人事檔案管理制度匯總【9篇】
在發(fā)展不斷提速的社會(huì )中，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動(dòng)的準則和依據。那么相關(guān)的制度到底是怎么制定的呢？下面是小編幫大家整理的人事檔案管理制度，僅供參考，大家一起來(lái)看看吧。
人事檔案管理制度 篇1
1.人事檔案由公司綜合部指定專(zhuān)職人員保管。
2.凡在本公司的固定員工、合同制和聘用人員,均須建立個(gè)人人事檔案。
3.人事檔案要有保管目錄,編號立檔。檔案、內部資料要有資料登記目錄。檔案內容必須齊全、完善。
4.借閱人事檔案,必須經(jīng)過(guò)綜合部經(jīng)理批準,要嚴格履行借閱手續,限期交回。
5.人事檔案內裝材料禁止單頁(yè)借出。
人事檔案管理制度 篇2
一、目的
為保證酒店及員工的安全和利益，完善酒店員工人事檔案的建立和保管，特制定《人事檔案管理制度》。
二、檔案的建立
1、收集建立檔案相關(guān)資料，并對資料進(jìn)行審核。
2、根據檔案內容、類(lèi)型，確定檔案的.具體歸放位置。
3、把新建檔案編號、歸類(lèi)，補齊檔案名稱(chēng)及相關(guān)資料，存檔。
三、檔案的保管
1、環(huán)境要求。檔案存放位置必須保持干燥、通風(fēng)，并經(jīng)常采取防蟲(chóng)、防腐措施。
2、定期的對存檔檔案進(jìn)行更新，以保證檔案庫以及每份檔案的完整性及真實(shí)性。
3、嚴格遵守檔案查閱規定，按規定辦理相關(guān)查閱手續。
四、檔案的核查
1、定期對存檔檔案的儲存環(huán)境、存放位置安全進(jìn)行核查。
2、如遇下列情況時(shí)，應對檔案進(jìn)行核查，以及時(shí)補充和完善檔案資料。
A. 突發(fā)事件之后，如天災、遺失等情況。
B.發(fā)生自然損壞之后，如發(fā)霉、蟲(chóng)咬等情況。
C. 對某份檔案發(fā)生疑問(wèn)時(shí)，如不確定某份檔案是否存在時(shí)。
五、檔案的查閱或借出
1、如有需要對檔案進(jìn)行查詢(xún)，必須經(jīng)檔案管理人員同意，并在指定的地點(diǎn)進(jìn)行查詢(xún)。
2、如需要把檔案借出，經(jīng)行政人事部經(jīng)理同意后，在檔案轉移簿上進(jìn)行登記，詳細注明借出人部門(mén)、名字，借出時(shí)間，以及歸還時(shí)間，并簽名確認。
3、如要查閱或借出管理人員檔案，需上報總辦，經(jīng)董事會(huì )同意后，方可辦理相關(guān)手續。
人事檔案管理制度 篇3
一、概述
公司人事檔案管理制度是為規范公司人事檔案的建立、整理、保管和使用等過(guò)程，確保人事檔案的完整性、準確性和安全性，維護員工和公司的合法權益，提高人力資源管理的科學(xué)性和高效性而制定的。
二、檔案建立
1. 人事檔案的范圍和內容
人事檔案的范圍包括招聘、錄用、績(jì)效考核、培訓等所有與員工相關(guān)的資料。人事檔案的內容應包括員工的個(gè)人基本信息、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、合同協(xié)議、績(jì)效考核記錄、晉升、獎懲等有關(guān)信息。
2. 檔案管理責任及流程
人事部門(mén)負責公司全體員工的檔案管理工作，其中包括員工檔案的建立、整理、保管和使用等環(huán)節。人事部門(mén)應建立嚴格的流程，確保檔案的準確性和時(shí)效性。
3. 檔案建立的流程和要求
員工入職后，人事部門(mén)應在規定時(shí)間內收集并建立員工檔案。員工個(gè)人應提供真實(shí)、完整和準確的個(gè)人資料，包括身份證、畢業(yè)證、工作經(jīng)歷等證明文件。人事部門(mén)應按照流程對這些材料進(jìn)行核實(shí)，并將其歸檔。
三、檔案整理
1. 檔案整理的原則和方法
檔案整理的原則是按照時(shí)間順序和相關(guān)性對檔案進(jìn)行分類(lèi)和整理。人事部門(mén)應制定檔案整理的具體方法和步驟，并保持檔案的完整性和準確性。
2. 檔案整理的任務(wù)分工和流程
人事部門(mén)應根據公司規模和人數確定檔案整理的任務(wù)分工和流程�？梢詫n案分為不同的類(lèi)別，由不同的人員負責整理和歸檔。
四、檔案保管
1. 檔案保管的目的和要求
檔案保管的目的是確保檔案的安全和有效使用。檔案應妥善保管，防止遺失、損壞或泄露，并按照規定的時(shí)間保留期限進(jìn)行保存。人事部門(mén)應制定檔案保管的要求和措施，確保檔案的安全性。
2. 檔案保管的責任和措施
人事部門(mén)及相關(guān)人員對檔案的保管負有責任。保管人員應按照規定的要求和措施進(jìn)行檔案的保管，包括使用鎖柜、防潮、防火等措施，并定期檢查檔案的完整性和安全性。
五、檔案使用
1. 檔案使用的范圍和條件
檔案的使用范圍限定于有關(guān)人事、勞動(dòng)合同、績(jì)效等與員工和公司產(chǎn)生直接關(guān)系的工作。其他部門(mén)和人員需提出申請，并經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)的批準后方可使用檔案。
2. 檔案使用的權限和流程
人事部門(mén)應制定檔案使用的權限和流程，明確各級別人員的檔案使用權限，并規定提交檔案使用申請的流程和具體步驟。
六、檔案銷(xiāo)毀
1. 檔案銷(xiāo)毀的原則和方式
檔案銷(xiāo)毀的原則是按照規定的時(shí)間保留期限，一經(jīng)到期即予銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀方式應包括物理銷(xiāo)毀和電子檔案的刪除，確保檔案信息的安全和保密。
2. 檔案銷(xiāo)毀的程序和流程
人事部門(mén)應根據檔案銷(xiāo)毀的程序和流程，對到期的檔案進(jìn)行統一銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀記錄應詳細記錄，包括銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀方式和銷(xiāo)毀人員等信息。
七、違紀違法處理
1. 違反制度的處理措施
對于未按照本制度要求建立、整理、保管和使用人事檔案的人員，一經(jīng)查實(shí)將根據公司相關(guān)規定進(jìn)行相應的處罰。
2. 違反法律法規的處理措施
