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會(huì )計電算化崗位責任制和操作的管理
傳統上，我們已經(jīng)有較成熟的崗位責任制和操作制度。但實(shí)現化以后，會(huì )計信 息加工工具改變了。由原來(lái)的手工操作方式轉變?yōu)槿谙到y工程技術(shù)、技術(shù)和現代 與方法為一體的現代會(huì )計信息系算機自動(dòng)化處理。從各種原始信息的輸入，一到利用計算機存儲 技術(shù)存儲、最后加工和輸出所需的各種會(huì )計數據。這使得會(huì )計信息系統的運行發(fā)生了巨大的變 化。因此，必須按照會(huì )計電算化系統所要求的方式建立相應的會(huì )計電算化工作崗位責任制，劃清責 任，明確任務(wù)。以保證會(huì )計電算化信息系統的正常運行并按照需要發(fā)展和提高。一、會(huì )計人員的管理 實(shí)現會(huì )計電算化后，財會(huì )工作的崗位一般分為基本會(huì )計崗位和電算化會(huì ) 計崗位�；緯�(huì )計崗位包括：會(huì )計主管、出納、會(huì )計核算各崗、稽核、會(huì )計管理等工作崗位。電 算化會(huì )計崗位包括電算主管、操作、維護計算機及會(huì )計軟件系統的工作崗位。
建立會(huì )計電算化崗位責任制，是在原有的會(huì )計人員崗位分化和再組合，所進(jìn)行修訂、補充和完善 崗位責任制，以便適應會(huì )計電算化的新情況，進(jìn)一步更好地明確會(huì )計人員崗位責任，發(fā)揮會(huì )計人員的 積極性和創(chuàng )造性。具體單位可根據內部牽制制度的要求的本單位的工作需要，參照上述原則進(jìn)行設置 和調整�；緯�(huì )計崗位和電算化會(huì )計崗位可在保證數據安全的前提下交叉設置，各崗位人員應保持相 對穩定。由本單位人員進(jìn)行會(huì )計軟件開(kāi)發(fā)的還可設立軟件開(kāi)發(fā)崗位。中小型企事業(yè)單位可根據本單位 實(shí)際情況結合上述分工適當合并設立崗位和職責。根據上述原則，下面介紹一個(gè)具體單位的會(huì )計電算 化系統工作崗位和工作職責的分配：
1.會(huì )計電算化主管。
會(huì )計電算化主管又稱(chēng)會(huì )計電算化系統管理員。會(huì )計電算化主管負責協(xié)調整個(gè)會(huì )計電算化系統的運 行工作，應該具備會(huì )計和計算機相應知識以及相關(guān)的會(huì )計電算化組織管理的經(jīng)驗。電算化主管可由會(huì ) 計主管兼任。采用中小型計算機和會(huì )計軟件的單位，應設立此崗位。 會(huì )計電算化主管的主要責任是：
�。�1）領(lǐng)導本單位會(huì )計電算化工作，擬定會(huì )計電算化中長(cháng)期發(fā)展規劃，制定會(huì )計電算化日常管理制 度。
�。�2）根據所用軟件的特點(diǎn)和本單位會(huì )計核算的實(shí)際情況來(lái)建立本單位的會(huì )計電算化體系和核算方 式。會(huì )計科目的設置必須符合會(huì )計制度與本單位核算管理的要求，報表數據格式必須符合部門(mén)和 其他有關(guān)部門(mén)的要求。定期或不定期組織有關(guān)崗位人員對會(huì )計應用軟件進(jìn)行系統分析，并根據會(huì )計電 算化運行現狀，提出修訂或開(kāi)發(fā)會(huì )計核算軟件的意向。
