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管理型會(huì )計軟件與現代審計的要求
我國現有軟件的設計對于適應要求的考慮一般都不夠充分,這不僅有軟件設計的問(wèn)題,同時(shí)也受囿于會(huì )計軟件的自身功能。型軟件的出現在功能上突破了原有的會(huì )計軟件局限于會(huì )計核算的狀況,應在更大程度上考慮到現代審計的要求。通常,審計活動(dòng)可分為三個(gè)階段:查詢(xún)審核過(guò)程、證實(shí)存在過(guò)程和系統分析過(guò)程。查詢(xún)審核過(guò)程
在化程度較高的發(fā)達國家,軟件是否具有充分的保留和提供審計線(xiàn)索的功能,是評價(jià)管理型軟件最重要的標準之一。顯然,一個(gè)理想的管理型軟件必須具有充分的保留和提供審計線(xiàn)索的功能。在這方面,我國的商品化管理型軟件設計與開(kāi)發(fā)似乎尚未給予足夠的重視,在未來(lái)的管理型軟件的設計中這將是一個(gè)新的課題。
關(guān)于審計線(xiàn)索提供的總體要求可歸納為以下幾條:
1.雙向性
管理型軟件應允許審計人員按照原始憑證-明細帳(日記帳)-總帳-報表的順序進(jìn)行雙向查詢(xún),同時(shí)還應允許分別對日記帳、明細帳、總帳的期初余額、本期發(fā)生額和期末余額進(jìn)行雙向查詢(xún)。目前,我國絕大多數管理型軟件的查詢(xún)設計都是單向的,可以實(shí)現由總帳查明細帳,由明細帳查憑證等過(guò)程,但當需要反向查詢(xún)時(shí)則往往會(huì )遇到困難。
我國通用軟件的設計一般是將帳務(wù)處理系統與報表處理系統作為兩個(gè)獨立的模塊進(jìn)行設計。報表處理模塊雖然能根據一定的公式在帳簿中取數據,但是報表與帳簿之間并未建立起直接的關(guān)聯(lián),由報表到帳簿,或由帳簿到報表的追查不能實(shí)現。即使是在帳務(wù)處理模塊中,如總帳、明細帳與憑證之間的順次查詢(xún)也并非各種軟件均能實(shí)現。
2.二維性
二維性是指管理型軟件所提供的審計線(xiàn)索查找路徑應是可以交錯的。即不僅可以按憑證到明細帳(日記帳)到總帳到報表進(jìn)行雙向查詢(xún),而且在查詢(xún)帳簿的同時(shí)可以隨時(shí)查找某一帳戶(hù)對應的某筆交易額或期初、期末數額。二維性的實(shí)現受雙向性的影響與限制。在我國,有的軟件連順序查詢(xún)都實(shí)現不了,更談不上二維查詢(xún)了。但是,如果單就查詢(xún)帳簿時(shí)可以隨時(shí)對相應的帳戶(hù)進(jìn)行"期初余額到本期發(fā)生額到期末余額"雙向查詢(xún)而言,一般的財務(wù)軟件基本上都能實(shí)現。這是由于我國的財務(wù)軟件在顯示被查詢(xún)的帳簿時(shí),往往按照手工處理中帳簿的格式予以表現,只要在軟件帳簿格式設置時(shí)注意包括期初余額、本期發(fā)生額和期末余額三個(gè)項目,則隨時(shí)可以方便地對此進(jìn)行雙向查詢(xún)。
3.確定性
審計人員在工作中,一旦對某些業(yè)務(wù)產(chǎn)生疑問(wèn),往往需要對與該業(yè)務(wù)有關(guān)的一切內容進(jìn)行查詢(xún)或追查。此時(shí),管理型軟件應能為審計人員提供足夠的資料,并能在各數據庫之間根據審計人員的設定建立起關(guān)聯(lián)關(guān)系,從而保證審計人員在查找資料時(shí)能方便地對相關(guān)資料進(jìn)行定位。如果審計人員需要對客戶(hù)的應收帳款進(jìn)行審計,軟件應可根據審計人員的設定在顧客訂貨單、銷(xiāo)售通知書(shū)、發(fā)貨單、銷(xiāo)售發(fā)票、銷(xiāo)售匯總表、銷(xiāo)售明細帳及總帳、應收帳款明細帳和總帳、現金和存款日記帳,以及總帳數據庫之間有選擇地建立起關(guān)聯(lián)。一旦某項具體業(yè)務(wù)被選定,與之相應的上述資料即可調出。這是計算機應用為審計工作帶來(lái)的一大便利,可以省去審計人員大量的手工查找工作。但是客觀(guān)地講,這一功能在我國現有的財務(wù)軟件上并未得到實(shí)現。一方面,是由于在企業(yè)中的應用范圍還比較小,有的企業(yè)盡管已實(shí)現財會(huì )電算化,但是并未在企業(yè)全范圍實(shí)現計算機管理與控制。
