高校會(huì )計憑證檔案信息化管理研究論文

　　摘要：會(huì )計憑證檔案管理作為高校財務(wù)管理工作的基礎，良好的落實(shí)此項工作，可以提高高校財務(wù)管理工作，使得高校財務(wù)清晰、準確，為促進(jìn)我國高校良好發(fā)展奠定基礎。在財務(wù)信息化背景下，應當注意優(yōu)化調整會(huì )計憑證檔案管理，使其朝著(zhù)信息化方向發(fā)展，如此可以提高會(huì )計憑證檔案的完整性、準確性、有效性�；�于此，對高校會(huì )計憑證檔案信息化管理予以分析和研究。

　　關(guān)鍵詞：高校；會(huì )計憑證檔案；信息化管理

　　高校會(huì )計檔案是由會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿、會(huì )計報表等組成的，其中會(huì )計憑證是會(huì )計檔案的核心，良好的會(huì )計憑證檔案管理，利于高校信息化建設。但實(shí)際情況則不然。國內很多高校在會(huì )計憑證檔案管理方面存在諸多不足，導致會(huì )計憑證檔案不完整等情況發(fā)生，降低會(huì )計憑證檔案的應用價(jià)值。對此，應當在財務(wù)信息化背景下，推行會(huì )計憑證檔案信息化管理，利用信息化手段來(lái)監督和管理會(huì )計憑證檔案，使之可以充分發(fā)揮作用，保證會(huì )計憑證檔案完整、準確，具有較高的應用價(jià)值，推動(dòng)高校信息化建設。

　　1會(huì )計檔案走向信息化勢在必行

　　1.1傳統會(huì )計管理存在的弊端。1）傳統會(huì )計檔案不易久存。傳統會(huì )計檔案通常是以紙質(zhì)為媒介，再加之項技術(shù)與工具的應用，容易造成紙質(zhì)會(huì )計檔案字跡不清等情況發(fā)生。作為重要信息，紙質(zhì)會(huì )計憑證檔案如若出現字跡消退或字跡模糊等情況，會(huì )影響后續檔案查詢(xún)及應用，可以給高校財務(wù)工作帶來(lái)諸多不便。2）傳統會(huì )計檔案日后查閱困難。在我國高校良好發(fā)展的今天，高校辦學(xué)規模不斷擴大，相應的高校每年支出的經(jīng)費逐漸增多，如此相關(guān)部門(mén)在對各項經(jīng)費檢查和審計的過(guò)程中，需要消耗較多的時(shí)間來(lái)進(jìn)行紙質(zhì)會(huì )計檔案查閱，這給經(jīng)費檢查和審計工作帶來(lái)較大困難。令高校檔案管理人員更為頭疼的是省級或國家級課題經(jīng)費檢查時(shí)，管理人員往往要進(jìn)行幾年內會(huì )計憑證、賬本的檔案查閱及復印，這使得管理人員需要大量時(shí)間逐步落實(shí)[1]。3）傳統會(huì )計檔案的保管欠缺安全性。通常，高校會(huì )計檔案涵蓋各種原始憑證、賬本、報表等專(zhuān)業(yè)性資料，在對會(huì )計檔案保管的過(guò)程中，為了合理放置檔案，必然會(huì )對部分檔案進(jìn)行移動(dòng)，在此過(guò)程中很容易出現檔案破損或丟失的情況。若如存在別有用心之人，很可能將部分檔案資料損壞或拿走，如此必然會(huì )導致會(huì )計檔案完整，降低會(huì )計檔案的應用價(jià)值。

　　1.2會(huì )計檔案走向信息化的優(yōu)勢所在。1）會(huì )計檔案保管規范化、標準化、保密化。會(huì )計檔案信息化即為“電算化會(huì )計檔案”，相較于傳統會(huì )計檔案來(lái)說(shuō)，其更易于修改，同時(shí)保管更加嚴格。因為電算化會(huì )計檔案手工填寫(xiě)、查閱、復印等方面具有嚴格要求的同時(shí)，對會(huì )計檔案的保密性提出較高的要求。此種情況下，高校設置的電算化會(huì )計檔案是有操作權限的，需要通過(guò)檢索才能查閱、復制、拷貝會(huì )計檔案。所以，高校會(huì )計檔案信息化管理，可以使會(huì )計檔案保管更加規范、合理。2）會(huì )計檔案的存儲形式更加豐富。財務(wù)信息化發(fā)展的背景下，高校財務(wù)檔案信息化管理，使得高校會(huì )計檔案的載體不在局限于紙質(zhì)，而是逐漸利用現代存儲工具，比如光片、存儲設施、數據庫等。存儲于現代存儲工具中的會(huì )計檔案不僅占用的空間小，還能方便相關(guān)工作人員隨時(shí)下載應用會(huì )計檔案，如此可以大大提高會(huì )計檔案的應用性。所以，信息化管理會(huì )計檔案，可以使會(huì )計檔案存儲方式更加豐富，利于提高會(huì )計檔案的應用性[2]。

　　2當前高校會(huì )計憑證檔案信息化管理存在的問(wèn)題

　　的確，高校會(huì )計檔案信息化管理是非常必要的。但是目前很多高校在會(huì )計憑證檔案信息化管理方面存在諸多問(wèn)題，導致會(huì )計憑證檔案管理效果不佳。高校會(huì )計憑證檔案信息化管理存在的問(wèn)題有：

