電算化下會(huì )計控制的思考

核算和控制是的兩大基本職能。由于種種原因，當今會(huì )計的核算職能發(fā)揮得比較好，控制職能則處于蒼白無(wú)力的狀態(tài)。在飛速的現時(shí)階段，特別是機技術(shù)和技術(shù)向經(jīng)濟治理領(lǐng)域快速滲透的今天，會(huì )計的核算職能即將或已經(jīng)為計算機取代的情況下，如何更加重視、發(fā)揮會(huì )計的控制職能就顯得特別重要。國家財政部2001年6月頒布了《內部會(huì )計控制規范——基本規范》對電算化會(huì )計控制提出了新的要求，所以和探討在電算化下實(shí)施會(huì )計控制的關(guān)鍵點(diǎn)是會(huì )計界、實(shí)務(wù)界重大課題�！　�一、會(huì )計電算化對會(huì )計控制的要求　　由于計算機的飛速發(fā)展，數據庫技術(shù)的普遍，傳統的會(huì )計核算工作已經(jīng)盡大部分被數據處理系統所代替，人們利用計算機的記憶功能、數值計算和邏輯運算功能，以及龐大而且先進(jìn)的數據庫，基本代替了會(huì )計的手工操縱。由于計算機的運算速度快、計算精度高、提供信息全面，因而大大進(jìn)步了會(huì )計工作的質(zhì)量，改變了會(huì )計工作的面貌，為會(huì )計職員參與治理提供了更大的空間。手工會(huì )計是通過(guò)原始憑證到記賬憑證、到賬簿，再到報表這樣的流程來(lái)開(kāi)展核算工作的，其中每一過(guò)程都需要專(zhuān)門(mén)職員從事收集、整理、記錄、計算工作，尤其是記賬過(guò)程避免不了很多重復轉抄工作。而電算化會(huì )計僅需將數據（原始憑證）一次錄進(jìn)，其他的過(guò)程均可由計算機進(jìn)行處理且瞬間即可完成。因此可以說(shuō)，電算化會(huì )計不僅徹底解放了會(huì )計職員的雙手，同時(shí)也為激活會(huì )計職員的頭腦創(chuàng )造了條件，使他們有精力、有條件往關(guān)注履行會(huì )計原本就有的職能，即會(huì )計控制。又由于實(shí)踐中不斷開(kāi)發(fā)出的很多先進(jìn)適用的軟件項目，使電算化會(huì )計可以完成大量在手工會(huì )計條件下難以完成的信息處理工作，如各種輔助核算和治理會(huì )計核算工作，而這些核算正是實(shí)施會(huì )計控制所必須的，或者說(shuō)是會(huì )計控制的重要之一�！　�會(huì )計電算化不僅為實(shí)施會(huì )計控制提供了眾多機遇，同時(shí)也對會(huì )計控制提出了嚴重挑戰。一方面，是電算化會(huì )計的實(shí)施給會(huì )計控制帶來(lái)了新的困難。實(shí)施電算化會(huì )計以后，為一些人利用計算機進(jìn)行舞弊提供了條件。由于利用計算機進(jìn)行舞弊比手工操縱下隱蔽性高、防范困難，所以，加強電算化會(huì )計的控制和自控能力就十分必要。另一方面，也是更為重要的，是要在電算化會(huì )計程序中增加會(huì )計控制功能，并按此思路來(lái)進(jìn)行設計和開(kāi)發(fā)，從而使會(huì )計反映和控制兩大職能平衡發(fā)展。多年來(lái)，由于會(huì )計以反映為主，電算化會(huì )計的控制功能實(shí)際上處于“先天不足、后天失調”的境地。為此，需要大力開(kāi)發(fā)會(huì )計控制的功能，擴展數據庫，建立以多種數學(xué)和數學(xué)模型為主的方法庫和模型庫。在進(jìn)行會(huì )計控制功能的開(kāi)發(fā)時(shí)，會(huì )計職員應熟悉業(yè)務(wù)，對市場(chǎng)和國家政策了如指掌，清楚控制點(diǎn)，系統把握以數學(xué)為主的治理會(huì )計方法。此外，還要與系統開(kāi)發(fā)職員密切配合，集中精力研究控制什么、用什么會(huì )計方法控制和怎樣控制等一系列。筆者以為，就會(huì )計而言，會(huì )計控制具有兩方面的內容，一方面是對會(huì )計信息質(zhì)量和會(huì )計工作本身的控制；另一方面是對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程的控制�！　�二、關(guān)于會(huì )計信息質(zhì)量的控制　　控制會(huì )計信息的輸進(jìn)、處理和輸出使其符合會(huì )計準則和各種會(huì )計法規的要求，保證會(huì )計信息能真實(shí)、全面、及時(shí)、正確地反映企業(yè)經(jīng)濟活動(dòng)，保障各方利用會(huì )計信息所進(jìn)行的判定和決策不被誤導，即我們所說(shuō)的“對會(huì )計工作本身的控制”。在實(shí)施這一控制時(shí)，所設計的控制方法、措施和程序，應具有防護性功能和自動(dòng)補償性功能。