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秘書(shū)的能力構成
作為新時(shí)期的秘書(shū)，要具備的能力很多。隨著(zhù)整個(gè)社會(huì )對秘書(shū)素質(zhì)要求的提高，諸多能力都成為現代秘書(shū)必備的能力。下面是小編分享的秘書(shū)的能力構成，一起來(lái)看一下吧。
一、運用語(yǔ)言能力
作為一名秘書(shū)人員，運用語(yǔ)言的能力是其有效地完成工作最基本的一項能力。它主要包括書(shū)面表述能力和口頭表達能力兩個(gè)方面。
(一)漢語(yǔ)運用
1、書(shū)面表述
隨著(zhù)我國改革開(kāi)放的深化，社會(huì )經(jīng)濟的迅猛發(fā)展。應用文體已日益成為國家機關(guān)、黨的各級組織以及各行各業(yè)開(kāi)展日常工作，進(jìn)行公務(wù)往來(lái)，發(fā)布法律法規，總結交流經(jīng)驗，從事調查研究，加強橫向聯(lián)系，擴大對外交流，及時(shí)傳遞信息的必不可少的工具�！叭藗冎饾u加深了對現代應用寫(xiě)作的了解，認識到掌握這門(mén)學(xué)科的知識，提高應用寫(xiě)作的能力，是完成各項工作、生活、科研等任務(wù)，提高效率，加快經(jīng)濟建設進(jìn)程的重要因素之一;是適應市場(chǎng)經(jīng)濟發(fā)展，便利各種交往和聯(lián)系，保障各自的經(jīng)濟利益，提高經(jīng)濟效益的重要手段�！泵貢�(shū)人員要提高文字水平，一定要有扎實(shí)的文字功底。陳毅曾說(shuō)過(guò)，秘書(shū)、秘書(shū)，一要保密，二要會(huì )書(shū)。這個(gè)解釋?zhuān)刃蜗笊鷦?dòng)，又十分貼切。人們習慣上把秘書(shū)稱(chēng)作“秀才”、“筆桿子”，也說(shuō)明秘書(shū)人員必須要有較高的文字水平。
寫(xiě)作能力是現代人才必備的技能之一�！叭绻挥性鷮�(shí)的基礎而缺乏高水平的寫(xiě)作能力，走上工作崗位以后，無(wú)論從事什么職業(yè)，都將缺少一只較有力的臂膀。在改革的今天，不管培養什么專(zhuān)業(yè)的人才，高水平的寫(xiě)作能力都是必備的基本功�！毙聲r(shí)期的秘書(shū)是要加強參謀職能，但會(huì )寫(xiě)作特別是“應用寫(xiě)作”這一技能更為重要，包括一般文書(shū)、機關(guān)公務(wù)、事務(wù)文書(shū)等等。一個(gè)不通文墨，疏于文字，連領(lǐng)導講話(huà)稿都不會(huì )起草的秘書(shū)，不能說(shuō)是一個(gè)合格的現代秘書(shū)。因而，練就扎實(shí)的文字功底，是一個(gè)秘書(shū)從業(yè)人員必不可少的基本素質(zhì)。展望未來(lái)，無(wú)論科學(xué)技術(shù)多么發(fā)達，秘書(shū)工作手段多么先進(jìn)，但秘書(shū)的基本職責是處理文書(shū)，任何時(shí)候，秘書(shū)都要具備較高的文字水平。那種認為秘書(shū)職能變了，現代秘書(shū)已由起草、處理文書(shū)轉變?yōu)閰⒅\的論調是不全面，不正確的。
秘書(shū)人員的寫(xiě)作能力的培養，當然是要靠學(xué)習。蘇軾曾經(jīng)說(shuō)過(guò)，心手不相應，乃“不學(xué)之過(guò)也”，這就告訴我們學(xué)習知識的重要性。作為文職人員的秘書(shū)要廣泛學(xué)習科學(xué)理論知識、學(xué)習典范的應用文之作，揣摩并體會(huì )他人的寫(xiě)作技巧和方法，以此來(lái)提高自己的寫(xiě)作水平�！皯脤�(xiě)作和所有精神產(chǎn)品的生產(chǎn)過(guò)程一樣，不單是創(chuàng )造性勞動(dòng)，還要求有廣闊的內容空間，可以留給寫(xiě)作者的思維去馳騁，而且需要寫(xiě)作者對問(wèn)題有獨到的看法、深刻的見(jiàn)解�！币幻麅�(yōu)秀的“筆桿子”沒(méi)有淵博的知識作為底蘊，它的作品就會(huì )沒(méi)有深度，如清水般淡然無(wú)味。有了豐厚的知識作底蘊，秘書(shū)人員在辦文、辦事、辦會(huì )中就能夠將秘書(shū)工作駕輕就熟、游刃有余。