　　2.1管理人員對會(huì )計憑證檔案管理認識不足。目前，一些高校領(lǐng)導及財務(wù)人員并沒(méi)有認識到會(huì )計憑證檔案信息化管理的重要性。相反其基本秉持著(zhù)這樣的觀(guān)點(diǎn)，即會(huì )計憑證整理是一件浪費時(shí)間和精力的事情，校內并沒(méi)有基于信息化目的，對會(huì )計憑證檔案管理予以調整，甚至是未設置會(huì )計憑證檔管理，如此使得高校會(huì )計憑證信息無(wú)法充分發(fā)揮作用。

　　2.2會(huì )計憑證檔案管理制度不健全。一些高校會(huì )計憑證檔案管理工作落實(shí)中，缺乏健全的會(huì )計憑證檔案管理制度，如此不能對此項管理工作予以有效的約束，那么此項管理工作在具體實(shí)施的過(guò)程中容易受到某些因素的影響，導致管理工作出現偏差，最終管理作用將無(wú)法充分發(fā)揮。之所以說(shuō)，一些高校的會(huì )計憑證檔案管理制度不健全，主要是會(huì )計憑證檔案管理制度的諸多內容與《會(huì )計檔案管理辦法》、《檔案法》等法律法規的相關(guān)要求不符，那么在具體推進(jìn)會(huì )計憑證檔案管理工作的過(guò)程中，諸多方面的工作將得不到相關(guān)法律法規的支持[3]。所以，高校應當正視會(huì )計憑證檔案管理制度不健全這一問(wèn)題，結合高校實(shí)際情況，對制度予以合理標準。

　　2.3會(huì )計憑證歸檔不規范、不及時(shí)。相對來(lái)說(shuō)，國內高校在會(huì )計憑證檔案裝訂方面的處理是比較規范的，但是在后期會(huì )計憑證檔案立卷、歸檔、保管方面就存在諸多不足，如會(huì )計憑證檔案立卷不及時(shí)、會(huì )計憑證檔案歸檔不規范、會(huì )計憑證檔案保管不合理等等。這些問(wèn)題的存在，必然會(huì )降低會(huì )計憑證檔案的應用價(jià)值，導致后續無(wú)法有效運用會(huì )計憑證檔案。所以，有效處理會(huì )計憑證檔案歸檔不規范、不及時(shí)等問(wèn)題是非常必要的。

　　3高校會(huì )計憑證檔案信息化管理的幾點(diǎn)意見(jiàn)

　　針對當前我國高校會(huì )計憑證檔案信息化管理存在諸多問(wèn)題的情況，采取以下措施來(lái)優(yōu)化會(huì )計憑證檔案信息化管理。具體的做法是：

　　3.1高校領(lǐng)導及管理人員應當形成會(huì )計憑證檔案信息化管理意識。為了使高校能夠科學(xué)合理的實(shí)施會(huì )計憑證檔案信息化管理，應當向高校領(lǐng)導宣傳會(huì )計憑證檔案信息化管理的重要性及其實(shí)施的意義，使高校領(lǐng)導能夠重新認識會(huì )計憑證檔案信息化管理，進(jìn)而推進(jìn)會(huì )計憑證檔案信息化管理，如設置專(zhuān)門(mén)的會(huì )計檔案管理部門(mén)，并要求部門(mén)管理者安排專(zhuān)門(mén)管理人員負責會(huì )計憑證檔案信息化管理工作。與此同時(shí)，對管理人員進(jìn)行相關(guān)宣傳及培訓工作，如此來(lái)提高管理人員的會(huì )計憑證檔案信息化管理意識，并提高管理人員的管理能力[4]。

　　3.2完善會(huì )計憑證檔案管理制度。為了保證高校會(huì )計憑證檔案信息化管理能夠規范、合理的落實(shí)，在具體進(jìn)行會(huì )計憑證檔案信息化管理制度完善，具體的做法是依據《會(huì )計檔案管理辦法》、《會(huì )計電算化工作規范》等相關(guān)法律法規，對會(huì )計檔案立卷歸檔制度予以完善，充分說(shuō)明歸檔范圍、歸檔程序、整理方法等方面內容及要求；對檔案保管、安全保密制度予以完善，充分說(shuō)明檔案保管、檔案保密等方面內容及要求。在當前高校會(huì )計憑證檔案信息化管理方面存在管理人員對會(huì )計憑證檔案信息化管理認識不足、會(huì )計憑證檔案管理制度不健全、會(huì )計憑證歸檔不規范、不及時(shí)等問(wèn)題的情況下，應當通過(guò)增強高校領(lǐng)導及管理者會(huì )計憑證檔案信息化管理意識及完善會(huì )計檔案管理制度等措施，提高會(huì )計憑證檔信息化管理作用，為后續良好的應用會(huì )計憑證檔案奠定基礎。

　　作者:楊蓉 單位:荊州教育學(xué)院

　　參考文獻:

　　[1]高娟.淺談高校會(huì )計憑證檔案信息化管理[J].電子測試，2013（16）：148-149.

　　[2]劉高攀，那娜，呂鵬等.會(huì )計憑證檔案信息化管理的構想[J].經(jīng)貿實(shí)踐，2015（12）：143-143.

　　[3]肖永菊.創(chuàng )新會(huì )計檔案管理方法為高校發(fā)展建設服務(wù)[J].甘肅科技縱橫，2010（2）：97，117.

　　[4]孫超.信息化環(huán)境下會(huì )計檔案管理的新特點(diǎn)及改進(jìn)策略[J].決策與信息（中旬刊），2015（8）：186-186.

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