檔案管理制度范本（通用12篇）
在快速變化和不斷變革的今天，越來(lái)越多人會(huì )去使用制度，制度具有使我們知道，應該做什么，不應該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。一般制度是怎么制定的呢？以下是小編為大家收集的檔案管理制度范本，希望對大家有所幫助。
檔案管理制度 篇1
一、目的：
為使學(xué)校人事檔案管理與利用有章可循，特制定本規則。
二、內容：
1、歸檔制度
�。�1）對資料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔要求。
�。�2）按照資料屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。
�。�3）將資料放入檔案，并輸入資料庫。
2、核查制度
檢查核對一般定期進(jìn)行。但突發(fā)事件之后或對有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后也要進(jìn)行檢查核對
3、保衛制度
�。�1）、指定專(zhuān)人負責檔案保管。
�。�2）、備齊必要的存檔設備。
�。�3）、檔案柜保持清潔，不準存放無(wú)關(guān)物品。
�。�4）、不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。
4、統計制度
�。�1）人事檔案的數量。
�。�2）人事檔案材料收集補充情況。
�。�3）檔案整理和保管情況。
�。�4）檔案及設備利用情況。
5、轉遞制度
檔案轉遞一般由工作調動(dòng)等原因引起，
�。�1）取出應轉走的檔案；
�。�2）填寫(xiě)人事檔案轉遞記錄；
�。�3）按發(fā)文要求包裝、密封
6、借檔制度
�。�1）由有關(guān)單位部門(mén)開(kāi)具介紹信，說(shuō)明要求出具證明材料的`理由，并加蓋公章。
�。�2）其次，人事檔案部門(mén)按照有關(guān)規定，結合利用者的要求，提供證明材料；
�。�3）證明材料由人事處審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。
檔案管理制度 篇2
一、設備檔案的歸檔范圍
(一)設備儀器依據性文件材料。
(二)設備儀器隨機文件室材料。
(三)設備儀器運行、維護文件材料。
二、設備檔案的立卷歸檔要求
凡重要設備須歸檔的文件材料，在設備進(jìn)單位時(shí)，應嚴格遵守設備開(kāi)箱驗收制度，驗收時(shí)，須由檔案室人員、設備使用部門(mén)雙方到場(chǎng)驗收并填寫(xiě)設備開(kāi)箱驗收記錄，以保證設備檔案的完整、齊全。驗收完畢交檔案室保管。
三、設備檔案的歸檔時(shí)間
設備檔案的歸檔時(shí)間是隨時(shí)歸檔。
四、設備檔案的'立卷要求
1、設備檔案文件材料要收集齊全，系統整理，書(shū)寫(xiě)材料優(yōu)良，字跡工整、圖樣清晰、簽署完備，有利于長(cháng)遠保存。
2、案卷裝訂應在組卷、卷內文件排列和編目的基礎上進(jìn)行。
3、案卷內不同尺寸的科技文件材料要折疊成統一幅面，一般以A4圖幅為標準。
4、長(cháng)遠保存的案卷裝訂必須取掉金屬物。
5、案卷不裝訂時(shí)，其科技文件材料要按照卷內目錄的編排次序排列有序。
6、案卷要整齊美觀(guān)。
五、設備檔案的借閱和保管
1、設備檔案應及時(shí)歸入檔案室專(zhuān)柜存放。各部門(mén)需要查閱時(shí)，可按規定向檔案室借閱，若要復印或常借等，必須經(jīng)分管領(lǐng)導同意，方可實(shí)施，任何科室和個(gè)人不得將其原始材料占為已有。
2、安監局檔案室負責設備檔案的監督、指導和檢查。
檔案管理制度 篇3
一、檔案建立
�。ㄒ唬┙⒔∪珜W(xué)校退管工作檔案，目的主要在于為上級相關(guān)領(lǐng)導部門(mén)以及學(xué)校分析、總結、部署及調度學(xué)校退管工作和對該工作作出決策提供準確、可靠的依據。校領(lǐng)導對此應高度重視，并由校長(cháng)親自具體負責和指導資料的`收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔建檔工作。
�。ǘ⿲W(xué)校建立的退管工作檔案資料由學(xué)校檔案員管理。
二、檔案立卷
�。ㄒ唬n案人員應按檔案資料收集范圍及時(shí)收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類(lèi)、裝訂、編制目錄，進(jìn)袋入檔。檔案案袋、檔案卷的規格要符合上級有關(guān)部門(mén)統一要求。
�。ǘ┚碜诒仨氉⒚鞅４嫫谙�，凡注明“暫存”的資料一般以一年為限；注明“短期”的一般五年為限；注明“長(cháng)期”的由學(xué)校根據實(shí)際需要決定保存期限。
�。ㄈ┓矙n案資料收集范圍細目中未編入，但確有使用、保存價(jià)值的其它資料，學(xué)�？筛鶕枰孕袥Q定是否留存。
三、檔案查閱
�。ㄒ唬┬Ｍ馊藛T來(lái)校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導批準后方可到檔案資料室查閱檔案；查閱者不得摘抄檔案材料，經(jīng)同意摘抄的材料須經(jīng)檔案資料室人員仔細核對簽署意見(jiàn)；查閱者不得將檔案材料拿出檔案資料室。
�。ǘ┬认嚓P(guān)人員借閱檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導同意后方可查閱，并要辦理登記手續，在規定期限內完好無(wú)損地歸還。
檔案管理制度 篇4
為規范公司工程檔案管理工作，根據國家、地方工程檔案管理有關(guān)規定，結合我司的特點(diǎn)，制定本制度。
一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求
(一)工程檔案的歸檔范圍
對于工程建設有關(guān)的重要活動(dòng)，記載工程建設主要過(guò)程和現狀，具有保存價(jià)值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。
(詳附件一)
(二)歸檔文件的要求
1、歸檔的工程文件應為原件。
2、工程文件的內容必須真實(shí)、準確、清晰、幅面整潔。
3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書(shū)寫(xiě)工具。
4、工程文件尺寸統一采用a4規格歸檔。
二、工程檔案的管理機構
各工程部設資料員，主要負責本部門(mén)工程項目從工程準備階段到竣工備案驗收過(guò)程中工程建設文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預驗收及移交。
三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、
索引、保管、統計
(一)工程檔案的收集
文件形成后，文件形成責任人(經(jīng)手人)必須于當天交一份原件給資料員，資料員收到文件后，當天登記入盒。
(二)工程檔案的整理
按照單位工程分部、分項工程及文件形成的時(shí)間先后順序進(jìn)行分類(lèi)排列。
(三)工程檔案的立卷
1、工程文件可劃分為工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。
2、工程準備階段文件按建設程序組卷。
3、監理文件按單位工程、分部工程組卷。
4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。
5、竣工圖按專(zhuān)業(yè)組卷。
6、竣工驗收文件按單位工程組卷。
(四)工程檔案的編目
1、每卷單獨編號，頁(yè)號從“1”開(kāi)始，案卷不宜超過(guò)30mm；頁(yè)號編寫(xiě)在單頁(yè)右下角，雙面書(shū)寫(xiě)的，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。
2、卷內目錄：“序號”以一份文件為單位，“責任者”填文件的直接形成單位和個(gè)人，有多個(gè)責任者的，選擇兩個(gè)主要責任者，其余用“等”代替�！拔募幪枴碧顚�(xiě)工程文件原有的文號或圖號；“文件題名”填寫(xiě)文件標題的名稱(chēng)�！叭掌凇碧顚�(xiě)文件形成的日期。未按要求編目的，每項扣罰部門(mén)資料員5元。
(五)工程檔案的裝訂
案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用線(xiàn)繩三孔左側裝訂法。
(六)工程檔案的歸檔
1、單位工程竣工驗收完成后30日內，部門(mén)資料員要完成該工程檔案的歸檔工作，未按時(shí)歸檔的扣罰部門(mén)資料員5元。
(七)工程竣工檔案移交
工程竣工驗收完成后60日內，部門(mén)資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館，一份移交給工程檔案室，未及時(shí)辦理移交的，扣罰部門(mén)資料員5元。
(八)工程檔案的索引
工程代號由集團公司統一規定，檔號由工程檔案中心根據工程代號填寫(xiě)。
案卷號如：第1卷1.1.1-1
專(zhuān)業(yè)號如：基建類(lèi)1為1.1.1
工程代號如zz花園首期為1.1
樓盤(pán)代號如zz花園代號為1
(九)工程檔案的保管
工程檔案管理人員必須確保工程檔案的'安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風(fēng)，保證工程檔案不被腐蝕。
