研發(fā)流程審計的實(shí)際操作技巧

　　“審計”(Audit)是基于經(jīng)濟監督的需要而產(chǎn)生和發(fā)展起來(lái)的，是確認或解除責任者所負經(jīng)濟責任的一項經(jīng)濟監督活動(dòng)。在人類(lèi)歷史上，隨著(zhù)私有制、階級和國家的產(chǎn)生，統治階級越來(lái)越關(guān)心他們所占有的財產(chǎn)，要求進(jìn)行正確的核算和有效的監督，以確保私有制財產(chǎn)的安全和完整。因此導致了“財務(wù)審計”的誕生。審計有時(shí)也被稱(chēng)作“稽核”。下面是yjbys小編為大家帶來(lái)的研發(fā)流程審計的實(shí)際操作技巧，歡迎閱讀。

　　一、 導讀

　　審計的概念后來(lái)逐漸被廣泛地應用在許多其它領(lǐng)域。比如企業(yè)在建立和實(shí)施質(zhì)量管理體系QMS后，為了保證體系的落地和實(shí)施效果，也引入了“流程審計”的做法，最常見(jiàn)的做法就是ISO9000的內部審計、外部審計。在能力成熟度模型CMMI的術(shù)語(yǔ)表中，審計的定義是：在過(guò)程改進(jìn)工作中進(jìn)行的，根據明確定義的準則，如需求，而對于一個(gè)或多個(gè)工作產(chǎn)品進(jìn)行的客觀(guān)檢查。強調的是對于流程中的活動(dòng)和工作結果進(jìn)行的客觀(guān)的檢查。

　　二、 什么是流程審計?

　　正如財務(wù)審計是為了保證財務(wù)的安全性和完整性，流程審計是為了確保通過(guò)執行流程而實(shí)現績(jì)效。多、快、好、省是流程應該具備的基本屬性。如，國際供應鏈協(xié)會(huì )(Supplier Chain Councill)發(fā)明的供應鏈參考模型SCOR就明確定義了供應鏈流程應該具備的五大屬性：可靠性、響應性、柔性、成本、資產(chǎn)利用率。因此，流程審計的目的是：一方面確保企業(yè)所建立的流程達到多快好省的要求，以提高企業(yè)績(jì)效;另一方面是要客觀(guān)地(不論是內部審計還是外部審計)檢查流程執行與流程定義的符合性。

　　因此，流程審計是指企業(yè)的流程審計部門(mén)或企業(yè)專(zhuān)門(mén)組織相關(guān)專(zhuān)家組成流程審計小組，對審計范圍內具體流程的運作現狀、執行情況、流程缺陷、客戶(hù)滿(mǎn)意度、流程存在的問(wèn)題等各方面進(jìn)行稽查和評估，督促流程得到真正落實(shí)和執行，幫助流程不斷優(yōu)化和改進(jìn)。流程審計與流程日常管理相輔相成，互相補充。

　　三、 為什么要流程審計?

　　典型的X理論認為，只有被檢查的工作，人們才會(huì )認真去做。流程審計就頗有X理論的意味。流程定義得再好，如果疏于檢查和監督，也不能帶來(lái)績(jì)效。除了檢查和督促的作用，流程審計還能帶來(lái)一些其它的好處，如：幫助項目識別問(wèn)題和改進(jìn)點(diǎn)，高效地解決問(wèn)題等。

　　項目組常常忙于日常工作，以至于一葉障目，看不到自己的問(wèn)題所在。這也是為什么要進(jìn)行同行評審的原因。一群同行尋找問(wèn)題的效率總是高于個(gè)人。

　　項目組員具備較多的工程、技術(shù)方面的技能，但可能缺少過(guò)程/問(wèn)題分析能力。許多人知道魚(yú)骨圖是用于分析問(wèn)題的有效工具，卻很少見(jiàn)到項目組用魚(yú)骨圖來(lái)分析是什么原因導致原型樣機不能按時(shí)開(kāi)發(fā)出來(lái)。

