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圖書(shū)館計算機管理系統應用思考
摘 要 現代化的圖書(shū)館管理集成系統的目的不僅僅是為了擺脫繁重的手工勞動(dòng) ,更重要的是從總體上認 識到圖書(shū)館管理集成系統是圖書(shū)館走向現代化的基礎 。本文就圖書(shū)館自動(dòng)化中計算機管理集成系統在實(shí)際 中的應用進(jìn)行探討 。 隨著(zhù)人類(lèi)步入知識經(jīng)濟時(shí)代 , 作為最大 的信息集散源 ,其現代化 、自動(dòng)化水平對整個(gè)社會(huì )信息化起著(zhù)巨大的推動(dòng)作用 。自動(dòng)化和現代化是新世紀圖書(shū)館事業(yè)發(fā)展的兩條根本出路 , 而確保這兩條 根本出路暢通無(wú)阻的基本條件就是計算機技術(shù)在圖 書(shū)館中的廣泛應用 。 計算機在圖書(shū)館中的應用大體上可劃分為兩個(gè) 大的領(lǐng)域 :一是應用于圖書(shū)館內部業(yè)務(wù)管理 ;二是對 外為讀者提供快捷 、方便的信息檢索 。圖書(shū)館計算 機管理系統的建立逐步對傳統圖書(shū)館管理方式進(jìn)行全面改造 。圖書(shū)館計算機管理系統必須根據圖書(shū)館基本的業(yè)務(wù)活動(dòng)和實(shí)際的需要來(lái)設計 , 而不是單獨 強調管理系統本身的先進(jìn)性 ,否則有可能帶來(lái)的是 高投入與實(shí)際應用的不對稱(chēng)。必須考慮到一段時(shí)間內與實(shí)際情況結合的應用價(jià)值 ,此處的“一段時(shí)間 ” 本人認為以未來(lái)的 5 - 8 年的時(shí)間為合適 。計算機管理系統與實(shí)際結合為圖書(shū)館提供綜合全面服務(wù) , 這是建立圖書(shū)館計算機管理系統的基本原則 。 分析與確定圖書(shū)館計算機管理系統的目標 , 是整個(gè)系統定義階段的基礎。計算機用來(lái)輔助圖書(shū)館 業(yè)務(wù)工作管理是為了更好地提高圖書(shū)館的工作效率 和服務(wù)質(zhì)量 ,深化其服務(wù)層次與水平 。圖書(shū)館計算 機管理系統的功能目標是指在設計系統時(shí)應達到的各種指標 ,以及系統運行后所能達到的效果與目的 。因此 ,一個(gè)設計合理 、功能完善 、運行可靠的圖書(shū)館計算機管理系統 ,從目前的發(fā)展趨勢來(lái)看應達到如 下具體目標 : 1 替代與擴充 傳統圖書(shū)館全部手工業(yè)務(wù)管理工作的內容替 代 ,是指圖書(shū)館的文獻收集 、整理加工以及服務(wù)等業(yè) 務(wù)工作 ,包括圖書(shū)采集 、登記 、編目 、書(shū)刊采購查重 、 期刊劃到和催缺、流通及連續出版物管理等實(shí)際工 作 、手工難以完成的工作 ,均能由計算機來(lái)實(shí)現自動(dòng) 化管理與控制 。網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下圖書(shū)館擺脫了傳統文獻 處理限制 ,在信息的采集 、加工 、組織 、服務(wù)等方面 , 通過(guò)網(wǎng)絡(luò )以新的方式建立輻射型的開(kāi)放服務(wù)系統 , 不僅為本地區讀者服務(wù) , 也為其他地區社會(huì )用戶(hù)服
情報職能 、服務(wù)職能等 , 得以進(jìn)一步的增強和深化 。 傳統圖書(shū)館以本館為主 ,服務(wù)范圍僅僅局限于圖書(shū) 館這個(gè)特定的場(chǎng)所之內 。而在信息化 、數字化、網(wǎng)絡(luò )化的沖擊下 ,圖書(shū)館開(kāi)始向開(kāi)放性和社會(huì )化方向發(fā) 展 ,實(shí)現在更大范圍內資源共享 。網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下 ,讀者 查閱 、檢索 、借閱文獻的范圍不再局限于本館 , 而是 包括了國內外許多圖書(shū)館的文獻資源 , 這樣可以實(shí) 現真正意義上的網(wǎng)絡(luò )化信息資源共享 。在網(wǎng)絡(luò )環(huán)境 下的圖書(shū)館才真正具有了資源共享的條件 。任何地 方的圖書(shū)館借助于計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù) , 就可以打破地 域和機構限制 ,跨越時(shí)間和空間的限制 ,通過(guò)加入共 享協(xié)議使自己的數字化資源成為龐大的數字圖書(shū)館 體系中的組成部分 ,不僅最大限度地為本館讀者提 供服務(wù) ,而且可同時(shí)為其他圖書(shū)館的讀者提供服務(wù) 。