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開(kāi)會(huì )最大化效率的原則
在每天的絕大部分工作時(shí)間中，大家是不是都在忙于參加一場(chǎng)接一場(chǎng)看不到盡頭的眾多會(huì )議，由于還要手忙腳亂地回復各種電子郵件，因而連關(guān)注會(huì )議的實(shí)際進(jìn)行情況也無(wú)法做到。如果大家給出了肯定答案的話(huà)，我還有幾條好消息要公開(kāi)：你并不孤單。所有人都在這么做。但從另一方面來(lái)看，這也并不能證明該做法就是完全正確的。實(shí)際上，由于系統已經(jīng)完全崩潰了，因此只有從內部才能進(jìn)行修復。
最近，《哈佛商業(yè)評論》就針對如何打破沉迷于會(huì )議之中的錯誤模式進(jìn)行了專(zhuān)門(mén)介紹，這篇文章提出了很有啟發(fā)性的觀(guān)點(diǎn)。之前的時(shí)間，我就對不必要的會(huì )議進(jìn)行過(guò)多次嚴詞抨擊;實(shí)際上，我甚至對無(wú)用會(huì )議的成本情況進(jìn)行過(guò)詳細論述(提前披露一下：有73%的專(zhuān)業(yè)人員承認自己在參與不關(guān)注的會(huì )議時(shí)將進(jìn)行不相關(guān)的其它工作，這是一個(gè)很高的比例)。
我們如何才能打破這個(gè)循環(huán)?我們提供了一個(gè)非�？岬臎Q策樹(shù)小模型，能夠幫助大家跳出到循環(huán)之外。當然，它也并不屬于什么內容高深的火箭科學(xué);不過(guò)，我們只要認真考慮一下這些說(shuō)法的話(huà)，還是能夠獲得相當有價(jià)值的領(lǐng)悟：
* 如果一場(chǎng)會(huì )議的主題并不屬于本團隊優(yōu)先事項，正確的選擇就應該是謝絕邀請。
* 如果會(huì )議主題并不屬于個(gè)人優(yōu)先事項，就應該將邀請委托給其它人。
* 如果會(huì )議主題確實(shí)屬于當前優(yōu)先事項，而坐在會(huì )議室里進(jìn)行交流卻不屬于最佳處理方式時(shí)，正確的做法就應該選擇謝絕邀請將時(shí)間留給解決問(wèn)題的規劃之中。不要在意所付出的代價(jià)：電話(huà)、晃動(dòng)某人的辦公桌……大家明白了吧。
* 如果確實(shí)必須參加會(huì )議的話(huà)，就應該在到場(chǎng)之前花費一點(diǎn)時(shí)間對所參與部分進(jìn)行全面規劃。在這里，正確的做法就是一定要確保能夠利用最小的投入，最短的時(shí)間來(lái)達到最大的效果。
大家務(wù)必牢記，如果試圖打破遍及全美絕大多數企業(yè)的會(huì )議文化，唯一的途徑就是從內部干掉這只怪獸。在這里，為了實(shí)現減少人們對于會(huì )議的依賴(lài)讓工作變得更加有效率的目標，就有下面列出的幾件事情可以去做：
* 不要僅僅因為30或者60分鐘是outlook對于會(huì )議時(shí)間的標準設置就直接作出選擇。如果實(shí)際情況容許的話(huà)，將會(huì )議時(shí)長(cháng)控制在15分鐘以?xún)然蛟S會(huì )是更可行的做法。
* 必須竭盡全力將會(huì )議實(shí)際參與者的人數降到最低程度。實(shí)際上，對于大型會(huì )議來(lái)說(shuō)，能夠獲得的實(shí)際效果就與參與者名單的長(cháng)度成反比。
* 在自己的日程安排中標注出完成工作的時(shí)間。畢竟，對于不必要會(huì )議來(lái)說(shuō)，一份所有時(shí)間全面開(kāi)放的日程規劃就屬于最佳邀請。
* 絕對不要安排僅僅會(huì )對情況進(jìn)行說(shuō)明的會(huì )議——這項工作使用電子郵件就可以完成。
* 務(wù)必確保每次會(huì )議上都會(huì )有指定人員來(lái)對會(huì )議情況進(jìn)行記錄，并負責交辦事項的分配工作。
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