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ＥＸＣＥＬ構建財務(wù)分析數據庫
EXCEL具備強大的數據分析工具和數據處理功能,基于EXCEL的財務(wù)分析數據庫具有靈活、簡(jiǎn)便的特性,可以滿(mǎn)足個(gè)性化、多層次、多維度的財務(wù)分析需求,從而彌補通用財務(wù)軟件和管理信息系統財務(wù)分析功能薄弱的現狀,提高財務(wù)分析的作用和效率。
EXCEL; 財務(wù)分析; 數據庫
用友、金蝶等財務(wù)軟件以及企事業(yè)其他信息系統的應用和普及,大大提高了中小企事業(yè)單位信息化程度,減輕了會(huì )計人員的負擔,節約了財務(wù)成本。但實(shí)務(wù)工作者也發(fā)現,財務(wù)軟件更偏重于會(huì )計賬務(wù)的處理及標準財務(wù)報表的提供,而分析功能不足,未提供良好的分析工具,分析方法也不夠靈活,其他信息系統更偏重于業(yè)務(wù)處理。這時(shí)就需要借助EXCEL等外部工具進(jìn)行個(gè)性化的財務(wù)分析。
一、財務(wù)分析數據庫的構建
用EXCEL建立財務(wù)分析數據庫時(shí),可以充分發(fā)揮其靈活性,從各個(gè)維度、各個(gè)層次對企事業(yè)單位數據進(jìn)行分析。盡管EXCEL2007已經(jīng)解除了以前版本只能處理65 536行數據的限制,但是也要考慮到數據庫如果過(guò)于龐大,運行速度會(huì )降低。因此,建立數據庫時(shí)如果數據庫偏大,可以將數據庫拆分成幾個(gè)小的數據庫。
明確了數據庫的構建目標后,就可以從不同地方收集財務(wù)分析數據。這些數據既可以從用友、金蝶等財務(wù)軟件獲取,也可以從企事業(yè)單位的其他信息系統導入,如的HIS系統、藥品管理系統、材料進(jìn)銷(xiāo)存系統等等。導入的數據既可以是用友等財務(wù)軟件整個(gè)科目數據,也可以是固定資產(chǎn)數據等等。
財務(wù)軟件和其他信息系統一般都有導出成EXCEL表格的功能,如果這些信息系統軟件可以導出成分隔符區分的文本文件,也可以通過(guò)EXCEL中的分欄工具進(jìn)行拆分。
(一)基礎數據字段整理
在進(jìn)行基礎數據整理時(shí),經(jīng)常會(huì )用到這些函數:
1.時(shí)期處理函數。如根據日期提取年、月、周的數據:YEAR(),MONTH(),WEEK()。
2.字符處理函數。如提取字符串中的某一內容:LEFT(),MID(),RIGHT()。字符串聯(lián)結:CONCATENATE()。
3.數據格式轉換函數。如將數字強制轉換成文本:TEXT()。
4.邏輯判斷函數。如條件判斷:IF()。信息提取:ISNA(),ISTEXT()。
(二)數據的歸類(lèi)
財務(wù)分析時(shí)經(jīng)常會(huì )對數據進(jìn)行分類(lèi),這時(shí)可以借助函數VLOOKUP()來(lái)實(shí)現。如對食品進(jìn)行分類(lèi)時(shí),可以首先建立一張字典表,如表1。
然后在數據庫里面在目標單元格輸入函數vlookup()并設置函數參數,再對整個(gè)字段進(jìn)行填充,就可以根據字段食品名稱(chēng)獲取其對應分類(lèi)了。
(三)數據庫的定義
數據收集整理完后,可以在EXCEL里形成一張表單(sheet),可將有數據的區域定義為一張表,并為之命名。本文以醫院收入分析數據庫為例,基礎數據通過(guò)醫院用友、HIS系統收集整理后,存放在一張名為“醫療收入”的表單內。這時(shí)先選擇所有數據區域,點(diǎn)擊右鍵,選擇“命名單元格區域”,命名為如“數據表”。
