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企業(yè)合同管理中財務(wù)監管的重要性分析
伴隨著(zhù)企業(yè)快速穩健的發(fā)展，企業(yè)的管理制度也在不斷的與時(shí)俱進(jìn)，其越來(lái)越系統化、規范化。下面是小編搜集整理的相關(guān)內容的論文，歡迎大家閱讀參考。
【摘要】合同管理離不開(kāi)財務(wù)監管，有效的財務(wù)監管可以在企業(yè)合同風(fēng)險防范中發(fā)揮重要作用。文章首先闡述了企業(yè)合同管理中財務(wù)監管的重要性，然后指出要防范企業(yè)合同管理中財務(wù)監管的缺位現象，并深入討論了企業(yè)合同管理中財務(wù)監管的關(guān)鍵職能，包括合同訂立前的風(fēng)險防范、合同簽署階段的財務(wù)監管、合同履行過(guò)程中的財務(wù)監管和合同履行后管理階段的財務(wù)監管等，最后指出健全涵蓋財務(wù)監管的企業(yè)合同管理體系，不僅要完善企業(yè)合同管理的組織架構，還要建設一支合同管理的專(zhuān)業(yè)隊伍，為維護企業(yè)的經(jīng)濟利益提出一些有價(jià)值參考。
【關(guān)鍵詞】合同企業(yè);財務(wù)監管;管理
一、緒論
當前經(jīng)濟社會(huì )全面高度發(fā)展的形勢下，企業(yè)經(jīng)濟往來(lái)大多通過(guò)經(jīng)濟合同來(lái)實(shí)現，經(jīng)濟合同的種類(lèi)和數量也越來(lái)越多，企業(yè)必須加強對經(jīng)濟合同的管理。合同管理的好壞直接影響企業(yè)的經(jīng)濟利益，高水平高質(zhì)量的合同管理勢在必行。但在企業(yè)合同管理實(shí)際過(guò)程中，財務(wù)監管力度不夠，財務(wù)人員主動(dòng)參與意識不強，財務(wù)報表與真實(shí)經(jīng)濟業(yè)務(wù)脫節，合同管理效率低下，風(fēng)險防范不足。為做好合同管理工作，企業(yè)必須高度重視財務(wù)監管在合同管理中的重要性，加強財務(wù)部門(mén)在監管合同簽訂到執行等各環(huán)節的職能作用，從而把合同風(fēng)險降低或進(jìn)行有效規避，以便能有效提高合同管理的效率。加強對經(jīng)濟合同中財務(wù)監管職能，是財務(wù)部門(mén)必須履行的職能之一，有利于提高合同管理水平，有利于維護企業(yè)經(jīng)濟利益，有助于提升企業(yè)的經(jīng)濟利益。本文主要關(guān)注財務(wù)監管在合同管理中的重要性，通過(guò)對合同管理過(guò)程中存在的主要問(wèn)題深入分析，提出完善合同管理方面的一些建議。
二、從財務(wù)監管角度強化企業(yè)的合同管理
企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)和往來(lái)事項大部分都是通過(guò)不同的合同來(lái)實(shí)現的，可見(jiàn)合同在公司開(kāi)展的對外經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中起著(zhù)重要作用，公司必須將“合同管理”作為公司最基本的管理制度之一，并圍繞合同的一系列具體環(huán)節，展開(kāi)對合同的風(fēng)險預防和實(shí)時(shí)控制活動(dòng)[1]。企業(yè)合同管理是指企業(yè)對以自身為當事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱(chēng)。其中訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止是合同管理的內容;審查、監督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過(guò)程的、系統性的、動(dòng)態(tài)性的。