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淺論項目管理軟件PROJECT在設計項目管理中的運用
摘要：本文主要從設計項目計劃的制定、計劃的應用，以及計劃的控制等方面，論述了如何運用Project 2007來(lái)做好設計項目管理工作。
關(guān)鍵詞：項目管理軟件；項目管理；運用
項目管理是為了完成一個(gè)預定的目標，而對任務(wù)和資源進(jìn)行計劃、組織和管理的過(guò)程。要在施工中管理好一個(gè)項目，就要建立一套行之有效的項目控制系統，就要用到網(wǎng)絡(luò )計劃技術(shù)，需要處理大量的數據。實(shí)際上，設計項目管理完全靠人工管理一個(gè)項目常常會(huì )遇到很大的困難，微軟新推出的Microsoft Project 2007是一種強大的項目管理軟件，應用了它，就能夠系統地、迅速地收集數據，進(jìn)行分析處理，可以直觀(guān)地、量化地了解項目的實(shí)施情況，便于及時(shí)調整。
大多數設計項目都包括：新建計劃，項目實(shí)施過(guò)程中管理(包括進(jìn)度管理、成本費用管理、資源管理)和完成項目等三個(gè)階段。這三個(gè)階段進(jìn)行得越成功，成功完成這個(gè)項目的概率就越大。筆者下面就如何應用Project Professional 2007(以下簡(jiǎn)稱(chēng)Project 2007)進(jìn)行設計項目管理，談?wù)勛约旱囊恍w會(huì )。
1、Projeet 2007使用前的環(huán)境設置
在進(jìn)行計劃編制前，需先設置好Project2007的使用環(huán)境。環(huán)境設置，一是要根據自己的習慣，二是要根據項目的實(shí)際情況。下面介紹幾種常用的環(huán)境設置項：
(1)設置項目摘要信息，在摘要信息中需輸入該項目的標題、項目負責人和業(yè)主單位等信息。主要是便于打印時(shí)顯示的信息。操作方法：選中菜單文件一屬性一摘要信息。
(2)設置項目的日歷，默認從星期日開(kāi)始。操作方法：選中菜單工具→選項→日歷→每周開(kāi)始于。
(3)設置任務(wù)類(lèi)型，默認為“固定工時(shí)”，固定工時(shí)的含義是當一項任務(wù)分配給一個(gè)人做是10天，當增加一人時(shí)，則工期自動(dòng)變?yōu)?天。我們的操作習慣應該是人員增加時(shí)，原工期一般要求仍不變。所以需選擇為“固定工期”。操作方法：選中菜單 工具→選項→日程→默認任務(wù)類(lèi)型。
(4)設置WBS編號，默認無(wú)WBS編號，建議設置大綱編號作為WBS編號。操作方法：選中菜單工具→選項→視圖→選中顯示大綱編號。
(5)設置工作時(shí)間，默認是按標準工作日，即周六、周日休息。不但要考慮周六、周日休息，而且考慮到中國的傳統節假日(如國慶、五一等)。工作時(shí)間一般要根據項目的具體情況確定，如該項目工期比較緊，項目組要求每周六加班，周日休息，那么就需將周六設置為“非默認工作時(shí)間”。操作方法：選中菜單工具一更改工作時(shí)間一選中對象→非默認工作時(shí)間。
(6)設置條形圖樣式，根據自己的習慣，設定關(guān)鍵任務(wù)、非關(guān)鍵任務(wù)、進(jìn)度條、里程碑為不同的樣式和顏色。操作方法：選中菜單格式→條形圖樣式。
說(shuō)明：建議環(huán)境設置可以設置為一個(gè)模板，以提高計劃編制的效率。
2、新建項目文件
啟動(dòng)Project 2007將自動(dòng)新建一個(gè)空白項目文件“項目1”，為了便于管理，可將其以工程名稱(chēng)保存。新建的文件自動(dòng)打開(kāi)一個(gè)“開(kāi)始工作”向導，可以按照它的提示一步一步設置，也可以手工設置。
(1)在項目菜單下選擇“項目信息”，打開(kāi)項目信息對話(huà)框。在對話(huà)框中的日程排定方法處選定從項目開(kāi)始之日起。
(2)在開(kāi)始日期下輸入計劃開(kāi)工日期。在Project 2007中日程的排定方法是：“從項目開(kāi)始之日起”，此時(shí)開(kāi)始日期可選，完成日期不可選，工期只能由要求的開(kāi)工之日向將來(lái)順序排。