任何一個(gè)圖書(shū)館因受經(jīng)濟和信息量的制約 , 都不可 能收集齊全讀者所需的所有文獻信息 , 要想滿(mǎn)足讀 者的最大需求 ,應加強網(wǎng)絡(luò )環(huán)境中的信息服務(wù)渠道 , 如館際互借 、文獻傳遞等 。 此外 ,在做好館內服務(wù)的同時(shí) ,通過(guò)圖書(shū)館網(wǎng)站 論壇 、留言本 ,及時(shí)與讀者交流 ,反饋讀者信息 ,改進(jìn) 服務(wù)工作 ,建立全面的計算機管理系統 ,運用網(wǎng)絡(luò )資 源 、館藏數據庫為讀者提供現代化的服務(wù) 。計算機 管理系統還可自動(dòng)地進(jìn)行各種圖書(shū)館業(yè)務(wù)統計分析工作 、館藏文獻檢索工作等 ,也使圖書(shū)館工作效率得 到充分提高 。 2 標準化 目前許多圖書(shū)館管理集成系統投入運行 , 但是 由于所選模式 、軟件語(yǔ)言和內部數據的多樣化 ,從而 給圖書(shū)館內部網(wǎng)絡(luò )與外界信息網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行書(shū)目數據檢 索和交換帶來(lái)了障礙 。圖書(shū)館管理集成系統的功能應起到規范圖書(shū)館業(yè)務(wù)的作用 : 數據的傳入 、錄入 、 輸出等應標準化 ;對書(shū)刊數據應規范控制 ,如人名規 范控制 、主題詞規范控制 。系統應按標準的業(yè)務(wù)工 作流程設計 ,其應用軟件能使各項圖書(shū)館業(yè)務(wù)工作 達到標準化和規范化�？傊� , 要使圖書(shū)館內部網(wǎng)絡(luò ) 為外界信息網(wǎng)絡(luò )提供資源共享 , 首先必須在系統設 計中考慮標準化和規范化 , 主要包括書(shū)目信息描述 的標準化 、書(shū)目信息檢索標準化和書(shū)目信息交換的 標準化 。 38
在圖書(shū)館計算機管理系統中 , 其管理對象 ——— 文獻數據是獨立于應用軟件之外 , 而需單獨存貯利 用的 。實(shí)際上 ,在圖書(shū)館各項業(yè)務(wù)管理中 ,總是需要 重復匯總處理單一的 、大量的能夠揭示與反映文獻 內容與形成特征的文獻數據信息 。如一篇文獻或一 本圖書(shū)的題名與責任者項 ,在采訪(fǎng)業(yè)務(wù)的選購卡中 , 在登記業(yè)務(wù)的財產(chǎn)帳上 , 在編目業(yè)務(wù)所著(zhù)錄的各種 款目里都需要進(jìn)行反映 。這種同一文獻數據信息在圖書(shū)館不同業(yè)務(wù)管理部門(mén)之間重復處理的現象 , 是 造成傳統圖書(shū)館管理效率低下的一個(gè)重要原因 。而采用計算機進(jìn)行圖書(shū)館業(yè)務(wù)工作的控制與管理 , 可 以避免上述情況 ,從而達到文件數據一次輸入 、多次 輸出的目的 ,使文獻數據在圖書(shū)館各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)之 間充分實(shí)現數據共享 。數據共享要求在圖書(shū)館計算 機管理系統中所存貯的各文獻數據庫的結構要合 理 、統一和標準 ,要求各個(gè)記錄所列文獻數據的屬性多 、冗余度小 、獨立性強 、共享性高 。這樣 ,系統就不 可避免地要求所錄入存貯的文獻數據信息詳盡 、準確 。另一方面 ,觀(guān)察文獻的利用狀況 ,我們不難發(fā)現 其新陳代謝有急有緩 , 各學(xué)科文獻老化的程度與速 度參差不齊 ,因此 ,圖書(shū)館計算機管理系統中數據庫 里的文獻數據是動(dòng)態(tài)的組合 。為減少系統中不斷增 加的冗余文獻信息 ,保證系統文獻數據的準確安全 , 使系統文獻數據的管理與利用更為迅速方便 , 系統 必須具備對文獻信息進(jìn)行追加 、修改 、顯示 、查詢(xún)及 刪除等維護更新的輔助處理能力 。在這種情況下 , 圖書(shū)館的工作和服務(wù)方式將產(chǎn)生根本性的變化 �？� 之 ,圖書(shū)館管理集成系統要做到通過(guò)網(wǎng)絡(luò )實(shí)現聯(lián)機 采購 、聯(lián)機編目 、聯(lián)機檢索 、聯(lián)機館際互借等高層次 的資源共享 。 4 系統程序模塊的功能單一 , 并具有 較高的通用性 設計圖書(shū)館計算機管理系統時(shí)應將圖書(shū)館各項 業(yè)務(wù)管理流程作為一個(gè)有機的整體來(lái)考慮 , 并依據 圖書(shū)館對文獻處理的業(yè)務(wù)工作流程來(lái)建立整個(gè)系統的層次關(guān)系 。同時(shí)考慮到由于需求變化而產(chǎn)生系統開(kāi)發(fā)和系統運行時(shí)的修改變動(dòng) , 圖書(shū)館計算機管理 系統中各主要功能的設計應采用模塊化的方法 , 每 一模塊實(shí)現某一特定的功能 ,每個(gè)模塊必須滿(mǎn)足單 一入口和單一出口的要求 ,系統的全部應用軟件程
