文檔管理工作技巧

　　對文檔進(jìn)行管理是辦公文秘的日常工作之一，以下是小編整理的文檔管理工作技巧，歡迎參考閱讀!

　　01 選擇正確的流程

　　每個(gè)項目都是不同的，因此，沒(méi)有哪個(gè)流程能夠適合所有的項目，不論項目大小都使用同一個(gè)流程也沒(méi)有意義。對于較小的項目，你應該用一個(gè)簡(jiǎn)單的過(guò)程，特別是你委托一個(gè)小項目給沒(méi)有經(jīng)驗的項目經(jīng)理，簡(jiǎn)單的流程需要更少的過(guò)程文檔，而這也讓新項目經(jīng)理更容易遵循，也可以讓經(jīng)驗豐富的項目經(jīng)理減少他們桌子上的文檔。

　　一個(gè)小項目（最低標準要求的項目）可能只需要：

　　一個(gè)項目啟動(dòng)文件：這（再次作為最低標準要求）將涵蓋項目的目的和目標，要有關(guān)于范圍、時(shí)間和成本的關(guān)鍵的要求，有主要的里程碑（如果在這個(gè)階段已知的）和項目組成員的名單；

　　利益相關(guān)者要求的文檔：這應該只包括利益相關(guān)者和他們的要求的文檔列表。

　　一個(gè)項目范圍：明確交付明確的成果，而不是創(chuàng )建一個(gè)單獨的工作分解結構，這樣你可以更加簡(jiǎn)單方便的對項目成果進(jìn)行確認；

　　日程：給出任務(wù)列表中的完工日期，比如多長(cháng)時(shí)間他們將要達到的重要里程碑和結束日期，采用甘特圖可以顯得更直觀(guān)一點(diǎn)；

　　回顧性報告：當然，這不是必須需要的，但如果是你的領(lǐng)導或者其利益相關(guān)者，可能會(huì )問(wèn)，這個(gè)項目進(jìn)展順利嗎，有什么可以做的更好的地方可以讓你今后的項目運作的更加流暢和平穩，而這類(lèi)項目通常會(huì )要求減少相關(guān)的文檔工作；

　　當然，這一切都要取決于你特定項目的情況，你最初可能認為你的項目特殊只需要一個(gè)或兩個(gè)其他部分的文檔，但每次做出這個(gè)決定的時(shí)候，你需要仔細的想想，對于這種規模的項目，這真的是必要的嗎？

　　02 不要過(guò)度的報告

　　項目利益相關(guān)者需要在報告不足和過(guò)度報告之間取得一定的平衡，太多的話(huà)，他們根本不會(huì )去關(guān)注，太少，他們弄不清楚項目到底在做什么，他們可能會(huì )逐步尋求比最初的報告上提供的越來(lái)越多的信息，不論是哪種方式，你都會(huì )形成比你真正需要的多得多的文檔。

　　要報告項目狀態(tài)，可以嘗試使用紅色、黃色和綠色體系來(lái)表示，這能夠滿(mǎn)足大多數利益相關(guān)者的要求：

　　紅色：你需要幫助處理這種情況；

　　黃色：項目中出現一些狀態(tài)需要你關(guān)注，但我們正在處理中；

　　綠色：項目中一切正常，無(wú)異常情況；

　　03 優(yōu)化會(huì )議次數

　　會(huì )議是在項目中無(wú)法避免的，有討論戰略的會(huì )議，項目范圍的會(huì )議，項目的規劃會(huì )議，項目啟動(dòng)會(huì )，項目進(jìn)展會(huì )議，和各個(gè)利益相關(guān)者的討論會(huì )議， 識別會(huì )議，變更控制會(huì )議，問(wèn)題回溯會(huì )議等等，這會(huì )讓你花費上十幾分鐘到幾個(gè)小時(shí)不等完成會(huì )議紀要。

　　相反的，為什么不嘗試削減會(huì )議的次數，對于較小的項目，你只需要參加下面四種會(huì )議：

　　和利益相關(guān)者的討論會(huì )議

　　項目范圍討論會(huì )議

　　項目進(jìn)展討論會(huì )議

　　項目問(wèn)題回溯會(huì )議

　　通過(guò)減少不必要的會(huì )議不僅從會(huì )議本身來(lái)節省你的時(shí)間，還讓你不必要去花費時(shí)間進(jìn)行艱苦的準備每個(gè)細節的會(huì )議紀要，你應該只關(guān)注指出需要采取的行動(dòng)以及你需要同意做什么，其它的一切都應該是不必要的。

　　毫無(wú)疑問(wèn)，可能還有很多其它的方法幫助你減少項目中的文檔工作，這可能基于每個(gè)人的心態(tài)和常識來(lái)進(jìn)行。如果你在一個(gè)相當大規模的項目上工作的時(shí)候，那么依照既定的流程，你的文檔會(huì )逐步增加的，但如果你在一個(gè)小的項目上的時(shí)候，當每次重新對文檔工作進(jìn)行規劃和實(shí)施的時(shí)候，應該試著(zhù)問(wèn)問(wèn)自己：到底什么才是我真正需要記錄的。

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