合同管理一般可劃分為四個(gè)階段：合同準備階段，包括合同策劃、調查、初步確定準合同對象、談判、擬訂合同文本、審核等程序;合同簽署階段，包括正式簽署、將合同分送相關(guān)部門(mén)等程序;合同履行階段，包括合同履行、變更或轉讓、終止、糾紛處理等程序;合同履行后管理階段，包括合同歸檔保管、執行情況評價(jià)等程序[2]。加強財務(wù)部門(mén)對合同的監管非常重要，不容忽視。一方面，財務(wù)部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)核算和編制財務(wù)報表需要以企業(yè)簽訂的經(jīng)濟合同為依據，屬于企業(yè)會(huì )計原始資料之一，加強合同的有效管理，充分發(fā)揮財務(wù)部門(mén)的監管作用，是財務(wù)管理工作的一項非常重要的內容，可以實(shí)現財務(wù)部門(mén)對合同涉及的經(jīng)濟事項的前、中、后不同階段的管理。此外，合同管理的主要目的是通過(guò)有效手段減少企業(yè)合同風(fēng)險，提高合同管理過(guò)程中的效率，明確合同的管理責任，有效控制合同發(fā)生的費用，降低各項成本，最終提高企業(yè)的經(jīng)濟效益�？梢�(jiàn)，合同管理是財務(wù)管理的重要組成部分之一，加強對合同的管理也是財務(wù)部門(mén)要履行的重要職能之一，有利于企業(yè)嚴格遵守內部控制規范，完成預期的經(jīng)濟效益目標。
三、防范企業(yè)合同管理中財務(wù)監管的缺位現象
在企業(yè)管理事務(wù)中，大部分企業(yè)都會(huì )專(zhuān)門(mén)設立相應的管理部門(mén)進(jìn)行合同管理，但財務(wù)管理部門(mén)與合同管理部門(mén)之間缺乏有效溝通，無(wú)法做到信息資源共享，使得財務(wù)部門(mén)的合同監管作用受到抑制和約束，合同管理的效率不高。財務(wù)部門(mén)出具的財務(wù)報表與企業(yè)實(shí)際發(fā)生的業(yè)務(wù)脫節，導致財務(wù)部門(mén)提供的各項數據難以為企業(yè)管理者和各級投資者提供有價(jià)值的參考信息。在整個(gè)合同管理過(guò)程中，財務(wù)部門(mén)的管理人員主動(dòng)合同管理的積極性不高。在一系列的合同管理過(guò)程中，從合同前期談判、到合同中期簽訂、合同過(guò)程履行，以及合同后期結算和合同保管等環(huán)節，財務(wù)人員往往沒(méi)有主動(dòng)對合同進(jìn)行監管的意識，只是在合同履行后收到業(yè)務(wù)部門(mén)隨時(shí)傳來(lái)的結算單據，依據財務(wù)人員對合同結算單據的基本理解進(jìn)行財務(wù)核算，簡(jiǎn)單發(fā)揮報銷(xiāo)、結算、統計的作用，而不進(jìn)行合同相關(guān)業(yè)務(wù)的學(xué)習和及時(shí)溝通。這種經(jīng)濟信息的傳遞過(guò)程是不準確的，也不及時(shí)，加上財務(wù)人員對有些經(jīng)濟業(yè)務(wù)性質(zhì)不了解、對合同的具體執行情況不清楚，導致財務(wù)核算滯后、財務(wù)數據也不夠真實(shí)，財務(wù)報表反應的情況與企業(yè)真實(shí)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)缺乏關(guān)聯(lián)性[3]。這種情況下，財務(wù)部分出具的數據不能給企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理者提供有用的支持，也不能為投資者提供有價(jià)值的參考信息。為了改變上文描述的現狀，財務(wù)部門(mén)的管理人員要積極尋求各種方式方法，積極參與到企業(yè)的合同管理中來(lái)，確保財務(wù)管理部門(mén)在企業(yè)經(jīng)濟正常運行過(guò)程中的知情權，發(fā)揮財務(wù)部門(mén)的監管職能。