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OA在文書(shū)檔案管理中的應用
時(shí)下，網(wǎng)絡(luò )技術(shù)和計算機技術(shù)正在迅猛發(fā)展，文書(shū)檔案管理在各種各樣的數字化辦公設備中顯得越來(lái)越重要，其應用也得到了廣泛普及。下面是YJBYS小編為大家搜索整理的關(guān)于OA在文書(shū)檔案管理中的應用，歡迎參考閱讀，希望對大家有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請持續關(guān)注我們應屆畢業(yè)生培訓網(wǎng)!
新世紀的到來(lái)，隨著(zhù)工作需求的日益增大，文書(shū)檔案也跨入了高自動(dòng)化時(shí)代。由于文書(shū)檔案管理技術(shù)的進(jìn)一步提高，辦公自動(dòng)化也相應地得到了提升，大大提高了工作效率和工作質(zhì)量，解決了檔案儲存的空間難題。
一、辦公自動(dòng)化促進(jìn)了文書(shū)檔案的管理應用
工作效率和工作質(zhì)量的突破。傳統的檔案管理，需要手工操作，完全依賴(lài)人工完成對檔案資料的各方面的收集、儲存以及搜索，這種傳統模式需要消耗大量的人力物力，效率低下，其利用程度遠遠無(wú)法滿(mǎn)足當前人們迅速膨脹的需求。然而，辦公自動(dòng)化就應運而生了，它的最大特點(diǎn)就是簡(jiǎn)化辦公程序，將檔案資料的信息由數字化處理之后儲存到計算機中，兼以計算機強大的運算速度，處理檔案信息在一瞬間就可以完成。除此以外，該過(guò)程還使得文件檔案的采集、儲存以及搜索變得特別方便簡(jiǎn)捷，從而極大地提高了工作質(zhì)量和工作效率。
檔案儲存空間難題的解決。隨著(zhù)計算機的普及，辦公自動(dòng)化設備需求也日益增大，相應地，數字化電子文件和文書(shū)檔案的擁有量也急劇上升。我們需要具體問(wèn)題具體分析，根據具體情況將電子文件文書(shū)檔案印刷成紙質(zhì)文書(shū)檔案進(jìn)行保存。此外，隨著(zhù)新形勢下檔案管理和信息服務(wù)的需求量的加大，還需要逐步將原來(lái)的紙質(zhì)文書(shū)檔案進(jìn)行數字化處理，以增加電子文書(shū)檔案的擁有量，提高辦公自動(dòng)化檔案信息搜索服務(wù)的技術(shù)水平。
檔案信息共享和在線(xiàn)服務(wù)。傳統的檔案管理實(shí)質(zhì)上是一種“死”檔案管理模式，檔案信息查找困難，信息不能共享，利用率及其低下。但是，利用計算機對檔案進(jìn)行數字化處理，文書(shū)檔案轉換成電子文本，并建立統一的電子文書(shū)數據庫，這樣一來(lái)，檔案管理由案卷級擴展到文件級，由單一渠道擴展為體系化，檔案目錄的外部特征轉換為內部特征，綜合管理，極大的提升了檔案運作水平，提高了工作效率。此外，有效利用網(wǎng)絡(luò )技術(shù)和計算機技術(shù)將檔案信息與載體分離管理利用，達到信息系統共聯(lián)，從而得出信息的縱向和橫向、歷史與現實(shí)之間的多方位、多層次的記錄，有效地實(shí)現了檔案信息的在線(xiàn)服務(wù)和共享資源。
二、文書(shū)檔案管理辦公自動(dòng)化中所面臨的問(wèn)題