對于違反法律法規規定和侵犯員工隱私等行為，將按照公司相關(guān)規定和國家有關(guān)法律法規進(jìn)行處理，必要時(shí)將追究相應的法律責任。
綜上所述，公司人事檔案管理制度是公司規范人事檔案工作的基本規定，確保人事檔案的完整性、準確性和安全性，保障員工和公司的權益。制度的執行需要全體員工的共同配合，確保制度的有效落實(shí)。八、檔案管理的監督與評估
1. 監督責任及流程
人事部門(mén)和相關(guān)部門(mén)應建立定期監督檔案管理工作的機制，確保檔案的建立、整理、保管和使用等環(huán)節的合規性和規范性。監督部門(mén)應制定具體的監督流程和責任分工，并對檔案管理情況進(jìn)行定期檢查和評估。
2. 檔案管理的評估指標
檔案管理的評估指標應包括檔案的完整性、準確性、及時(shí)性和安全性等方面。評估指標應根據公司的實(shí)際情況進(jìn)行具體的制定，并根據評估結果進(jìn)行相應的改進(jìn)和優(yōu)化。
九、問(wèn)題處理與糾正措施
1. 檔案管理中可能出現的問(wèn)題
在檔案管理過(guò)程中可能出現的問(wèn)題包括檔案丟失、損壞、泄露、使用不當等情況。人事部門(mén)應及時(shí)發(fā)現并處理這些問(wèn)題，采取相應的糾正措施，以保證檔案的安全和合規。
2. 問(wèn)題處理的程序和措施
當發(fā)現檔案管理中存在問(wèn)題時(shí)，人事部門(mén)應立即采取相關(guān)措施進(jìn)行處理。處理程序應包括問(wèn)題的確認、原因的'分析、責任的追究和糾正措施的制定，并進(jìn)行相應的記錄和整改。
十、制度宣導與培訓
1. 制度宣導的目的和方式
人事部門(mén)應定期對人事檔案管理制度進(jìn)行宣導，以提高員工對制度的了解和認知度。宣導方式可以包括員工大會(huì )、培訓課程、內部通知等形式，以確保制度能夠全面、深入地落實(shí)在員工中。
2. 培訓與教育的內容和方法
人事部門(mén)應對各級員工進(jìn)行相關(guān)檔案管理的培訓與教育。培訓的內容應包括檔案建立、整理、保管和使用等方面的知識和技能。培訓方法可以采用現場(chǎng)培訓、在線(xiàn)培訓、培訓材料等形式，以確保培訓的有效性和實(shí)效性。
十一、附則
1. 本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、勞務(wù)派遣人員和合同工等。
2. 人事部門(mén)應根據公司實(shí)際情況，結合相關(guān)法律法規和政策，制定相應的操作細則和補充說(shuō)明，并及時(shí)進(jìn)行更新和調整。
3. 公司領(lǐng)導對檔案管理工作具有重要的指導作用，應支持和監督檔案管理工作的開(kāi)展，并及時(shí)解決檔案管理中的問(wèn)題和困難。
4. 本制度自發(fā)布之日起生效，并逐步推行。
人事檔案是公司管理工作中的重要組成部分，對于維護員工和公司的合法權益，提高人力資源管理的科學(xué)性和高效性具有重要意義。通過(guò)制定和執行人事檔案管理制度，可以規范和優(yōu)化公司的檔案管理工作，確保檔案的完整性、準確性和安全性，從而為公司的發(fā)展和員工的成長(cháng)提供有力的支持和保障。
通過(guò)建立嚴格的檔案建立、整理、保管和使用等流程，可以確保檔案的準確性和時(shí)效性。檔案整理應按照時(shí)間順序和相關(guān)性進(jìn)行分類(lèi)和整理，明確責任人和流程，保持檔案的完整性和準確性。
檔案的保管是確保檔案安全和有效使用的關(guān)鍵環(huán)節。人事部門(mén)及相關(guān)人員應對檔案的保管負有責任，通過(guò)使用鎖柜、防潮、防火等措施，保證檔案的安全和保密，并定期檢查檔案的完整性和安全性。
檔案的使用應在相關(guān)部門(mén)的批準下進(jìn)行，限定于與員工和公司產(chǎn)生直接關(guān)系的工作。人事部門(mén)應制定檔案使用的權限和流程，明確檔案的使用范圍和條件，并記錄檔案的使用情況。
檔案的銷(xiāo)毀應按照規定的時(shí)間保留期限進(jìn)行，一經(jīng)到期即予銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀方式包括物理銷(xiāo)毀和電子檔案的刪除，確保檔案信息的安全和保密。人事部門(mén)應根據檔案銷(xiāo)毀的程序和流程，對到期的檔案進(jìn)行統一銷(xiāo)毀，記錄銷(xiāo)毀的情況。
對于違反制度和法律法規的行為，應按照規定和相關(guān)法律法規進(jìn)行處理，包括相應的處罰和追究法律責任。人事部門(mén)應及時(shí)發(fā)現和處理檔案管理中的問(wèn)題，并采取相應的糾正措施，以保證檔案的安全和合規。
制度的有效實(shí)施需要全體員工的共同配合和支持，人事部門(mén)應定期進(jìn)行制度的宣導與培訓，提高員工的意識和行為規范。通過(guò)制度的有效落實(shí)和監督評估，可以不斷完善檔案管理工作，提高管理的科學(xué)性和效率，為公司的發(fā)展和員工的成長(cháng)提供有力的支持和保障。
人事檔案管理制度 篇4
一、目的
為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，有效的保守機密；同時(shí)為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學(xué)歷學(xué)位證復印件、離職證明、各類(lèi)合同及協(xié)議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書(shū)原件）、員工培訓統計表。
3、績(jì)效管理檔案：將員工績(jì)效考核相關(guān)資料按月歸類(lèi)整理。
4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。
三、檔案相關(guān)規定
1、基礎管理
1.1原則：分類(lèi)標準、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規范。
1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。
1.3對人事檔案按入職時(shí)間分類(lèi)歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件一）《離職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件二），并在檔案前頁(yè)填寫(xiě)各種人事資料的名稱(chēng)及對檔案進(jìn)行編號，人事檔案原則上是永久保存。