(十)工程檔案的統計
工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閱情況進(jìn)行統計，及時(shí)催促借閱到期文件的歸還。
四、工程檔案保管期限
保管期限分為永久、長(cháng)期、短期(具體詳附件一)
1、永久：是指工程檔案需永久保存。
2、長(cháng)期：是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。
3、短期：是指工程檔案保存20年以下。
同一案卷內有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從長(cháng)。
五、工程檔案密級
密級分為機密、秘密兩種。同一案卷有不同密級的文件，應以高密級為本卷密級。
工程準備階段文件為機密級，監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為秘密級。
六、工程檔案的借閱及銷(xiāo)毀按照集團公司檔案管理制度執行。
本制度由部門(mén)經(jīng)理負責考核部門(mén)資料員，工程技術(shù)部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。
七、本制度自發(fā)布之日起執行
檔案管理制度 篇5
一、目的
為了加強檔案管理，統一會(huì )計檔案管理制度，根據《中華人民共和國會(huì )計法》和《中華人民共和國檔案法》的規定，結合本企業(yè)實(shí)際及內部管理需要，特制定本制度。
二、定義
會(huì )計檔案是指會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿和財務(wù)報告等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)材料，是記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據。具體包括以下四類(lèi)：
1、會(huì )計憑證類(lèi)，包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會(huì )計憑證；
2、會(huì )計賬簿類(lèi)，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿和其他會(huì )計賬簿；
3、財務(wù)報告類(lèi)，包括月度、季度、年度財務(wù)報告，會(huì )計報表、附表、附注及文字說(shuō)明和其他財務(wù)報告；
4、其他類(lèi)；包括銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)資料、會(huì )計檔案移交清冊、會(huì )計檔案保管清冊和會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊。
三、工作規定
1、企業(yè)每年形成的會(huì )計檔案應由財務(wù)部按歸檔的要求負責整理、立卷或裝訂成冊，當年會(huì )計檔案在會(huì )計年度終了后，可暫由財務(wù)保管，任何人不得自行封包保存。
2、財務(wù)部指定專(zhuān)人對會(huì )計檔案進(jìn)行妥善保管，存放要有序，查找要方便，同時(shí)要嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。
3、單位撤消、合并時(shí)，會(huì )計檔案應隨同單位的全部檔案移交至指定單位，并按規定辦理交接手續。
4、保存的會(huì )計檔案應為本單位的`財會(huì )人員提供查閱服務(wù)，非財會(huì )人員不得查閱。向外單位提供查閱服務(wù)時(shí)，須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導及財務(wù)總監簽字批準，且會(huì )計檔案原則上不得借出。
5、經(jīng)企業(yè)負責人批準，查閱或者復制會(huì )計檔案時(shí)，需如實(shí)填寫(xiě)《會(huì )計檔案調閱登記表》。查閱或者復制會(huì )計檔案的人員不得將會(huì )計檔案攜帶外出與借出，嚴禁在會(huì )計檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。
6、會(huì )計檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類(lèi)。
7、會(huì )計檔案的保管期限從會(huì )計年度終了后的第一天算起。
8、對保管期滿(mǎn)的會(huì )計檔案，要由檔案部門(mén)和會(huì )計部門(mén)共同鑒定，嚴格審查，報經(jīng)批準后，進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。具體銷(xiāo)毀程序按如下順序執行：
9、由本企業(yè)檔案部門(mén)會(huì )同會(huì )計部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊，列明銷(xiāo)毀會(huì )計檔案的名稱(chēng)、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內容。
10、企業(yè)總經(jīng)理在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽署意見(jiàn)。
11、由檔案部門(mén)、會(huì )計部門(mén)和審計部門(mén)共同派員監督銷(xiāo)毀會(huì )計檔案。
12、監銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì )計檔案前，應當按照會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊所列內容清點(diǎn)核對所要銷(xiāo)毀的會(huì )計檔案。銷(xiāo)毀后，應當在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽名蓋章，并將監銷(xiāo)情況報告企業(yè)總經(jīng)理。
13、會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊交至檔案部門(mén)長(cháng)期保存。
企業(yè)之間交接會(huì )計檔案時(shí)，應當按照《會(huì )計檔案移交清冊》所列內容逐項交接，并由交接雙方的負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監交人應當在會(huì )計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
四、附則
本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。
檔案管理制度 篇6
一、目的
根據財政部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)《會(huì )計檔案管理辦法》的通知的規定，為了加強公司財務(wù)會(huì )計檔案的科學(xué)管理，建立、健全會(huì )計檔案的管理制度，保證會(huì )計檔案妥善有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密，完善財務(wù)檔案管理工作，特制定本制度。
二、適用范圍：
本制度用于財務(wù)部檔案的管理。預算、計劃、制度等文件材料，執行文書(shū)檔案管理規定，不適用本制度。
三、管理職責
財務(wù)部負責檔案的整理、編號、歸檔、調閱、借閱等，對財務(wù)會(huì )計檔案的安全、完整、保密負責，對于應當入庫保管的資料應及時(shí)入庫納入管理。
四、會(huì )計檔案范圍
包含會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報告以及其他會(huì )計核算資料等四個(gè)部分。
1、會(huì )計憑證類(lèi)：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會(huì )計憑證;
2、會(huì )計賬簿類(lèi)：總帳，明細帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡片，輔助帳簿，其他會(huì )計帳簿;
3、財務(wù)報告類(lèi)：包括月度、季度、年度財務(wù)報告，會(huì )計報表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財務(wù)報告;
4、其他類(lèi)：銀行存款余額調節表，銀行對帳單，其他應當保存的會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)資料，會(huì )計檔案移交清冊，會(huì )計檔案保管清冊，會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊，以及有關(guān)的電子數據和相應軟件資料。
五、會(huì )計檔案的管理
1、會(huì )計檔案的整理立卷：會(huì )計年度終了后，對會(huì )計資料進(jìn)行整理立卷。會(huì )計檔案的整理一般采用“三統一”的辦法，即：分類(lèi)標準統一、檔案形成統一、管理要求統一，并分門(mén)別類(lèi)按各卷順序編號。
