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財務(wù)軟件中自動(dòng)轉賬功能的應用論文
當代，論文常用來(lái)指進(jìn)行各個(gè)學(xué)術(shù)領(lǐng)域的研究和描述學(xué)術(shù)研究成果的文章，簡(jiǎn)稱(chēng)之為論文。它既是探討問(wèn)題進(jìn)行學(xué)術(shù)研究的一種手段，又是描述學(xué)術(shù)研究成果進(jìn)行學(xué)術(shù)交流的一種工具。下面是小編整理的財務(wù)軟件中自動(dòng)轉賬功能的應用論文，歡迎大家分享。
摘要：
由于期末業(yè)務(wù)具有穩定性、性的特點(diǎn)，利用自動(dòng)轉賬功能能簡(jiǎn)化和提高期末業(yè)務(wù)處理的進(jìn)程和效率。文章在闡述自動(dòng)轉賬功能基本內涵的基礎上，分析了自動(dòng)轉賬功能處理的會(huì )計業(yè)務(wù)類(lèi)型，指出該功能存在的缺陷，提出在應用自動(dòng)轉賬功能時(shí)應注意的問(wèn)題及完善的措施。
關(guān)鍵詞：
財務(wù)軟件自動(dòng)、轉賬功能、期末業(yè)務(wù)、自動(dòng)轉憑證
由于會(huì )計期末業(yè)務(wù)的處理具有較強的規律性，當錄入為憑證時(shí)，其摘要、借貸方科目、金額來(lái)源、方法等變化不大，為提高期來(lái)業(yè)務(wù)的制單效率，也為了防止財會(huì )人員遺漏對期末業(yè)務(wù)的及時(shí)處理，通用財務(wù)軟件都提供有自動(dòng)轉賬的功能。將期末業(yè)務(wù)設置為自動(dòng)轉賬憑證模板，使其計算方法固化，只要執行調用憑證模板的操作，即可生成自動(dòng)轉賬憑證，這在一定程度上也能規避如計算方法不準確而導致的會(huì )計差錯的產(chǎn)生。財務(wù)軟件中的自動(dòng)轉賬功能具有簡(jiǎn)化和加快期末業(yè)務(wù)處理速度、提高記賬憑證的正確率、保障會(huì )計業(yè)務(wù)的完整性等方面的明顯優(yōu)勢。
一、自動(dòng)轉賬功能概述
(一)概念
自動(dòng)轉賬是指在財務(wù)軟件中，通過(guò)對記賬憑證生成要素的設置，由系統自動(dòng)生成指定業(yè)務(wù)的規范化記賬憑證的一種操作功能，為在適當時(shí)刻生成記賬憑證而將某一轉賬業(yè)務(wù)所涉及的摘要、借貸方科目、金額計算方法等預先予以設定，即建立一項業(yè)務(wù)的轉賬模板的過(guò)程，稱(chēng)為自動(dòng)轉賬憑證的設置(或稱(chēng)為定義)。依據自動(dòng)轉賬憑證模板來(lái)生成特定業(yè)務(wù)的記賬憑證的過(guò)程稱(chēng)為自動(dòng)轉賬，由自動(dòng)轉賬生成的憑證稱(chēng)為自動(dòng)轉賬憑證，屬于機制記賬憑證。
(二)自動(dòng)轉賬的種類(lèi)
通用財務(wù)軟件提供兩類(lèi)自動(dòng)轉賬功能，一類(lèi)是在賬務(wù)處理模塊中，以輔助核算或期末業(yè)務(wù)處理的形式提供的轉賬設置與憑證生成功能。由于這種轉賬一般是在賬務(wù)系統內進(jìn)行，也被稱(chēng)作內部轉賬或內部結轉，如銷(xiāo)售成本結轉、制造費用結轉、匯兌損益結轉、期間損益結轉等。第二類(lèi)是在薪資、周定資產(chǎn)等專(zhuān)項管理模塊中提供的費用分攤與結轉功能。因為涉及賬務(wù)系統外的專(zhuān)項核算系統，亦稱(chēng)之為外部轉賬或外部結轉，如工資費用分攤結轉、周定資產(chǎn)折舊計提、往來(lái)業(yè)務(wù)及壞賬準備計提、差異結轉與成本結轉等。
(三)自動(dòng)轉賬功能的構成
自動(dòng)轉賬功能包括“轉賬定義”和“轉賬生成”兩個(gè)組成部分�！稗D賬定義”就是設計轉賬憑證模板——設置好憑證的摘要、借貸方科目、以及金額的取數公式，該工作屬于自動(dòng)轉賬憑證設置的初始化工作。當處理期末業(yè)務(wù)，制單人選擇調用設置好的憑證模板，由計算機自動(dòng)生成所需的記賬憑證，這就是“轉賬生成”。
(四)設置為自動(dòng)轉賬憑證的業(yè)務(wù)應滿(mǎn)足的條件