財務(wù)管理人員要憑借自身對合同風(fēng)險敏感的專(zhuān)業(yè)判斷力，準確而又及時(shí)的發(fā)現和評估潛在的合同風(fēng)險，還要熟練運用各項會(huì )計制度和準則，利用相應的政策，采取有效措施把企業(yè)合同風(fēng)險降低到可接受水平。因此企業(yè)的合同管理需要財務(wù)管理人員對合同進(jìn)行全過(guò)程的跟蹤監管，將財務(wù)監管從企業(yè)合同協(xié)商、合同起草的初始環(huán)節就開(kāi)始滲透進(jìn)去，在合同的起草環(huán)節做好財務(wù)控制，事前防范，事中控制，事后補救，還要求財務(wù)人員全面更新經(jīng)營(yíng)管理觀(guān)念，努力改變財務(wù)工作環(huán)境，同時(shí)提升財務(wù)人員的自身綜合素質(zhì)。
四、加強企業(yè)合同管理中財務(wù)監管的關(guān)鍵職能
企業(yè)管理的一項重要內容就是合同管理，并且合同管理也是財務(wù)管理的一部分內容，財務(wù)管理的主要目標包括下面三項，一是優(yōu)化合同管理的流程、二是降低合同管理的風(fēng)險、三是提高合同管理的效率。財務(wù)部門(mén)如何才能夠在企業(yè)經(jīng)濟合同的管理中發(fā)揮監管的重要作用值得深入剖析探討，本文就從合同管理的四個(gè)階段進(jìn)行分析探討。
(一)合同訂立前重點(diǎn)做好風(fēng)險防范
風(fēng)險預測和風(fēng)險辨析工作要在合同簽訂前完成，其要由財務(wù)部門(mén)配合相關(guān)部門(mén)來(lái)完成。財務(wù)管理部門(mén)的工作人員要認真分析即將進(jìn)行的合同活動(dòng)中可能存在的風(fēng)險，并保持積極溝通[4]。在風(fēng)險分析2017年第02期下旬刊(總第652期)時(shí)代金融TimesFinanceNO.02，2017(CumulativetyNO.652)過(guò)程中財務(wù)管理人員要認真嚴謹，仔細調查合同簽訂關(guān)聯(lián)方的資信情況、財務(wù)情況、業(yè)務(wù)水平和履約能力，把可能涉及到的風(fēng)險進(jìn)行逐一的分析研判，確定可能發(fā)生風(fēng)險的類(lèi)型，制定有效的風(fēng)險防范對策。合同本身就是合同風(fēng)險一個(gè)重要的來(lái)源，財務(wù)部門(mén)需要注重相應細節，對合同中涉及財務(wù)的條款給予適當的意見(jiàn)。財務(wù)人員要重點(diǎn)關(guān)注合同標的是否符合企業(yè)業(yè)務(wù)范圍;合同中提及的經(jīng)濟事項和相關(guān)數據是否符合企業(yè)的預算和利益;合同的格式和合同類(lèi)型是否規范;合同內容和條款是否合理齊備。如合同價(jià)款的確定和支付結算方式、金額大小寫(xiě)、產(chǎn)品和服務(wù)的數量、質(zhì)量或技術(shù)標準、履約期限和地點(diǎn)、違約責任的歸屬、爭議的解決等。
(二)合同簽署階段重點(diǎn)監管合同簽署權限及備案程序
強化財務(wù)管理部門(mén)對合同簽定階段的監管，包括兩部分，一是合同正式簽署環(huán)節的管控，二是分送合同到相關(guān)部門(mén)環(huán)節的管控。財務(wù)人員應重點(diǎn)關(guān)注簽署的合同是否屬于經(jīng)過(guò)審核管理程序同意簽訂的合同;是否超越合同簽署權限，嚴格執行企業(yè)的授權審批制度，做到重大事項審批簽字有效，嚴禁未經(jīng)授權擅自簽訂;簽署加蓋的合同印章是否與財務(wù)備案表中的印章一致。如存在授權委托的情況，財務(wù)部門(mén)還應該審查是否存在委托備案書(shū)，合同受托簽字人是否與委托備案書(shū)中受托人一致，是否超出委托事項范圍以及委托期限等細節。完整合同需要專(zhuān)門(mén)編號并加蓋公章或合同專(zhuān)用章，合同管理部門(mén)應當第一時(shí)間將一份完整合同的原件或副本送財務(wù)管理部門(mén)備案。財務(wù)部門(mén)應履行同簽收制度，并指定專(zhuān)人負責合同的管理，對合同的管理實(shí)行責任追究制度。合同發(fā)生任何變更或達成解除協(xié)議的時(shí)候應該重新走審批流程并及時(shí)報送財務(wù)部門(mén)簽收登記備案。
