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淺談工程項目物資采購管理論文
摘要：結合工程項目物資采購管理的實(shí)際，闡述了物資采購管理運作過(guò)程中如何做好物資市場(chǎng)調查、編制采購計劃、確定采購模式，以及供應商的確定和管理等工作，提出了降低物資設備采購成本的建議。
關(guān)鍵詞：物資采購管理;采購計劃;供應商;采購成本
物資采購管理是工程項目管理的組成部分，與施工全過(guò)程有著(zhù)密切的聯(lián)系，采購管理的好壞與工程項目的經(jīng)濟效益密切相關(guān)。在市場(chǎng)競爭日益加劇的形勢下，項目物資采購工作尤為重要，離開(kāi)了物資采購管理工作，項目正常運轉和企業(yè)的長(cháng)久生存就會(huì )成為無(wú)稽之談。物資的采購需要花費一定的項目資金，如何合理而有效地使用這些資金，如何使有限的資金發(fā)揮其最大的效用，是項目物資采購管理工作所應該關(guān)注的問(wèn)題之一。根據工程項目總承包合同價(jià)款內容的分析，物資采購成本所占的比重為總承包合同價(jià)款的一半以上，而且物資類(lèi)別品種多、技術(shù)性強、涉及面廣、工作量大，同時(shí)，對其質(zhì)量、價(jià)格和使用進(jìn)度都有著(zhù)嚴格的要求，具有較大的風(fēng)險性，稍有失誤，不僅會(huì )影響工程的質(zhì)量、進(jìn)度和成本，甚至會(huì )導致項目虧損。因此，提高對采購管理工作重要性的認識，強化采購管理，對工程建設項目的順利實(shí)施有著(zhù)重要的意義。物資采購工作一般包含以下幾個(gè)基本程序：物資市場(chǎng)調查和成本分析、編制采購計劃及采購進(jìn)度計劃、初選合格供貨廠(chǎng)商、采購方式的確定、合同供應廠(chǎng)商的確定、供需雙方的合同條款洽談、簽訂訂貨合同、催交、檢驗和運輸、現場(chǎng)交接及供應商的管理。以下結合工作經(jīng)驗，就物資采購管理運作過(guò)程中如何做好物資市場(chǎng)調查、編制采購計劃、確定采購模式，以及供應商的確定和管理，提出自己的看法。
1過(guò)程管控
1.1物資市場(chǎng)調查和成本分析
項目進(jìn)場(chǎng)后，要根據項目的特點(diǎn)做好物資市場(chǎng)調查工作。物資市場(chǎng)調查主要內容包括當地及周邊各種資源狀況、價(jià)格、主要資源供應（生產(chǎn)）商情況等，分析上述因素對項目物資設備采購帶來(lái)的利弊，做出可行性調查報告。結合市場(chǎng)調查報告與項目概算情況，從量、價(jià)、費做好成本分析，對項目的盈虧情況做出大致的了解和分析，為下一步物資采購管理工作打下基礎。
1.2物資采購計劃編制
結合前期的調查分析結果，項目及時(shí)編制《分工號主要物資需用量明細表》，物資部門(mén)據此編制《主要物資總量控制臺賬》，作為整個(gè)項目物資采購、消耗的總控目標。根據項目的施工進(jìn)場(chǎng)順序和工期要求及時(shí)編制物資采購計劃，為后續的物資采購工作做好準備。
1.3物資采購方式的確定
目前，筆者所在公司物資采購主要包括（區域）招標采購、戰略采購、網(wǎng)上競價(jià)采購、詢(xún)價(jià)采購4種方式，4種不同的采購方式按其特點(diǎn)來(lái)說(shuō)分為招標采購和非招標采購。筆者認為，在項目采購中采取公開(kāi)招標的方式可以利用供應商之間的競爭壓低物資價(jià)格，幫助采購方以最低價(jià)格取得符合要求的物資。同時(shí)，多種采購方式的合理組合使用，也有助于提高采購效率和質(zhì)量，有利于控制采購成本，也凸顯了陽(yáng)光采購的重要性。
1.4供應商的選擇和確定
供應商的選擇是項目物資采購管理工作的重要組成部分。項目采購時(shí)，應該本著(zhù)“公平競爭”的原則，給所有符合條件的廠(chǎng)商提供均等的機會(huì )，一方面體現市場(chǎng)經(jīng)濟運行的規則，另一方面也能對采購成本有所控制，提高采購項目實(shí)施的質(zhì)量。在滿(mǎn)足物資采購招標文件要求的前提下，不能只看哪家的投標價(jià)低就確定哪家中標。供應商的投標價(jià)并非越低越好，合理的價(jià)格才能得到合適的產(chǎn)品。俗話(huà)說(shuō)：“一分錢(qián)一分貨”，在市場(chǎng)經(jīng)濟條件下，決定了廠(chǎng)商必然要注重經(jīng)濟效益，作為供貨商不能無(wú)利可圖，絕不會(huì )做賠本買(mǎi)賣(mài)，物資采購方要有這樣的基本認識。