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新型網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下檔案管理模式研究
網(wǎng)絡(luò )環(huán)境是指將分布在不同地點(diǎn)的多個(gè)多媒體計算機物理上互聯(lián)，依據某種協(xié)議互相通信，實(shí)現軟、硬件及其網(wǎng)絡(luò )文化共享的系統。
摘要：檔案管理是日常工作中形成的具有保存意義和價(jià)值的文字、圖像、聲音以及各種不同載體的歷史記錄，是行政日常工作之一。隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )時(shí)代的飛速發(fā)展和自動(dòng)化、智能化轉變，檔案的生成、采集、驗證、歸檔再到電子檔案的利用，將檔案管理工作逐步電子化，電子檔案孕育而生。但是由于網(wǎng)絡(luò )的資源共享、快速傳播及開(kāi)放性等特征，檔案管理者在檔案管理中面臨更多挑戰。
關(guān)鍵詞：檔案;網(wǎng)絡(luò );管理模式
一、電子檔案生成對傳統檔案管理的影響
電子檔案是日常檔案管理的重要組成部分之一，檔案管理者要利用計算機系統建立功能相對完善的檔案信息系統。在收集和加工大量分散的信息的同時(shí)，將日常工作中遇到的問(wèn)題以查閱統計、檔案變更、報表、系統等進(jìn)行科學(xué)管理，建立搜索引擎和檢索體系，使各職能部門(mén)能運用規定權限隨時(shí)查閱和傳送有效信息。在現階段工作中，電子文件與紙質(zhì)文件管理模式大致可分為：先有紙質(zhì)文件，然后根據個(gè)人需求以及儲存條件將文件轉化為電子版本的數字化過(guò)程;另外一種就是，因為長(cháng)久以來(lái)的閱讀習慣以及文件存檔便捷性，將電子文件利用計算機轉換成紙質(zhì)文件。形成一種紙質(zhì)文件和電子版本文件共存的模式。它們各自發(fā)展又相互依存，改善自身功能的同時(shí)進(jìn)一步提高工作效率。
信息形態(tài)的多樣性、極強的可操作性和傳遞的高速便捷，部分電子文件由于格式等方面的原因無(wú)法轉換為標準的紙質(zhì)文件，或因為基數和字數限制，使得紙張難以如實(shí)記錄各種數據。且因為信息的多樣性，電子音頻、視頻等大量聲相形式的運用也給紙質(zhì)記錄帶來(lái)難度。隨著(zhù)信息技術(shù)的進(jìn)步和社會(huì )信息化進(jìn)程，這種只能以數字形態(tài)生存的文件的種類(lèi)和數量會(huì )越來(lái)越多，其復雜程度也會(huì )日益加深。要使兩種載體檔案的信息管理融為一體，建立與紙質(zhì)檔案同步的檔案信息管理系統;增加檢索目錄的數據模塊分析統計;根據檔案屬性及需求來(lái)決定是否形成電子檔案，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，協(xié)調管理。
二、新型網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下電子檔案的安全
由于網(wǎng)絡(luò )的便捷性，越來(lái)越多的文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò )傳輸。網(wǎng)絡(luò )的普及，對電子檔案需求量增大。在網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下，大部分文件已開(kāi)始使用認證信息、電子簽名等專(zhuān)業(yè)技術(shù)來(lái)防范網(wǎng)絡(luò )攻擊，但是在安全問(wèn)題上還是對檔案管理者提出了一定挑戰。因此電子檔案的安全問(wèn)題可從以下幾個(gè)方面著(zhù)手解決，一是計算機系統的安全保障，二是檔案傳輸和修改保存的安全，三是檔案雙備份的普及。
