎn)，至于觀(guān)點(diǎn)里面的具體內容，需由秘書(shū)去單獨思考和收集。有的領(lǐng)導是“素材式”的，即給出一些他了解的詳細材料，至于這些材料說(shuō)明了什么問(wèn)題，能夠概括出怎樣的觀(guān)點(diǎn)，則由秘書(shū)去總結歸納，領(lǐng)導還沒(méi)有現成的。
從手段上看，有的領(lǐng)導是“直接式”的，即喜歡把辦事人招來(lái)，面對面親自交代，直到辦事人弄懂記清為止。有的領(lǐng)導則是“間接式”的，即喜歡把意圖交代給他的直接下級，然后一級一級往下交代。這種領(lǐng)導認為，應該調動(dòng)各方面的積極性，使自己的直接下級也了解自己的意圖。
從頻率上看，有的領(lǐng)導是“一次性”交代，即只用一次交談，就將自己的意圖表述完畢，鐵板釘釘，只此一次，再不更改。有的領(lǐng)導則是“多次性”交代，即通過(guò)和秘書(shū)多次交談，特別是對一些較為復雜的工作，有時(shí)反復強調，有時(shí)推倒重來(lái)，有時(shí)棄之又用，從而使自己的意圖不斷清晰、不斷深化、不斷集中。
三秘書(shū)領(lǐng)會(huì )意圖
一般來(lái)說(shuō)，秘書(shū)要想準確把握領(lǐng)導意圖，有以下幾種具體方式：
一是把握領(lǐng)導的工作熱點(diǎn)，跟蹤追擊。領(lǐng)導的工作熱點(diǎn)往往會(huì )集中反映在領(lǐng)導的意圖中。抓住這一點(diǎn)，就等于抓住了領(lǐng)導意圖的核心，就能與領(lǐng)導工作同步、目標同向。但是，領(lǐng)導意圖是圍繞黨在每個(gè)時(shí)期的中心工作形成的，具有階段性，為此還必須對領(lǐng)導的思想進(jìn)行系統掌握，形成連續性。
二是把握領(lǐng)導的思維方式，協(xié)同動(dòng)作。當領(lǐng)導對某項工作有了思維萌動(dòng)時(shí)，要能有所共思;當領(lǐng)導對某件事情有所醞釀時(shí)，要能不謀而合;當領(lǐng)導作出某項決策時(shí)，要能心領(lǐng)神會(huì );當領(lǐng)導期待某種效果時(shí)，要能舉一反三;當領(lǐng)導需要某種信息時(shí)，要能超前服務(wù)。
三是把握領(lǐng)導的思想火花，加以深化。面對某項新的工作或臨時(shí)處理某個(gè)問(wèn)題時(shí)，領(lǐng)導有時(shí)會(huì )有感而發(fā)，提出的意見(jiàn)往往是零散、片斷的。對這些意見(jiàn)，要認真加以領(lǐng)會(huì )，要知道，在零散之中有很多有見(jiàn)地的觀(guān)點(diǎn)。領(lǐng)導在即興講話(huà)時(shí)也經(jīng)常出現一些新穎的觀(guān)點(diǎn)。要善于抓住領(lǐng)導思想的閃光點(diǎn)，努力開(kāi)掘和深化，以完善領(lǐng)導決策。
四是把握領(lǐng)導的意圖核心，多方補充。在這方面，一要善于抓住點(diǎn)，即緊緊抓住領(lǐng)導意圖的要點(diǎn)與核心，把領(lǐng)導觀(guān)點(diǎn)同上頭精神和下頭實(shí)際串起來(lái)，既與上頭精神一致，又與下頭實(shí)際吻合，做到有理有據。二要善于擴大面，即以主要領(lǐng)導思想為主線(xiàn)，多方面吸收其他領(lǐng)導意見(jiàn)，集思廣益，在此基礎上進(jìn)行綜合分析、科學(xué)剪接，使各方面意見(jiàn)都能融匯進(jìn)去，形成整體決策。
五是把握領(lǐng)導的個(gè)性特點(diǎn)，因人而異。領(lǐng)導個(gè)性不同，就有不同的領(lǐng)導風(fēng)格和工作方式。比如，有的領(lǐng)導古典文學(xué)底子較厚，做報告喜歡引經(jīng)據典，為這樣的領(lǐng)導起草材料，就要適當引用一些典故，以借古喻今。有的領(lǐng)導是從基層調上來(lái)的，對下面的情況比較熟悉，為這樣的領(lǐng)導起草材料，就要多舉一些他熟悉的例子。
在領(lǐng)會(huì )領(lǐng)導意圖時(shí)，不論采取何種方式，有兩個(gè)問(wèn)題需特別注意：
傾聽(tīng)又會(huì )聽(tīng)。秘書(shū)應養成一個(gè)良好的習慣，即集中精力傾聽(tīng)，隨手奮筆疾記，即使是領(lǐng)導的即興發(fā)言，也應詳細記錄下來(lái)，以備后用。在認真記錄的同時(shí)，還要對沒(méi)有領(lǐng)會(huì )的問(wèn)題大膽詢(xún)問(wèn)，不必拘謹小心。有經(jīng)驗的秘書(shū)，往往一邊接受任務(wù)，一邊積極思考：對貫徹意圖時(shí)可能出現的多種情況，及時(shí)提出來(lái)，讓領(lǐng)導能給予明確答復;對意圖中可能出現的偏差，該糾正的糾正，該否定的否定;對意圖中有所涉及但還不夠完善和深刻的地方，通過(guò)討論研究，使之在行動(dòng)前就能完善起來(lái)。這里要注意：認真思考必須緊緊圍繞領(lǐng)導意圖的主旨，大膽提問(wèn)必須使用謙虛探討的口氣。
服從不盲從。在領(lǐng)會(huì )意圖的過(guò)程中，如果領(lǐng)導的想法是正確的，打算也是合理的，那么秘書(shū)照著(zhù)做就行了。但是當領(lǐng)導的意圖有粗疏、誤漏甚至是錯誤時(shí)，應當怎么辦呢?遇有這種情況，秘書(shū)不能自以為是，更不能反“仆”為“主”，而是要通過(guò)一些巧妙的方式，把自己的正確想法轉化為領(lǐng)導的意圖。這些方法大致有：宣傳政策法，提供下情法，介紹經(jīng)驗法，彌補漏洞法等。常用的語(yǔ)句是：“這個(gè)問(wèn)題很好，不過(guò)我還有這樣一點(diǎn)想法”;“這個(gè)問(wèn)題挺全面了，我再補充幾點(diǎn)看行不行”;“這個(gè)問(wèn)題，是否可以換個(gè)提法”，等等。
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