1.4當在職員工的基本資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱(chēng)變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應及時(shí)將相關(guān)資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場(chǎng)查驗。
1.5調動(dòng)和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新建立的檔案都應登記。
1.6對員工進(jìn)行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時(shí)收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷(xiāo)毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。
1.9檔案應分類(lèi)編號存放，一個(gè)員工一個(gè)編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的`查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫(xiě)《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過(guò)行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門(mén)查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。
2.3公司級領(lǐng)導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經(jīng)過(guò)批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長(cháng)），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意事項
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷(xiāo)毀
4.1公司任何個(gè)人和部門(mén)非經(jīng)同意不得銷(xiāo)毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由人力資源部填寫(xiě)《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷(xiāo)毀。
4.3經(jīng)批準銷(xiāo)毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀登記》和將要銷(xiāo)毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實(shí)施
本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。
人事檔案管理制度 篇5
一、干部人事檔案材料收集制度
1、干部人事檔案材料形成部門(mén),必須按照有關(guān)規定規范制作干部人事檔案材料,在材料形成之日起一個(gè)月內按要求送交干部人事檔案管理部門(mén)歸檔并履行移交手續,任何組織與個(gè)人不得以任何理由積壓歸檔材料。
2、干部人事檔案管理部門(mén)應當建立聯(lián)系制度,及時(shí)掌握形成干部人事檔案材料的信息,主動(dòng)向干部人事檔案材料形成部門(mén)、干部本人與其她有關(guān)方面收集干部人事檔案材料。
二、干部人事檔案材料鑒別、歸檔制度
1、干部人事檔案材料的鑒別歸檔工作,必須根據有關(guān)法律、法規與文件精神,具體問(wèn)題具體分析,根據形成材料的歷史條件、材料的主要內容、用途及其保存價(jià)值,嚴肅認真地進(jìn)行。
2、對干部人事檔案材料在歸檔前必須經(jīng)過(guò)認真審查、鑒別,必須判定材料就是否屬于所管干部的材料及應歸入干部檔案的'內容,符合要求的才能歸檔。不準將規定歸檔范圍之外的材料擅自歸檔,不準將虛假材料與不符合歸檔要求的材料歸入檔案。對符合歸檔要求的材料要進(jìn)行登記,在接收之日起一個(gè)月內放入干部本人檔案,一年內整理歸檔。
3、干部人事檔案材料的載體使用國際標準A4型(長(cháng)297毫米,寬210毫米)或16開(kāi)型(長(cháng)260毫米,寬184毫米)的公文用紙,材料左邊應當留有20～25毫米裝訂。
人事檔案管理制度 篇6
一、干部人事檔案材料收集制度
1、嚴格按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，明確收集范圍，認真做好干部人事檔案材料的收集與補充工作；
2、檔案工作人員要積極主動(dòng)地與干部人事檔案材料形成部門(mén)、干部本人取得聯(lián)系，及時(shí)掌握形成干部人事檔案材料的信息，主動(dòng)地索要應歸檔的人事檔案材料；
3、干部人事檔案材料的形成部門(mén)或干部本人，應在形成正式材料后的一個(gè)月內，將材料送交歸檔；
4、檔案工作人員對收集的干部人事檔案材料，要認真進(jìn)行核對，對缺少的材料要逐一進(jìn)行登記，及時(shí)催要，對不符合歸檔要求的材料，要及時(shí)通知形成檔案材料部門(mén)或干部本人補送材料或補辦手續，形成材料的部門(mén)要按規定認真辦理；
5、對不屬于歸檔的材料要及時(shí)退回材料形成部門(mén)或干部本人。
二、干部人事檔案材料鑒別、歸檔制度
1、嚴格把好干部人事檔案材料“入關(guān)”，對收集的檔案材料要認真鑒別，嚴格審核；
2、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料；
3、歸檔材料必須齊全完整、真實(shí)、文字清楚、對象明確、手續完備，有承辦單位的簽章或個(gè)人署名，有形成材料的日期；需經(jīng)蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入檔案；
