如何進(jìn)行人事檔案分類(lèi)編號

　　隨著(zhù)人才的合理流動(dòng)，企業(yè)人單位人員的優(yōu)化組合，需要查檔、提檔、轉檔的人次越來(lái)越多，那么，如何對員工人事檔案進(jìn)行編號比較省事，對于初接觸人事檔案整理工作的人員還不是很了解，以下是小編為大家整理如何進(jìn)行人事檔案分類(lèi)編號相關(guān)內容，文章希望大家喜歡！

　　一、干部人事檔案編號方法

　　1、筆形編號法。筆形編號法是按照檔案卷名（即干部姓名）的筆形取角編號的方法（如四角號碼和類(lèi)似四角號碼法），這種編號具有簡(jiǎn)便、易學(xué)、編號效率高、誤差少，檔案存放集中、穩定等優(yōu)點(diǎn)。檢索方法比較科學(xué)、只要掌握了取筆形編號的基本規則，就能運用自如。

　　2、姓氏筆劃編號法。姓氏筆劃編號法，首先按照姓氏分類(lèi)，然后再按姓名的筆劃多少為序進(jìn)行編號的方法。這種方法的優(yōu)點(diǎn)是：簡(jiǎn)單、易學(xué)，檔案存放位置固定，不易錯號。但是由于姓氏的不均衡，易出現有的號過(guò)多，有的號過(guò)少，檔案存放不整齊、頭緒多，編號、檢索慢等問(wèn)題。

　　3、漢語(yǔ)拼音字母編號法。漢語(yǔ)拼音字母編號法是根椐漢語(yǔ)“音序檢字法”的原理，按干部姓名的拼音字母次序排列編號的方法。這種方法也比較科學(xué)，只要熟悉掌握了漢語(yǔ)拼音方法，編號和使用都很簡(jiǎn)便。缺點(diǎn)是：如拼音不熟練或不準，易出差錯。

　　此外，還有的單位采用“單位編號法”、“職務(wù)（職稱(chēng)）編號法”、按干部調進(jìn)時(shí)間順序“大流水排列編號法”，等等。但這些編號方法都不同程度地存在檔案存放位置不固定或檢索費事、效率不高以及需要經(jīng)常調整檔案柜等弊病。檔案數量多的單位不宜采用這幾種方法編號。

　　二、檔案上架（入柜）排列的方法是否科學(xué)，同檔案編號、檢索方法和貯存條件相關(guān)。

　　主要的方法有以下幾種：

　　干部人事檔案上架（入柜）排列，是指干部人事檔案入庫保存，在檔案架或檔案柜中貯存組合排列的方式。上架（入柜）排列科學(xué)合理，不僅存取檔案方便，還能最大限度地節省存放空間。

　　1、一條龍排列方式。這種方式是把所管理的全部干部人事檔案按照檔案號的大小順序，從小到大，依次上架或入柜，從左向右，延伸至末。每個(gè)架（柜）標出幾號至幾號，每層檔案架或每個(gè)檔案柜存檔案不宜過(guò)滿(mǎn)，留出適當的空位，以備增加檔案存放。這種方法按檔案號順序上架（入柜），檔案存入位置固定，存取簡(jiǎn)便、準確，檢索效率高。凡采用“筆形編號法”、“漢語(yǔ)拼音字母編號法”和“大流水排列編號法”編寫(xiě)干部人事檔案號和編制檢索工具的部門(mén)，都適宜采用這種上架（入柜）排列方式。

　　2、按姓氏分別排列方式。這種方式是把所管理的干部人事檔案按姓氏編寫(xiě)的檔案號分別上架或入柜。在一個(gè)姓氏中，從小號至大號，依次順延排列，以姓氏筆劃編號法編寫(xiě)檔案號和檢索工具的部門(mén)，適宜此種上架（入柜）的排列方式。

　　3、按群體組合排列方式。這種方式是以一個(gè)地區或一個(gè)單位的干部的檔案組合為一體，分別上架或入柜。檔案的排列，可以按職務(wù)或是按部門(mén)，也可按收檔的順序編號排列。這種排列方式，對集中了解一個(gè)地區、一個(gè)部門(mén)的干部情況較為方便。但是，攤多，保存不統一、不固定，經(jīng)常需因干部的工作單位變動(dòng)而調整檔案的存放架（柜）。

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