�。�3）總體負責會(huì )計電算化系統的日常管理工作，包括計算機硬件、軟件的運行工作。提出有關(guān)硬 件、軟件的更新、維護和安全保密的方案；挖掘硬件、軟件的顯在和潛在的作用，充分發(fā)揮會(huì )計電算 化在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中的作用。保證和監督系統的有效、安全和正常運轉，發(fā)生故障應及時(shí)查明原 因，及時(shí)糾正，及時(shí)恢復正常運轉。
�。�4）負責上機人員的使用權限，協(xié)調系統內各類(lèi)人員之間的工作關(guān)系。定期或不定期對會(huì )計電算 化崗位工作進(jìn)行檢查考核，并各崗位人員完成會(huì )計電算化工作任務(wù)。做到各司其職、獎罰分明， 一以促進(jìn)整體崗位責任制的運行效果。提出培養會(huì )計電算化人才的目標、方案和實(shí)施步驟。 通過(guò)對會(huì )計電算化人員培養鍛煉和考核，使本單位形成不同技術(shù)層次的（程序員、維護員、操作員 等）會(huì )計電算化人才格局�！氨ＷC會(huì )計電算化工作沿著(zhù)全面、持續、穩定、高效率的方向發(fā)展。
�。�5）負責組織監督系統運行環(huán)境的建立和完善以及系統建立時(shí)的各項初始化工作。并負責整個(gè)會(huì ) 計電算化系統操作的安全性、正確性和及時(shí)性的檢查，做好上機記錄的整理工作，按規定及時(shí)歸檔。 做好系統運行情況的，提出更新軟件或修改軟件的需求報告。
2.系統操作員。 系統操作員是指有權進(jìn)入當前運行的會(huì )計電算化系統的全部或部分功能的 人員。系統操作員負責輸入記賬憑證和原始憑證等會(huì )計數據，輸出記賬憑證、會(huì )計賬簿、報表，和進(jìn) 行會(huì )計數據備份。系統操作員應具備會(huì )計核算軟件操作知識，達到會(huì )計電算化初級知識培訓的水平， 各單位應鼓勵基本會(huì )計崗位的會(huì )計人員兼任系統操作員的工作。
操作員的主要責任是：
�。�1）具體負責本單位會(huì )計核算軟件操作運行。負責系統日常會(huì )計數據、會(huì )計信息的匯集、輸入、 處理、輸出、打印和儲存。備份的操作運行，保證會(huì )計數據、會(huì )計信息的及時(shí)性、準確性和完整性；
�。�2）嚴格遵守會(huì )計電算化有關(guān)制度，包括開(kāi)停機制度二上下崗操作記錄制度；操作過(guò)程中發(fā)現故 障應及時(shí)報告會(huì )計電算化系統主管，并做好故障記錄；堅持防病毒制度；會(huì )計數據、會(huì )計信息檢查審 核制度的儲存安全保密制度等；
�。�3）操作員崗位職責可根據企業(yè)規模大小、企業(yè)業(yè)務(wù)量多少、會(huì )計電算化發(fā)展狀況（應用程度） 等具體事宜確定。具體地說(shuō)，操作員可以一人一崗，也可以一崗多人。系統操作員崗位可以細分為：
a.數據錄入員。
負責檢查專(zhuān)職會(huì )計人員提供的記賬憑證是否合法、合理與正確，對于違規記賬憑證拒絕錄入。在 數據錄入過(guò)程中如發(fā)現有疑問(wèn)或錯誤時(shí)，應及時(shí)詢(xún)問(wèn)有關(guān)人員，不得擅自修改或作廢。嚴格按要求錄 入數據，錄入完畢后自查核對，校對無(wú)誤后轉審核人員進(jìn)行審核。錄入數據應做到日清月結。
b.帳務(wù)系統輸出操作員。
