如何進(jìn)行流程審計

　　如何通過(guò)開(kāi)展流程審計，提高流程的執行效果?我說(shuō)：顧問(wèn)式審計，關(guān)注改進(jìn);流程責任人自審與流程管理部外審相結合。下面是yjbys小編為大家帶來(lái)的如何進(jìn)行流程審計的知識，歡迎閱讀。

　　如何進(jìn)行流程審計

　　(1)年初就制定好流程審計計劃表，主抓核心業(yè)務(wù)或問(wèn)題多發(fā)流程。要求不讓受審核方知曉。

　　(2)審核時(shí)，根據公司制定的流程管理文件，找出流程關(guān)鍵控制點(diǎn)，列出檢查要點(diǎn)、審核方法、抽樣方法等。

　　(3)審計過(guò)程：主要以書(shū)面記錄來(lái)確認流程是否按文件要求操作。對于業(yè)務(wù)流程，還會(huì )去現場(chǎng)觀(guān)察，例如標志、倉庫管理、工人操作等。

　　(4)出具審核報告：如不符合，要求受審核方整改。

　　(5)跟進(jìn)不符合的部分的整改情況。

　　可以看出流程審計的重點(diǎn)在于符合性測試。從目前一些企業(yè)開(kāi)展流程審計的實(shí)踐來(lái)看，可能會(huì )出現以下問(wèn)題：

　　業(yè)務(wù)人員覺(jué)得自己是被審查、被糾錯的對象，于是不配合甚至對立。每次審核的時(shí)候，審核人員擔心吃閉門(mén)羹，擔心獲得的樣本質(zhì)量不高。

　　業(yè)務(wù)人員認為審核人員對業(yè)務(wù)不熟悉。流程審計人員擔心被批評教條主義，還很容易被受審核方用深人的業(yè)務(wù)問(wèn)題“忽悠”。

　　重復審核時(shí)，發(fā)現還是那些老問(wèn)題，于是審核人員沒(méi)有了審核激情。

　　于是一些企業(yè)從名稱(chēng)上動(dòng)腦筋，認為“流程審計”這個(gè)名字不好，這個(gè)說(shuō)法讓受審核方覺(jué)得太對立，于是用“流程評估”這個(gè)比較溫和的名詞來(lái)替代。但如果換湯不換藥的話(huà)，“流程評估”依然會(huì )引發(fā)對立。

　　那么怎么做呢?我們提倡以改進(jìn)為目標的“顧問(wèn)式審計”，具體經(jīng)驗如下：

　　1、流程審計發(fā)現的問(wèn)題要有價(jià)值，能夠引起共鳴

　　例如，文件版本控制混亂，文件沒(méi)有能夠及時(shí)發(fā)放到使用者手上。這個(gè)問(wèn)題的價(jià)值含量就太低，無(wú)法引起共鳴。如果改成：“由于版本控制混亂導致重要的變更得不到執行，導致流程出現了質(zhì)量或風(fēng)險問(wèn)題”，是否會(huì )好一些?

　　通過(guò)審計更重要的是提示結果，而不是過(guò)程。如果在結果上沒(méi)有什么問(wèn)題，例如文件雖然沒(méi)有做版本控制，但沒(méi)有導致操作錯誤，有什么問(wèn)題呢?說(shuō)明人家的過(guò)程也是有效的。結果是大家容易理解，也容易重視的。

　　2、流程審計發(fā)現的間題能夠與業(yè)務(wù)本質(zhì)結合起來(lái)

　　例如，審計發(fā)現有一部分人違反流程，沒(méi)有經(jīng)過(guò)完整的簽批手續就辦理了相關(guān)業(yè)務(wù)。這個(gè)問(wèn)題不顯眼，沒(méi)有關(guān)聯(lián)到業(yè)務(wù)本質(zhì)。如果改成：“審計發(fā)現由于違反流程，產(chǎn)生或者可以產(chǎn)生xx風(fēng)險”，是否會(huì )更加深刻?