1)、分類(lèi)標準統一。一般將財務(wù)會(huì )計資料分成一類(lèi)賬簿，二類(lèi)憑證，三類(lèi)報表，四類(lèi)文字資料及其他;
2)、檔案形成統一。案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統一;
3)、管理要求統一。建立財務(wù)會(huì )計資料檔案簿、會(huì )計資料檔案目錄;會(huì )計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類(lèi)立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。
2、會(huì )計憑證的裝訂會(huì )計憑證每月裝訂一次，按年分月妥善保管歸檔。會(huì )計憑證裝訂前應準備的工作：
1)、分類(lèi)整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全;
2)、按憑證匯總日期歸集確定裝訂成冊的本數;
3)、摘除憑證內的金屬物，對大的張頁(yè)或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開(kāi)裝訂線(xiàn)，以翻閱保持數字完整;
4)、整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現缺號要查明原因。檢查附件有否漏缺，如：領(lǐng)料單、入庫單是否隨附齊全; 5)、記賬憑證上有關(guān)人員的印章是否齊全;
6)、會(huì )計憑證裝訂時(shí)的要求：
a、裝訂時(shí)盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱;
b、憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規格略大于所附記賬憑證;
c、裝訂憑證厚度一般為3厘米，裝訂牢固，美觀(guān)大方。
7)、會(huì )計憑證裝訂后的注意事項:
a、每本封面上填寫(xiě)好憑證種類(lèi)、起止號碼、憑證張數、會(huì )計主管人員和裝訂人員簽章;
、在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類(lèi)編號，以便于調閱。
3、會(huì )計賬簿的裝訂
各種會(huì )計賬簿年度結賬后，除跨年使用的賬簿外，賬簿應按時(shí)整理立卷。賬簿裝訂的基本要求：
1)、首先按賬簿啟用表的使用頁(yè)數核對各賬戶(hù)是否相符，賬頁(yè)數是否齊全，序號排列是否連續;
2)、然后按會(huì )計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶(hù)目錄、該賬簿按頁(yè)數順序排列的賬頁(yè)、會(huì )計賬簿裝訂封底的順序裝訂，活頁(yè)賬簿裝訂要求：
a、保留已使用過(guò)的賬頁(yè)，將賬頁(yè)數填寫(xiě)齊全，去除空白頁(yè)和撤掉賬夾，加上封面、封底，裝訂成冊;
b、多欄式活頁(yè)賬、三欄式活頁(yè)賬、數量金額式活頁(yè)賬等不得混裝，應按同類(lèi)業(yè)務(wù)、同類(lèi)賬頁(yè)裝訂在一起。
3)、在賬本的封面上填寫(xiě)好賬目的種類(lèi)，編好卷號，會(huì )計主管人員和裝訂人(經(jīng)辦人)簽章;
4)、賬簿裝訂后的其他要求:
a、會(huì )計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁(yè)、掉頁(yè)的現象;
b、封面應齊全、平整、并注明所屬年度及賬簿名稱(chēng)、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分戶(hù)明細賬;
c、會(huì )計賬簿按保管期限分別編制卷號，如總賬、各類(lèi)明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。
4、會(huì )計檔案的移交歸檔
1)、每年形成的會(huì )計檔案，由財務(wù)部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，
編制會(huì )計檔案保管清冊。在會(huì )計年度終了后，可暫由本會(huì )計部門(mén)保管一年。期滿(mǎn)之后，由會(huì )計部門(mén)編制移交清冊，移交本單位檔案部門(mén)統一保管;
2)、移交檔案部門(mén)保管的.會(huì )計檔案原則上應該保持原卷冊的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案部門(mén)應當會(huì )同財務(wù)部和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責任。
5、會(huì )計檔案的保管
1)、會(huì )計檔案的保管期限分永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年、共5類(lèi)，保管期限從會(huì )計年度終了后的第一天算起;
2)、會(huì )計檔案室的要求:應選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周?chē)鷳獋溆蟹阑鹌鞑?室內應經(jīng)常保持清潔衛生，以防蟲(chóng)蛀、防鼠咬;保持通風(fēng)透光，并有適當的空間、通道和查閱的地方，并防止潮濕;
3)、會(huì )計檔案應放在專(zhuān)用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找;
4)、設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密;
5)、使用電子計算機進(jìn)行會(huì )計核算的，應當保存打印出來(lái)的紙質(zhì)會(huì )計檔案，使用磁盤(pán)、光盤(pán)等磁性介質(zhì)保存會(huì )計檔案，應報財政局備案。會(huì )計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
6、會(huì )計檔案的借閱
1)、會(huì )計檔案為本公司所用，原則上不得借出。本公司人員需要檔案資料，在登記報批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復印;
2)、外部借閱會(huì )計檔案時(shí)，應持有單位正式介紹信，經(jīng)會(huì )計主管人員和公司領(lǐng)導批準后，方可辦理借閱手續;由檔案部門(mén)建立健全會(huì )計檔案查閱、復制、登記制度;
3)、借閱手續：借閱人應認真填寫(xiě)檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚;
4)、借閱會(huì )計檔案人員不得在案卷中亂畫(huà)、標記、拆散原卷冊，也不得涂改抽
換、攜帶外出或復制原件(如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導批準后方能攜帶外出或復制原件)。
7、會(huì )計檔案的銷(xiāo)毀
保管期滿(mǎn)的會(huì )計檔案，可以按照以下程序進(jìn)行銷(xiāo)毀：
1)、會(huì )計檔案保管期滿(mǎn)，需要銷(xiāo)毀時(shí)由檔案部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì )同財務(wù)部門(mén)共同鑒定，編制會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊(注明名稱(chēng)、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內容)，經(jīng)公司總經(jīng)理審批簽署意見(jiàn)，報請上級主管單位批準后方可予以銷(xiāo)毀;
2)、銷(xiāo)毀會(huì )計檔案時(shí)，由檔案部門(mén)和財務(wù)部共同派員監銷(xiāo)。在銷(xiāo)毀前清點(diǎn)所要銷(xiāo)毀的會(huì )計檔案;銷(xiāo)毀后，經(jīng)辦人應在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽名蓋章;注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期，以示負責，同時(shí)將監銷(xiāo)情況寫(xiě)出書(shū)面報告一式兩份，一份報公司領(lǐng)導，一份歸入檔案備查;
3)、會(huì )計檔案保管期滿(mǎn)，但未結清的債權債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應當單獨抽出另行立卷，由檔案部門(mén)保管到未了事項完結時(shí)為止。單獨抽出立卷的會(huì )計檔案，應當在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清單和會(huì )計檔案保管清冊中列明;
4)、在建設期間的會(huì )計檔案，不得銷(xiāo)毀。
檔案管理制度 篇7
職責部門(mén)
1、院辦（人事行政部）負責院級文件檔案的管理工作。
2、部門(mén)（科室）指派專(zhuān)人兼任檔案管理員，負責部門(mén)（科室）檔案的日常管理工作。檔案管理人員變動(dòng)須及時(shí)辦理交接并通知院辦（人事行政部）負責人。