(三)合同履行過(guò)程中及時(shí)結算并設定索賠工作流程
企業(yè)財務(wù)部門(mén)對合同簽訂部門(mén)送存備案的合同應關(guān)注履行過(guò)程的各種情況，依據合同中的各項條款審核執行結算業(yè)務(wù)，按照合同內容的要求，嚴格清理債權債務(wù)，做好合同款項的催收，對合同的履行情況進(jìn)行及時(shí)評估。凡是沒(méi)有按照合同條款履約的，或者驗收未能通過(guò)的業(yè)務(wù)，財務(wù)部門(mén)有權拒絕撥款。這包括兩個(gè)方面，一是要密切關(guān)注對合同生效后涉及的稅收政策、收入情況、費用情況、資金使用情況以及合同執行情況，執行嚴格的合同管理及審核流程。二是，在資金管理方面要遵循集中管理、統籌安排、綜合平衡和優(yōu)化投向的原則。資金管理需要由財務(wù)部負責和具體實(shí)施。對照合同履約的實(shí)際情況，把握好資金的使用和費用的結算等方面。對于合同款項的支付，要做到各項合同支出都必須履行計劃申報程序，并嚴格以批準的付款計劃為依據。在企業(yè)合同有任何形式的變更或任何金額的索賠過(guò)程中，財務(wù)管理人員應發(fā)揮監督檢查的重要職能。重點(diǎn)的監督包括：第一，合同變更必須符合相應的程序，符合有關(guān)法律、法規和政策;第二，變更應通過(guò)協(xié)商達成書(shū)面協(xié)議，作為原始合同的補充，做好原始記錄、原始資料的保管;最后，嚴格按照變更后的合同內容和條款對相關(guān)費用進(jìn)行審查，及時(shí)進(jìn)行財務(wù)核算。需要強調的是，財務(wù)管理人員要提高合同變更后的索賠意識，明確合同變更和合同索賠職責，把合同監管工作貫穿于企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全過(guò)程。財務(wù)監管還要制定合同變更以及索賠的操作流程和需要注意的事項，尤其是合同中重要條款的變更，要按照內控要求，履行企業(yè)內部的領(lǐng)導會(huì )簽和各級審批程序，做到有章可循，照章辦事。
(四)建立合同管理在履行后的保密及評價(jià)制度
送存財務(wù)部門(mén)備案的經(jīng)濟合同要指定專(zhuān)人保管，并定期對合同進(jìn)行編號、統計、分類(lèi)和歸檔登記，以實(shí)現重要文檔的管理，同時(shí)還要注意財務(wù)人員職業(yè)道德，嚴禁以任何形式泄露合同涉及的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密。此外，財務(wù)部門(mén)要制定合同執行情況的評價(jià)制度，按照兼顧全面和突出重點(diǎn)的原則，定期對合同執行情況進(jìn)行分析評價(jià)，并實(shí)施責任追究制度，做好合同履行后管理階段的財務(wù)管控。
五、健全涵蓋財務(wù)監管的企業(yè)合同管理體系
經(jīng)濟合同的管理需要有內控和政策的支持，才能減少風(fēng)險，達到合同管理的目的。同時(shí)一個(gè)健全的合同管理體系也離不開(kāi)專(zhuān)業(yè)人才隊伍的參與。
(一)完善企業(yè)合同管理的組織架構