負責打印機制記賬憑證和會(huì )計賬簿，根據情況可以由原專(zhuān)業(yè)會(huì )計各會(huì )計崗位責任者擔任，也可以 指定一人負責。輸出操作員應認真按本匯總、打印、輸出機制憑證和匯總表，并與對應的原始憑證粘 貼在一起，保證手工憑證和機制憑證在內容、編號和金額上完全一致。
C.專(zhuān)項模塊操作員。
負責會(huì )計專(zhuān)門(mén)核算的操作工作，根據情況可以由原專(zhuān)門(mén)進(jìn)行核算、工資核算、核算、利 潤核算等會(huì )計崗位責任者擔任專(zhuān)項模塊操作員。
d、報表系統操作員。
負責會(huì )計報表的計算和打印工作。根據情況可以由原專(zhuān)門(mén)負責會(huì )計總 賬報表會(huì )計崗位責任者擔任報表系統操作員，也可以分別由成本核算、利潤核算、總賬報表等會(huì )計崗 位責任者擔任報表系統操作員。上報會(huì )計主管部門(mén)的會(huì )計報表應根據會(huì )計主管部門(mén)統一設計和布置的 格式編制上報。內部報表應根據會(huì )計主管領(lǐng)導統一要求決定。報表的初始化和編制輸出一經(jīng) 確定，不得隨意變動(dòng)。打印輸出的會(huì )計報表必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導審閱簽字或蓋章。每月報表必須以軟盤(pán) （雙份）和書(shū)面兩種形式保存，并填寫(xiě)“備份數據登記簿”。
e.數據分析員。
負責對機內的會(huì )計數據進(jìn)行分析，要求具備計算機和會(huì )計知識，達到會(huì )計電算化中級知識培訓的 水平。采用大中小型計算機和計算機網(wǎng)絡(luò )會(huì )計軟件的單位，需設立此崗位，由會(huì )計主管兼任。主要負 責會(huì )計預測、計劃、分析以及其他會(huì )計業(yè)務(wù)的操作工作。
3.數據審核記賬員。
數據審核記賬員負責對輸入計算機的會(huì )計數據（記賬憑證和原始憑證等）進(jìn)行審核，操作會(huì )計核 算軟件登記機內賬簿，對打印輸出的賬簿、報表進(jìn)行確認。此崗位要求具備會(huì )計和計算機知識，達到 會(huì )計電算化初級知識培訓的水平，可由會(huì )計主管兼任。
數據審核員的主要責任是：
�。�1）具體負責各種會(huì )計數據的審核工作�？梢杂稍撠煂徍说膶�(zhuān)業(yè)稽核員擔任。按照所審核數 據的環(huán)節，審核可以分為：
a.事先審核，即會(huì )計數據在輸入計算機前進(jìn)行的檢查審核；
b.事中審核，即在記賬憑證錄入系統后進(jìn)行的檢查審核；
C. 事后審核，一即在處理會(huì )計數據、會(huì )計信息完畢，依據會(huì )計核算軟件檢索功能檢查審核。一 般情況下可由錄入員進(jìn)行事先檢查審核，由專(zhuān)職審核員進(jìn)行事中、事后審核。打印輸出的會(huì )計憑證、 會(huì )計賬簿、會(huì )計報表必須由審核員檢查審 核。
�。�2）審核員的工作范圍既包括審核憑證，又包括審核會(huì )計賬簿、會(huì )計報表；既包括審核會(huì ) 計內部數據，又包括審核會(huì )計外來(lái)數據及網(wǎng)絡(luò )數據；即包括審核各類(lèi)代碼的合法性、正確性，又包括 審核摘要的規范性等。
�。�3）按照審核員的工作質(zhì)量確定，必須嚴格檢查審核各項會(huì )計數據，確保數據的完整和準確無(wú) 誤。還要特別嚴格注意防范病毒的侵蝕。對于不符合要求的憑證和不正確的輸出數據，審核人 員應拒絕簽字并及時(shí)報告有關(guān)人員。