即會(huì )計信息在輸進(jìn)、處理、輸出過(guò)程中，均有相應的事先控制予以檢查。同時(shí)，一旦發(fā)現某一處理環(huán)節有誤，就應有相應的補救措施予以糾正�！　∈止�會(huì )計與電算化會(huì )計對會(huì )計信息的控制有很大的不同。手工會(huì )計主要采用結構控制方法，包括設置相互牽制和制約的會(huì )計崗位，通過(guò)對會(huì )計業(yè)務(wù)的多重反映或者相互稽核關(guān)系進(jìn)行控制。比如，總賬、明細賬、日記賬分別記錄，結果相互驗證；通過(guò)對賬和內部審計進(jìn)行賬證核對，賬賬核對，保證記賬的正確；為防止濫用憑證或隨意毀損、偽造、修改憑證的發(fā)生，采用多聯(lián)套寫(xiě)憑證或預先編碼方式等。而在電算化會(huì )計中，由于工具、載體、賬務(wù)處理、會(huì )計組織等發(fā)生了根本的變化，會(huì )計控制也由人工控制變?yōu)槿撕陀嬎銠C共同控制，使得會(huì )計控制更為復雜，要求更加嚴密。但是操縱簡(jiǎn)單，控制功能也更加有效。電算化會(huì )計信息控制除計算機本身的一般控制外，主要是指會(huì )計信息的輸進(jìn)、處理和輸出控制。輸進(jìn)控制是指對數據采集和系統輸進(jìn)的控制，由于數據的采集和輸進(jìn)必須有人參與而且數據輸進(jìn)的正確與否直接到處理和輸出的結果，因而對電算化會(huì )計的輸進(jìn)控制顯得尤為重要。為此，應制定標準化憑證格式，建立科目參照文件，設立科目代碼校驗位，有條件的可進(jìn)行二次輸進(jìn)；每一位參與電算化會(huì )計的職員都應實(shí)施公道授權控制，通過(guò)設置操縱員口令和上機日志等控制手段，防止差錯和舞弊行為；還必須增設專(zhuān)人輸進(jìn)檢查控制環(huán)節，未經(jīng)檢查，應無(wú)法進(jìn)進(jìn)下一步會(huì )計處理。會(huì )計信息處理和輸出的控制，基本上是通過(guò)計算機程序自動(dòng)進(jìn)行的，主要取決于應用程序的正確性和環(huán)境控制能力，系統設計應具有識別信息失誤的能力。同時(shí)，要防止無(wú)關(guān)職員進(jìn)進(jìn)計算機程序操縱。由此可見(jiàn)，電算化會(huì )計控制的關(guān)鍵，一是研究會(huì )計控制的要求，即確定會(huì )計信息系統的控制點(diǎn)；二是確定計算機硬件設備、開(kāi)發(fā)工具及應用程序是否能達到會(huì )計控制的要求。計算機和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)越發(fā)展，會(huì )計控制自動(dòng)化的程度就會(huì )越高�？梢韵胂�，當全都用計算機網(wǎng)絡(luò )連接起來(lái)以后，就可將規范、標準的原始憑證掃描進(jìn)進(jìn)計算機進(jìn)行自動(dòng)識別，甚至完全可以采用電子數據網(wǎng)絡(luò )傳輸，以盡量減少人為因素。會(huì )計控制功能便將大為增強�！　�三、關(guān)于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程的控制　　企業(yè)可以看作是各種職能、各種業(yè)務(wù)處理過(guò)程相互聯(lián)系、相互作用的集合體，是一個(gè)具有特定功能和目標的系統。為保證系統的配合和協(xié)調、保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)方針和系統最優(yōu)化目標的實(shí)現，需要采用一系列，通過(guò)計劃、預算、內部控制、、稽核、報告等手段，利用會(huì )計信息對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程進(jìn)行控制。會(huì )計電算化為企業(yè)利用會(huì )計信息進(jìn)行治理創(chuàng )造了條件，這種會(huì )計控制通常有以下特征：①充分利用電算化會(huì )計信息。借助機對會(huì )計數據進(jìn)行重新分類(lèi)和整理，通過(guò)系統接口或集成方式做到數據共享，一次輸進(jìn)，多次使用。②需要進(jìn)行電算化會(huì )計信息系統的再開(kāi)發(fā)或二次開(kāi)發(fā)。增加輔助核算，把以運籌學(xué)為主的數學(xué)方法和數學(xué)模型開(kāi)發(fā)成方法庫和模型庫，并同會(huì )計信息系統有機結合，利用計算機先進(jìn)快速的處理和計算上風(fēng)實(shí)施會(huì )計控制。③會(huì )計職員可以專(zhuān)注地進(jìn)行會(huì )計分析、制定控制標準和參與決策。