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知識管理環(huán)境下企業(yè)文檔一體化研究論文
摘要：知識經(jīng)濟時(shí)代，知識競爭已逐漸成為企業(yè)之間的主要競爭，知識管理的理念與實(shí)踐已逐漸應用到各行各業(yè)。文件、檔案是企業(yè)重要的知識資源。企業(yè)文檔一體化是企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然趨勢，企業(yè)文檔一體化，即從系統、整體的角度，將企業(yè)文件與檔案統籌管理，整合企業(yè)文件與檔案資源，促進(jìn)企業(yè)信息資源建設與開(kāi)發(fā)，促進(jìn)企業(yè)知識管理的實(shí)現。在知識管理環(huán)境下，企業(yè)可以通過(guò)一體化的文檔管理制度、共享、合作的文化理念、人才建設等有效措施實(shí)現文檔一體化。
關(guān)鍵詞：知識管理；文件管理；檔案管理；企業(yè)文檔一體化
1企業(yè)文檔一體化的內涵
企業(yè)文件是企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)過(guò)程中直接產(chǎn)生和使用的一切信息記錄。企業(yè)檔案是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中，企業(yè)檔案可以分為黨群管理類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、科研開(kāi)發(fā)類(lèi)、特殊載體類(lèi)等。文檔一體化是把文件的形成、運轉、處理、管理與檔案的收集、整理、鑒定、檢索、編目、利用有機地聯(lián)系在一起，按照統一的規范和標準，組織成為一個(gè)科學(xué)的大系統，從整體相互聯(lián)系的角度對若干子系統進(jìn)行處理、統籌安排，從而達到減少或消除重復勞動(dòng)，提高工作效率和工作質(zhì)量的目的。企業(yè)文檔一體化就是將企業(yè)文件管理與檔案管理有機聯(lián)系起來(lái)，從系統、集成的角度對企業(yè)文件、檔案進(jìn)行管理，從而發(fā)揮文件、檔案的重要作用以及兩者整體的最大價(jià)值，最終實(shí)現從企業(yè)現行文件到企業(yè)檔案的整體優(yōu)化和高效管理。企業(yè)文檔一體化的具體內容包括：文件、檔案生成控制的一體化，流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化是指在文件最初生成階段，應當樹(shù)立檔案管理意識，確保生成文件符合檔案管理功能要求；流程管理的一體化指對檔案運動(dòng)流程實(shí)施統籌規劃、全面控制和綜合管理；信息利用的一體化指對文件、檔案信息進(jìn)行合理協(xié)調，使文件、檔案都能發(fā)揮最大的效用。
2知識管理環(huán)境下企業(yè)文檔一體化的緊迫性
在知識管理環(huán)境下，企業(yè)員工同樣意識到知識的重要價(jià)值，員工急需在企業(yè)中營(yíng)造知識共享的良好環(huán)境。文件、檔案是企業(yè)重要的知識資產(chǎn)，員工的日常工作離不開(kāi)文件、檔案的支持，員工越來(lái)越重視文件、檔案的服務(wù)利用工作。因此，在知識管理環(huán)境下，員工要求檔案部門(mén)提供高效的檔案信息服務(wù)，要求文件管理、檔案管理的整合，要求文檔一體化管理，促進(jìn)知識的挖掘、共享和創(chuàng )新。在知識經(jīng)濟時(shí)代，企業(yè)之間的競爭逐漸由實(shí)體競爭上升為知識競爭，知識在企業(yè)發(fā)展中的價(jià)值越來(lái)越重要，知識管理的理念與實(shí)踐廣泛應用到各行業(yè)各領(lǐng)域。在大量信息存在的“信息爆炸”時(shí)代，人類(lèi)面對著(zhù)各種各樣的信息，信息用戶(hù)需要準確、高效地查找到自己所需要的真實(shí)、準確、完整、可靠的信息。而文件、檔案記載著(zhù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的重要信息，企業(yè)檔案具有真實(shí)性、完整性、可靠性，企業(yè)文檔價(jià)值日益突顯，為信息用戶(hù)提供了真實(shí)的信息保障。因此，企業(yè)文檔一體化管理，開(kāi)發(fā)文檔信息資源是知識管理環(huán)境的客觀(guān)要求。知識管理環(huán)境要求企業(yè)重視知識，充分挖掘知識價(jià)值。企業(yè)在進(jìn)行知識管理的過(guò)程中，通過(guò)知識收集、整理、應用、共享、創(chuàng )新等環(huán)節，將企業(yè)隱性知識顯性化，并科學(xué)高效地管理顯性知識，使企業(yè)員工隨時(shí)隨地地可以找到自己需要的知識，通過(guò)企業(yè)整體的智慧不斷提高企業(yè)創(chuàng )新能力和競爭力，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。因此，企業(yè)需要進(jìn)行文檔一體化管理，通過(guò)文檔一體化管理促進(jìn)企業(yè)知識管理，
