企業(yè)辦公高效協(xié)同化
目前，很多企業(yè)都先后實(shí)施了各式各樣的業(yè)務(wù)系統，幫助企業(yè)解決業(yè)務(wù)管理中出現的各種問(wèn)題，提高了企業(yè)的盈利能力。然而，各個(gè)業(yè)務(wù)系統的信息和數據都局限于各自系統內部。
企業(yè)經(jīng)常面臨諸如“管理過(guò)程中信息傳遞模糊不清、無(wú)法量化，導致效率低下，領(lǐng)導及員工抱怨不斷。多年工作的成功經(jīng)驗和重要資料幾何增長(cháng)，卻苦于不知應如何更有效積累和利用。 ”等等問(wèn)題。越來(lái)越多的企業(yè)希望協(xié)同軟件能夠把所有業(yè)務(wù)系統集中在一起，同時(shí)也實(shí)現各個(gè)業(yè)務(wù)系統之間的業(yè)務(wù)數據交換。企業(yè)管理者通過(guò)這個(gè)平臺就能了解到企業(yè)的所有信息，包括各種業(yè)務(wù)信息和財務(wù)數據;同時(shí)，各個(gè)業(yè)務(wù)系統也可以通過(guò)該平臺實(shí)現信息共享和交換，比如使用客戶(hù)關(guān)系系統的銷(xiāo)售人員能快速了解到企業(yè)生產(chǎn)管理系統的產(chǎn)品庫存等相關(guān)信息，即使制定自己的銷(xiāo)售計劃;生產(chǎn)車(chē)間也能及時(shí)了解到公司的銷(xiāo)售情況，合理安排生產(chǎn)計劃。
很多企業(yè)感覺(jué)到在企業(yè)中“計劃”做的很好，“執行”卻困難重重，事與愿違，如何才能讓組織形成良好的“計劃與執行”的習慣就顯得尤為突出。執行“過(guò)程”就非常重要，“結果”當然更重要，在這個(gè)過(guò)程中管理人員如何才能在繁重的工作中能隨時(shí)隨地的掌控組織內的運行狀態(tài)，做到事前指導、事中控制、事后總結呢? 要知道，企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的復雜流程，各個(gè)部門(mén)組織、人員的工作都是經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的一個(gè)環(huán)節，要實(shí)現整體執行力的提升，就必須對現有工作流的每個(gè)環(huán)節進(jìn)行有效管理。因此，在現代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，執行的對象是企業(yè)的各項戰略與計劃，而執行者則應該是企業(yè)全體員工，包括決策者、各級管理人員及普通工作人員。
信息化應用的潮流和趨勢就是：全面整合。就是說(shuō)現在很多信息系統都是基于一個(gè)個(gè)的業(yè)務(wù)單位，比如說(shuō)供應鏈管理、銷(xiāo)售管理等，事實(shí)上是把管理內部的元素一個(gè)個(gè)地拆分出來(lái)，拆分成一個(gè)更加獨立、有效的計算單元;分的目的是為了合，也就是分久必合，所有的計算單元、功能模塊、思想理念、技術(shù)體系進(jìn)行拆分之后，又需要進(jìn)行一次全新的整合。而從信息產(chǎn)品的發(fā)展變化來(lái)分析，可以看到信息系統的全面整合是一種潮流。在管理軟件領(lǐng)域，ERP其實(shí)就是把在以前的，包括財務(wù)管理、人事管理、進(jìn)銷(xiāo)存管理、供應鏈管理等各方面分散的管理系統進(jìn)行集成，CRM系統也是把以前的客戶(hù)管理、銷(xiāo)售管理、市場(chǎng)管理、電子商務(wù)管理進(jìn)行整合，而且在未來(lái)，CRM系統會(huì )跟ERP系統進(jìn)行新一輪的整合，整合成所謂的運營(yíng)支持系統。