的功能單一 ,其間的邏輯關(guān)系分明 ,使整個(gè)系統應用 軟件的程序模塊功能便于擴充 、修改 、裁剪和移植 。 在系統應用軟件程序模塊功能單一的基礎上 , 還需注意提高其通用性 ,使系統中相同的處理功能 均由同一模塊實(shí)現 ,以節約有效的存貯空間 ,提高系 統運行的效率 ,決不能因為系統縱向層次結構的隸 屬關(guān)系不同而對一些相同的功能進(jìn)行重復設計 。 5 非過(guò)程化程度高 系統的非過(guò)程化的程度越低 , 系統軟件程序設 計的功能就愈容易實(shí)現 ,而系統用戶(hù)掌握與學(xué)習使 用就愈加困難 。由于圖書(shū)館計算機管理系統的用戶(hù)多是非計算機專(zhuān)業(yè)人員 ,因此要求系統的非過(guò)程化 程度要高 。同時(shí) ,為確保系統的功能不至于因系統 非過(guò)程化程度的提高而有所減弱 , 系統必須提供諸 如醒目的文獻數據信息的輸入輸出格式 、標準化的 數據結構字段 、快速準確的查詢(xún)統計 、自動(dòng)生成索引文件及數據文件備份等輔助處理功能 , 以及系統對 容易引起用戶(hù)誤操作的處理過(guò)程設置的提高與保護 功能 ,從而使圖書(shū)館計算機管理系統的用戶(hù)易于學(xué) 習和掌握 ,達到操作簡(jiǎn)單 、使用靈活的目的 。 6 建立 O PAC系統 在圖書(shū)館實(shí)現自動(dòng)化后 , 讓讀者擁有最快最方 便的檢索手段 、最易用的用戶(hù)界面 ———靈活實(shí)用的 O PAC (聯(lián)機公共檢索目錄 )系統 。網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的發(fā)展 , 使圖書(shū)館擺脫了傳統的服務(wù)方式 , 走向新一代的圖 書(shū)館 ———“電子圖書(shū)館 ”、“虛擬圖書(shū)館 ”、“網(wǎng)絡(luò )圖書(shū) 館 ”。采用 O PAC (聯(lián)機公共檢索目錄 ) 系統之后 ,不 僅使查詢(xún)過(guò)程顯得快捷方便 ,能及時(shí)知曉該書(shū)的館
到極大延伸 。 另外 ,讀者將不受地點(diǎn)限制 ,上網(wǎng)就可訪(fǎng)問(wèn)和使 用世界各國的圖書(shū)館 。因此 , 圖書(shū)館管理集成系統 必須建立 W eb界面的 O PAC系統 。 隨著(zhù)信息技術(shù)的不斷發(fā)展 , 圖書(shū)管理系統達到 論述的要求不存在技術(shù)問(wèn)題 ,就一個(gè)系統的開(kāi)發(fā)團 隊來(lái)說(shuō) ,開(kāi)發(fā)出一個(gè)獨立先進(jìn)的系統并不困難 ,但系 統的先進(jìn)性基本上是與投入成正比 , 圖書(shū)館購買(mǎi)使 用系統的成本也就越高 , 所以開(kāi)發(fā)者應對系統進(jìn)行 靈活性設計 ,即能夠根據圖書(shū)館的實(shí)際情況靈活更 改 ,增加模塊 。圖書(shū)館根據本館的實(shí)際情況 ,從系統 的性能 ,費用等方面 , 選擇合適自己的系統 , 使計算 機管理系統因地制宜地在圖書(shū)館發(fā)展中充分地發(fā)揮 作用 。 參考文獻 1 張利 ,吳慰慈. 再論 21 世紀圖書(shū)館讀者服務(wù)的發(fā)展趨勢 [ J ]. 圖書(shū)館學(xué)、信息科學(xué)、資料工作 , 2000 ( 7 ) : 150 - 154 2 賀風(fēng)蘭. 圖書(shū)館流通服務(wù)工作的再認識 [ J ]. 津圖學(xué)刊 , 2003 ( 4 ) : 52 - 53 3 宛文紅. 數字圖書(shū)館信息服務(wù)模式探討 [ J ]. 情報資料工 作 , 2002 ( 4 ) : 39 4 林嘉. 網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下圖書(shū)館聯(lián)盟建設的思考 [ J ]. 中國圖書(shū) 館學(xué)報 , 2003 ( 2 ) : 32 - 34 , 44 5 李鋼. 略論圖書(shū)館計算機管理系統 [ J ]. 浙江樹(shù)人大學(xué) 學(xué)報 , 2002 ( 3 )
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