4.硬件維護員。
化系統的硬件設備是指專(zhuān)門(mén)用于會(huì )計業(yè)務(wù)的計算機及其配套設備，包括計算機主機、顯 示器、打印機、電源等。會(huì )計電算化系統硬件維護人員負責保證計算機硬件的正常運行。此崗位要求 具備計算機和會(huì )計知識，經(jīng)過(guò)會(huì )計電算化中級知識培訓。采用大中小型計算機和會(huì )計軟件 的單位，需設立此崗位，此崗在大中型企業(yè)應由專(zhuān)職人員擔任。
硬件維護員的主要責任是：
�。╨）負責會(huì )計電算化系統硬件的安裝和調試工作。嚴格執行硬件維護保養制度，保證硬件的正 常運行。硬件維護員的職責按維護任務(wù)性質(zhì)，可以劃分為：對硬件適宜性運行的維護保養，即保 證在一定條件下（例如，確定適宜的運行時(shí)間，創(chuàng )造良好的衛生及溫度、濕度等空氣質(zhì)量條）的 經(jīng)濟性運行；對硬件進(jìn)行性維護保養，包括對硬件進(jìn)行定期或不定期的檢查，根據零部件使用生 命周期和磨損程度更新更換，保證計算機硬件系統組成零部件運轉正常。
�。�2）制訂和維護規劃方案和日常維護工作計劃，履行硬件檢查制度，定期或不定期檢查硬件運行 情況，進(jìn)行維護保養工作，按期編制零部件、工具、用具使用和采購計劃，保證日常維護更換和使用 需要。具體如組織操作人員對計算機、鍵盤(pán)和打印機進(jìn)行日常清洗；定期進(jìn)行設備的全面檢查；隨時(shí) 整理工作臺上的打印紙；調整監視機房的調溫設備是否正常，溫度是否合適等。
�。�3）嚴格執行機房制度，對硬件的安全擺放、移動(dòng)和運行進(jìn)行監護，保證硬件在靜態(tài)和動(dòng) 態(tài)環(huán)境下的安全性。進(jìn)行的維護工作需登記“維護登記表”。較大的維護工作須向系統管理員和部門(mén) 領(lǐng)導作系統維護報告。
�。�5）軟件維護員。
會(huì )計電算化系統軟件維護人員負責保證計算機軟件的正常運行，管理機內會(huì )計數據。此崗位要求 具備計算機和會(huì )計知識，經(jīng)過(guò)會(huì )計電算化中級知識培訓。采用大中小型計算機和計算機網(wǎng)絡(luò )會(huì )計軟件 的單位，需設立此崗位，此崗在大中型企業(yè)應由專(zhuān)職人員擔任。
軟件維護員的主要責任是：
�。�1）負責會(huì )計電算化系統軟件的安裝和調試工作。嚴格執行軟件維護保養制度，保證軟件的正常 運行。軟件維護員的職責按維護任務(wù)性質(zhì)可劃分為對會(huì )計核算軟件的功能性維護、對會(huì )計核算軟件適 應性維護。其中對會(huì )計核算軟件的功能性維護，即對會(huì )計核算軟件在運行中發(fā)生的功能錯誤進(jìn)行維 護，也就是排除會(huì )計核算軟件在運行中發(fā)生的功能錯誤，恢復會(huì )計核算軟件原來(lái)的功能。對會(huì )計核算 軟件適應性維護，也就是由于企業(yè)機構的變更、經(jīng)營(yíng)環(huán)境的變化，所引起的會(huì )計業(yè)務(wù)、會(huì )計流程的變 動(dòng)，以及由于上級主管部門(mén)對會(huì )計業(yè)務(wù)處理方式、會(huì )計報表的內容及格式的變動(dòng)、對會(huì )計核算軟件進(jìn) 行一系列修改及維護，使其適應變化的情況。
