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煙草商業(yè)企業(yè)采購管理內部控制問(wèn)題及加強建議探討論文
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摘要：
自《煙草企業(yè)采購管理規定》出臺以來(lái)，煙草商業(yè)企業(yè)采購管理質(zhì)量得到了顯著(zhù)提升，但在某些方面仍存在一定問(wèn)題，尤其是采購管理內部控制方面有所欠缺。因此，本文針對煙草商業(yè)企業(yè)采購管理內部控制問(wèn)題展開(kāi)探討，并提出加強內控的建議。
關(guān)鍵詞：
煙草商業(yè)企業(yè)；采購管理；內部控制；
引言：
采購管理對現代企業(yè)具有重要意義，其不僅關(guān)系到生產(chǎn)成本，更影響產(chǎn)品質(zhì)量。采購管理出現問(wèn)題不僅會(huì )給經(jīng)營(yíng)造成影響，甚至會(huì )使企業(yè)面臨資金風(fēng)險與成本危機。因此，為規范采購管理，實(shí)現降本增效，煙草商業(yè)企業(yè)應加強采購管理內控。
一、加強煙草商業(yè)企業(yè)采購管理內部控制的重要性
1.節約經(jīng)營(yíng)成本
煙草商業(yè)企業(yè)采購實(shí)行集中目錄采購及目錄外零星采購，主要分為與企業(yè)經(jīng)營(yíng)有關(guān)的現代煙草農用農藥、地膜、化肥、包裝物、打包繩、篷布等煙用物資采購；與企業(yè)日常運行有關(guān)的設備及辦公用品等非煙用物資采購采購；與企業(yè)日常維護有關(guān)的安保、物業(yè)等勞務(wù)服務(wù)性采購。若采購存在問(wèn)題，采購成本超出預期，將直接影響企業(yè)經(jīng)濟效益[1].根據采購管理要求，加強內部控制，做好招標監督工作，選擇性?xún)r(jià)比最高的供應商，便可節約成本，將采購成本控制在預算定額范圍內。
2.保障生產(chǎn)質(zhì)量
不論材料采購，還是設備采購都會(huì )對企業(yè)經(jīng)營(yíng)造成影響。倘若企業(yè)供應商選擇不當，供應商使用評價(jià)不足，將導致采購質(zhì)量不符合預期，便會(huì )阻礙后續的產(chǎn)品生產(chǎn)。做好采購管理內部控制，及時(shí)掌握供應商生產(chǎn)狀況的變化，定期評估供應商的綜合能力，并做好采購驗收入庫工作，嚴把采購質(zhì)量關(guān)，杜絕不合格材料流入，便可確保物料質(zhì)量，避免因采購不當而誘發(fā)產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題，保障生產(chǎn)質(zhì)量。
3.維護供應關(guān)系
通過(guò)內部控制，提升采購管理水平，與供應商建立戰略合作伙伴關(guān)系，便可保持良好的供應關(guān)系[2].若供應鏈不穩定，不僅會(huì )導致采購成本的增長(cháng)，還會(huì )帶來(lái)采購風(fēng)險。比如，關(guān)鍵性材料短缺，勢必會(huì )給生產(chǎn)帶來(lái)一定負面影響，非常不利于企業(yè)的持續、穩定發(fā)展，例如：近年來(lái)，美國出口管制"實(shí)體名單"不斷更新，要求應用美國技術(shù)的產(chǎn)品對華為禁售，華為失去芯片供應商，手機業(yè)務(wù)嚴重受阻。
二、煙草商業(yè)企業(yè)采購管理內部控制中存在的問(wèn)題
1.未充分考慮成本效率
煙草商業(yè)企業(yè)采購管理內部控制中，很多時(shí)候關(guān)注的是采購程序的合規性、合法性、嚴謹性，對采購成本效率問(wèn)題缺乏考慮，未充分考慮到采購成本、采購效益影響因素，經(jīng)常導致采購活動(dòng)成本超出預期，采購周期時(shí)間延長(cháng)。例如，個(gè)別企業(yè)未基于成本效益原則，未對全年采購計劃統籌安排，盲目擴大招標范圍，導致采購周期延長(cháng)，需要重復投入招標費用、時(shí)間成本、管理成本，最終造成采購活動(dòng)成本的增加。
2.采購預算編制不嚴謹