定義數據區域可以更方便地對數據庫進(jìn)行維護。建立的數據庫如圖1。
二、財務(wù)數據的分析
數據庫建立好之后,就可以充分利用EXCEL的數據分析挖掘工具,靈活方便地對數據進(jìn)行分析。下面介紹幾種常用的分析方法。
(一)對比分析
建立的數據庫如果包含了一段時(shí)期的數據并進(jìn)行歸類(lèi)后,可方便地實(shí)現對比分析。這里面需要用到EXCEL的數據透視表工具,首先將光標定位到“數據表”,單擊“插入數據透視表”,并根據需要選擇報表篩選字段、行標簽、列標簽字段以及值字段。在作對比分析時(shí),應該在列標簽選擇時(shí)間字段,并選擇需要進(jìn)行對比的時(shí)間段。
透視表建立后,可以通過(guò)報表等字段篩選數據的范圍,例如既可以看全院收入,也可關(guān)注某一個(gè)或幾個(gè)科室的收入分析。同時(shí),在鄰近單元格建立公式對數據進(jìn)行比較分析。建立的數據對比分析如圖2。
(二)趨勢分析
趨勢分析也是財務(wù)分析中的一個(gè)常用方法,分析人員可以從數據變化趨勢看出數據的長(cháng)期變化趨勢及季節趨勢等。
用EXCEL建立趨勢分析時(shí),也要建立數據透視表并選擇要分析的字段。作趨勢分析時(shí),可以輔以圖片更能直觀(guān)地進(jìn)行分析。將光標定位在數據透視表內,單擊“插入折線(xiàn)圖”或其他圖形模板,并調整圖形格式就可以制作出專(zhuān)業(yè)的圖表。如圖3。
(三)結構分析
結構分析可以看出數據之間的構成分析。在EXCEL里面作數據的結構分析時(shí)也可以通過(guò)建立數據透視表,選擇要分析的數據字段進(jìn)行分析。同時(shí),還可以制作數據餅圖等進(jìn)行直觀(guān)的觀(guān)察分析。數據的結構分析如圖4。
三、財務(wù)分析數據庫的維護與更新
財務(wù)分析數據庫建立完成后,可以根據個(gè)性需求靈活地對數據進(jìn)行抽取和分析。同時(shí),這個(gè)數據庫也是可以動(dòng)態(tài)更新的。更新數據庫時(shí),只需在數據表末端追加數據記錄,數據庫就會(huì )智能地將數據加入。當然,這個(gè)數據庫也支持對以前數據記錄進(jìn)行修改,批量修改數據時(shí)可以使用EXCEL的批量替換功能;具備支持增加和刪減字段的功能。
修改數據庫后,應確保增加的記錄在數據表內可以通過(guò)擴大數據表區域來(lái)實(shí)現。同步更新數據透視表和數據圖時(shí),只需要在任意表內,單擊“更新數據源”,則所有基于數據庫的透視表和數據圖都可以同步進(jìn)行更新,操作非常方便。
從上述研究可以看出,EXCEL具備靈活、簡(jiǎn)便而功能強大的數據分析和挖掘功能,而基于EXCEL數據庫的維護和更新也非常簡(jiǎn)單,財務(wù)人員通過(guò)簡(jiǎn)單的操作,就可以從各個(gè)維度、范圍對財務(wù)數據進(jìn)行深入的分析。當然,EXCEL還具備更多的數據分析潛能,需要財務(wù)人員在工作中發(fā)揮主動(dòng)性和創(chuàng )造力,從而提高財務(wù)分析的效率和作用。
[1] 陳偉. 自動(dòng)化財務(wù)信息處理系統的構建[J]. 財會(huì )月刊:理論版,2006(10).
[2] 張瑞君,譯.EXCEL在財務(wù)管理中的應用[M]. 人民大學(xué)出版社,2007.
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