保密性即在公開(kāi)開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下，電子檔案在傳輸和訪(fǎng)問(wèn)的過(guò)程中信息不會(huì )泄漏。電子信息在有條件的前提下都可互相轉換和拷貝。這就要求我們避免使用社交軟件及公開(kāi)信箱傳送檔案。完整性即電子檔案在傳輸過(guò)程中不會(huì )出現損壞，內容不會(huì )篡改。因為網(wǎng)絡(luò )的不穩定性及各種文件格式的轉換條件缺損，保存形式越來(lái)越多樣化，影響電子檔案的完整性。部分紙質(zhì)檔案轉換為電子檔案，文件出現雙份保存，帶來(lái)便利的同時(shí)也增加了檔案歸檔和整理的工作量，工作繁重，管理者容易出現紕漏。
三、新型網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下電子檔案管理途徑思考
3.1 構建安全的電子檔案數據庫
利用現代數據管理技術(shù)及檔案歸類(lèi)保密等級，建立好安全完善的電子檔案數據庫。對于涉密文件及較高的電子檔案，需定期對檔案管理人員進(jìn)行全面、系統性的培訓，明確工作職責和操作規范。進(jìn)行合理的操作權限分配，劃分訪(fǎng)問(wèn)和控制權限，保證每個(gè)文件的收集、整理、生成及上傳下達規范化。
其次，需在提高軟硬件設施的配備。運用先進(jìn)的監測系統，及時(shí)發(fā)現非法入侵行為;積極更新網(wǎng)絡(luò )病毒庫，避免病毒感染;積極對本單位的電子檔案專(zhuān)用設備進(jìn)行維護與遠程監控，合理運用信息安全技術(shù)，加強保障。
3.2 完善管理制度與增強創(chuàng )新意識
在管理方式上，要實(shí)現管理程序文件化、科學(xué)化和現代化，加強電子檔案的統一管理，發(fā)揮檔案管理者的主觀(guān)能動(dòng)性。檔案管理人員要最大限度的發(fā)揮檔案功能，縱向和橫向，多元化的進(jìn)行資源整合。配合上級主管部門(mén)，建立電子檔案數據庫和信息監控，設置權限瀏覽，在提供便捷工作方式的同時(shí)，做到上下共享資源。
3.3 改進(jìn)人才培養模式向創(chuàng )新型轉變
在原有的人才培養模式基礎上拓展新方法，提高工作人員綜合素質(zhì)的同時(shí)，加強管理人員的規范化教育和創(chuàng )新思維模式培訓。在日常工作中發(fā)現問(wèn)題，針對問(wèn)題不斷提高自身的操作能力，更好地適應電子信息管理模式。發(fā)揮檔案電子管理的優(yōu)勢，建立信息一體化的管理模式，提高專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)技能。
3.4 提高檔案館建設標準及紙質(zhì)檔案的保存技術(shù)
根據《檔案法》《檔案館建筑設計規范》《檔案館安全管理標準》等一系列法律法規標準，適應建設需要，使得建筑設計符合功能、安全、衛生等方面的基本要求，根據不同等級、不同規模和職能配置，使各類(lèi)檔案及資料保管安全、調閱方便。
紙質(zhì)檔案有易損壞，無(wú)法再生，需要保密等特點(diǎn)。提高紙質(zhì)檔案保存環(huán)境，研究紙質(zhì)檔案保存技術(shù)，做到制作影印副本、對已損壞的檔案及時(shí)修復，如加膜、修裱、去污、增塑，電子和紙質(zhì)同步存檔等，降低非檔案化風(fēng)險。
四、結語(yǔ)
隨著(zhù)現代信息技術(shù)的高速發(fā)展，檔案的電子化管理及更多新型模式的出現是檔案工作中面臨的新挑戰和新課題，也是檔案工作實(shí)踐和發(fā)展中衍生出的新事物。檔案工作者應不斷完善工作流程，不斷開(kāi)發(fā)新技術(shù)，不斷學(xué)習實(shí)用的技術(shù)，不斷提高創(chuàng )新思維，努力使檔案管理工作在電子化大環(huán)境下發(fā)揮出其應有的作用。
參考文獻：
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