　　技術(shù)人員常常只顧埋頭拉車(chē)，喜歡單打獨斗，很少主動(dòng)相互交流，這種交流的障礙也阻礙了項目組發(fā)現問(wèn)題。

　　流程審計人員通常有獨立的匯報渠道，可以直接向公司高層報告流程中的問(wèn)題和不符合項，報告只需要知會(huì )項目經(jīng)理，而不需要受制于項目經(jīng)理的決策。所以往往問(wèn)題可以得到公司高層較快的響應，從而高效地得到解決。

　　流程審計的另一個(gè)副產(chǎn)品就是發(fā)現最佳(好的)實(shí)踐，從而優(yōu)化流程本身。好的流程就是適合企業(yè)的好的實(shí)踐的集合。

　　四、 如何進(jìn)行流程審計?

　　1. 進(jìn)行流程審計的組織/角色

　　企業(yè)可以建立流程優(yōu)化部，任命專(zhuān)門(mén)的流程主管，來(lái)負責企業(yè)流程體系的建立、實(shí)施和優(yōu)化工作。流程主管是公司流程的管理人，行使公司對流程的管理權，對流程的運行進(jìn)行監控和管理，使流程處在高效運作狀態(tài)。對流程的效率和績(jì)效負責。不論是跨職能的流程，還是職能部門(mén)內部的流程，流程主管都應該行使相應的流程管理權。

　　有的企業(yè)有獨立的質(zhì)量管理部，其中設立了質(zhì)量保證人員的崗位，即QA人員，最重要的職責之一就是進(jìn)行流程審計。

　　流程主管或QA人員可以通過(guò)訪(fǎng)談、問(wèn)卷、流程交付物的獨立檢查等方式來(lái)進(jìn)行流程審計。

　　2. 流程審計的原則

　　l 指派合格的QA人員

　　所謂合格，是指QA人員應該具備充當流程“警察”、“導師”、“醫生”等角色的能力。否則就會(huì )出現“項目組不買(mǎi)QA的賬”的情況，或者流程審計發(fā)現的全是一些雞毛蒜皮無(wú)法給公司帶來(lái)價(jià)值的問(wèn)題。關(guān)于QA的更多介紹，可以參考筆者的另一篇文章《如何建立有效的QA組織》。

　　l 基于“事實(shí)”的審計

　　流程審計的嚴肅性不亞于財務(wù)審計，在審計報告中不能出現“我認為”、“我想”之類(lèi)的帶有主觀(guān)性的字眼。最好的審計證據就是基于數據、事實(shí)的證據。

　　l 可行的行動(dòng)計劃

　　審計的目的在于提高績(jì)效，收到反饋(審計發(fā)現的問(wèn)題)后，只有形成閉環(huán)(解決眼前問(wèn)題，消除問(wèn)題根源)才能達成這個(gè)目的。因此伴隨著(zhù)審計報告，通常會(huì )有一份包含了責任人、完成時(shí)間、驗證活動(dòng)的行動(dòng)計劃。

　　l 關(guān)注于改進(jìn)，預防今后不符合項的發(fā)生

　　審計需要基于事實(shí)就事論事，但發(fā)現問(wèn)題不是為了找出“罪犯”，指責個(gè)人，而是為了防微杜漸，避免同樣的錯誤一犯再犯。

　　3. 流程審計的技巧

　　流程審計是為了提供更多的保障而可接受的一種“冗余”的工作，也是為企業(yè)增強信心的方式。企業(yè)獲得了ISO9000證書(shū)，達到CMMI某個(gè)等級，就可以一定程度上增強客戶(hù)對企業(yè)產(chǎn)品的信心。

　　在QA人員進(jìn)行流程審計時(shí)，尤其是采用訪(fǎng)談(Interview)的方式進(jìn)行審計時(shí)，特別要注意避免以下的情形：

　　l 將訪(fǎng)談當作抱怨項目組的機會(huì )

　　在QA人員沒(méi)有給項目組提供足夠的培訓時(shí)，項目組不理解流程的目的和意義，流程執行不到位是很正常的情況。QA抓住訪(fǎng)談的機會(huì )，大倒苦水，甚至抱怨、指責被訪(fǎng)談的人員。這是訪(fǎng)談的第一大忌。

　　l 一種展示/炫耀自己的才學(xué)的機會(huì )