3、院辦（人事行政部）負責指導與監督各部門(mén)檔案管理的實(shí)施情況。
4、部門(mén)（科室）負責人負責審批本部門(mén)（科室）普通文檔的借閱申請，其它文檔的借閱申請由總經(jīng)理（院長(cháng)）或指定負責人審批。
5、機密文件借閱、所有文件的復制及銷(xiāo)毀申請由總經(jīng)理（院長(cháng)）或指定負責人審批。
檔案收集、歸檔
1、凡醫院繕印發(fā)出的公文（含定稿和打印的原件與附件、批復請示、轉發(fā)文件等），原件一律由院辦（人事行政部）統一歸檔管理，發(fā)文復印件按規定由收文部門(mén)各自歸檔。
2、各部門(mén)處理完畢或批存的文件材料，由部門(mén)文秘集中統一整理、歸檔。
3、一項工作分別由幾個(gè)部門(mén)（科室）參與辦理形成的文件、決議，由主辦部門(mén)（科室）負責收集整理，交院辦（人事行政部）歸檔。
4、部門(mén)（科室）組織召開(kāi)的工作會(huì )議紀要與有關(guān)材料由本部門(mén)（科室）收集、歸檔。
5、醫院召開(kāi)的工作會(huì )議文件由院辦（人事行政部）收集、歸檔，并由會(huì )議組織部門(mén)（科室）指定專(zhuān)人將會(huì )議材料、聲像檔案等向院辦（人事行政部）辦理歸檔手續。
6、醫院?jiǎn)T工外出學(xué)習、考察、調研、參加上級單位召開(kāi)的會(huì )議等公務(wù)活動(dòng)需將文件歸檔的，應及時(shí)交院辦（人事行政部）歸檔。
檔案立卷
1、檔案管理員應使用檔案盒（或文件夾）根據文件類(lèi)型將檔案分別立卷，統一存放至檔案柜中。
2、檔案立卷應使用歸卷用的“案卷類(lèi)目”，“案卷類(lèi)目”條文必須簡(jiǎn)明確切。
3、案卷類(lèi)目編制原則：含醫院全稱(chēng)和經(jīng)辦部門(mén)全稱(chēng)，按上（醫院全稱(chēng)）、下（經(jīng)辦部門(mén)全稱(chēng)）排版；根據文字量，也可以按左（醫院全稱(chēng)）、右（經(jīng)辦部門(mén)全稱(chēng)）排版。
4、案卷類(lèi)目名稱(chēng)需根據5.3款標準，采用標黑一號字體打印，粘貼于檔案盒（或文件夾）左側距頂部3厘米處。
5、歸檔的文件資料須按年度分別立卷，立卷必須核對歸檔文件的完整性、準確度，對存在缺陷的文件資料要責成有關(guān)人員收集齊全后再行立卷歸檔。
6、歸檔文件應符合國家有關(guān)檔案管理的要求，目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水筆和復寫(xiě)紙復寫(xiě)。
7、部門(mén)（科室）經(jīng)辦的文件原則上應于收、發(fā)文后一個(gè)月內完成歸檔；醫院每年6月份以前必須完成上年度全部文件資料的立卷歸檔工作。
檔案目錄編制
1、檔案文件編號原則：A1A2A3A4—B1B2C1C2—D1D2，其中A1A2為醫院代字（遵照《行文管理制度》附件《醫院簡(jiǎn)稱(chēng)對照表》），A3A4為兩位數年份號，B1B2為部門(mén)（科室）代字（大類(lèi)）號，C1C2為文件類(lèi)型（小類(lèi)）號，D1D2為兩位數檔案序號。以上代字為漢字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西現代女子醫院的行政部為經(jīng)辦部門(mén)，歸檔文件類(lèi)型為2006年的通知，是此卷中的第7份文件，則檔號為：JX06—XZTZ—07。
2、檔案管理員應在檔案盒（或文件夾）首頁(yè)位置設立《檔案目錄》（附件10.1）。
3、所有歸檔文件必須在首頁(yè)面右側用口取紙標記文件編號，并按順序將檔案信息登記在《檔案目錄》中，以便查閱。
4、《檔案目錄》內容應包括目錄序號、文件編號、文件標題、頁(yè)數、發(fā)文單位、發(fā)文日期、經(jīng)辦人、歸檔編號、備注等項目。
檔案保管權限、期限與類(lèi)型
1檔案保管權限
1.1財務(wù)部檔案由財務(wù)部保存；
1.2人事部檔案由人事部保存；
1.3醫院證、章、信由總經(jīng)理（院長(cháng)）指定負責人保存；
1.4其它各類(lèi)檔案由院辦（人事行政部）保存。
2檔案保管期限
2.1財務(wù)檔案應嚴格遵照國家有關(guān)規定的保管期限執行。
2.2醫院證、章、信及相關(guān)文件資料屬永久保存檔案。
2.3政府職能部門(mén)授予、發(fā)放的各種許可證書(shū)、等級證書(shū)、資格證書(shū)、獎狀、獎?wù)�、獎杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。
2.4本醫院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫院重要活動(dòng)的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。
2.5普通文檔保管期限為3年至5年。2.6保密文檔須于失效當日即刻銷(xiāo)毀。3文檔的.保存形式：
3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。
3.2計算機存儲的涉密文件應采取加密保護措施，文件密碼由指定的文件保管人設定，并須將該文件路徑及密碼報院辦（人事行政部）備存，并保證其真實(shí)性。3.3機密文檔以書(shū)面或實(shí)物形式保存。4檔案類(lèi)型
4.1行政檔案，包括：營(yíng)業(yè)執照正、副本，復印件；法定代表人身份證（護照）（復印件）；對內、對外收、發(fā)的《通知》、《決定》、《函》、《總結》、《報告》等各類(lèi)正式公文；各項重要活動(dòng)的組織流程、領(lǐng)導講話(huà)稿、聲像圖片等相關(guān)資料；各部門(mén)（含財務(wù)、醫務(wù)科室）現行的各項規章制度、規定、流程等；院級會(huì )議的會(huì )議紀要、決議；醫院年度（季、月、周）工作計劃匯總表；《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產(chǎn)權證等固定資產(chǎn)檔案；購置車(chē)輛所有權證、購置稅證、保險、行駛證（復印件）等車(chē)輛管理檔案；對外簽訂的各類(lèi)購買(mǎi)（租賃、服務(wù)）性質(zhì)的合同文件；其它應歸檔保管的文件、資料。
4.2人事檔案，包括：全院?jiǎn)T工個(gè)人信息資料（花名冊）；勞動(dòng)合同及保密協(xié)議；勤打卡數據；工資、社保等薪酬相關(guān)資料；招聘表格、人才庫等相關(guān)資料；員工績(jì)效考核相關(guān)資料；其它應歸檔保管的文件、資料。
4.3財務(wù)會(huì )計檔案，包括：各類(lèi)審計帳冊及報表；各類(lèi)會(huì )計帳冊及報表；固定資產(chǎn)資料；其它須保存文檔。
4.4藥械設備檔案，包括：設備臺帳；設備出廠(chǎng)合格證、使用說(shuō)明書(shū)；設備安裝、調試、驗收報告；設備保修卡、保修協(xié)議及維修聯(lián)系方式；設備運行維修、保養記錄；設備更新改造記錄；設備管理制度；其它應保存的設備資料。
4.5醫療檔案，包括：檔案內容由醫療管理部門(mén)提供。
檔案查閱與復制
1、總經(jīng)理有權查閱醫院所有檔案。
2、部門(mén)（科室）負責人有權查閱本部門(mén)（科室）所有檔案。3其他員工因工作需要應經(jīng)過(guò)審批方可借閱有關(guān)檔案。
4、文檔查（借）閱應在檔案保管部門(mén)（科室）進(jìn)行登記，機密文檔及權限外查借（閱）須辦理審批手續。
5、查（借）閱或復制除財務(wù)類(lèi)、人事類(lèi)以外的檔案須由院辦（人事行政部）負責人審批，并進(jìn)行相關(guān)登記。
6、查（借）閱或復制財務(wù)檔案、人事檔案須由總經(jīng)理審批。
檔案的銷(xiāo)毀
1、超過(guò)保管期限的檔案，由檔案管理員依據檔案保管期限每年3月前編制銷(xiāo)毀計劃及清單，由院辦（人事行政部）負責人審核無(wú)誤后報總經(jīng)理審批。
2、總經(jīng)理審批同意銷(xiāo)毀計劃后，必須指派兩名（含）以上監銷(xiāo)人員監督檔案銷(xiāo)毀過(guò)程，并進(jìn)行簽字確認。
3、銷(xiāo)毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷(xiāo)毀檔案在有關(guān)目錄中注銷(xiāo)。
檔案管理制度 篇8
1、目的
為了規范進(jìn)出口業(yè)務(wù)單證的存檔管理，符合《中華人民共和國國海關(guān)法》、《中華人民共和國國海關(guān)稽查條例》等有關(guān)法律法規的.規定。
2、范圍
適用于本公司進(jìn)出口業(yè)務(wù)單證檔案管理
3、存檔項目
3.1一般貿易項下進(jìn)出口業(yè)務(wù)單證的管理
3.1.1存檔內容：進(jìn)出口報關(guān)資料（包括進(jìn)出口合同、進(jìn)出口發(fā)票、進(jìn)出口裝箱單、進(jìn)出口報關(guān)單、海關(guān)放行通知書(shū)）；進(jìn)出口船務(wù)資料（包括訂艙單、裝柜單、提單、設備交接單、落貨明細單、排柜單）。
3.1.2按合同號順序制作進(jìn)出口合同臺帳以及進(jìn)出口明細
4、工作制度
4.1每一項業(yè)務(wù)操作完畢，操作員必須一周內整理留檔資料進(jìn)行存檔；
4.2月末由部門(mén)內檔案管理人員進(jìn)行檢查，檢查留檔是否按規定操作；