企業(yè)管理本身就是一個(gè)相互關(guān)聯(lián)的系統工程，各部門(mén)應保證充分溝通，密切配合，單純強調某一方面往往使管理失衡，進(jìn)而影響全盤(pán)。企業(yè)應建立起由企業(yè)高層管理者主管、合同歸口管理部門(mén)統管、業(yè)務(wù)部門(mén)分管、合同管理人員專(zhuān)管、財務(wù)部門(mén)監管的企業(yè)經(jīng)濟合同管理風(fēng)險評估和預防體系，并建立囊括企業(yè)合同審查制度、企業(yè)合同文檔管理制度、合同變更事項管理制度等在內的全面的完善的合同管理制度，從結構和制度層面進(jìn)行規范，每個(gè)環(huán)節相互協(xié)調，如果企業(yè)簽訂合同的部門(mén)、執行合同的部門(mén)、審批合同的人員，對合同的管理的流程沒(méi)有調整好，那么財務(wù)的監管就會(huì )孤立無(wú)援，也就失去了財務(wù)監管的基礎和存在的必要性。只有在完善的合同管理制度和嚴密的合同管理內控體系的支撐下，對經(jīng)濟合同進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理，各部門(mén)相互協(xié)調配合，財務(wù)部門(mén)對合同管理的監管作用才能得到充分的發(fā)揮。
(二)建設合同管理的專(zhuān)業(yè)化隊伍
企業(yè)合同管理部門(mén)中人員素質(zhì)的高低會(huì )直接影響管理效率和質(zhì)量。所以財務(wù)部門(mén)要做好合同管理工作，企業(yè)必須要高度重視包括財務(wù)人員在內的合同管理人員的繼續教育和專(zhuān)業(yè)培訓，可以采取的途徑有講座、培訓、技術(shù)交流會(huì )等。培訓內容涉及很多方面，例如，可以是強化與經(jīng)濟合同有關(guān)的法律知識的培訓，如《合同法》等，通過(guò)培訓強化經(jīng)濟合同管理人員的法律觀(guān)念和意識;也可以是加強對合同管理人員的業(yè)務(wù)水平、知識面的培養，提高其處理經(jīng)濟合同中各種事務(wù)的能力，讓其進(jìn)一步掌握專(zhuān)業(yè)知識，熟悉合同處理手段，以此強化其專(zhuān)業(yè)能力�？傊�，采取多項舉措加強隊伍建設至關(guān)重要，建立一支專(zhuān)業(yè)化的人才隊伍，切實(shí)保障企業(yè)合同管理體系的正常運行和高效執行。
六、小結
合同是企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中必不可少的內容，加強合同管理具有重要意義。合同管理離不開(kāi)財務(wù)監管，加強財務(wù)管理部門(mén)對合同的監管是財務(wù)部門(mén)的職能之一，這就需要企業(yè)的財務(wù)部門(mén)主動(dòng)參與到合同管理中來(lái)，充分發(fā)揮財務(wù)的監管職能作用，降低或規避合同風(fēng)險，維護企業(yè)利益。在合同訂立前，財務(wù)部門(mén)要做好風(fēng)險預測、風(fēng)險辨析工作;在合同簽署階段，財務(wù)部門(mén)應對簽訂合同權限、合同印章使用管理、分送合同給相關(guān)部門(mén)等方面進(jìn)行監管;在合同履行階段，財務(wù)部門(mén)應嚴密關(guān)注合同實(shí)際履行情況，及時(shí)結算并清理債權債務(wù)，制定合同變更索賠工作流程和相關(guān)注意事項;在合同履行后管理階段，財務(wù)應做好合同的歸檔保管工作，建立合同管理及保密制度。加強財務(wù)在合同管理中的職能，除了在合同管理的四個(gè)階段進(jìn)行監管外，還需要企業(yè)依據實(shí)際情況建立健全企業(yè)合同的管理體系，做好包括財務(wù)人員在內的合同管理人員的培訓。相信有了財務(wù)部門(mén)的監管，企業(yè)會(huì )更好的實(shí)現合同風(fēng)險管理，避免企業(yè)合同執行的潛在風(fēng)險，并提高合同執行水平，從而更好的維護企業(yè)的利益。
參考文獻
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