　　流程優(yōu)化部、QA人員都是企業(yè)的支撐性部門(mén)和崗位，既不能像市場(chǎng)、銷(xiāo)售人員那樣直接面向客戶(hù)，也可能沒(méi)有研發(fā)人員那樣精通技術(shù)和熟悉產(chǎn)品。但流程、項目管理方面的知識正是QA的強項，因此錯把流程審計當成“布道”的難得機會(huì )，大講特講，這是訪(fǎng)談的第二大忌。

　　l 替代驗證工作，如評審、測試等

　　流程審計是可接受的“冗余”，而評審、測試是質(zhì)量控制的必須手段，兩者互不可替代。

　　l 流程交付件通過(guò)或不通過(guò)的決策方式

　　QA對流程交付件進(jìn)行獨立檢查的重點(diǎn)在于交付件的完整性、正確性和一致性。同樣不能替代評審、測試等活動(dòng)。

　　l 證明一個(gè)無(wú)效/低效的體系在有效運作

　　這一點(diǎn)說(shuō)起來(lái)有點(diǎn)拗口，但也是流程審計最有趣的地方。流程審計到底只是審計流程的符合度，還是需要審計流程本身的有效性和高效性?在筆者自己從事QA工作時(shí)，也曾千百次地問(wèn)過(guò)自己這個(gè)問(wèn)題。試想一隊士兵列隊踏步走向目的地。途經(jīng)一個(gè)被偷走了井蓋的下水道口，排頭兵看見(jiàn)了這個(gè)空洞，但這是行軍圖上的必經(jīng)之地，不能隨意更改流程，所以毫不猶豫地一腳踏進(jìn)下水道，于是后面的一隊士兵也都一個(gè)一個(gè)地摔進(jìn)去。如果指導員在一旁剛好目睹此事，他到底應該表?yè)P這一隊士兵堅持行軍路線(xiàn)(流程)，還是應該立即改變行軍路線(xiàn)及時(shí)阻止他們一個(gè)一個(gè)掉進(jìn)下水道(優(yōu)化流程)?

　　毫無(wú)疑問(wèn)，QA的工作是要像指導員一樣及時(shí)阻止士兵們讓自己白白受傷。

　　l 關(guān)注人際關(guān)系的處理

　　在筆者接觸的眾多客戶(hù)中，有些企業(yè)的ISO內審員與研發(fā)環(huán)節的關(guān)系可以說(shuō)是“水火不相容”。內審員以發(fā)現研發(fā)的NC(不符合項)為“樂(lè )趣”;研發(fā)以進(jìn)度緊迫資源有限為由從不理會(huì )審計的結果。造成這樣的結果，和審計人員不懂得、不注重人際關(guān)系的處理有關(guān)。每個(gè)人在企業(yè)中各司其職，QA、內審員的主要工作是進(jìn)行審計，這需要其它部門(mén)人員的大力配合，因此QA、內審員要懷有開(kāi)放、合作的心態(tài)，在訪(fǎng)談時(shí)主動(dòng)做到提前計劃、提前通知、按時(shí)執行，同時(shí)避免前面所提到的幾個(gè)大忌才行。

　　4. 流程審計的過(guò)程

　　流程審計的過(guò)程簡(jiǎn)單說(shuō)來(lái)如下圖所示，主要包括了審計計劃、審計執行、審計報告、審計關(guān)閉等活動(dòng)。更為具體的活動(dòng)在本文中不再贅述。

　　總之，相關(guān)人員需要具備很多軟技能才能有效地進(jìn)行審計，它不是一項工程化的機械的活動(dòng)，也不直接為企業(yè)帶來(lái)價(jià)值。企業(yè)可以沒(méi)有流程、不做流程審計而生存。但通過(guò)流程審計，企業(yè)可以增強對自己所提供的產(chǎn)品或服務(wù)的信心。因此流程審計是可接受的“冗余的”工作。

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