3知識管理環(huán)境下企業(yè)文檔一體化實(shí)現的有利因素
3。1文件連續體理論支持
在計算機數字化時(shí)代，電子文件大量產(chǎn)生，為了加強對電子文件的管理和控制，檔案學(xué)界提出了文件連續體理論。文件連續體理論研究了文件保管形式與業(yè)務(wù)活動(dòng)和業(yè)務(wù)環(huán)境的互動(dòng)；將文件置于一個(gè)多元時(shí)空范圍，全方位地考察文件運動(dòng)過(guò)程和規律；突出文件運動(dòng)的連續性和整體性，將文件視為一個(gè)無(wú)須明確分割的連續統一體。文件連續體理論告訴我們文件運動(dòng)的連續性和整體性，突出了文件和檔案之間的有機聯(lián)系，強調了文檔工作者要密切合作，要求文檔工作者從整體和系統的角度，對文件、檔案進(jìn)行管理，從而保障規范、科學(xué)地管理文件，保障檔案的真實(shí)、準確、可靠、完整，減少文檔工作者的重復勞動(dòng)，提高文檔工作者工作效率，最終有利于促進(jìn)文檔資源的開(kāi)發(fā)、利用和共享。因此，文件連續體理論為數字時(shí)代文檔一體化奠定了理論基礎。
3。2信息技術(shù)的發(fā)展
知識管理環(huán)境下，信息技術(shù)不斷發(fā)展，為企業(yè)實(shí)現文檔一體化提供了有力的技術(shù)支持。一方面，在計算機信息技術(shù)的支持下，大量電子文件不斷產(chǎn)生，數字化信息應運而生，電子文件與紙質(zhì)文件有著(zhù)很多不同，電子文件流轉于計算機虛擬環(huán)境中，通過(guò)計算機系統的支持，能夠方便快捷地完成電子文件的形成、流通、在線(xiàn)歸檔等管理，因此，電子文件等數字化信息的產(chǎn)生有利于整合文件、檔案管理，實(shí)現企業(yè)文檔一體化；另一方面，信息技術(shù)保障了電子文件的安全、真實(shí)、可靠、可讀。元數據技術(shù)保障了文件信息的完整，有利于保障歸檔文件的完整、可靠；電子簽名技術(shù)保障了電子文件的真實(shí)性和法律效力；數據抽取技術(shù)、智能檢索技術(shù)等有利于方便快捷地完成電子文件的編目工作，準確地查詢(xún)利用文檔信息；信息技術(shù)的集成管理技術(shù)能夠保障文件管理系統與檔案管理系統的無(wú)縫鏈接，有利于實(shí)現文檔一體化。
3。3企業(yè)知識管理實(shí)踐
在知識經(jīng)濟時(shí)代，知識成為企業(yè)競爭的重要資本。企業(yè)在知識管理過(guò)程中，通過(guò)建立知識庫、知識地圖以及知識專(zhuān)家的參與和指導，引進(jìn)知識管理系統，重視知識的收集、存儲、開(kāi)發(fā)、共享、創(chuàng )新，企業(yè)文件、檔案記載著(zhù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的信息，文檔是企業(yè)重要的知識資產(chǎn)，是企業(yè)的顯性知識，企業(yè)知識管理的實(shí)踐，有利于重視和開(kāi)發(fā)企業(yè)文檔價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)文件、檔案的集成一體化管理。同時(shí)企業(yè)員工的工作離不開(kāi)文檔的支持與幫助，員工在工作過(guò)程中，注重文件、檔案集成管理，注重文檔信息資源的整合，總之，知識管理的實(shí)踐使企業(yè)員工之間形成知識共享的廣泛共識，意識到知識的重要性。知識管理的實(shí)踐，為企業(yè)文檔一體化管理創(chuàng )造了有利的實(shí)踐條件和文化氛圍。
4知識管理環(huán)境下實(shí)現企業(yè)文檔一體化的舉措
4。1建立健全一體化的管理制度