�。�2）根據上下崗操作記錄和軟件運行報告，編制日常維護計劃，保證會(huì )計核算軟件各項功能的 正常運行；熟悉會(huì )計核算軟件運行的特點(diǎn)及薄弱點(diǎn)，熟練掌握會(huì )計核算軟件維護技能，做好臨時(shí)性維 護和技能性維護任務(wù)，確保會(huì )計核算軟件發(fā)揮原有功能。如發(fā)現軟件的原設計功能未能正常運行時(shí)， 應作詳細記錄并與軟件供應商聯(lián)系解決。
�。�3）軟件維護人員除實(shí)施數據維護外，不允許隨意打開(kāi)系統數據庫進(jìn)行操作，實(shí)施數據維護時(shí) 不準修改數據庫結構，其他上機人員一律不準進(jìn)行直接對數據庫的操作。會(huì )計軟件的升級應由系統主 管報告部門(mén)領(lǐng)導批準，由系統主管組織，軟件維護人員具體實(shí)施，并編寫(xiě)升級報告，形成文檔進(jìn)入檔 案。
許多情況下，系統軟件維護崗位和硬件維護崗位可以合并。
6.員。
會(huì )計電算化系統運行的目標是為企業(yè)管理提供信息。檔案員應按照有關(guān)規章制度保管這些信 息和系統本身的資料。
檔案員的主要責任是：
�。�1）負責以磁盤(pán)、磁帶或激光盤(pán)等介質(zhì)存儲的程序文件和數據文件的檔案管理工作。會(huì )計報告期 終了（月份、季度、年度），有關(guān)會(huì )計電算化崗位操作員應向檔案員辦理歸檔交接手續；使用中的所 有軟件，應由有關(guān)會(huì )計電算化崗位程序員。維護員應向檔案員辦理歸檔注冊手續，要保證磁盤(pán)、磁帶 或激光盤(pán)等介質(zhì)存儲的程序文件和數據文件的檔案完整齊全并與會(huì )計電算化系統實(shí)際運行的程序文件 和數據文件相一致性。
�。�2）檔案員對磁性介質(zhì)會(huì )計檔案的管理，要做到：
a.定期或不定期進(jìn)行檢查和備份工作，防止磁盤(pán)損壞沒(méi)有及時(shí)備份而丟失文件；
b.以磁盤(pán)、磁帶或激光盤(pán)等介質(zhì)存儲的程序文件和數據文件保管的會(huì )計檔案，要注意完善防 盜、防磁、防熱、防輻射等措施；
C.磁盤(pán)化會(huì )計檔案的保管期限，應按照有關(guān)會(huì )計檔案管理制度辦理。檔案員不得隨意違章銷(xiāo) 毀。對會(huì )計核算的年度資料，應復制三份，分別存放在不同地點(diǎn)，以防意外。
�。�3）按檔案管理要求移交檔案，一填寫(xiě)檔案移交單。
7.系統分析設計員。
系統分析設計員是整個(gè)會(huì )計電算化系統的設計師，處于舉足輕重的地位。但在許多單位中，這往 往是一個(gè)被忽視的崗位。
系統分析設計員的主要責任是。
�。�1）具體負責本單位會(huì )計核算軟件運行分析工作。根據本單位確定的會(huì )計電算化中長(cháng)期發(fā)展規 劃，制定具體的系統分析實(shí)施方案，并遵循科學(xué)系統的分析步驟、內容和方法，定期或不定期對會(huì )計 核算軟件開(kāi)展運行狀況分析，做到揚長(cháng)避短，促進(jìn)會(huì )計電算化處于良性循環(huán)狀態(tài)；
�。�2）分析的工作內容應重點(diǎn)掌握三方面工作：
a.分析原有功能發(fā)揮情況如何；
b.會(huì )計核算軟件運行過(guò)程中存在什么問(wèn)題；并分清主要和次要問(wèn)題；
C.綜觀(guān)企業(yè)內外計算機發(fā)展水平和核算狀況，開(kāi)展本單位會(huì )計電算化系統的需求分析。