另一方面,是由于我國現有的成套企業(yè)MIS系統還很少,有的企業(yè)雖已廣泛地運用計算機進(jìn)行信息管理,但是這些信息管理模塊往往獨立于財務(wù)模塊,且與財務(wù)模塊之間缺乏配套的接口,造成信息交換困難。因此,要解決財務(wù)軟件中審計線(xiàn)索提供的確定性問(wèn)題,首先應在企業(yè)推廣運用管理型軟件。只有真正讓計算機總管企業(yè)管理的各類(lèi)信息,才有可能利用計算機技術(shù)方便地為審計人員提供審計線(xiàn)索。
證實(shí)過(guò)程
審計人員進(jìn)行證實(shí)測試的主要目的是確定會(huì )計報表所揭示內容的有效性、正確性,其一般目的包括:存在和發(fā)生、完整性、權利和義務(wù)、估價(jià)與分配,以及說(shuō)明和披露五個(gè)方面。由于一般財務(wù)軟件的設計都能遵循有關(guān)會(huì )計制度的要求,核算的準確性是有保證的。同時(shí)資產(chǎn)的存在性與完整性也并非由財務(wù)軟件的設計所決定。因此,筆者認為,證實(shí)測試過(guò)程對管理型軟件設計的要求比較簡(jiǎn)單,主要體現在以下兩條:
1.帳務(wù)處理過(guò)程確定可查
我國現行的會(huì )計制度在很多具體會(huì )計處理方法方面具有可選擇性,如高新技術(shù)企業(yè)固定資產(chǎn)折舊,國家規定可以選用加速折舊方法。當然,企業(yè)也可選擇常規折舊方法,這就使會(huì )計具體業(yè)務(wù)的處理具有不確定性。審計人員在進(jìn)行審計時(shí),必須充分了解企業(yè)對各項業(yè)務(wù)的具體處理方法,才有可能對所選處理方法的適當性和核算的正確性提出意見(jiàn)。與此同時(shí),作為通用管理型軟件,軟件設計一方面應充分考慮不同企業(yè)對各種不同會(huì )計處理方法的需要,在軟件中預置選擇菜單;另一方面,也應注意在用戶(hù)選定某一處理方法后,對這一信息予以披露與保存,以便審計人員在需要時(shí)隨時(shí)調用。
2.為審計測試預留通道
在管理型軟件中,僅保留處理方法的名稱(chēng)、過(guò)程、公式還遠遠不夠。審計人員為證實(shí)業(yè)務(wù)處理的實(shí)際過(guò)程、方法,往往需要進(jìn)行測試,即虛擬一次業(yè)務(wù)運作過(guò)程,檢查其結果與預期結果是否相符。這種方法可以有效地驗證核算過(guò)程是否與設計一致, 但是,如果審計人員不能及時(shí)消除這些測試的影響,這種方法也有可能導致系統數據的混亂。恰當的解決方案是在軟件設計時(shí)即為以后的審計測試留下通道,既方便審計人員的隨時(shí)測試,也不會(huì )造成對整個(gè)系統數據的影響。
系統分析過(guò)程
會(huì )計電算化系統是一個(gè)比手工會(huì )計系統更為高級、復雜的信息處理系統,美國協(xié)會(huì )在第3號《審計準則公告》中將會(huì )計電算化系統的內容控制分為一般控制和應用控制兩類(lèi),這代表了西方審計界普遍接受的見(jiàn)解。我國的一些學(xué)者則主張將內部控制分為程序控制與制度控制兩類(lèi)。其中,制度控制與軟件設計無(wú)關(guān),在此著(zhù)重討論滿(mǎn)足程序控制對相關(guān)軟件設計要求。
1.輸入控制
在會(huì )計電算化系統中,系統依據錄入或系統自身采集的原始數據產(chǎn)生各類(lèi)信息。因此,這些原始數據的質(zhì)量至關(guān)重要。管理型軟件應具備的數據輸入控制大致有:
設立科目對照檢查：當輸入會(huì )計科目號碼時(shí),系統首先在參照文件中查找。如查找不到,或查找到的科目在屏幕上顯示后表明不是要輸入的科目,則提示糾正措施。如輸入的科目名稱(chēng)不規范,則廢棄已輸入的科目;若確認為新增科目,則將該科目追加到科目對照文件中。
合理性檢查：對輸入的數據根據其意義設置一個(gè)合理性區間。如果輸入的數值超出區間范圍,系統應發(fā)出提示信息,要求檢查輸入數據。
信息類(lèi)型檢查：對輸入的數據或摘要等信息確定輸入的合理類(lèi)型。當應輸入數據時(shí),不能有字母、符號、漢字等非數值型信息;當應輸入摘要時(shí),則限制數字的輸入。
試算平衡檢查：對輸入的每筆交易都應進(jìn)行試算平衡檢查,查其借方金額之和是否等于貸方金額之和。在某一會(huì )計期間所有輸入結束后,還應對總額進(jìn)行試算平衡。
2.處理過(guò)程控制
處理過(guò)程控制設計的目的是保證處理步驟的適當性。在手工核算系統中,這一功能是靠復核工作完成。在會(huì )計電算化系統中,由于操作員并不能觀(guān)察到有關(guān)數據的處理過(guò)程,所以審計人員對此應予以足夠的關(guān)注。