適合設置為自動(dòng)轉賬憑證的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，通常需要滿(mǎn)足以下幾個(gè)條件：
1.期末業(yè)務(wù)具備穩定性和規律性。如稅金計提、成本結轉、費用的分攤及結轉、期間損益結轉等期末業(yè)務(wù)都具有一定的時(shí)間性，且有規律地在不同的會(huì )計期間反復發(fā)生，為了簡(jiǎn)化錄入憑證過(guò)程及加快和提高期末業(yè)務(wù)處理的進(jìn)程和效率，可預先對期末業(yè)務(wù)進(jìn)行自動(dòng)轉賬憑證模板的設置，待需要時(shí)調用憑證模板即可生成所需的自動(dòng)轉賬憑證。自動(dòng)轉賬的意義在于多次重復應用，只有對于不同會(huì )計期間須重復多次處理的業(yè)務(wù)，才能在反復應用中體現出自動(dòng)轉賬功能的簡(jiǎn)便、快捷的優(yōu)勢。
2.會(huì )計科目能夠事先確定。定義自動(dòng)轉賬模板的關(guān)鍵點(diǎn)在于將憑證涉及的摘要、借貸方會(huì )計科目、金額的來(lái)源和計算方法預先設置好存入系統，待需要生成憑證時(shí)，只要選擇已定義好的模板，系統自動(dòng)生成憑證�？梢�(jiàn)，模板一旦被設定，就只能按照事先的定義方式來(lái)生成實(shí)際業(yè)務(wù)的記賬憑證。凡不能確定最終會(huì )計科目的業(yè)務(wù)，是無(wú)法以自動(dòng)轉賬的方式來(lái)處理的。
3.金額可以事先預知或可以被描述。轉賬業(yè)務(wù)的發(fā)生金額同樣也具有一定的規律性，如折舊額可按折舊公式計算，制造費用可按某一確定比例分配，成本可按當前余額結轉。只有確定的金額來(lái)源，或者體現著(zhù)某種規律性的金額取得渠道，才能夠事先以某種規范的方式將其描述和表達出來(lái)。反之，發(fā)生金額不能被事先預知，或不能被準確描述的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，都無(wú)法交由系統進(jìn)行自動(dòng)處理。
二、自動(dòng)轉賬功能處理的會(huì )計業(yè)務(wù)類(lèi)型
(一)銷(xiāo)售成本的結轉
商品的銷(xiāo)售成本是由已銷(xiāo)售商品的數量乘以銷(xiāo)售商品的成本單價(jià)計算得到的。當實(shí)現產(chǎn)品銷(xiāo)售收入時(shí)，所做的賬務(wù)處理：一是收入的確認，二是銷(xiāo)售成本的結轉。在錄入收入確認的憑證時(shí)輸入了產(chǎn)品銷(xiāo)售單價(jià)和數量。且事先在填制商品入庫的記賬憑證時(shí)，能將入庫商品的數量和單價(jià)及時(shí)輸入系統，則庫存商品的平均單價(jià)能計算出來(lái)。那么，已銷(xiāo)售商品的數量和成本單價(jià)都是已知數。也就是說(shuō)，系統記賬后，系統可以從“庫存商品”賬戶(hù)中獲取單價(jià)，從“主營(yíng)業(yè)務(wù)收入”賬戶(hù)中獲取已售產(chǎn)品的數量，商品的銷(xiāo)售成本是可以由系統自動(dòng)計算出來(lái)的�；谶@個(gè)原理，許多財務(wù)軟件的賬務(wù)系統中，都提供了銷(xiāo)售成本自動(dòng)結轉的功能。
要想在“轉賬生成”時(shí)生成正確的銷(xiāo)售成本結轉憑證，必須事先做好以下幾項操作：首先，該業(yè)務(wù)涉及的庫存商品、主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、主營(yíng)業(yè)務(wù)成本必須在會(huì )計科目屬性中設置為數量核算，在“轉賬定義”時(shí)輸入三個(gè)科目對應的科目編碼，并且這三個(gè)科目的下級科目結構也必須相同；其次，在錄入收入確認的憑證時(shí)要輸入產(chǎn)品銷(xiāo)售單價(jià)和數量；再次，要將收人確認的憑證執行記賬操作。這樣，執行“轉賬生成”后系統就可以自動(dòng)給出銷(xiāo)售成本結轉的憑證。
(二)匯兌損益的結轉