2、口頭表達
要具備準確的口頭表達能力，即要求秘書(shū)人員在工作、交往中能思維清晰、口齒清楚、條理分明、說(shuō)話(huà)得體。秘書(shū)人員雖然很少演說(shuō)，但卻要經(jīng)常說(shuō)話(huà)。上傳下達要說(shuō)話(huà);匯報情況要說(shuō)話(huà);接待來(lái)訪(fǎng)要說(shuō)話(huà);打電話(huà)也要說(shuō)話(huà)。說(shuō)話(huà)機會(huì )如此之多，就必須講究說(shuō)話(huà)藝術(shù)。一要清楚明白，二要注意分寸，三要生動(dòng)活潑。要達到這三點(diǎn)，沒(méi)有廣博的知識是不可能的�；蛟S有人會(huì )說(shuō)，我沒(méi)有廣博的知識，但同樣能說(shuō)會(huì )道，并且句句有理，還能博得大多數人的好感。我無(wú)法去否定個(gè)別情況，但我認為大多數學(xué)識短淺的人所說(shuō)出來(lái)的話(huà)，沒(méi)有深度，他們的話(huà)或許會(huì )使某些人在某些情況下信服，他們之所以沒(méi)有碰壁，當然，也是他們的技巧與火候(時(shí)間、場(chǎng)合)掌握得還好，所接觸的人也有限。但作為一名秘書(shū)人員，所接觸的人形形色色，涉及的人員各有不同，處理事情的方式很多。因而，沒(méi)有深度的表達會(huì )使別人感到膚淺、庸俗，不愿與之為伍。在人際交往中，有一點(diǎn)技巧或許能夠應付自如(但僅限于個(gè)人交往)。但對于作為一個(gè)社會(huì )組織與公眾之間的公共關(guān)系活動(dòng)，沒(méi)有知識，便會(huì )與事業(yè)的成功遙遙無(wú)期。在秘書(shū)人員接待形形色色的人物時(shí)，不了解、熟悉對方的風(fēng)俗習慣，很可能導致誤解，從而使其所在部門(mén)的工作受損。因而，要有準確的口頭表達能力，就必須涉獵各種知識，以此來(lái)充實(shí)自己。只有這樣，才能使秘書(shū)人員在工作中得心應手，正確地應付各種可能出現的局面、情況。從而使其成為一個(gè)能力強的秘書(shū)人員。
(二)適用英語(yǔ)能力
隨著(zhù)科技和經(jīng)濟的不斷發(fā)展及國際交往的日益擴大，秘書(shū)工作者還必須熟練掌握一門(mén)或多門(mén)外語(yǔ)，提高口語(yǔ)表達能力，以跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。英語(yǔ)能力的提高，當然也要學(xué)習關(guān)于英語(yǔ)方面的知識。但是要想提高英語(yǔ)能力，不能僅僅學(xué)習其書(shū)本知識，僅僅懂得語(yǔ)法、句型等。這種人才在現實(shí)生活中根本無(wú)法發(fā)揮作用。而如今的秘書(shū)從業(yè)人員絕大多數在學(xué)校中學(xué)到的英語(yǔ)都是“啞巴英語(yǔ)”、“聾子英語(yǔ)”，盡管有些人在歷次考試中都能取得好成績(jì)，但真正需要用的時(shí)候，便茫然不知所措。因而，要培養適用的英語(yǔ)能力，除了書(shū)本上的知識外，還需要多聽(tīng)、多講、多寫(xiě)，只有這樣，才能被社會(huì )所接納。
二、掌握辦公技術(shù)