4.3進(jìn)出口業(yè)務(wù)操作以季度為時(shí)間段。由部門(mén)主管進(jìn)行抽查留檔資料是否合格；
4.4每一年度一次將當年產(chǎn)生的全部留檔資料整理好并有序存放；
4.5留檔工作作為業(yè)務(wù)操作部門(mén)業(yè)績(jì)考核一項內容；
4.6保管人員因工作調動(dòng)，需作好書(shū)面工作交接；
4.7根據《中華人民共和國國海關(guān)稽查條例》規定，進(jìn)出口業(yè)務(wù)及與之直接關(guān)系產(chǎn)生的資料，一般貿易應自辦結海關(guān)手續后保存三年，加工貿易應自辦結海關(guān)核銷(xiāo)手續后保存三年，減免稅設備應自辦結海關(guān)解除監管（監管期：生產(chǎn)設備為五年）手續后保存三年。
4.8查閱檔案，必須經(jīng)檔案管理負責人批準。
4.9檔案銷(xiāo)毀，必須經(jīng)檔案管理負責人上一級領(lǐng)導批準。
5、本制度未盡事宜，在工作中不斷補充完善。
檔案管理制度 篇9
第一章 總 則
第一條 為了加強環(huán)境保護檔案的形成、管理和保護工作，開(kāi)發(fā)利用環(huán)境保護檔案信息資源，根據《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法、《中華人民共和國環(huán)境保護法》等相關(guān)法律法規，結合環(huán)境保護工作實(shí)際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱(chēng)環(huán)境保護檔案，是指各級環(huán)境保護主管部門(mén)及其派出機構、直屬單位(以下簡(jiǎn)稱(chēng)環(huán)境保護部門(mén))，在環(huán)境保護各項工作和活動(dòng)中形成的，對國家、社會(huì )和單位具有利用價(jià)值、應當歸檔保存的各種形式和載體的歷史記錄，主要包括文書(shū)檔案、音像(照片、錄音、錄像)檔案、科技檔案、會(huì )計檔案、人事檔案、基建檔案及電子檔案等。
第三條 環(huán)境保護檔案工作是環(huán)境保護部門(mén)的重要職責，實(shí)行統一領(lǐng)導、分級管理。
第四條 國務(wù)院環(huán)境保護主管部門(mén)對環(huán)境保護檔案管理工作實(shí)行監督和指導，在業(yè)務(wù)上接受?chē)覚n案行政管理部門(mén)的監督和指導。
地方各級環(huán)境保護主管部門(mén)對本行政區域內環(huán)境保護檔案管理工作實(shí)行監督和指導，在業(yè)務(wù)上接受同級檔案行政管理部門(mén)和上級環(huán)境保護主管部門(mén)的監督和指導。
第二章 環(huán)境保護部門(mén)檔案工作職責
第五條 環(huán)境保護部門(mén)應當加強對檔案工作的領(lǐng)導，完善檔案工作管理體制，建立檔案管理機構，配備政治可靠、責任心強、具備檔案管理及環(huán)境保護相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能的正式專(zhuān)職檔案管理人員。環(huán)境保護部門(mén)辦公廳(室)檔案管理機構歸口負責本部門(mén)檔案管理工作。
第六條 環(huán)境保護部門(mén)應當將檔案工作納入本部門(mén)發(fā)展規劃和年度工作計劃，列入工作考核檢查內容，及時(shí)研究并協(xié)調解決檔案工作中的重大問(wèn)題，確保檔案工作與本部門(mén)整體工作同步協(xié)調發(fā)展。
第七條 環(huán)境保護部門(mén)應當按照部門(mén)預算編制和管理的有關(guān)規定，科學(xué)合理核定檔案工作經(jīng)費，并列入同級財政預算，加強對檔案工作經(jīng)費的審計和績(jì)效考核，確�？茖W(xué)使用、專(zhuān)款專(zhuān)用。
第八條 環(huán)境保護部門(mén)應當按照國家有關(guān)檔案管理的規定，確定文件材料的具體接收范圍，包括本部門(mén)在各項工作和活動(dòng)中形成的具有利用價(jià)值、應當歸檔保存的各種形式和載體的歷史記錄，以及與本部門(mén)有關(guān)的撤銷(xiāo)或者合并部門(mén)的全部檔案。
第九條 環(huán)境保護部門(mén)應當將檔案信息化建設納入本部門(mén)信息化建設同步實(shí)施，推進(jìn)文檔一體化管理，實(shí)現資源數字化、利用網(wǎng)絡(luò )化、管理智能化。
第十條 環(huán)境保護部門(mén)應當為開(kāi)展檔案管理工作提供必要條件。檔案管理人員辦公室、檔案庫房、閱檔室和檔案整理間應當分開(kāi)。
第十一條 環(huán)境保護部門(mén)應當加強檔案基礎設施建設，改善檔案安全管理條件，提供符合設計規范的專(zhuān)用庫房，配備防盜、防火、防潮、防水、防塵、防光、防鼠、防蟲(chóng)等安全設施，以及計算機、復印機、打印機、掃描儀、照相機、攝像機、防磁柜等工作設備。
第十二條 環(huán)境保護部門(mén)應當將檔案管理人員培訓、交流、使用列入干部培養和選拔任用統一規劃，統籌安排，為檔案管理人員學(xué)習培訓、掛職鍛煉、交流任職等創(chuàng )造條件。檔案管理人員的職務(wù)晉升或者職稱(chēng)評定、業(yè)務(wù)能力考核，按照國家有關(guān)規定執行，并享有專(zhuān)業(yè)人員的同等待遇。
第十三條 環(huán)境保護部門(mén)應當按照《中華人民共和國保守國家秘密法》等有關(guān)法律法規，確保環(huán)境保護檔案安全保密和有效利用。
第三章 檔案管理機構、文件(項目)承辦單位職責
第十四條 環(huán)境保護部門(mén)的檔案管理機構應當履行下列職責:
(一)貫徹執行國家檔案法律法規和工作方針、政策。經(jīng)國家檔案行政管理部門(mén)同意，國務(wù)院環(huán)境保護主管部門(mén)的檔案管理機構負責研究制定環(huán)境保護檔案管理規章制度、行業(yè)標準和技術(shù)規范并組織實(shí)施。地方各級環(huán)境保護主管部門(mén)的檔案管理機構依據上級環(huán)境保護主管部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)的相關(guān)制度要求，制定本行政區域內環(huán)境保護檔案管理工作制度并組織實(shí)施。
(二)負責本部門(mén)檔案的統一管理，地方各級環(huán)境保護主管部門(mén)的檔案管理機構對本行政區域內環(huán)境保護檔案管理工作進(jìn)行監督和指導。
(三)負責編制本部門(mén)檔案管理經(jīng)費年度預算，將檔案資料收集整理、保管保護、開(kāi)發(fā)利用，設備購置和運行維護，信息化建設，以及檔案宣傳培訓等項目經(jīng)費列入預算。
(四)負責本部門(mén)檔案信息化工作，參與本部門(mén)電子文件全過(guò)程管理工作，組織實(shí)施本部門(mén)檔案數字化加工、電子文件歸檔和電子檔案管理以及重要檔案異地、異質(zhì)備份工作。
(五)負責對本部門(mén)重點(diǎn)工作、重大會(huì )議和活動(dòng)、重大建設項目、重大科研項目、重大生態(tài)保護項目等歸檔工作進(jìn)行監督和指導，參與重大科研項目成果驗收、重大建設項目工程竣工和重要設備儀器開(kāi)箱的文件材料驗收工作。
(六)負責制定本部門(mén)文件(項目)材料的歸檔范圍和保管期限，指導本部門(mén)的文件收集、整理、歸檔工作，組織檔案信息資源的編研，科學(xué)合理開(kāi)發(fā)利用，安全保管檔案并按照有關(guān)規定向檔案館移交檔案。
(七)國務(wù)院環(huán)境保護主管部門(mén)的檔案管理機構，負責匯總統計地方環(huán)境保護主管部門(mén)，本部門(mén)及其派出機構、直屬單位檔案工作基本情況的數據，并報送國家檔案行政管理部門(mén)。地方各級環(huán)境保護主管部門(mén)的檔案管理機構，負責匯總統計本行政區域內環(huán)境保護檔案工作基本情況數據，并報送同級檔案行政管理部門(mén)和上級環(huán)境保護主管部門(mén)。
(八)負責開(kāi)展環(huán)境保護部門(mén)檔案工作業(yè)務(wù)交流，組織檔案管理人員專(zhuān)業(yè)培訓。
(九)各級環(huán)境保護主管部門(mén)的檔案管理機構負責組織實(shí)施同級檔案行政管理部門(mén)布置的相關(guān)工作，并協(xié)調環(huán)境保護部門(mén)的檔案管理機構與其他部門(mén)檔案管理機構之間的檔案工作。
第十五條 環(huán)境保護部門(mén)的文件(項目)承辦單位在本部門(mén)檔案管理機構的指導下，履行下列職責：
(一)負責本單位文件(項目)材料的收集、整理和歸檔。
(二)負責督促指導文件(項目)承辦人分類(lèi)整理文件材料，做到齊全完整、分類(lèi)清楚、排列有序，并按照規定向本部門(mén)檔案管理機構移交。
(三)重大建設項目、重大科研項目、重大生態(tài)保護項目承辦單位負責制定專(zhuān)項檔案管理規定、歸檔范圍和保管期限，報環(huán)境保護部門(mén)的檔案管理機構同意后，由項目承辦單位組織實(shí)施。
第四章 文件材料的歸檔
第十六條 環(huán)境保護文件材料歸檔范圍應當全面、系統地反映綜合管理和政策法規、科學(xué)技術(shù)、環(huán)境影響評價(jià)、環(huán)境監測、污染防治、生態(tài)保護、核與輻射安全監管、環(huán)境監察執法等業(yè)務(wù)活動(dòng)。
