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文秘如何做好出差日程安排
做為秘書(shū)，安排總經(jīng)理出差是經(jīng)常的一項工作，同時(shí)也是需要更加細致的一項工作。那么文秘應該如何做好出差日程安排呢，一起來(lái)看看!
(一)國內出差
出差前：
確定出差目的和日期;
確認總經(jīng)理出差陪同人
與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排(明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時(shí)間、接待人員等信息。)
確定行程，預定機票(注意選擇好航空公司、機型及班次)、酒店(選擇總經(jīng)理習慣的酒店、熟悉酒店的電話(huà)、傳真等)、接/送機人員(明確接送機人的聯(lián)系方式);
完善細致周到的日程表(時(shí)間、地點(diǎn)、對方參會(huì )人、議程等)(見(jiàn)范例)。
根據總經(jīng)理的習慣，準備出差用物品(見(jiàn)物品攜帶表)。
擬寫(xiě)授權書(shū)并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門(mén)及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復印件(財務(wù)部等)。(見(jiàn)范例)
出差中
在第一時(shí)間掌握總經(jīng)理到達后的聯(lián)系方式，必要時(shí)通知授權人及其它相關(guān)人員。
根據總經(jīng)理日程安排，隨時(shí)通報公司及GM關(guān)心的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況;
配合總經(jīng)理授權人的工作，及時(shí)掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。
根據情況及時(shí)與相關(guān)人員及總經(jīng)理溝通，及時(shí)調整日程安排;
出差后
及時(shí)向總經(jīng)理匯報出差期間公司內部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展;
出差資料整理(包括資料、名片、會(huì )談備忘)，根據需要轉發(fā)相關(guān)人員或存檔;
向總經(jīng)理認為有必要的合作方致感謝函。
各種差旅費用報銷(xiāo);
跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續事宜;
(二) 國外出差
出差國外與國內出差安排順序及內容大致相同，但在此要特別提醒您注意以下幾點(diǎn)：
根據公司最新業(yè)務(wù)情況準備PRESETATION (中/英文)，與對方確認演示設備，必要時(shí)準備彩色打印膠片和打印稿。
機票購買(mǎi)時(shí)注意避免經(jīng)停中轉，選擇好的航空公司和服務(wù)，長(cháng)途飛行選擇好的機型;
注意準備好各種證件及邀請函，并提醒總經(jīng)理攜帶;
根據客人的級別和國家風(fēng)俗習慣準備禮物;
準備當地的地圖及國家風(fēng)情資料;
確認對方還是我方提供翻譯服務(wù);
回國后向邀請方致謝。
(三) 陪同出差
陪同總經(jīng)理出差無(wú)疑對秘書(shū)的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介紹的注意事項外，在出差過(guò)程中，要求秘書(shū)注意以下事項：
登機前，為總經(jīng)理辦理機場(chǎng)建設費購買(mǎi)、機票換票及各種登機手續;并再次確認接車(chē)人;
到達后，辦理賓館入住手續，了解總經(jīng)理房間號碼及電話(huà)，并將秘書(shū)房號電話(huà)及時(shí)告知總經(jīng)理;
每日及時(shí)核對本日及第二天的日程安排;
提前設置清晨叫醒，并安排早餐;
根據當天的日程安排落實(shí)車(chē)輛;
及時(shí)提醒并事先落實(shí)各項安排;
攜帶總經(jīng)理名片、必要的會(huì )議資料(報告稿件、會(huì )面備忘、采訪(fǎng)提綱);
注意建立各種客戶(hù)關(guān)系(包括政府領(lǐng)導、合作伙伴、媒體記者)
著(zhù)裝要求：大方職業(yè)裝、著(zhù)淡裝;注意言談舉止;
出差返回后將總經(jīng)理與客戶(hù)溝通的事項逐條落實(shí)、跟蹤，并及時(shí)辦理費用報銷(xiāo)、資料整理。
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