管理型軟件的設計要力圖能維持手工核算下的合理處理過(guò)程。但是,我國原有財務(wù)軟件在這方面的設計并不盡如人意。如在存在未過(guò)帳業(yè)務(wù)時(shí)均能結帳,且無(wú)特別提示等。值得一提的是,軟件在打印含有未過(guò)帳業(yè)務(wù)的報表時(shí),在所打印的報表上應作出特別的說(shuō)明,以防與最終的正式報表產(chǎn)生混淆。
3.輸出控制
輸出控制的目的是保證輸出資料的準確、可靠。輸出控制的措施有很多,在此,僅選擇其中最基本的幾種要求來(lái)考查各軟件輸出控制的有效程度。
(1)打印預覽功能可讓操作者在實(shí)際打印之前對打印輸出的內容、格式進(jìn)行最后的審核。一旦發(fā)現存在錯誤偏差,能立即予以修正。這是一項很有價(jià)值的功能,尤其體現在它能減少無(wú)效輸出資料的數量,從而降低了無(wú)效輸出資料混入有效輸出資料的可能性。
(2)對各類(lèi)輸出資料的控制與區別。不論是手工會(huì )計核算還是會(huì )計電算化,錯誤的存在總是難免的。在錯誤修改前后的系統輸出資料,如打印的帳簿、報表等,應能予以明確區分。這就要求在打印輸出資料上標明打印的日期、時(shí)間和序號,系統應能對所有的打印輸出進(jìn)行登記。進(jìn)一步講,這一功能還有防止私自篡改帳簿、報表等現象的作用。一般而言,財務(wù)軟件均能在輸出報表上注明報表所屬的會(huì )計期間,但報表打印的具體時(shí)間,則不在輸出報表上給出。更為重要的是,系統往往都未對所有的打印輸出進(jìn)行嚴格控制,未對輸出的報表標明序號。如97年11月資產(chǎn)負債表這是第8次輸出,則應在報表上標注"8"。如果說(shuō)通過(guò)打印日期、時(shí)間區別報表并不十分可信,因為系統日期、時(shí)間能被方便地改動(dòng)。那么,在報表上標注序號,并且在審計時(shí)要求將本期所有輸出報表都提供給審計人員,就能夠有效地防止報表混淆或有意改變報表內容的情況發(fā)生。我們看到,系統日志是為審計人員提供審計線(xiàn)索的有力工具,但是,有的軟件未能較好地實(shí)現這一功能,還有一些軟件竟允許操作人員對其進(jìn)行刪改!這樣的系統日志不但不能發(fā)揮其應有的作用,反之還可能對審計人員造成誤導。
4.初始化控制
在會(huì )計電算化系統中,初始化工作包括設置系統參數、設置科目、建立各種帳簿文件、錄入各種余額數據等。初始化工作只能進(jìn)行一次,并將在很大程度上影響其后的核算工作。因此,管理型軟件必須重視對初始化工作的控制。如同級編碼的會(huì )計科目相同,則可能造成以后會(huì )計科目的混淆;初始化不正確仍允許記帳,也會(huì )令其后的維護等工作產(chǎn)生困難。
5.系統安全控制
與手工會(huì )計核算系統相比,會(huì )計電算化下的系統安全控制更為復雜。
(1)口令�？诹畹脑O置一般有用戶(hù)口令、任務(wù)口令兩種。用戶(hù)口令是為每一個(gè)合法使用者設置一個(gè)口令,允許在其權限內操作。任務(wù)口令是針對不同功能設置不同口令,用戶(hù)執行多種功能要記住多個(gè)口令。相比之下,用戶(hù)口令設置較為合理。我國的大多數軟件均采用了這一口令形式。此外,口令越長(cháng),其被破譯、篡改的可能性越小。
(2)系統操作日志。系統日志能詳細記錄各操作人員的操作、時(shí)間,為審計提供全面的資料。但是,系統日志必須具有不可改動(dòng)性,才能為審計人員提供可信任的證明。
(3)程序接觸控制。這一控制主要是防止操作人員對管理型軟件程序的擅自改動(dòng)。管理型軟件均以高級編制,并在編譯后保存,這在一定程度上起到了程序接觸控制的作用。
(4)數據接觸控制。如果系統數據直接以ASCII碼保存,使用者將很容易對之進(jìn)行查閱與改動(dòng)。這就影響了數據的安全性。所選的三種軟件都注意到了這一問(wèn)題,將數據文件以其他方式予以?xún)Υ?一定程度上保證了數據的安全性。
在我國,會(huì )計電算化技術(shù)的運用越來(lái)越普及,但是相應的計算機審計的研究還比較薄弱。許多審計人員在對運用了會(huì )計電算化系統的企業(yè)進(jìn)行審計時(shí),還在沿襲對手工核算系統審計傳統方法;另一方面,原有的財務(wù)軟件的設計也并未充分考慮審計人員的特殊要求。會(huì )計電算化與審計處于一種"脫節"的狀態(tài),這將嚴重影響我國會(huì )計電算化與審計工作的發(fā)展。
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