第十七條 環(huán)境保護部門(mén)在部署污染源普查、環(huán)境質(zhì)量調查等專(zhuān)項工作時(shí)，應當明確文件材料的歸檔要求;在檢查專(zhuān)項工作進(jìn)度時(shí)，應當檢查文件材料的收集、整理情況;重大建設項目、重大科研項目和重大生態(tài)保護項目文件材料不符合歸檔要求的，不得進(jìn)行項目鑒定、驗收和申報獎項。
第十八條 環(huán)境保護文件材料歸檔工作一般應于次年3月底前完成。文件(項目)承辦單位根據下列情形，按要求將應歸檔文件及電子文件同步移交本部門(mén)檔案管理機構進(jìn)行歸檔，任何人不得據為己有或者拒絕歸檔：
(一)文書(shū)材料應當在文件辦理完畢后及時(shí)歸檔;
(二)重大會(huì )議和活動(dòng)等文件材料，應當在會(huì )議和活動(dòng)結束后一個(gè)月內歸檔;
(三)科研項目、建設項目文件材料應當在成果鑒定和項目驗收后兩個(gè)月內歸檔，周期較長(cháng)的.科研項目、建設項目可以按完成階段分期歸檔;
(四)一般儀器設備隨機文件材料，應當在開(kāi)箱驗收或者安裝調試后七日內歸檔，重要儀器設備開(kāi)箱驗收應當由檔案管理人員現場(chǎng)監督隨機文件材料歸檔。
第五章 檔案的管理
第十九條 環(huán)境保護部門(mén)應當加強對不同門(mén)類(lèi)、各種形式和載體檔案的管理，確保環(huán)境保護檔案真實(shí)、齊全、完整。
第二十條 環(huán)境保護檔案的分類(lèi)、著(zhù)錄、標引，依照《中國檔案分類(lèi)法 環(huán)境保護檔案分類(lèi)表》《環(huán)境保護檔案著(zhù)錄細則》《環(huán)境保護檔案管理規范》等文件的有關(guān)規定執行，其相應的電子文件材料應當按照有關(guān)要求同步歸檔。
文書(shū)材料的整理歸檔，依照《歸檔文件整理規則》(da/t 22-20xx)的有關(guān)規定執行。
照片資料的整理歸檔，依照《照片檔案管理規范》(gb/t 11821-20xx)的有關(guān)規定執行。
錄音、錄像資料的整理歸檔，依照錄音、錄像管理的有關(guān)規定執行。
科技文件的整理歸檔，依照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構成的一般要求》(gb/t 11822-20xx)的有關(guān)規定執行。
會(huì )計資料的整理歸檔，依照《會(huì )計檔案管理辦法》(財政部、國家檔案局令第79號)的有關(guān)規定執行。
人事文件材料的整理歸檔，依照《干部檔案工作條例》(組通字〔1991〕13號)、《干部檔案整理工作細則》(組通字〔1991〕11號)、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》(中組發(fā)〔20xx〕12號)等文件的有關(guān)規定執行。
電子文件的整理歸檔，依照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(gb/t 18894-20xx)、《cad電子文件光盤(pán)存儲、歸檔與檔案管理要求》(gb/t 17678.1-1999)等文件的有關(guān)規定執行。重要電子文件應當與紙質(zhì)文件材料一并歸檔。
第二十一條 環(huán)境保護部門(mén)的檔案管理機構應當定期檢查檔案保管狀態(tài)，調試庫房溫度、濕度，及時(shí)對破損或者變質(zhì)的檔案進(jìn)行修復。
第二十二條 環(huán)境保護檔案的鑒定應當定期進(jìn)行。
環(huán)境保護部門(mén)成立環(huán)境保護檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定工作，鑒定小組由環(huán)境保護部門(mén)分管檔案工作的負責人、辦公廳(室)負責人，以及檔案管理機構、保密部門(mén)和文件(項目)承辦單位有關(guān)人員組成。
對保管期限變動(dòng)、密級調整和需要銷(xiāo)毀的檔案，應當提請本部門(mén)環(huán)境保護檔案鑒定小組鑒定。鑒定工作結束后，環(huán)境保護檔案鑒定小組應當形成鑒定報告，提出鑒定意見(jiàn)。
第二十三條 環(huán)境保護檔案的銷(xiāo)毀應當按照相關(guān)規定辦理，并履行銷(xiāo)毀批準手續。未經(jīng)鑒定、未履行批準銷(xiāo)毀手續的檔案，嚴禁銷(xiāo)毀。
對經(jīng)過(guò)環(huán)境保護檔案鑒定小組鑒定確認無(wú)保存價(jià)值需要銷(xiāo)毀的檔案，應當進(jìn)行登記造冊，報本部門(mén)分管檔案工作負責人批準后銷(xiāo)毀。檔案銷(xiāo)毀清冊永久保存。
環(huán)境保護檔案的銷(xiāo)毀由檔案管理機構組織實(shí)施。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，檔案管理機構與保密部門(mén)應當分別指派人員共同進(jìn)行現場(chǎng)監督，并在銷(xiāo)毀清冊上簽字確認。檔案銷(xiāo)毀后，應當及時(shí)調整檔案柜(架)，并在目錄及檢索工具中注明。
第二十四條 環(huán)境保護部門(mén)撤銷(xiāo)或者變動(dòng)時(shí)，應當妥善保管環(huán)境保護檔案，向相關(guān)接收部門(mén)或者同級檔案管理部門(mén)移交，并向上級環(huán)境保護主管部門(mén)報告。
第二十五條 文件(項目)承辦單位的工作人員退休或者工作崗位變動(dòng)時(shí)，應當及時(shí)對屬于歸檔范圍的文件材料進(jìn)行整理、歸檔，并辦理移交手續，不得帶走或者毀棄。
第六章 檔案的利用
第二十六條 環(huán)境保護部門(mén)的檔案管理機構應當積極開(kāi)發(fā)環(huán)境保護檔案信息資源，并根據環(huán)境保護工作實(shí)際需要，對現有檔案信息資源進(jìn)行綜合加工和深度開(kāi)發(fā)，為環(huán)境保護工作提供服務(wù)。
第二十七條 環(huán)境保護部門(mén)應當積極開(kāi)展環(huán)境保護檔案的利用工作，建立健全檔案利用制度，明確相應的利用范圍和審批程序，確保檔案合理利用。
第二十八條 環(huán)境保護檔案一般以數字副本代替檔案原件提供利用。檔案原件原則上不得帶出檔案室。
利用環(huán)境保護檔案的單位或者個(gè)人應當負責所利用檔案的安全和保密，不得擅自轉借，不得對檔案原件進(jìn)行折疊、剪貼、抽取、拆散，嚴禁在檔案原件上勾畫(huà)、涂抹、填注、加字、改字，或者以其他方式損毀檔案。
第七章 獎勵與處罰
第二十九條 有下列事跡之一的，依照國家有關(guān)規定給予表?yè)P、表彰或者獎勵：
(一)在環(huán)境保護檔案的收集、整理或者開(kāi)發(fā)利用等方面做出顯著(zhù)成績(jì)的;
(二)對環(huán)境保護檔案的保護和現代化管理做出顯著(zhù)成績(jì)的;
(三)將個(gè)人所有的具有重要或者珍貴價(jià)值的環(huán)境保護檔案捐贈給國家的;
(四)執行檔案法律法規表現突出的。
第三十條 在環(huán)境保護檔案工作中有違法違紀行為的，依法依規給予處分;情節嚴重，涉嫌構成犯罪的，依法移送司法機關(guān)追究刑事責任。
第八章 附 則
第三十一條 地方各級環(huán)境保護主管部門(mén)可以根據本辦法，結合本地實(shí)際情況，聯(lián)合同級檔案行政管理部門(mén)制定實(shí)施細則，并報上級檔案行政管理部門(mén)和環(huán)境保護主管部門(mén)備案。
第三十二條 本辦法自20xx年3月1日起施行。1994年10月6日公布的《環(huán)境保護檔案管理辦法》(原國家環(huán)境保護局 國家檔案局令第13號)同時(shí)廢止。
檔案管理制度 篇10
一、檔案管理機構及其職責
1、公司檔案管理由技術(shù)質(zhì)量部指派專(zhuān)人負責，各部門(mén)應指定人員兼職檔案資料管理工作。
2、各部門(mén)的檔案管理人員應負責收集、整理、保管本部門(mén)的檔案資料和移送相關(guān)資料到技術(shù)質(zhì)量部。
二、歸檔制度
1、凡是反映公司開(kāi)發(fā)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理等技術(shù)資料、報告等，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均實(shí)行集中統一管理，任何人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或下屬機構須保留的，保存人必須到技術(shù)質(zhì)量部登記，技術(shù)質(zhì)量部保存復印件。
4、以下文件資料應統一由人事行政部歸檔管理：
�。�1）公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；
�。�2）一切以公司名義發(fā)出的文件、函件等要留底稿及正文歸檔備查。
�。�3）經(jīng)領(lǐng)導批示傳閱的重要文件，必須隨文將領(lǐng)導批示和傳閱人員簽字表格一并存檔；
�。�4）上報和外發(fā)文件有上級來(lái)文的，要將上級來(lái)文一并附后歸檔。
�。�5）業(yè)務(wù)活動(dòng)中的有關(guān)請示報告及公司領(lǐng)導批復，涉及人力資源問(wèn)題或屬付款性質(zhì)的，由技術(shù)質(zhì)量部和財務(wù)部予以相應處理后，由經(jīng)辦人整理后，移交人事行政部；
�。�6）其它重要報告，在企業(yè)資料歸檔范圍內的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交技術(shù)質(zhì)量部。