匯兌損益結轉設置用于期末自動(dòng)計算外幣賬戶(hù)的匯兌損益，并在轉賬生成中自動(dòng)生成匯兌損益轉賬憑證。匯兌損益只處理外幣存款戶(hù)、外幣現金以及外幣結算的各項債權、債務(wù)，不包括所有者權益類(lèi)賬戶(hù)、成本類(lèi)賬戶(hù)和損益類(lèi)賬戶(hù)。
在執行匯兌損益結轉之前，先要做好以下幾項操作：在賬務(wù)系統的初始化設置中設置好外幣匯率；輸入外幣業(yè)務(wù)憑證時(shí)輸入外幣發(fā)生額；期束輸入調整匯率，并將涉及外幣科目的會(huì )計憑證執行記賬操作。進(jìn)行“轉賬定義”時(shí)給出匯兌損益入賬科目。期末執行“轉賬生成”后系統就可以自動(dòng)給出匯兌損益結轉的憑證了。
(三)期間損益的結轉
期間損益結轉設置用于在一個(gè)會(huì )計期間終了時(shí)，將損益類(lèi)科目的余。額轉到本年利潤科目中。損益類(lèi)科目結轉主要是對于主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、主營(yíng)業(yè)務(wù)成本、主營(yíng)業(yè)務(wù)稅金及附加、其他業(yè)務(wù)收入、其他業(yè)務(wù)支出、管理費用、營(yíng)業(yè)費用、財務(wù)費用、投資收益、營(yíng)業(yè)外收入、營(yíng)業(yè)外支出和所得稅等科目的結轉。
進(jìn)行“轉賬定義”時(shí)，損益科目結轉表中將列出所有的損益科目。損益科目結轉表的每一行中的損益科目的期末余額將轉到該行的本年利潤科目中去。如果需要某損益科目參與期間損益的結轉，則應在該科目所在行的本年利潤科目欄填寫(xiě)相應的本年利潤科目。若不填本年利潤科目，則將不結轉此損益科目的余額。執行“轉賬生成”前，要將所有涉及損益科目的會(huì )計憑證進(jìn)行記賬。
(四)科目余額的對應結轉
如果要對兩個(gè)科目或其下級科目的期末余額進(jìn)行一一對應的結轉，則可以選擇“對應結轉”功能。如將“制造費用”賬戶(hù)的余額轉入“生產(chǎn)成本”賬戶(hù)、“本年利潤”賬戶(hù)的余額轉入“利潤分配——未分配利潤”賬戶(hù)。
對應結轉一般針對資產(chǎn)、成本或費用類(lèi)科目，且只結轉期末余額。在“轉賬定義”時(shí)要指明轉出科目和轉入科目。執行“轉賬生成”時(shí)轉出科目方向根據其科目屬性的余額方向確定，即若余額方向為“借”則從貸方轉出，否則從借方轉出，轉入科目方向與轉出科且方向相反。對應結轉不僅可以進(jìn)行兩個(gè)科目一對一結轉，還可以進(jìn)行科目的一對多結轉。執行“轉賬生成”前要把涉及轉出科目的會(huì )計憑證進(jìn)行記賬。
三、自動(dòng)轉賬功能存在的不足：自動(dòng)轉賬功能無(wú)級別設置及校驗功能
自動(dòng)轉賬業(yè)務(wù)是有先后順序的，因此也就形成了期末轉賬業(yè)務(wù)的級別。根據實(shí)際工作中業(yè)務(wù)發(fā)生的先后順序，進(jìn)行會(huì )計業(yè)務(wù)的轉賬處理，才能形成正確的會(huì )計數據，這是每個(gè)財會(huì )人員所共知的。但在財務(wù)軟件的自動(dòng)轉賬模塊中卻沒(méi)有設置轉賬業(yè)務(wù)的級別，致使會(huì )計業(yè)務(wù)不熟練的人員操作時(shí)出現自動(dòng)轉賬憑證數據錯誤。筆者在財務(wù)軟件培訓教學(xué)中就曾發(fā)現，一些學(xué)員在使用自動(dòng)轉賬功能處理期末業(yè)務(wù)時(shí)，未將制造費用結轉至生產(chǎn)成本(屬于低級別的轉賬業(yè)務(wù))，就直接進(jìn)行期間損益的自動(dòng)結轉(屬于較高級別的轉賬業(yè)務(wù))，結果生成的利潤額出錯。經(jīng)了解。部分學(xué)員是由于操作疏忽而遺漏，另一些則是由于會(huì )計知識不扎實(shí)所致。如若設置了業(yè)務(wù)級別控制，只能生成了低級別的轉賬憑證才允許生成較高一級別的轉賬憑證，這可在一定程度上規避部分會(huì )計差錯的產(chǎn)生。通用財務(wù)軟件的自動(dòng)轉賬業(yè)務(wù)模塊應當根據手工情況下會(huì )計轉賬業(yè)務(wù)的順序來(lái)設計，同時(shí)要利用軟件和機的特殊功能，對轉賬業(yè)務(wù)級別進(jìn)行校驗，以免轉賬級別較高的記賬憑證先生成，或低級別的憑證在未記賬的情況下生成高級別的憑證，從而造成財務(wù)數據的錯誤。在財務(wù)軟件的使用過(guò)程中，經(jīng)常會(huì )出現這種情況：低級別的憑證已經(jīng)生成，但尚未審核記賬，這時(shí)生成高一級別的憑證時(shí)系統也允許生成，從而導致生成的自動(dòng)轉賬憑證數據錯誤。因此，應在自動(dòng)轉賬模塊中增加憑證記賬級別校驗功能。