4、殘缺不全、頭尾不清、不符合歸檔要求的材料，不能歸入檔案，不屬于歸檔范圍的材料不得擅自歸檔；
5、材料左邊應留出2.5厘米的裝訂邊，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍色墨水和復寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)，不得用計算機打印簽名；
6、凡屬于應歸入干部檔案的材料，應按照中組部《干部檔案整理工作細則》進(jìn)行整1理立卷，零星檔案材料每?jì)赡暄b訂入卷一次。
三、干部人事檔案查（借）閱制度
1、查（借）閱干部人事檔案必須是黨員，并填寫(xiě)《查閱干部檔案審批表》，由查閱單位負責人簽字，檔案工作分管院領(lǐng)導審批后，方可查（借）閱；
2、任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案；
3、查（借）閱檔案時(shí)，檔案工作人員應根據規定，確定是否提供或是確定提供材料的范圍，凡與查閱內容無(wú)關(guān)的材料，不得翻閱，并對提供查閱的檔案進(jìn)行登記；
4、查閱人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布檔案內容；
5、查閱人員未經(jīng)許可，不得擅自摘錄或復制檔案內容；
6、查閱人員必須愛(ài)護檔案，嚴禁在檔案材料上涂改、圈劃、批注、抽取、增添、撤換、損壞檔案；違反者應視情節輕重，予以批評教育，直至紀律處分；假公濟私者，按違反《檔案法》處理；
7、檔案一般不外借，特殊情況須借用時(shí)，要說(shuō)明理由，經(jīng)檔案工作分管院領(lǐng)導批準，嚴格履行借閱手續，方可借出，借閱檔案一般不超過(guò)天，并不準擅自復制、抄錄及轉借他人；不準攜帶檔案材料進(jìn)入公共場(chǎng)所參觀(guān)、游覽、探親訪(fǎng)友。
四、干部人事檔案轉遞制度
1、轉遞干部人事檔案必須做到及時(shí)、準確、安全；
2、干部因工作調動(dòng)或職務(wù)變動(dòng)檔案轉出，檔案工作人員在接到調檔函后，經(jīng)簽章及分管院領(lǐng)導審批后，一個(gè)星期內將檔案轉給新的主管單位；
3、轉出的檔案必須完整齊全，并按規定進(jìn)行認真的檢查、整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出；
4、轉遞檔案必須按統一規定的《干部檔案轉遞通知單》的項目詳細登記，嚴密包封；
5、干部檔案應通過(guò)機要交通轉遞或派專(zhuān)人送取，嚴禁郵寄或交本人自帶；
6、轉出的檔案逾期一個(gè)月未收到回執的，應發(fā)函或打電話(huà)詢(xún)問(wèn)，以防丟失；
7、收到轉遞來(lái)的檔案，經(jīng)檢查核對無(wú)誤后，應在回執上簽名蓋章退回發(fā)檔單位。
五、干部人事檔案檢查核對統計制度
1、建立檔案工作臺帳登記制度，做到勤檢查、勤核對，每年全面檢查核對統計一次檔案，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)解決；
2、 提供利用后的干部人事檔案，入庫前要認真檢查，仔細核對，確認無(wú)誤后方可入庫；
3、干部檔案轉出或轉入時(shí)，要認真對照目錄檢查核對，防止張冠李戴放錯卷或缺少材料；
4、 整理好的干部人事檔案入庫前，還要逐卷逐份逐頁(yè)進(jìn)行檢查核對，發(fā)現差錯及時(shí)糾正。
六、干部人事檔案的保管、保密制度
1、嚴格遵守黨和國家的保密法規，認真履行職責，嚴格照章辦事，做好干部人事檔案的保管保密工作；
2、非檔案工作人員一律不得進(jìn)入庫房；
3、檔案工作人員要嚴格執行查（借）閱檔案審批手續，不得擅自擴大檔案的利用范圍，不得將檔案私自帶出檔案室或私自借給他人：
4認真做好防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防蟲(chóng)鼠、防光、防有害生物等“八防”工作；
5、 1424嚴禁吸煙，保持庫房的清潔和庫內適宜的溫濕度（溫度笆一笆、相對濕度為%—%）；
6、堅持庫房檢查制度，每周檢查一次，防止不安全因素發(fā)生，發(fā)現異常情況，應及時(shí)采取措施，確保檔案安全；
7、堅持值班制度，下班前檔案要入庫，關(guān)好門(mén)窗，切斷電源；
8、嚴禁個(gè)人私自保存任何人的檔案材料；
9、檔案工作人員調動(dòng)時(shí)，必須嚴格履行交接手續；
10、對違反保密制度造成失、事件的`單位和個(gè)人，應視情節輕重根據《檔案法》第二十四條規定給予處罰。
七、干部人事檔案管理人員職責
1、熱愛(ài)本職工作，忠于職守，認真負責保管好干部人事檔案，為國家積累檔案史料；
2、建立人事檔案臺帳，及時(shí)收集、鑒別、整理干部檔案材料，及時(shí)報送市管、區管干部檔案材料；
3、嚴格執行檔案管理規章制度，認真辦理干部人事檔案的查（借）閱和轉遞；
4、及時(shí)登記干部職務(wù)、工資變動(dòng)情況；
5、為院里及有關(guān)部門(mén)提供干部情況；
6、維護干部人事檔案的完整與安全，做好干部人事檔案的保密保護工作；
7、調查研究全院干部人事檔案工作情況，制定和修訂規章制度，搞好干部人事檔案的業(yè)務(wù)建設和業(yè)務(wù)指導；
8、完成領(lǐng)導交辦的其他事項。
八、遞交干部人事檔案材料歸檔制度
1、干部人事、紀檢監察和教育培訓等部門(mén)，均應建立健全送交干部人事檔案材料歸檔的制度，并認真貫徹執行。
2、形成干部人事檔案材料的部門(mén)或干部本人，在形成材料后的一個(gè)月內，應按要求將材料送交主管干部人事檔案的部門(mén)歸檔。
3、形成干部人事檔案材料的部門(mén)或干部本人，對管檔部門(mén)提出的不符合歸檔要求的材料，有責任按規定辦理補送或補辦手續。
4、干部人事檔案管理部門(mén)與形成干部人事檔案材料的有關(guān)部門(mén)、干部本人應建立聯(lián)系制度，加強溝通，確保干部人事檔案材料及時(shí)歸檔。
人事檔案管理制度 篇7
第一章總則
第一條為了加強我院干部人事檔案工作，提高科學(xué)管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為干部人事工作服務(wù)，根據《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》、《干部人事檔案工作目標管理暫行辦法》，結合我院實(shí)際，特制訂本制度。