�。�3）根據開(kāi)展系統分析所的資料，提出系統分析報告。 在報告中，應遵循科學(xué)的思想與方法，處理好近期與長(cháng)遠、充實(shí)與提高、會(huì )計信息系統與企業(yè)內外信 息系統、預期值與實(shí)際值等方面的關(guān)系，保證系統分析報告的可行性。
在中小企事業(yè)單位，系統分析員一般由會(huì )計電算化主管兼任或臨時(shí)聘任專(zhuān)家擔任。
8.程序員。
主要責任是；
�。�1）具體負責本單位會(huì )計核算軟件的開(kāi)發(fā)工作。根據本單位確定的會(huì )計電算化中長(cháng)期發(fā)展規劃 和分析員提出的分析資料，制訂具體的實(shí)施方案和步驟，保證本單位的會(huì )計核算軟件具備一定的規模 與水平。
�。�2）調查研究國內外計算機發(fā)展狀況與核算水平，并結合本單位實(shí)際，在一般情況下，分一 年、三年、五年為不同的開(kāi)發(fā)階段，對會(huì )計核算軟件進(jìn)行部分開(kāi)發(fā)或總體開(kāi)發(fā)，形成循序漸進(jìn)。階梯 式的發(fā)展模式。
�。�3）開(kāi)發(fā)的會(huì )計核算軟件必須符合部有關(guān)《會(huì )計核算軟件評審辦法》的規定，必須經(jīng)過(guò)相 應一級的主管部門(mén)評審通過(guò)，并具有一定的先進(jìn)性、具備一定的安全性、通用性和可操作性。
�。�4）評審通過(guò)的會(huì )計核算軟件，經(jīng)編譯后，應拷貝一式四份，分別移交有關(guān)崗位（一份程序留 存；一份操作員使用；一份維護備用；一份檔案員存檔），必須按規定進(jìn)行維護和管理。
9.電算審查員。
電算審查員負責監督計算機及會(huì )計軟件的運行，防止利用計算機進(jìn)行舞弊。要求電算審查員具備 會(huì )計和計算機知識，達到會(huì )計電算化中級知識培訓的水平。 此崗位可由會(huì )計稽核人員兼任。 采用大中小型計算機和 網(wǎng)絡(luò )軟件的單位，需設立此崗位。
10.網(wǎng)絡(luò )員。
主要責任是：
�。�1）負責本單位會(huì )計信息網(wǎng)絡(luò )系統的采集、傳遞，即負責對所屬單位、上級主管部門(mén)的會(huì )計信 息網(wǎng)絡(luò )系統數據的采集、傳遞、儲存，負責企業(yè)內部信息的采集、傳遞，將上述采集、傳遞的信息轉 存移交于有關(guān)操作崗位。網(wǎng)絡(luò )員采集、傳遞、儲存信息的職責，應做到及時(shí)準確并保證通用性（如使 用的軟件不兼容，應由維護員做技術(shù)處理，達到一致方能運行）。
�。�2）按照操作技術(shù)規范采集、傳遞信息，嚴格檢查出入口信息，并采取相應防病毒手段措施， 嚴防計算機病毒侵蝕會(huì )計信息網(wǎng)絡(luò )系統。
二、化系統操作運行的會(huì )計電算化系統的操作運行必須要有個(gè)嚴密的操作行為規范。通常，實(shí)行會(huì )計電算化的單位，一 般配備二臺或若干臺計算機。上機人員包括會(huì )計人員和計算機專(zhuān)業(yè)人員。由于介入操作的人員數量 多，構成復雜，客觀(guān)上也會(huì )產(chǎn)生不同人的行為方式。因此，制訂統一的操作行為規范，使其達到預期 的目的，是會(huì )計電算化操作運行的客觀(guān)需要。
另外，在會(huì )計電算化系統中，會(huì )計信息以集中處理為主，任何一個(gè)崗位的差錯，都會(huì )影響到整個(gè) 系統的安全。