煙草商業(yè)企業(yè)大多采用物資價(jià)格審核制度，采購預算編制采用歷史成本數據對比，采購預算編制不夠細化，不夠嚴謹。例如，部分采購項目采用的預算依據不適當，僅以歷史購買(mǎi)價(jià)格和網(wǎng)絡(luò )報價(jià)作為制定預算的參考依據[3].但實(shí)際上，并非所有的采購項目預算編制都適合以網(wǎng)絡(luò )報價(jià)和歷史采購價(jià)格作為參考依據。以辦公日常用品采購為例，由于產(chǎn)品品牌眾多，規格有明顯差異，加上年度通貨膨脹原因，實(shí)際供應價(jià)格與歷史價(jià)格會(huì )出現較大差異。
3.采購過(guò)程控制不到位
當前，部分煙草商業(yè)企業(yè)采購過(guò)程控制存在不足，未對已簽訂合同實(shí)施過(guò)程進(jìn)行監督，停留在事后監管模式當中。由于過(guò)程控制不到位，采購活動(dòng)易發(fā)生合同實(shí)施不及時(shí)，違規違紀操作等行為。例如，以特殊需求或者緊急需要為名，變相指定品牌或成交商，大肆進(jìn)行暗箱操作。這些違規采購現象，嚴重損害了企業(yè)利益。
4.采購內部控制體系不健全
要對采購活動(dòng)形成剛性約束力，發(fā)揮出內部控制的功能，就要有配套的內部控制體系。然而，多數煙草商業(yè)企業(yè)沒(méi)有獨立的內部控制部門(mén)，未設置專(zhuān)職的采購管理內部控制人員，未明確相應的工作范圍及職責。甚至個(gè)別煙草商業(yè)企業(yè)在內部控制制度的制定中，盲目借鑒其他企業(yè)成功方案，很少結合自身實(shí)際情況和運營(yíng)特點(diǎn)，制定配套的采購制度。在制度實(shí)施后，長(cháng)期未對制度進(jìn)行修訂，制度適用性差，內部控制制度形同虛設，導致采購中經(jīng)常出現制度違規現象。
5.供應商評價(jià)缺失
做好采購工作監督，采取供應商使用評價(jià)措施，才能準確了解到供應商的供應狀態(tài)，找到供應鏈中存在的問(wèn)題，避免采購人與供應商惡意串通，操縱采購活動(dòng)，有效控制供應鏈。然而，一些煙草商業(yè)企業(yè)供應商評估不準確，調查不充分，評價(jià)不客觀(guān)。在這種情況下，一旦供應商出現問(wèn)題，勢必影響采購效率和采購價(jià)格。例如，供應商出現突發(fā)狀況，不能提供相應的物料，勢必要降低采購效率。
三、加強煙草商業(yè)企業(yè)采購管理內部控制的建議
1.充分考慮采購成本
在采購管理內部控制的過(guò)程中，不僅要制約采購行為，更要管控成本要素，充分考慮到采購成本和時(shí)間成本。首先，應基于成本效益角度，完善采購目錄，科學(xué)統籌采購工作，監督采購計劃的制定。采購目錄設定的初衷是將采購范圍具體化，為采購預算、采購定額、采購計劃編制提供依據，從而提高采購效益，節約采購成本。但采購目錄設置需要符合企業(yè)實(shí)際，明確適用范圍、采購方式、采購標準，避免采購目錄不符合要求，導致采購工作陷入僵局。其次，要做好招標控制，更好地利用招標方式，降低采購成本。應根據《中華人民共和國招投標法》等法律法規和有關(guān)規定，制定明確的采購招標控制辦法，控制招標程序、招標范圍，按采購文件中規定的評標方法和標準，檢驗投標文件，編寫(xiě)評標報告，據實(shí)而定，避免招標管理成本、時(shí)間成本超出預期。最后，在合理確定供應商之后，企業(yè)要從成本角度，計算訂貨批量，從而使訂貨成本和保管成本所占總成本的比例最小。
2.提高采購預算編制質(zhì)量
若采購預算編制不合理，無(wú)法為采購管理內部控制提供參考依據，采購中就非常容易出現超預算問(wèn)題。因此，煙草商業(yè)企業(yè)應監督預算編制，突破采購物資價(jià)格審核制度的局限，進(jìn)一步提高采購預算編制質(zhì)量。在采購預算編制過(guò)程中，可以將采購成本價(jià)格作為預算編制依據，但不能作為唯一依據，要充分調查市場(chǎng)環(huán)境、供求關(guān)系、需求狀態(tài)、財務(wù)狀態(tài)、資金狀態(tài)，從而提高采購預算編制的準確性，避免預算方案不客觀(guān)。在預算編制方法上，要落實(shí)"零基預算法",不考慮過(guò)去的預算項目和收支水平，一切從實(shí)際需要出發(fā)，以零為基點(diǎn)編制預算。此外，大宗采購或金額較大的采購項目，要由內審機構或聘請專(zhuān)業(yè)中介機構編制采購預算或對采購預算進(jìn)行審計，從而確保采購預算編制的專(zhuān)業(yè)性。
3.加強采購過(guò)程控制