第二條干部人事檔案工作，是黨和國家干部工作的重要組成部分，是國家檔案工作的組成部分；更是我院重要的人力信息資源之一。為貫徹執行黨的干部路線(xiàn)、方針和政策，選賢舉能，知人善任，為學(xué)院的建設和發(fā)展服的。學(xué)院組織人事部門(mén)要認真負責地抓好本制度的組織實(shí)施和檢查落實(shí)工作。
第三條在干部人事檔案管理工作中，必須貫徹執行黨和國家有關(guān)檔案保密的法規和制度，嚴密保管，確保干部人事檔案的完整與安全。
第二章檔案收集與歸檔制度。
第四條學(xué)院組織部干部人事檔案管理部門(mén)要按照中央組織部和，經(jīng)常收集和補充干部檔案材料，了解和掌握形成干部檔案材料源的信息，及時(shí)全面收集干部檔案材料。
第五條對于干部人事檔案中缺少的材料要逐份進(jìn)行登記，并積極收集補充歸檔，保證干部人事檔案內容的完整。建立“收集干部檔案材料登記薄”和“缺少干部檔案材料登記薄”，并做好登記工作。
第六條收集的材料，逐份進(jìn)行登記，避免材料遺失、散落，防止漏收或重復收集。
第七條認真審核收集的材料，必須認真鑒別。發(fā)現不符合要求的歸檔材料，及時(shí)通知形成材料部門(mén)補報或補辦手續；凡不屬于歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔，應及時(shí)退還形成材料的部門(mén)。凡屬歸檔的材料，必須是內容真實(shí)，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續完備，寫(xiě)明文號、承辦單位、時(shí)間和辦理完畢的正式文件材料。
第八條貫徹落實(shí)中組部、省、市委組織部近年來(lái)關(guān)于干部檔案工作部署和新的要a4求情況，干部人事檔案材料和目錄等有關(guān)材料采用國際標準紙型，檔案盒規格按照a4紙型相應調整。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水和復寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。不符合要求的，一律不得歸檔，必須退還原形成材料單位重新書(shū)寫(xiě)后方可歸檔。
第九條對審核后符合歸檔要求的材料，應及時(shí)歸入干部檔案，做到隨收隨歸。
第三章檔案整理與裝訂制度
第十條干部人事檔案的整理，必須按照中央組織部年重新修定的《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細則》的要求及年的文件進(jìn)行。
第十一條凡新參加工作的干部其建立的干部人事檔案須在到崗后三個(gè)月內整理完畢。
第十二條已整理過(guò)的檔案，對其新收集的干部人事檔案材料要及時(shí)裝訂入卷歸檔。
第十三條整理必須做到認真鑒別，分類(lèi)準確，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊，使每卷達到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的要求。
第十四條整理時(shí)對紙張不規則、破損、卷角、折皺的材料必須進(jìn)行技術(shù)加工。如發(fā)現檔案材料載體變質(zhì)或字跡褪色不清楚時(shí)，須采用修復、打印、抄寫(xiě)等方法進(jìn)行留底備注。
第十五條凡屬清理出來(lái)的需要轉（往有關(guān)部門(mén)保存或處理的材料）、退（回形成單位重新制作；退還本人的材料或證書(shū)等）、銷(xiāo)毀（無(wú)保存價(jià)值和重復無(wú)用的材料）
的材料必須逐份登記造冊，并履行一定的審批手續，任何個(gè)人不得擅自處理或銷(xiāo)毀檔案材料。
第十六條整理檔案時(shí)不得私自涂改、抽取或偽造檔案。嚴禁吸煙，確保檔案的安全。
第十七條裝訂成卷的檔案必須做到整齊、整潔。
第四章檔案轉遞制度
第十八條凡因干部調動(dòng)、職務(wù)變動(dòng)等原因改變了主管單位的，學(xué)院組織部應在接到干部任免、調動(dòng)文件或領(lǐng)導批示后的一星期內將其檔案轉往新的主管單位保管。
第十九條凡轉出的檔案必須將全部材料按規定的要求整理裝訂合格后再轉出。任何單位和個(gè)人不得以任何借壓檔案或不轉部分檔案材料，違者視情節輕重予以處理。
第二十條轉遞干部人事檔案或檔案材料，應嚴格履行轉遞手續，應詳細填寫(xiě)《干部檔案轉遞通知單》，嚴密包封后，通過(guò)機要交通轉遞或派專(zhuān)人送取，不準公開(kāi)郵寄或交本人自帶。
第二十一條接收檔案的單位對所接收檔案檢查核對無(wú)誤后，應在收到檔案的十天內將回執退回發(fā)檔單位。
第二十二條檔案轉出一個(gè)月仍未收到回執時(shí)，發(fā)檔單位應發(fā)函催要，收到回執后要將其粘貼在《轉遞單》存根上備查。
第二十三條嚴格執行轉遞制度，對外單位轉入的不知干部下落的檔案，應及時(shí)查清干部下落或退回原轉出單位，以免產(chǎn)生新的“無(wú)頭檔案”。
第五章檔案保管庫房管理制度
第二十四條按照安全保密、便于查找的要求，檔案保管要嚴密科學(xué)；干部人事檔置鐵質(zhì)檔案柜。
第二十五條庫房?jì)让吭聶z查一次安全保密設施，確保檔案安全。庫房?jì)纫３智?42445潔、整齊，保持庫內適宜溫濕度（要求溫度在笆一笆之間，相對濕度在—%之間）。
第二十六條干部人事檔案管理部門(mén)檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開(kāi)。不得在庫房?jì)乳啓n或辦公。
第二十七條檔案庫房?jì)炔粶蚀娣乓兹家妆锛捌渌锲�，嚴禁把火源帶進(jìn)庫房。
第二十八條非工作人員不得隨意進(jìn)入檔案庫房。
第二十九條經(jīng)常注意庫房門(mén)窗安全，做到隨手關(guān)門(mén)，離去上鎖。
第三十條編制好檢索工具，合理排放檔案，防止漏檢和誤檢。
第三十一條每年對干部人事檔案進(jìn)行一次全面檢查、核對、統計，并對檢查核對情況進(jìn)行登記，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)解決。
第六章檔案查閱借閱制度
第三十二條查閱干部人事檔案，必須持有查閱單位分管干部人事工作的領(lǐng)導簽字及黨組織蓋章的手續完備的《查閱干部人事檔案審批表》，表內各項內容必須如實(shí)填寫(xiě)清楚。
第三十三條查閱干部人事檔案，必須是兩名中共正式黨員同時(shí)查閱。