會(huì )計電算化系統操作運行的管理包括對操作人員的管理，對操作過(guò)程的規范，以及審核、備份及 操作日志等方面的管理。這些方面構成會(huì )計電算化系統操作運行的管理。
�。ㄒ唬⿲Σ僮魅藛T的管理對操作人員的管理分為操作人員資格的認定和賦權兩個(gè)方面。
1.操作人員資格的認定。
操作人員資格認定辦法一般應由企業(yè)會(huì )計部門(mén)制訂。會(huì )計人員（包括計算機專(zhuān)業(yè)人 員）因工作需要上機操作，必須經(jīng)部門(mén)考核組考核合格，頒發(fā)“計算機操作證”或“會(huì )計電算化 操作證”，持證上機操作�？己瞬缓细窕驘o(wú)證者不準上機操作。進(jìn)行操作人員資格認定是從根本上保 證上機操作人員的技術(shù)水平，保證系統正常運行的措施，能有效防止上機操作人員因操作技術(shù)不合 格、不具有一定水平的技能而誤操作造成差錯、損失。
2.賦權。
根據《會(huì )計電算化管理辦法》的有關(guān)規定，軟件應具有防止非指定人員擅自使用和對指定操作人 員實(shí)行使用權限控制的功能。在實(shí)際工作中，除在會(huì )計核算軟件技術(shù)上加密外，還應在管理上進(jìn)行分 工，分別要對系統管理員、數據錄入員、審核記賬員、會(huì )計報表編制人員、會(huì )計賬簿打印輸出操作 員、各專(zhuān)項功能模塊操作員和其他會(huì )計業(yè)務(wù)操作員的操作權限給予界定，防止越權操作所引起的數據 丟失、紊亂和泄密現象出現。
�。ǘ┎僮饕幏侗仨殗栏癜凑铡稌�(huì )計電算化系統工作流程》完成各項工作。必須以自己的真實(shí)姓名進(jìn)入會(huì )計電算 化系統，按要求填寫(xiě)日期。 操作員口令、操作內容、操作起止時(shí)間和運行情況，根據指定操作人權限的指令進(jìn)行操作，不得進(jìn)行 違反規范的操作。所有上機作人員必須登記所有上機操作情況。在操作過(guò)程中發(fā)現問(wèn)題應及時(shí)向系統 管理員報告。問(wèn)題的現象、處理過(guò)程、處理方法。處理結果等都應有明確記錄。對于嚴重或重大運行 故障，除應按規定登記外，還應向單位負責人報告。工作完畢后應及時(shí)退出系統，以免他人利用系統 進(jìn)行其他操作。不得將自己的口令泄露給他人，并定期修改自己的口令。啟動(dòng)系統時(shí)按要求順序開(kāi) 機，結束工作后按規定順序關(guān)機。
會(huì )計電算化系統的硬件設備和軟件由財務(wù)部門(mén)統一管理和使用，其他部門(mén)人員一般不得使用，確 需使用時(shí)必須經(jīng)財務(wù)部門(mén)有關(guān)負責人批準，并確認不影響會(huì )計電算化的正常工作一經(jīng)批準的其他部門(mén) 人員操作時(shí)必須進(jìn)行操作登記，并在上機登記表上注明批準人姓名和批準時(shí)間。任何人不得玩計算機 游戲，不得用于對外服務(wù)。為了避免計算機染上病毒，所有軟盤(pán)必須進(jìn)行病毒檢測，若有病毒殺毒后 才可進(jìn)行其他操作。為了保證硬件安全，不得帶電拔插任何接口線(xiàn)路，包括打印電纜線(xiàn)插頭、顯示器 電纜線(xiàn)、鍵盤(pán)插頭等。不得進(jìn)行未作登記記錄的硬件或軟件維護工作。