在知識管理環(huán)境下，企業(yè)進(jìn)行文檔一體化管理，需要從建立健全一體化的管理組織、制定一體化管理制度、進(jìn)行業(yè)務(wù)標準建設等方面努力。在企業(yè)一體化的管理組織建設方面，企業(yè)可以通過(guò)建立文檔一體化管理領(lǐng)導組織，企業(yè)領(lǐng)導負主要責任，全面統籌企業(yè)文檔管理工作。同時(shí)將檔案管理職能滲透到企業(yè)各個(gè)部門(mén)，各個(gè)部門(mén)的主要領(lǐng)導擔當部門(mén)文檔工作的主要負責人，進(jìn)而使文件的形成處理、立卷歸檔和檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用有機聯(lián)系起來(lái)。在企業(yè)制定一體化的管理制度方面，企業(yè)可以從文件、檔案的生成控制一體化，文件、檔案管理流程一體化，文檔信息利用一體化等方面進(jìn)行制度規范。在知識管理環(huán)境下，企業(yè)知識管理的制度建設主要是制定企業(yè)合理的獎懲機制和激勵制度，建立系統的學(xué)習和培訓制度，建立有效的企業(yè)知識傳播制度，建立企業(yè)跨行業(yè)、跨部門(mén)的信息和技術(shù)交流機制和相關(guān)制度等。企業(yè)檔案部門(mén)內部也需要建立獎勵激勵機制、學(xué)習和培訓機制，在知識管理環(huán)境下還要積極建立知識共享的考評機制，以督促企業(yè)檔案部門(mén)員工之間以及與其他部門(mén)員工的知識交流與共享。在企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)標準化建設方面，企業(yè)可以制定文檔管理的統一業(yè)務(wù)標準和規范，才能保障文件管理和檔案管理的有機銜接。對文件進(jìn)行分類(lèi)編號時(shí)，在嚴格執行國家相關(guān)分類(lèi)標準的同時(shí)，應參考與檔案部門(mén)分類(lèi)歸檔的一致性。對文件制定過(guò)程中，文件的格式等要充分考慮檔案管理的要求，保障文件的質(zhì)量，只有這樣，企業(yè)才能夠實(shí)現文檔一體化管理。
4。2將共享、合作、協(xié)同理念納入企業(yè)文化建設
企業(yè)的文化建設有利于企業(yè)員工之間形成共識，有利于提高企業(yè)凝聚力，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。在知識管理環(huán)境下，將知識共享、員工之間密切合作、協(xié)同辦公理念納入企業(yè)文化建設中，有利于在企業(yè)員工之間達成知識共享、員工密切合作、協(xié)同辦公的廣泛共識，有利于促進(jìn)企業(yè)文檔一體化建設。
4。3做好文檔工作者招聘、培訓、考核工作，提高員工素質(zhì)
知識管理環(huán)境下，知識是企業(yè)競爭的主要力量，同時(shí)人才是企業(yè)經(jīng)營(yíng)成敗的主要影響因素，因此，知識管理環(huán)境下，企業(yè)重視人才和知識的價(jià)值，不斷提高人才素質(zhì)，提高企業(yè)整體競爭力。知識管理環(huán)境下企業(yè)文檔一體化管理需要人才的參與和支持。企業(yè)應該做好人才建設，推動(dòng)企業(yè)文檔一體化管理。在檔案工作者招聘過(guò)程中，要不斷提高專(zhuān)業(yè)人才比例，提高檔案工作者的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，確保檔案工作者不僅僅局限于檔案實(shí)體保管工作，要將重點(diǎn)放在檔案信息組織、服務(wù)利用方面上。
4。4建立健全企業(yè)文檔一體化管理系統
在知識管理環(huán)境下，信息系統的建設與應用為企業(yè)實(shí)現知識管理的目標提供了有力支持。企業(yè)要實(shí)現文檔一體化管理，同樣需要企業(yè)文檔一體化管理系統的有效支持。文檔一體化管理信息系統的建設與應用，為企業(yè)集成文件管理、檔案管理，減少重復勞動(dòng)，提高工作效率和工作質(zhì)量提供了可靠保障。在知識管理環(huán)境下，企業(yè)不斷引進(jìn)和應用知識管理信息系統，將知識管理系統、文件管理系統、檔案管理系統三者有機結合起來(lái)，更能實(shí)現企業(yè)文檔一體化管理，實(shí)現知識的共享、創(chuàng )新，促進(jìn)企業(yè)整體競爭力。綜上所述，在知識經(jīng)濟時(shí)代，知識的重要性越來(lái)越突顯，企業(yè)之間的競爭已逐漸上升到知識的競爭，所以，企業(yè)越來(lái)越重視知識管理，通過(guò)知識管理的努力和實(shí)踐，實(shí)現知識的增值、共享和創(chuàng )新，提高企業(yè)競爭力。
參考文獻
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作者：馮靜 單位：航天科技集團公司
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