近年來(lái)興起的協(xié)同軟件，其應用的重點(diǎn)之一在于為企業(yè)提供一個(gè)統一的管理平臺和暢通無(wú)阻的管理通道，通過(guò)信息交互、業(yè)務(wù)流程及隨需應變的軟件應用方案，以增強企業(yè)管理執行力。協(xié)同軟件(Collaboration Software)是指那些以團隊協(xié)作為目標的協(xié)作軟件工具，主要包括群組協(xié)作管理，以精確管理為思想的金和協(xié)同辦公平臺為例，其協(xié)同軟件為用戶(hù)提供了一個(gè)立體的、多維的信息獲取、共享和使用的協(xié)同平臺，并且提供對各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節進(jìn)行整合的方案，使得協(xié)同平臺可以面向整個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)程來(lái)進(jìn)行管理。隨需應變是將企業(yè)的人、財、物、信息和流程，依據客戶(hù)的`個(gè)性需求進(jìn)行充分協(xié)作、整合。
在協(xié)同環(huán)境下，企業(yè)工作效率提高了，也為整體執行力的提升提供了可能。企業(yè)員工是系統中的基本角色，是直接的任務(wù)分派對象，他或她可以直接看到電腦針對自己列出的任務(wù)清單，跟蹤每一項任務(wù)的狀態(tài)，或繼續一項任務(wù)。這樣，員工的任務(wù)分派和任務(wù)的完成狀態(tài)，可以被最大程度地電腦化和受到控制。由此，實(shí)現了管理者及時(shí)監察、控制、管理運行中的業(yè)務(wù)，例如任務(wù)、工作量與進(jìn)度的檢察、平衡等目的。由此，以協(xié)同管理為線(xiàn)索，將企業(yè)員工和各級管理人員的職責進(jìn)行整合優(yōu)化，在一個(gè)統一的平臺上實(shí)現及時(shí)反饋和監督�？梢赃@樣說(shuō)，這是局部的執行，是企業(yè)內部的細節執行，也正是這些普通員工和管理者的執行，才構成了全局意義上的整體執行力。
曾經(jīng)為了解決OA與后端ERP等業(yè)務(wù)系統管理集成的挑戰，吸引了國內外眾多軟件企業(yè)的投入，促進(jìn)了協(xié)同管理軟件快速興起。不過(guò)，這些協(xié)同軟件只是一類(lèi)軟件工具的組合而已。因協(xié)同與OA的天然聯(lián)系，把OA也稱(chēng)為協(xié)同OA。企業(yè)經(jīng)過(guò)這樣一番改造之后，發(fā)現想要解決的問(wèn)題仍然沒(méi)有解決，其中的問(wèn)題在于：脫離了具體企業(yè)應用的協(xié)同軟件沒(méi)有用武之地，企業(yè)各個(gè)管理階層的需求沒(méi)有滿(mǎn)足，“管理模式”問(wèn)題凸現出來(lái)，這不是一般軟件企業(yè)所能解決的，從而造成了協(xié)同軟件市場(chǎng)大起大落的外在表現。
當今的中國軟件市場(chǎng)中，通達、金和、泛微、致遠、華天OA是國內比較知名的5大OA產(chǎn)品，這5個(gè)商家的產(chǎn)品在協(xié)同性能上的表現都比較高，對中小企業(yè)流的協(xié)同效率解決能力較強。
這一切其實(shí)是沒(méi)有真正抓住一個(gè)核心，那就是協(xié)同企業(yè)是現代企業(yè)運營(yíng)的高級狀態(tài)，企業(yè)作為一個(gè)整體，一定是一個(gè)協(xié)同的系統，有效的協(xié)同決定了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率、達成目標的能力、資源的有效利用以及企業(yè)核心能力。協(xié)同企業(yè)的主要基礎是企業(yè)流程和知識系統，它們本身是剛性的和持續積累的，但是以此為基礎的協(xié)同管理平臺卻是整合的、柔性的，通過(guò)長(cháng)期的應用和優(yōu)化，最終使企業(yè)的協(xié)同能力不斷提高，真正成為協(xié)同企業(yè)。
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