�。�7）由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，均保留兩份原件，技術(shù)質(zhì)量部、財務(wù)部各存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，技術(shù)質(zhì)量部保存原件，財務(wù)部保存復印件并注明原件存放處。
�。�8）公司名義的收文、發(fā)文等文書(shū)、文檔資料由技術(shù)質(zhì)量部歸檔。
1、以下文件資料應統一由各部門(mén)歸檔管理：
�。�1）各部門(mén)之間日常收文、發(fā)文由各部門(mén)自行保管。
�。�2）各種傳真函件，由收、發(fā)函部門(mén)保存。
三、檔案保管制度
1、技術(shù)質(zhì)量部及各部門(mén)應有存放檔案的專(zhuān)門(mén)文件柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、所有歸檔資料要分類(lèi)進(jìn)行登記。
3、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的'需求，掌握利用規律。
4、根據有關(guān)規定及公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限。每年年終據此進(jìn)行整理、銷(xiāo)毀。
�。�1）技術(shù)資料、合同協(xié)議保管期限暫定為10年，有明確規定的，從其規定；
�。�2）文檔性資料，保管5年；
�。�3）其它資料銷(xiāo)毀時(shí)報批執行。
1、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
2、檔案管理人員要定時(shí)檢查檔案專(zhuān)柜，核對件數，發(fā)現異�；虮槐I、丟失等情況，及時(shí)向公司領(lǐng)導反映，妥善處理。
3、凡公司工作人員調離工作崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動(dòng)手續。
四、檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密檔案，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱任何資料。
2、借閱由部門(mén)保管的檔案、材料，須經(jīng)檔案所屬部門(mén)負責人批準。借閱技術(shù)質(zhì)量部統一保管的檔案、材料須經(jīng)技術(shù)質(zhì)量部經(jīng)理批準；借閱重要密件，必須經(jīng)副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準后，方可借閱。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)兩周，必要時(shí)可以續借。過(guò)期由檔案管理人員催還。需要長(cháng)期借出的，須經(jīng)技術(shù)質(zhì)量部審核并報副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準。
5、調閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或摘抄、復印、不得拆卸、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損。否則，追究當事人責任。
6、借出檔案資料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報告技術(shù)質(zhì)量部及時(shí)予以處理。
7、發(fā)生檔案損壞、丟失事件后，如系人為造成，公司將根據情況嚴重程度及所帶來(lái)的后果，追究有關(guān)人員的責任，依據公司《獎懲條例》予以相應的處罰。
檔案管理制度 篇11
一、檔案管理宗旨
1、便于系團委統一領(lǐng)導和管理。
2、便于網(wǎng)絡(luò )部?jì)炔亢推渌块T(mén)查閱資料。
3、有利于維護檔案的完整與安全。
二、存檔范圍
1、關(guān)于章程、規章制度。（每學(xué)期整理存檔一次）
2、關(guān)于成立、簡(jiǎn)介、歷史沿革、大事記等資料。（每學(xué)期整理存檔一次）
3、關(guān)于內部成員的個(gè)人信息、換屆、活動(dòng)總結等資料。（每學(xué)期整理存檔一次）
4、關(guān)于活動(dòng)的計劃書(shū)、經(jīng)費預算、活動(dòng)總結等材料。（每月整理一次）
5、關(guān)于工作的'各種報告及統計資料。（每月整理一次）
6、需要網(wǎng)絡(luò )部執行的條例、規定、通知等文件。（每月整理一次）
7、由網(wǎng)絡(luò )部編輯出版的刊物。（按刊物周期整理存檔一次）
三、檔案管理
1、檔案的最終統整統管由統籌團負責。
2、網(wǎng)絡(luò )部各團自行負責團內檔案收錄、管理，再上交統管。
3、檔案要及時(shí)登記編號，分類(lèi)存檔，要有條理、有順序。
4、檔案要定期整理和清點(diǎn)，確保整潔與安全。
5、檔案借閱實(shí)行單線(xiàn)制，不得轉借，須定期歸還。
四、附則
本制度由統籌團監督其執行，其最終解釋權歸中文系團委網(wǎng)絡(luò )部。
本制度自公布之日起實(shí)施。
檔案管理制度 篇12
一、 總則
集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為規范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
1、凡集團總部各部門(mén)、各分子公司在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規定定期向集團行政人事部提交備份，從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門(mén)檔案資料的完整性、延續性、真實(shí)性。
2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書(shū)立卷的工作，并對各分子公司檔案管理工作進(jìn)行監督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書(shū)立卷工作，配備專(zhuān)職或兼職人員負責此項工作。
二、歸檔范圍
1、凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書(shū)信、報刊、錄音、錄像等)均屬歸檔范圍。
2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料
3、公司股東會(huì )、董事會(huì )、監事會(huì )形成的文件材料;
4、資金借貸、業(yè)務(wù)往來(lái)方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等)
5、政府、項目批文、合同;
6、公司制度體系、會(huì )議紀要、內部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等);
7、工程進(jìn)度計劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來(lái)函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙;
8、各分子公司及集團總部各部門(mén)年度工作計劃及資金計劃;
9、公司簽定的各類(lèi)合同(含商品房買(mǎi)賣(mài)合同);
10、公司有效證照、證件、印章;
11、具有法律效力及保存價(jià)值的文件;
12、公司重要的會(huì )議材料，包括會(huì )議的通知、報告、決議、總結、領(lǐng)導人講話(huà)、典型發(fā)言、會(huì )議簡(jiǎn)報、會(huì )議記錄等;
13、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等;
14、集團、各分子公司獲得的社會(huì )榮譽(yù)資料;
15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來(lái)的對公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料，上級領(lǐng)導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書(shū)畫(huà)、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。
三、立卷歸檔要求
1、集團行政人事部應即時(shí)做好檔案歸檔分類(lèi)保管;各分子公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團行政人事部提交備份。
2、集團各部門(mén)應及時(shí)向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續;各分子必須嚴格遵守歸檔制度，不得無(wú)故延期或不交應歸檔的備份文件材料。