經(jīng)濟的發(fā)展，改革的深入使秘書(shū)工作方式有所改變，不再拘囿于原先的手工操作。由于秘書(shū)部門(mén)辦公自動(dòng)化的普及，計算機、幻燈機、擴音機、照相機、錄像機、電傳機、多功能電話(huà)機、縮微技術(shù)等先進(jìn)設備陸續走進(jìn)了秘書(shū)工作部門(mén)。這種變化要求秘書(shū)人員必須具備熟練的網(wǎng)絡(luò )技能，在當前只有具備了熟練的計算機操作能力，才可以迅速、廣泛、準確地獲得最新消息，提高辦事效率。要具備這種能力，就要求秘書(shū)人員能夠掌握關(guān)于新機器的知識。有了具體的知識理論作為基礎，才有可能掌握好現代辦公技能。當然，僅僅精通相關(guān)知識是遠遠不夠的，“紙上得來(lái)終覺(jué)淺”，這就告訴我們，應該勤于練習。如果僅僅拘囿于書(shū)本知識，永遠都只能做井底之蛙。因而，要想掌握好現代辦公技能，就要在具備知識的基礎上加以刻苦的練習，多實(shí)踐，才能真正熟悉和掌握現代辦公技能。對于這一項能力，學(xué)習知識與實(shí)踐同樣重要。 三、具備自學(xué)能力
作為一名秘書(shū)人員，必須具備一定的自學(xué)能力。由于世事變化萬(wàn)千，秘書(shū)人員必須不斷地更新知識。然而，新知識的獲得不能僅僅依靠他人填鴨式的灌輸。這樣，得不到很好的效果，也過(guò)于局限了。因此，秘書(shū)人員本身要有學(xué)習的主動(dòng)性，要有不斷更新知識的求知欲。因為，在經(jīng)濟建設飛速發(fā)展的今天，秘書(shū)人員需要有較強的自學(xué)能力，有了較強的自學(xué)能力，知識的廣度和深度才會(huì )不斷增長(cháng)，從而提高其個(gè)人素質(zhì)。
由于現代化傳播媒體的發(fā)展，知識的來(lái)源極其廣泛，各種報刊雜志、新聞節目、聲像出版物，特別是多媒體網(wǎng)絡(luò )系統都成為新知識的載體。即使在平常的交往中往往也包含許多有用的信息，秘書(shū)人員要做學(xué)習的有心人，通過(guò)各種渠道接受新知識，不斷增加新知識的含量。當然，有了豐富的新知識，還要做好新知識的轉化。只有這樣，才能完善個(gè)人素質(zhì)。補充新知識貴在吸收，重在運用，根本目的是能力的提高。有人說(shuō)，知識經(jīng)濟時(shí)代的文盲不是那些讀書(shū)太少的人，而是那些不會(huì )運用自己所學(xué)知識的人，這話(huà)有一定的道理。有的人讀了很多書(shū)，但是實(shí)踐中卻一點(diǎn)也用不上，水平也沒(méi)有提高，成為死啃書(shū)本的“書(shū)蟲(chóng)子”。會(huì )讀書(shū)的人，讀了書(shū)還要想得遠，用書(shū)本上的知識指導實(shí)踐，通過(guò)書(shū)本和實(shí)踐的結合形成自己的觀(guān)點(diǎn)、方法，真正把所學(xué)的知識變成自己的東西，轉變成工作的能力，獲取最大的知識效益。
由此不難看出，完備的知識能夠提高工作能力，一定的自學(xué)能力又能拓寬知識面。因而，將知識和能力結合起來(lái)才是一個(gè)優(yōu)秀的秘書(shū)人員應該做的。
除了上述能力以外，作為一名現代秘書(shū)，不僅僅只是從事原先意義上的秘書(shū)工作，隨著(zhù)社會(huì )轉型、經(jīng)濟轉軌、技術(shù)密集區域擴大和辦公手段逐步的高科技化，需要秘書(shū)成為“多面手”的呼聲越來(lái)越高，其管理性、服務(wù)性?xún)热菀泊鬄閿U展，現代秘書(shū)扮演復合型人才角色。這一切都要靠學(xué)習來(lái)獲得。知識的廣博，會(huì )使文秘人員本身的素養和能力得到大幅提升。
在這個(gè)機遇與挑戰并存的時(shí)代，誰(shuí)擁有了相關(guān)的知識和能力，誰(shuí)就有條件抓住機遇。此時(shí)的機遇更需秘書(shū)從業(yè)人員用知識和能力來(lái)把握。只有深諳知識與能力的辯證關(guān)系，并把理論運用到實(shí)際工作中去，才能適應當前的社會(huì )對秘書(shū)角色的新要求，進(jìn)而把秘書(shū)工作做得更好。
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