采購過(guò)程控制缺失，采購內控目標就難以得到實(shí)現。因此，煙草商業(yè)企業(yè)在采購管理內部控制中，要做好采購過(guò)程控制，解決好采購業(yè)務(wù)與供應鏈暴露出的問(wèn)題。具體來(lái)講，采購前要充分了解供應商的制造工藝、產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)水平，嚴格審批采購款項的支付，降低資金風(fēng)險。采購時(shí)，則要做好采購訂貨，采購驗貨、收貨工作。為了對采購過(guò)程進(jìn)行全面控制，可建立"互聯(lián)網(wǎng)+供應商+金融"的供應商管理平臺。煙草商業(yè)企業(yè)可基于采購與付款業(yè)務(wù)循環(huán)特點(diǎn)，與當地銀行企業(yè)簽訂電子商務(wù)與在線(xiàn)供應鏈金融合作協(xié)議，創(chuàng )新供應商管理模式，進(jìn)行在線(xiàn)供應商管理，全程監控采購業(yè)務(wù)進(jìn)度。采購后則要做好票據及賬務(wù)管理工作，對票據的合法性、真實(shí)性進(jìn)行核實(shí)，對相關(guān)賬務(wù)進(jìn)行核對，并及時(shí)更新總賬信息、庫存信息。
4.完善采購內控體系
內部控制體系不完善，內部控制力度就無(wú)法得到保障。因此，煙草商業(yè)企業(yè)應從內控制度與內控機構方面，完善采購內控體系。具體來(lái)講，應設置具有獨立性的內部控制機構，對采購合同簽訂和履行進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的監管，對采購業(yè)務(wù)相關(guān)財務(wù)處理及應付賬款進(jìn)行監控，從而及時(shí)掌握采購業(yè)務(wù)的發(fā)生與發(fā)展情況。在內部控制機構人員配備方面，要求相關(guān)工作人員懂煙草生產(chǎn)業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)、金融業(yè)務(wù)、煙草營(yíng)銷(xiāo)等業(yè)務(wù)，能準確識別采購中的財務(wù)問(wèn)題，能基于采購管控角度開(kāi)展內部控制工作。在內部控制制度建設方面，要圍繞《采購管理規范》，制定配套的內部控制制度，對監督主體、內部控制程序作出明確規定，并確保制度的可行性、可操作性。且在制度制定后，根據國家法律法規及企業(yè)實(shí)際情況，定期對制度內容進(jìn)行修改、修訂，對采購管理中出現的新問(wèn)題作出詳細界定，從而確保制度的先進(jìn)性，為采購管理內部控制提供制度依據。
5.做好供應商評價(jià)
首先，為了準確評價(jià)供應商，應向供應商派出代表，對供應商產(chǎn)品設計、生產(chǎn)、包裝、質(zhì)檢等情況進(jìn)行確認，特別是對出廠(chǎng)前的最終檢驗和試驗進(jìn)行監督評價(jià)，從而直接掌握供應商產(chǎn)品質(zhì)量狀況，準確把握供應商的綜合實(shí)力。其次，要主動(dòng)派遣技術(shù)人員對供應商進(jìn)行定期或不定期監督檢查，核實(shí)質(zhì)量證明材料，重點(diǎn)檢查關(guān)鍵工序或特殊工序，以及雙方合同履行情況。若發(fā)現問(wèn)題，要出具書(shū)面文件，提出改善要求，從而確保供貨質(zhì)量。最后，要結合派出代表意見(jiàn)，以及監督檢查結果，對供應商的交貨能力進(jìn)行評價(jià)，避免供應商出現違約現象。
四、結語(yǔ)
煙草商業(yè)企業(yè)要想健康發(fā)展，持續壯大，就要做好采購內部控制工作，提高采購效率，控制采購費用。因此，煙草商業(yè)企業(yè)應樹(shù)立采購管理內部控制意識，完善采購內控體系，提高采購預算編制質(zhì)量，加強采購過(guò)程控制，做好供應商評價(jià)工作。
參考文獻
[1]李興鵬辨析煙草企業(yè)招標采購提交《中選供應商確認單》時(shí)間問(wèn)題[J].現代營(yíng)銷(xiāo)（經(jīng)營(yíng)版），2020（12）：212-213.
[2]周勤學(xué)從財務(wù)角度淺析商業(yè)物資采購一-以煙草商業(yè)物資為例[J]商展經(jīng)濟，2020（5）：51-53.
[3]羅瓏玲。Z市煙草公司煙用物資采購內部審計優(yōu)化研究[J]現代國企研究，2019（24）：23.
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