第三十四條凡持《證明材料介紹信》或“行政介紹信”要求查閱干部人事檔案的一律不予提供查閱。
第三十五條任何人不準查閱、借用本人及親屬的檔案或檔案材料。
第三十六條干部人事檔案管理部門(mén)要根據規定，確定是否提供材料。
第三十七條查借閱人應嚴格遵守保密制度的閱檔規定，不得向無(wú)關(guān)人員泄露或擅自向外公布檔案內容。只準利用有關(guān)部分的內容，不準翻閱全部檔案。閱檔時(shí)嚴禁吸煙。
第三十八條查閱或借用干部人事檔案時(shí)，要愛(ài)護檔案，嚴禁圖劃、抽取、折疊、涂改、撤換檔案材料。未經(jīng)批準，不得摘抄、復制和拍照。經(jīng)批準，供組織上參考的材料一般不蓋章；取證的材料，由檔案人員審核后蓋章。
第三十九條干部人事檔案一般不外借，如因特殊情況必須借出使用時(shí)，要說(shuō)明理由，經(jīng)過(guò)主管部門(mén)負責人批準，并嚴格履行登記手續限期歸還，不得擅自拍照和轉借他人。檔案借出時(shí)間不超過(guò)兩周，逾期使用者，應辦理續借手續。
第四十條非中共黨員領(lǐng)導干部確因工作需要，通過(guò)干部人事檔案了解下屬干部情況的，可由干部檔案管理部門(mén)根據黨的保密原則代查有關(guān)內容。
第七章檔案保密制度
第四十一條牢固樹(shù)立保密觀(guān)念，增強保密意識，嚴格執行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》，確保干部人事檔案的絕對安全。
第四十二條查、借閱干部人事檔案，必須嚴格履行審批手續，同時(shí)對有關(guān)人員做好保密工作，謹防泄密。
第四十三條不得隨便議論檔案的內容，做到“四不”，即。不該問(wèn)的.不問(wèn)；不該說(shuō)的不說(shuō)；不該抄的不抄；不該借的不借。
第四十四條查閱檔案時(shí)，只允許查閱部分內容的，不得翻閱全部檔案，嚴禁抽取、拍攝、復制檔案內容，不準用電話(huà)、明碼電報索要或提供檔案內容。
第四十五條不準在不利于保密的地方存放或查閱檔案，不準以任何理由私自提供干部檔案或變更檔案內容。
第四十六條任何人不得攜帶干部人事檔案旅游探親和出入公共場(chǎng)所。
第四十七條轉遞干部人事檔案或干部檔案材料應遵照《干部檔案工作條例》規定辦理。
第四十八九條嚴禁偽造、涂改、私自撤換和銷(xiāo)毀干部人事檔案材料，對違犯者要根據情節輕重給予批評教育直至紀律處分。屬假公濟私者，按違犯《中華人民共和國檔案法》處理。
第八章工作人員守則
第四十九條堅持原則，做好檔案的保密、保管工作，切實(shí)履行涉密人員的保密義務(wù)。嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》和保密規定。不得擅自提供檔案資料或向他人泄露檔案內容。嚴格按照檔案管理工作的各項規章制度辦事。
第五十條熱愛(ài)本職工作，努力學(xué)習檔案工作知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力，積極為干部工作服務(wù)，虛心接受上級檔案機關(guān)的業(yè)務(wù)指導。
第五十一條認真做好干部人事檔案材料的收集、整理和存檔工作，努力熟悉和了解檔案的基本內容。做到收集齊全，登記及時(shí)明晰、分類(lèi)編目合理，卷面標題全面、明確、具體、精煉，裝訂和排放美觀(guān)整齊，編目和索引實(shí)用，便于查找利用。對未及時(shí)移交的檔案資料主動(dòng)向使用或產(chǎn)生該檔案的部門(mén)催收。
第五十二條維護和保證干部人事檔案的完整與安全，不得擅自轉移、分散和涂改、銷(xiāo)毀檔案及檔案材料。
第五十三條負責建立檔案借閱管理制度，搞好檔案的利用工作。借閱檔案必須登記，借閱檔案必須辦理借閱手續，并按時(shí)追回，防止檔案在借閱中散失。
第五十四條有計劃的編制專(zhuān)題索引等檢索工具，提高查閱檔案的效率，為檔案使用者提供方便，日常工作中切實(shí)做到主動(dòng)、熱情、耐心、細致、準確、迅速，提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。
第五十五條工作調動(dòng)時(shí)，必須做好檔案和檔案材料及業(yè)務(wù)文件等的交接工作。
第五十六條按照《檔案保管庫房管理制度》的要求，做好庫房的常規工作。同時(shí)定期檢查檔案，對破損字跡或模糊紙張變質(zhì)的檔案材料，要及時(shí)采取修復、復制等措施，確保檔案材料安全。
第五十七條對全院各產(chǎn)生檔案部門(mén)進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導，同時(shí)完成領(lǐng)導交辦的其它工作。
人事檔案管理制度 篇8
(一)干部人事檔案材料收集制度
1.嚴格按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，明確收集范圍，認真做好干部人事檔案材料的收集與補充工作;
2.檔案工作人員要積極主動(dòng)地與干部人事檔案材料形成部門(mén)取得聯(lián)系，及時(shí)掌握形成干部人事檔案材料的信息，主動(dòng)地索要應歸檔的人事檔案材料;
3.干部人事檔案材料的形成部門(mén)，應在形成正式材料后的一個(gè)月內，將材料送交校檔案館人事檔案室歸檔;
4.檔案工作人員對收集的干部人事檔案材料，要認真進(jìn)行核對，對缺少的材料要逐一進(jìn)行登記，及時(shí)催要，對不符合歸檔要求的材料，要及時(shí)通知形成檔案材料部門(mén)補送材料或補辦手續，形成材料的部門(mén)要按規定認真辦理;
5.對不屬于歸檔的材料要及時(shí)退回材料形成部門(mén)。
(二)干部人事檔案材料鑒別、歸檔制度
1.嚴格把好干部人事檔案材料“入口關(guān)”，對收集的檔案材料要認真鑒別，嚴格審核;
2.歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料;
3.歸檔材料必須齊全完整、真實(shí)、文字清楚、對象明確、手續完備，有承辦單位的簽章或個(gè)人署名，有形成材料的日期;需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入檔案;
4.殘缺不全、頭尾不清、不符合歸檔要求的材料，不能歸入檔案，不屬于歸檔范圍的材料不得擅自歸檔;