3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時(shí)，要嚴格履行移交手續，按文件材料分類(lèi)造冊，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注明移交人，待總部行政人事部專(zhuān)人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。
4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機聯(lián)系，區別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點(diǎn)：
(1)歸檔的文件材料種類(lèi)、份數以及每份文件的頁(yè)數均應齊全完整。
(2)在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開(kāi);文電應全在一立卷。
(3)卷內文件材料應區別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;
(4)卷內文件材料應按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的'左上角填寫(xiě)頁(yè)號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(5)按各類(lèi)檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規定的格式逐件填寫(xiě)卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒(méi)有題名應擬寫(xiě)題名，有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內容的也應重新擬寫(xiě)：沒(méi)有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內;卷內文件目錄放在卷目。
(6)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內容和責任者。
四、 檔案保管期限
1、文書(shū)檔案的保管期限定為永久、長(cháng)期和短期三種。長(cháng)期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。
2、確定集團檔案保管期限的原則
(1)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對本公司有長(cháng)遠利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。
(2)凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長(cháng)期時(shí)間內對公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(cháng)期保管。
(3)凡是在較短時(shí)間內對公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。
五、檔案保密級別
1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類(lèi)。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議， 行政人事部經(jīng)理核定密級。
2、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室;有密級檔案復制時(shí)，需經(jīng)辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導批準。
3、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)及副總以上級領(lǐng)導批準。
4、對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導和辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。
六、檔案的借閱
1、各部門(mén)因工作需要，借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導批準，然后到檔案管理員處填寫(xiě)檔案調閱登記簿，方可借閱。
2、公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門(mén)同意或辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準。
3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷(xiāo)。
4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)批準。
5、有密級的檔案調閱、復制時(shí)均需辦公室主任(行政人事部經(jīng)理)及副總以上領(lǐng)導批準。
6、借閱的檔案用完后，應及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。
7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。
8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關(guān)保密規定辦理。
七、電腦檔案的管理
1、 所有員工使用的電腦必須指定專(zhuān)門(mén)的區域存放公司相關(guān)的文件、資料，在指定存放區域里設定工作人員專(zhuān)用文件夾，使用電腦工作人員將各類(lèi)文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類(lèi)存放。
2、各分子公司辦公室主任(集團行政人事部經(jīng)理)即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區域、文件夾名稱(chēng)進(jìn)行如實(shí)登記;各電腦檔案管理責任人須定時(shí)對本單位的電腦按照登記存放區域進(jìn)行檢查。
八、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀
1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進(jìn)行鑒定，對于保存期限已滿(mǎn)的檔案材料，按規定進(jìn)行銷(xiāo)毀。
2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經(jīng)理主持，有關(guān)部門(mén)參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見(jiàn)。
3、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)集團總裁批準后，方可銷(xiāo)毀。
4、銷(xiāo)毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監銷(xiāo)，監銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊上簽字。
九、罰則
1、集團各分子公司凡違反本制度，無(wú)故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責令其文件部門(mén)負責人和單位領(lǐng)導寫(xiě)出書(shū)面檢查外，各罰款100元～500元，并予以集團內通報批評。
2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任(集團行政部經(jīng)理)批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門(mén)領(lǐng)導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評;如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法律責任。
3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫(xiě)出書(shū)面檢查。
4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項，遺失檔案的，應立即報告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其相關(guān)責任。
5、檔案管理員丟失、規范檔案調閱流程或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分及相應罰款，直至依法追究法律責任。
6、集團所有員工凡違反本制度第七條，不按規定存放電腦檔案，不按規定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。
十、附則
1、本制度自20xx年9月1日生效。
2、本制度由集團行政人事部負責解釋。
3、各子公司應根據本制度，結合本單位的實(shí)際情況，制定具體實(shí)施細則。
4、以往的相關(guān)規定與本辦法不一致的，以本制度為準。
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