以設備采購為例，有些投標單位為了中標，盡量壓低標價(jià)。一旦中標后，則在實(shí)施過(guò)程中想方設法追加設備款或在其他方面想辦法得以補償，形成鉤魚(yú)工程。雖然我們可以通過(guò)加強現場(chǎng)監理來(lái)保證產(chǎn)品質(zhì)量，但往往會(huì )拖延工期，致使設備不能按期交貨，不能投入正常使用，發(fā)揮不了效益。表面上看是節省了設備投資，實(shí)際上得不償失。因此，對供應商的選擇和確定原則上應考慮以下因素：一是投標廠(chǎng)商的實(shí)力及履約能力；二是根據對廠(chǎng)商資金和信譽(yù)度的調查，選擇可靠的供貨商；三是產(chǎn)品質(zhì)量可靠；四是產(chǎn)品價(jià)格合理；五是有無(wú)其他優(yōu)惠條件；六是售后服務(wù)等�？傊�，要進(jìn)行綜合分析比較選擇確定供應商，以達到規避風(fēng)險，以及質(zhì)優(yōu)、價(jià)優(yōu)、保障供應之目的。另外，工程中大宗物資（如鋼材、電纜等）的采購，對工程進(jìn)度和工程成本影響很大，因此，為了保險起見(jiàn)，大宗物資的采購要考慮供應商份額的分擔問(wèn)題，避免單一貨源，尋求多家供應。一般來(lái)說(shuō)，某一種大宗物資設備的采購，選擇供應商的數量以不超過(guò)2～3家為宜，規避采購風(fēng)險。這種做法的好處是：從采購方來(lái)說(shuō)，尋求多家供應，保證了所選供應商承擔的供應份額充足，減少了項目資源供應的風(fēng)險，有利于對供應商進(jìn)行壓價(jià)，提高了采購成本控制的力度；從供應商來(lái)說(shuō)，穩定的批量供貨由于數量上的優(yōu)勢，可以給采購方以商業(yè)折扣，減少貨款的支付和采購附加費用。
1.5供應商的管理
物資運抵施工現場(chǎng)檢驗交接后，并不意味著(zhù)采購管理工作的完成，在物資采購后期的管理工作中，除落實(shí)供應商的售后服務(wù)外，還要把對供應商的管理做為項目采購管理的一個(gè)部分。通過(guò)對供應商的管理，一方面可以通過(guò)長(cháng)期的合作來(lái)獲得可靠的貨源供應和質(zhì)量保證，另一方面又可在時(shí)間長(cháng)短和購買(mǎi)批量上獲得采購價(jià)格的優(yōu)勢，對降低項目采購成本有很大的好處。以下幾點(diǎn)值得注意：一是與供應商的合作關(guān)系。對于采購方來(lái)說(shuō)，一旦確定了可以長(cháng)期合作的供應商，應該與供應商之間建立直接的戰略伙伴關(guān)系。雙方本著(zhù)“利益共享、風(fēng)險共擔”的原則，建立一種雙贏(yíng)的合作關(guān)系，使采購方在長(cháng)期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢，也使供應商擁有長(cháng)期穩定的大客戶(hù)，以保證其產(chǎn)出規模的穩定性。這種戰略伙伴關(guān)系的確立，能給采購方帶來(lái)長(cháng)期而有效的成本控制利益。二是供應商行為的績(jì)效管理。在與供應商的合作過(guò)程中，應該對供應商的行為進(jìn)行績(jì)效管理，以評價(jià)供應商在合作過(guò)程中供貨行為的優(yōu)劣。例如，建立供應商績(jì)效管理信息系統，對供應商進(jìn)行評級，建立量化的供應商行為績(jì)效指標等，并利用績(jì)效管理的結果衡量與供應商的后續合作，即增大或減少供應份額、延長(cháng)或縮短合作時(shí)間等，對供應商以激勵和獎懲。這樣能促使供應商持續改善供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)及時(shí)地供貨。三是貨款支付的影響。在施工中，由于各種原因往往會(huì )造成業(yè)主對工程款的滯后支付，這樣就會(huì )影響到項目部流動(dòng)資金的緊張，拖欠供貨商貨款的情況也會(huì )時(shí)有發(fā)生。若短時(shí)間拖欠貨款，可以通過(guò)協(xié)商解決；若長(cháng)時(shí)間拖欠貨款，采購方應該采取積極的應對措施，根據資金情況按輕重緩急盡快支付貨款。否則，采購方的信譽(yù)度將大大降低，物資的及時(shí)、低價(jià)采購及賒欠的能力也隨之降低，給工程項目的運作帶來(lái)極大的不便。這也是在對供貨商管理過(guò)程中值得注意的問(wèn)題。
2對降低物資采購成本的幾點(diǎn)建議
2.1充分認識采購環(huán)境的影響