④計算機自動(dòng)報警和實(shí)時(shí)控制。即將控制標準事先輸進(jìn)會(huì )計系統作為“控制線(xiàn)”，執行中一旦出現差異，就激活計算機自動(dòng)報警，以及時(shí)調節或改正作業(yè)。一般對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程的控制，包括效益控制、資產(chǎn)控制和風(fēng)險控制等�！　。ㄒ唬┬б婵刂�。效益控制的目標是以最小的資金占用和耗費，最優(yōu)的資金投進(jìn)組合，獲得最大的產(chǎn)出效益，簡(jiǎn)單地說(shuō)就是使本錢(qián)最小化而利潤最大化。包括制定計劃、編制預算等事前控制和跟蹤計劃實(shí)施、進(jìn)行本錢(qián)、用度指標分解、采用限額開(kāi)支和責任會(huì )計等事中控制。利用計算機的輔助核算，天生適合治理和控制要求的企業(yè)內部效益控制報告，如本錢(qián)費報告、合同執行報告、責任中心報告等。會(huì )計職員應集中精力利用計算機的計算和處理結果進(jìn)行會(huì )計分析，并應對企業(yè)效益的主要因素著(zhù)重進(jìn)行分析、�！　。ǘ�）資產(chǎn)控制。資產(chǎn)控制的目標是保持資產(chǎn)實(shí)物的安全、完整并使其保值、增值，以實(shí)現企業(yè)長(cháng)遠的戰略目標。這種控制可以分為實(shí)物控制和價(jià)值控制兩類(lèi)。對資產(chǎn)實(shí)物的控制，主要包括不相容職務(wù)分離控制和授權審批控制，運用計算機進(jìn)行實(shí)物資產(chǎn)治理，對資產(chǎn)的購買(mǎi)、保管、領(lǐng)用、處置應有完整記錄并定期清查和核對，還應經(jīng)常對內部控制程序和控制執行情況實(shí)施審計控制。資產(chǎn)的價(jià)值控制，主要包括按資產(chǎn)保值、增值的要求實(shí)施財產(chǎn)保全控制，根據需要采用多種折舊方法并足額提取固定資產(chǎn)折舊，及時(shí)進(jìn)行固定資產(chǎn)大修理等，保證企業(yè)再生產(chǎn)順利進(jìn)行�！　。ㄈ�）風(fēng)險控制�，F代企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中，隨時(shí)面臨著(zhù)風(fēng)險的困擾。風(fēng)險控制的目的是，在實(shí)現經(jīng)營(yíng)獲利目標的條件下，使企業(yè)風(fēng)險達到最小。企業(yè)風(fēng)險分經(jīng)營(yíng)風(fēng)險和財務(wù)風(fēng)險，具體又可分為決策失誤風(fēng)險、市場(chǎng)變化風(fēng)險、投資風(fēng)險、籌資風(fēng)險等。這些風(fēng)險會(huì )使企業(yè)偏離其經(jīng)營(yíng)目標，運用恰當的會(huì )計控制可減低或消除這些風(fēng)險。在具備及時(shí)、正確、充分的治理會(huì )計信息和報告的基礎上，利用市場(chǎng)、產(chǎn)品、客戶(hù)、競爭和環(huán)境因素等多重變量的各種的決策模型，通過(guò)計算機反復進(jìn)行模擬實(shí)驗以控制決策失誤風(fēng)險。對于影響收進(jìn)實(shí)現，或者造成本錢(qián)、用度超支等市場(chǎng)變化風(fēng)險，通過(guò)敏感的會(huì )計信息及時(shí)進(jìn)行調節控制，可在很大程度上減少此類(lèi)風(fēng)險給企業(yè)造成的損失。通過(guò)對投資項目事前進(jìn)行評價(jià)、事中密切跟蹤以及對投資效果的適時(shí)分析和調節，運用投資評價(jià)模型和投資項目治理模塊。有效地控制投資風(fēng)險�；I資風(fēng)險一方面包括籌資本錢(qián)對企業(yè)效益的影響，另一方面也是更重要的方面，是指由于企業(yè)融資而引起的財務(wù)狀況惡化直至破產(chǎn)的風(fēng)險。對于財務(wù)風(fēng)險的控制，主要是通過(guò)對會(huì )計系統的實(shí)時(shí)監控和分析，控制和調節負債資本結構，適當減低企業(yè)還本付息壓力，避免支付危機，以維護企業(yè)正常的能持續經(jīng)營(yíng)的財務(wù)狀況�！　　浮埂　�1、李明。內部會(huì )計控制規范。物價(jià)出版社，2001-08　　2、趙保卿。會(huì )計監視實(shí)務(wù)。中華工商聯(lián)合出版社，2001　　3、法規信息資料。中國注冊會(huì )計師協(xié)會(huì )主辦，2003，（1～18）

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