5.干部人事檔案材料應統一使用16開(kāi)紙(19×26.5厘米)，材料左邊應留出2—2.5厘米的裝訂邊，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍色墨水和復寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)，不得用計算機打印簽名;
6.凡屬于應歸入干部檔案的材料，應按照中組部《干部檔案整理工作細則》進(jìn)行整理立卷，零星檔案材料每?jì)赡暄b訂入卷一次。
(三)干部人事檔案查(借)閱制度
1.查(借)閱干部人事檔案必須是中共黨員，并填寫(xiě)《查閱干部檔案審批表》，由查閱單位負責人簽字，檔案館領(lǐng)導審批后，方可查(借)閱;
2.任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案;
3.查(借)閱檔案時(shí)，檔案工作人員應根據規定，確定是否提供或是確定提供材料的范圍，凡與查閱內容無(wú)關(guān)的材料，不得翻閱，并對提供查閱的檔案進(jìn)行登記;
4.查閱人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布檔案內容;
5.查閱人員未經(jīng)許可，不得擅自摘錄或復制檔案內容;
6.查閱人員必須愛(ài)護檔案，嚴禁在檔案材料上涂改、圈劃、批注、抽取、增添、撤換、損壞檔案;違反者應視情節輕重，予以批評教育，直至紀律處分;假公濟私者，按違犯《中華人民共和國檔案法》處理;
7.檔案一般不外借，特殊情況須借用時(shí)，要說(shuō)明理由，經(jīng)檔案館領(lǐng)導批準，嚴格履行借閱手續，方可借出，借閱檔案一般不超過(guò)15天，并不準擅自復制、抄錄及轉借他人;不準攜帶檔案材料進(jìn)入公共場(chǎng)所參觀(guān)、游覽、探親訪(fǎng)友。
(四)干部人事檔案轉遞制度
1.轉遞干部人事檔案必須做到及時(shí)、準確、安全;
2.干部因工作調動(dòng)或職務(wù)變動(dòng)檔案轉出，檔案工作人員在接到調檔函后，經(jīng)人事處簽章及檔案館領(lǐng)導審批后，一個(gè)星期內將檔案轉給新的主管單位;
3.轉出的檔案必須完整齊全，并按規定進(jìn)行認真的檢查、整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出;
4.轉遞檔案必須按統一規定的《干部檔案轉遞通知單》的項目詳細登記，嚴密包封;
5.干部檔案應通過(guò)機要交通轉遞或派專(zhuān)人送取，嚴禁郵寄或交本人自帶;
6.轉出的檔案逾期一個(gè)月未收到回執的，應發(fā)函或打電話(huà)詢(xún)問(wèn)，以防丟失;
7.收到轉遞來(lái)的檔案，經(jīng)檢查核對無(wú)誤后，應在回執上簽名蓋章退回發(fā)檔單位。
(五)干部人事檔案檢查核對統計制度
1.建立檔案工作臺帳登記制度，做到勤檢查、勤核對，每年全面檢查核對統計一次檔案，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)解決;
2.提供利用后的干部人事檔案，入庫前要認真檢查，仔細核對，確認無(wú)誤后方可入庫;
3.干部檔案轉出或轉入時(shí)，要認真對照目錄檢查核對，防止張冠李戴放錯卷或缺少材料;
4.整理好的干部人事檔案入庫前，還要逐卷逐份逐頁(yè)進(jìn)行檢查核對，發(fā)現差錯及時(shí)糾正。
(六)干部人事檔案的保管、保密制度
1.嚴格遵守黨和國家的保密法規，認真履行職責，嚴格照章辦事，做好干部人事檔案的保管保密工作;
2.非檔案工作人員一律不得進(jìn)入庫房;
3.檔案工作人員要嚴格執行查(借)閱檔案審批手續，不得擅自擴大檔案的'利用范圍，不得將檔案私自帶出檔案室或私自借給他人：
4.認真做好防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防蟲(chóng)鼠、防光、防有害生物等“八防”工作;
5.嚴禁吸煙，保持庫房的清潔和庫內適宜的溫濕度(溫度14℃—24℃、相對濕度為45% —65%);
6.堅持庫房檢查制度，每周檢查一次，防止不安全因素發(fā)生，發(fā)現異常情況，應及時(shí)采取措施，確保檔案安全;
7.堅持值班制度，下班前檔案要入庫，關(guān)好門(mén)窗，切斷電源;
8.嚴禁個(gè)人私自保存任何人的檔案材料;
9.檔案工作人員調動(dòng)時(shí)，必須嚴格履行交接手續;
10.對違反保密制度造成失、泄密事件的單位和個(gè)人，應視情節輕重，根據《中華人民共和國檔案法》第二十四條規定給予處罰。
(七)人事檔案管理人員職責
1.熱愛(ài)本職工作，忠于職守，認真負責保管好教職工人事檔案，為國家積累檔案史料;
2.建立人事檔案臺帳，及時(shí)收集、鑒別、整理干部檔案材料，及時(shí)報送省管干部檔案材料;
3.嚴格執行檔案管理規章制度，認真辦理人事檔案的查(借)閱和轉遞;
4.及時(shí)登記教職工職務(wù)、工資變動(dòng)情況;
5.為學(xué)校及有關(guān)部門(mén)提供教職工情況;
6.維護人事檔案的完整與安全，做好人事檔案的保密保護工作;
7.調查研究全校人事檔案工作情況，制定和修訂規章制度，搞好人事檔案的業(yè)務(wù)建設和業(yè)務(wù)指導;
8.完成領(lǐng)導交辦的其他事項。
人事檔案管理制度 篇9
一、目的
為了對人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對公司人事檔案的執行管理。
三、職責
3.1 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。
3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門(mén)的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門(mén)負責管理工作。
3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門(mén)，負責指導監督各部門(mén)、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實(shí)執行工作。
3.4 集團公司企業(yè)委員會(huì )負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執行。