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1.輸入前審核。審核原始憑證的合理、合法性即是否有經(jīng)辦人、驗收人、主管領(lǐng)導簽字。采用 手工編制記賬憑證的，要審核手工憑證是否符合會(huì )計制度要求，借貸關(guān)系是否平衡，未經(jīng)審核的記賬 憑證不準輸入；其他會(huì )計業(yè)務(wù)及數據應事先預審。
2.輸入后審核。不論是采用直接在計算機上編制記賬憑證，還是經(jīng)審核輸入的手工編制記賬憑 證，在打印記賬憑證之前，審核員對機內的記賬憑證必須嚴格審核，確保與手工記賬憑證或原始憑證 完全一致，審核無(wú)誤后簽章。在打印輸出記賬憑證后，審核員仍要對記賬憑證的日期、業(yè)務(wù)內容及摘 要、借貸分錄、金額、數量等嚴格把關(guān)，無(wú)論何時(shí)，發(fā)現不合法的或出現差錯的憑證應及時(shí)退回經(jīng)辦 人員妥當處理。
3.每周對所有憑證、報表等進(jìn)行一次復查，確保數據正確無(wú)誤。
�。ㄋ模﹤浞菰谑止�(huì )計中，所有會(huì )計資料如會(huì )計憑證、會(huì )計賬簿和會(huì )計報表等均是以文字的形式存放在紙介 質(zhì)中。由于紙介質(zhì)中存放的信息具有較高的安全性和穩定性，另外把紙介質(zhì)中的信息制作副本也非常 費時(shí)費力。因此為了保證會(huì )計信息的安全，通常采用的方法是加強對紙介質(zhì)中的信息的保護，很少采 用制作副本（備份）的方法。在會(huì )計電算化系統中，由于會(huì )計信息存儲的介質(zhì)主要是磁盤(pán)等磁性介 質(zhì)。而磁性介質(zhì)中存放的信息相對不穩定，安全性較差；但另一方面，磁性介質(zhì)中存放的信息可以非 常方便地制作副本，也就是備份。所以實(shí)現會(huì )計電算化以后，對會(huì )計進(jìn)行備份就成為常規的，也 是必要的管理手段了。
備份時(shí)間，也稱(chēng)備份時(shí)間間隔。備份的目的是防止會(huì )計檔案的意外丟失。由此，備份分為永久性 備份和臨時(shí)備份。永久性備份是指備份產(chǎn)生的副本需長(cháng)期保存。臨時(shí)性備份是指備份產(chǎn)生的副本只是 暫時(shí)保存。永久性備份主要在每個(gè)會(huì )計期間核算完成時(shí)進(jìn)行，一般應制作兩到三個(gè)副本，存放在不同 的地方，以防意外。臨時(shí)備份通常在每天或每段工作完成時(shí)進(jìn)行。臨時(shí)備份可采用A、B備份法。所謂 A、B備份法是指按需備份數據量準備兩組磁盤(pán)，分別標為A組和B組。第一次用A組磁盤(pán)備份；第二次 用B組磁盤(pán)備份；第三次再用A組磁盤(pán)備份；第四次用B組磁盤(pán)備份……依次類(lèi)推。這種方法的優(yōu)點(diǎn)是 在不增加備份工作量的情況下提高了備份數據的安全性。備份的軟盤(pán)應存放在安全地點(diǎn)。一般應具備 防盜、防磁、防潮、防熱、防污染等功能。
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操作日志一般包括：開(kāi)機時(shí)間、操作內容、調用功能、硬件運行狀況、軟件運行狀況、關(guān)機時(shí)間 和操作人簽字等。通過(guò)操作日志，除了可以掌握會(huì )計電算化系統的運行狀況，培養增強操作人員的責 任心，更重要的是通過(guò)操作日志，反映一定時(shí)期計算機硬件與軟件使用情況，為計算機維護人員提供 第一手資料，以便制訂維護計劃及措施。
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