電子文件固有的特性使得文件的保密性被削弱。電子文件的屬性不同于紙質(zhì)文件，沒(méi)有固定的形式，它更易于修改，滿(mǎn)足內容多變的需求，而且改動(dòng)不留痕跡。不像紙質(zhì)版文件有其特定的字體，電子版文件的字體、字號等文字格式的修改都有固定模板，修改十分便利，而且操作簡(jiǎn)單。紙質(zhì)版文件需要蓋印章或者親自簽名，電子版則不能。綜上所述，電子版的固有屬性使得人們無(wú)法單單依靠文件上印章、字跡或者簽署筆跡等主觀(guān)特性來(lái)判斷一份電子文件是否為原件，這就決定了電子文件的原始性的不確定性，文件內容的原貌把握變得尤其困難。以上這些因素造成了電子文件作為保密管理工作的瓶頸，這是電子文件進(jìn)一步發(fā)展所要面臨的困境。
檔案管理人員需要高端的綜合素質(zhì)。只有檔案管理人員具備高端的綜合素質(zhì)，才能做好這項工作，因為電子文件以及電子文件歸檔和電子檔案管理都是十分專(zhuān)業(yè)且技術(shù)含量高的工作。提高檔案管理人員的知識水平，進(jìn)一步發(fā)挖掘掌握相關(guān)技術(shù)的復合型人才，這樣的人才，不僅要求熟悉檔案信息處理相關(guān)操作，還要具有較高的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。也就是說(shuō)，能夠管理好信息檔案的人才，既要精通傳統檔案管理的理論、方法、原則和技術(shù)，還要了解相關(guān)的計算機技術(shù)和數據通信技術(shù)。
三、解決辦法
實(shí)現人員專(zhuān)業(yè)化和現代化的有機結合�，F代化的人力資源是文書(shū)檔案實(shí)現辦公自動(dòng)化的有力保證。由于傳統模式實(shí)行時(shí)間較長(cháng)，短時(shí)間內難以迅速轉換為現代辦公自動(dòng)化模式。結果就是長(cháng)期接收傳統檔案管理思想的人員素質(zhì)偏低，綜合實(shí)力不強，現代化設備無(wú)法得到充分的利用，更不可能實(shí)現檔案信息數字化。要轉變這一局勢，就必須讓文書(shū)檔案管理人員認清形勢，加強自身的責任意識和憂(yōu)患意識，與時(shí)俱進(jìn)，既要牢牢掌握傳統模式中有效的檔案文書(shū)管理方法、理論、和原則等精華內容，又要緊跟時(shí)代的步伐，掌握好計算機或數據通信技術(shù)，真正實(shí)現文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)化和現代化的有機結合。
有效地提高文書(shū)檔案管理的安全性。利用一些專(zhuān)業(yè)軟件對電子文件文書(shū)檔案進(jìn)行加密處理;利用計算機技術(shù)中的路由器和防火墻等措施實(shí)現辦公自動(dòng)化，使得內外網(wǎng)得到妥善隔離，保證辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò )的安全性和保密性;利用計算機技術(shù)中的備份和驗證措施，以免電子文件丟失和失真，對于永久性保存的電子文件要制成紙質(zhì)版文件或微縮品;利用微縮技術(shù)，將帶有手跡、蓋有印章或者自己模糊的文書(shū)檔案轉變?yōu)閳D像性質(zhì)的電子文件，有效地防止電子文件文書(shū)檔案被任意篡改，從而保證了電子文書(shū)文件的原始性和文件內容的原貌，此外，還能夠極大地減少文書(shū)檔案的存儲空間，有效的提高了文書(shū)檔案的保存期。
總之，本文通過(guò)對當代文書(shū)檔案的管理分析，總結出了辦公自動(dòng)化進(jìn)入當代社會(huì )的必要性以及所遇到的瓶頸，并針對各項具體問(wèn)題作出了相應的分析，提出了相應的解決措施。實(shí)現辦公自動(dòng)化，不僅將大大地提高工作效率，更能有效解決檔案儲存在空間占用方面的難題，這也揭開(kāi)了文書(shū)檔案管理的新篇章，構建文檔管理新局面。
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