四、人事檔案管理的內容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時(shí)將《員工應聘申請表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書(shū)、身份證、各類(lèi)技術(shù)認證證書(shū)）復印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關(guān)資料）并及時(shí)歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，其次按新員工的所在部門(mén)以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類(lèi)并確定其歸檔的.具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱(chēng)及有關(guān)內容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學(xué)歷及職稱(chēng)變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門(mén)、職務(wù)歸類(lèi)。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類(lèi)。
4.1.3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門(mén)負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無(wú)遺留問(wèn)題；員工相關(guān)檔案調入單位時(shí)，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開(kāi)具的《檔案材料轉移單》及其它有關(guān)材料，轉至調入單位并歸檔。相關(guān)手續《員工入職試工轉正辭退作業(yè)管理制度》。
4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對并在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后；對有些檔案發(fā)生疑問(wèn)之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現某些損失之后，如發(fā)現材料變酶、發(fā)現蟲(chóng)蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。
4.3 轉遞（員工異動(dòng)）：檔案轉遞過(guò)程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷(xiāo)該員工的人事檔案并填寫(xiě)《轉遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉遞過(guò)程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來(lái)的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷(xiāo)毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
4.5 統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統計并填寫(xiě)《員工人事檔案統計表》。
4.5.1人事檔案統計分類(lèi)：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統計信息要及時(shí)更新，人力資源部根據人員流動(dòng)情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統計情況更新并填寫(xiě)《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監審核。
五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關(guān)規定。
查閱員工人事檔案應經(jīng)人力資源部總監（或總裁）批準，并辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。
六、相關(guān)支持文件及記錄
員工應聘申請表
轉遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統計表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據，特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。
第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動(dòng)、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報到后按《個(gè)人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書(shū)
3、學(xué)歷證、職稱(chēng)證、計算機等相關(guān)資格證的復印件。
4、身份證復印件
5、照片
6、員工轉正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應由專(zhuān)人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動(dòng)情況。
第七條、要做到分類(lèi)準確、編號規范、排列有序、定期核對。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無(wú)關(guān)人員查詢(xún)。部門(mén)負責人有權查閱本部門(mén)員工的檔案�？偨�(jīng)理有權查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時(shí)，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
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