3、創(chuàng )建任務(wù)及任務(wù)排序
用鼠標在甘特視圖左側的工作表的“任務(wù)名稱(chēng)”列中選定要添加的任務(wù)行，然后輸入任務(wù)名稱(chēng)，回車(chē)或選擇其它單元格確定。此時(shí)，Project 2007會(huì )自動(dòng)為其分配一個(gè)工作日的估計工期，并且自動(dòng)按照開(kāi)始設定的開(kāi)工時(shí)間排定工期，每個(gè)任務(wù)的工期可根據實(shí)際情況輸入所需時(shí)間。
任務(wù)排序的確定涉及到各任務(wù)之間相互關(guān)系的識別和說(shuō)明。任務(wù)的執行必須依賴(lài)于一定任務(wù)的完成，這就是任務(wù)的先后依賴(lài)關(guān)系。按照項目中各任務(wù)間邏輯關(guān)系的順序建立相互之間的鏈接關(guān)系。并由管理人員根據實(shí)際情況來(lái)確定任務(wù)排序。
4、設計項目進(jìn)度的控制
編制施工進(jìn)度計劃，就是確定一個(gè)控制工期的計劃值，并制定出保證計劃實(shí)現的有效措施。根據項目?jì)热莸姆纸�，找出各組成要素工作的先后順序，估計出各工作的延續時(shí)間之后，就要安排好項目的時(shí)間進(jìn)度。在生產(chǎn)過(guò)程中的進(jìn)度計劃會(huì )受到各種因素的影響，所以應根據需要對進(jìn)度進(jìn)行調整。進(jìn)度安排要根據實(shí)際情況確定。進(jìn)度安排的方法：
(1)關(guān)鍵路徑法。關(guān)鍵路徑是指機動(dòng)時(shí)間為0的工作，如果延期，會(huì )導致總工期延期，需特別關(guān)注。
(2)里程碑計劃法。為更好的對項目進(jìn)度進(jìn)行測量，需設置合理的里程碑點(diǎn)，用于檢查階段性成果的輸出，以及實(shí)際進(jìn)度與計劃的偏差。
5、資源管理
資源包括人、設備和材料等。在設計項目中通常只有一個(gè)就是人力資源計劃，也就是我們要計劃好每項任務(wù)由誰(shuí)來(lái)完成，我們計劃的資源能否滿(mǎn)足要求。
在Project 2007中，首先要建立資源庫，具體操作：工具一資源一分配資源。將項目所需人力資源錄入，人力資源包括本部門(mén)、協(xié)作部門(mén)等。資源庫建立完后，就可采用拖放的方式來(lái)對每條任務(wù)分配資源。
資源分配完畢后，還要檢查資源分配是否超負荷，如資源超負荷過(guò)多，則計劃很難執行。檢查資源超負荷的方法是：要檢查哪些資源已超負荷分配了。操作方法：擊點(diǎn)左邊欄中的“資源工作表”，紅色并且標志列中有感嘆號的，則為該資源超負荷分配了。需要對該人力資源分配的工作進(jìn)行調整。
6、成本費用的估計
成本費用估計指的是預估完成項目各工作所需資源的費用的近似值。目前設計項目中考慮的資源主要是人力資源和差旅費用。
在Project 2007中，通常采用成本費用估計的方法，采用的方法是“從下到上估計法”，這種技術(shù)通常首先估計各個(gè)獨立工作的費用，然后再匯總從下往上估計出整個(gè)項目的總費用，估計相對比較準確。
在Project的資源工作表中，首先要輸入人力資源的單位價(jià)格，人力資源基本單位為：工時(shí)。在數據錄入時(shí)要進(jìn)行換算，需將每天標價(jià)除以8，轉換為工時(shí)單價(jià)。人力單價(jià)估計完后，還要對差旅、加班、通信費、辦公等其它費用進(jìn)行單價(jià)估計，如差旅費平均每趟多少，加班費平均每次多少等，這些單價(jià)要依據項目規模、復雜度和地域等因素確定，還要參照公司財務(wù)制度標準(如通信費用報銷(xiāo)規定、差旅補貼規定等)。在Project2007的差旅、加班費等的單價(jià)錄入中，類(lèi)型選擇為“材料”。當成本費用估計完成后，一般來(lái)說(shuō)項目的成本便自動(dòng)計算出來(lái)了。
7、輸出圖表
全部任務(wù)輸入完成后，要將該進(jìn)度計劃打印出來(lái)。由于系統默認的打印格式與通常使用的計劃表格式不同，需要進(jìn)行如下調
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