　　違反流程固然是不對的，但要進(jìn)一步將違反流程的嚴重后果提示出來(lái)。因為有些流程本身的設置就是有問(wèn)題的，如果沒(méi)有可操作性，違反流程也是合理的。

　　3、流程審計發(fā)現的問(wèn)題要與經(jīng)濟效益掛鉤

　　例如，每個(gè)公司的合同審核流程都會(huì )有一大堆人簽字，如果僅僅用符合性審計來(lái)看，大家都簽字就是符合流程要求的。但如果與經(jīng)濟效益掛鉤，合同延期帶來(lái)客戶(hù)聲譽(yù)與索賠的損失是否與交貨期評審不到位有關(guān)呢?質(zhì)量事故帶來(lái)的外部質(zhì)量損失是否與合同履約能力評審失誤有關(guān)呢?

　　4、流程審計發(fā)現的問(wèn)題要與管理改進(jìn)掛鉤

　　不要提一些大而虛的問(wèn)題，如文化、體系等，也不要提一些無(wú)法改進(jìn)的問(wèn)題，如公司的設備能力不足等。問(wèn)題是手段，改進(jìn)才是目的。如果問(wèn)題提一大堆，但無(wú)法改善，這也是沒(méi)有價(jià)值的。所以要求問(wèn)題要深人，找到根本原因與關(guān)鍵原因。并且，流程審計人員要注意流程審計完成之后一定要向前多走幾步，直到推動(dòng)企業(yè)采取行動(dòng)讓企業(yè)得到產(chǎn)出為止，從而使流程審計的價(jià)值得以真正體現。

　　要實(shí)現以上顧問(wèn)式審計，企業(yè)還會(huì )面臨另外一個(gè)問(wèn)題，即流程管理部門(mén)對業(yè)務(wù)的了解不足，從而難以在短期的流程審計時(shí)間內能夠深人挖掘有價(jià)值的問(wèn)題，那么又該如何解決呢?我們建議更多地發(fā)揮流程責任人的作用，鼓勵流程責任人對流程自檢，主要是：

　　流程的完備性自檢。某業(yè)務(wù)流轉過(guò)程如果需要納入流程清單，有沒(méi)有納人?納入后有沒(méi)有對應的流程具體文件?

　　流程的'有效性自檢。如果已經(jīng)有了流程文件，這個(gè)文件是符合今天企業(yè)的要求，還是已經(jīng)過(guò)時(shí)了?

　　流程的遵循性自檢。如果這個(gè)流程符合今天企業(yè)的要求，那么有沒(méi)有得到執行?

　　流程管理部門(mén)可以從政策設計上鼓勵流程責任人自檢。下例是某企業(yè)流程管理部門(mén)開(kāi)展流程審計的原則：

　　審核收益 遠大于 審核成本 高頻率檢查

　　審核收益 約等于 審核成本 偶爾抽查

　　審核收益 遠小于 審核成本 不做審核(因為沒(méi)有回報)

　　這個(gè)例子中，如果某流程自身情況維護得很差，流程管理部門(mén)就會(huì )下力氣去重點(diǎn)檢查、批評、公示，流程責任人趨利避害并不劃算，不如加強自我維護，那么流程管理部門(mén)反而減少了檢查頻度，只做抽檢甚至免檢。

　　這樣，流程管理部門(mén)也節省了時(shí)間和精力，從而投人更多的時(shí)間去評估“流程是否有優(yōu)秀的流程責任人”：

　　是不是所有的流程都有流程責任人?

　　是不是明確地定義了責任?

　　流程責任人是否基于流程結果受到評估和激勵?

　　流程責任人的權限是否跨越多個(gè)職能?他們得到跨越職能的權限了嗎?

　　流程責任人是否長(cháng)期任職?

　　流程責任人是否培養了不斷學(xué)習的氛圍?

　　當然，這樣做不是說(shuō)流程管理部門(mén)完全放棄對業(yè)務(wù)的介人和評估，而是通過(guò)幫助流程責任人進(jìn)行有效的評估，從而間接達到通過(guò)流程審計提升流程執行效果的目的。而流程管理部門(mén)則可以集中力量，對一些重點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行審計。下表定義了某企業(yè)流程審計的分類(lèi)和責任主體。

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