四、自動(dòng)轉賬功能應用時(shí)應注意的問(wèn)題及完善的措施
(一)應用時(shí)應注意的問(wèn)題
1.自動(dòng)轉賬憑證需進(jìn)行與手工錄入憑證相同的后續處理�！稗D賬生成”后的憑證是未記賬憑證，對它們仍需進(jìn)行后續的審核、記賬操作，否則賬務(wù)處理系統無(wú)法進(jìn)行正常的記賬結賬。
2.轉賬前須將所涉及的相關(guān)業(yè)務(wù)登記入賬。轉賬憑證中各科目的數據都是從賬簿中提取、經(jīng)處理后生成的。因此，為了保證所取數據的完整、正確，在調用轉賬憑證模板生成轉賬憑證前必須將本月發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)登記入賬，否則，自動(dòng)轉賬憑證生成的數據將出現差錯。
3.轉賬生成時(shí)應遵循一定的處理順序。期末業(yè)務(wù)是相互關(guān)聯(lián)、互相銜接的，業(yè)務(wù)處理有嚴格的順序，必須保證讓系統按順序生成轉賬憑證。有些期末轉賬業(yè)務(wù)必須依據另一期末轉賬業(yè)務(wù)產(chǎn)生的數據，如匯兌損益結轉產(chǎn)生的財務(wù)費用會(huì )影響往本年利潤結轉的費用數額，那么就要先結轉匯兌損益并將該憑證記賬后再結轉本年利潤。因此，期末轉賬需要根據業(yè)務(wù)的特點(diǎn)分批按步驟來(lái)進(jìn)行處理�？梢岳密浖峁┑摹稗D賬序號”按業(yè)務(wù)正確的結轉順序進(jìn)行“轉賬定義”。
4.掌握系統的自動(dòng)明細匹配規則。如在進(jìn)行銷(xiāo)售成本結轉時(shí)，要求指定庫存商品、主營(yíng)業(yè)務(wù)收入、主營(yíng)業(yè)務(wù)成本這三+--級科目及其下級科目結構必須相同，系統軟件會(huì )自動(dòng)匹配明細科目并按對應關(guān)系一一予以結轉，否則系統將無(wú)法執行自動(dòng)轉賬功能。
5.控制自動(dòng)轉賬運行的次數。自動(dòng)轉賬憑證中專(zhuān)項設置功能(如匯兌損益結轉)通常能自動(dòng)控制一個(gè)會(huì )計期內被調用的次數。一般不會(huì )出現多次重復制證的情況。但大多數自動(dòng)轉賬模板是可以在一個(gè)會(huì )計期間內被重復使用的。用戶(hù)必須留意期末結轉業(yè)務(wù)處理的次序，防止跳躍進(jìn)程或重復進(jìn)程而出現漏記、重記等錯誤。
(二)完善的措施——設置轉賬業(yè)務(wù)級別，增加轉賬業(yè)務(wù)級別柱驗功能
自動(dòng)轉賬模塊應增加轉賬業(yè)務(wù)級別設置及校驗功能，以劃分轉賬業(yè)務(wù)的先后順序及層次。只有這樣，才能避免在低級別的憑證沒(méi)有生成時(shí)生成高級別的憑證，或在低級別的憑證沒(méi)有記賬就生成高級別的憑證，造成自動(dòng)轉賬模塊生成的記賬憑證數據錯誤。
增加轉賬業(yè)務(wù)級別校驗功能，由軟件校驗轉賬業(yè)務(wù)屬于哪一級別的業(yè)務(wù)，并檢測本級轉賬業(yè)務(wù)是否全部生成，若有未生成的轉賬憑證，系統應給予報告，提示操作人員是否繼續生成高一級憑證。
增加憑證記賬校驗功能，并確保自動(dòng)轉賬層次低的憑證均已記賬。在進(jìn)行期末轉賬業(yè)務(wù)的憑證制作時(shí)，若本級憑證尚未全部生成，而要執行生成高一級別憑證的操作時(shí)，系統應予以提示，并限制其進(jìn)行下一步的操作。這樣，可規避財會(huì )人員存在遺漏處理的差錯。
參考文獻:
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