物資采購的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計劃的實(shí)施會(huì )產(chǎn)生重要的影響。外部環(huán)境包括國內和國際環(huán)境，在全球化的大趨勢下，國際采購環(huán)境的變化，例如，鋼材、有色金屬等價(jià)格的波動(dòng)，對國內原材料的價(jià)格將產(chǎn)生影響；國內環(huán)境的影響包括市場(chǎng)季節性的變化、國家宏觀(guān)經(jīng)濟政策的變化、國家財政金融政策的調整、市場(chǎng)利率及匯率的波動(dòng)、通貨膨脹的存在等各種因素。因此，物資采購策略的制定和采購計劃的實(shí)施，必須充分考慮國內外采購環(huán)境對價(jià)格的影響，并做出正確的評價(jià)、預測和研判。在滿(mǎn)足現場(chǎng)施工進(jìn)度的前提下，一個(gè)好的項目采購策略應當充分利用外部市場(chǎng)環(huán)境為項目整體運作帶來(lái)利益。充分利用采購環(huán)境的一個(gè)重要內容就是熟悉市場(chǎng)情況、了解市場(chǎng)行情、了解熟悉國內物資的供求信息，建立有關(guān)的市場(chǎng)信息機制，并根據項目的資金情況視外部采購環(huán)境和內部場(chǎng)地等收料條件，確定采購策略和采購計劃，以達到有效利用采購環(huán)境來(lái)降低采購成本之目的。另外，目前的國內市場(chǎng)物資采購環(huán)境一般來(lái)說(shuō)多為買(mǎi)方市場(chǎng)，充分利用買(mǎi)方市場(chǎng)的優(yōu)勢運籌帷幄，利用供應商之間激烈競爭組織供應，可以實(shí)現貨源充足及穩定、價(jià)格理想、預付款不支付或少支付、貨款可延后支付、服務(wù)良好等優(yōu)越條件，科學(xué)組織物資供應，有效降低采購成本。
2.2建立市場(chǎng)信息平臺、資源共享
工程項目部物資管理部門(mén)要建立良好的市場(chǎng)信息機制，做到在項目采購中“知己知彼”，并對采購環(huán)境有充分的了解和把握，使得采購方處于供需雙方的有利地位，獲得價(jià)格上的優(yōu)勢。否則，如果缺乏對相關(guān)信息的掌握，會(huì )造成采購工作的延誤、采購預算的超支，失去成本控制的優(yōu)勢。采購方建立市場(chǎng)信息機制應考慮以下幾個(gè)方面：一是建立重要物資供應商信息的數據庫，以便在需要時(shí)能隨時(shí)找到相應的供應商，以及這些供應商的產(chǎn)品或服務(wù)的規格性能及其他方面的可靠信息；二是建立同一類(lèi)物資的價(jià)格目錄，以便采購方能進(jìn)行比較和選擇，充分利用競爭的辦法獲得價(jià)格上的利益；三是建立供應商績(jì)效、信譽(yù)度考核記錄，為物資采購過(guò)程中的優(yōu)勝劣汰提供依據；四是對市場(chǎng)情況進(jìn)行分析和研究，作出市場(chǎng)變化的預測，使采購方在制定采購計劃、決定采取何種采購方式時(shí)，能有可靠而有效的依據作為參考。
2.3預測市場(chǎng)價(jià)格的變化適時(shí)備料
工程項目施工現場(chǎng)的備料，除根據施工進(jìn)度計劃對物資的需求以外，還應根據項目資金情況預測市場(chǎng)價(jià)格的變化，以降低采購成本。例如，工程鋼材和電纜系大宗物資采購，對工程造價(jià)影響較大，這就要求我們根據市場(chǎng)價(jià)格浮動(dòng)的趨勢和工程項目施工計劃，同時(shí)，還要考慮周轉資金的有效利用和利率等情況，選擇合適的進(jìn)貨時(shí)間和批量，以避免受外部環(huán)境的影響，物資價(jià)格背離正常水平，造成采購成本的增加。
綜上所述，由于物資的費用在整個(gè)項目造價(jià)中所占的比重較大，在項目采購管理中，要充分做好市場(chǎng)調查、計劃的編制，以及采購方式的確定等工作，為后期供應商的選擇和供應商的管理奠定基礎。同時(shí)，如何做好供應商的管理也是采購工作的重中之重。因此，在加強項目采購管理工作時(shí)，應該確立采購全過(guò)程成本的概念，獲得了低價(jià)的物資固然是成本的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、及時(shí)快速的供貨、可靠的貨源保證等也無(wú)疑是獲得了成本上的利益。另外，要科學(xué)地籌劃庫存，庫存的多少要通過(guò)采購成本的測算來(lái)確定，以達到對整個(gè)項目采購管理總成本的控制和降低。
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