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關(guān)于生命周期角度評價(jià)成效論文
論文摘要：從知識管理系統建設、使用、增效這一生命周期的角度，提出一個(gè)包括建設層、使用層、效益層的知識管理系統三層評價(jià)體系。并在此體系基礎上，建立了一套評價(jià)指標。
論文關(guān)鍵詞：知識管理系統知識管理系統評價(jià)項目生命周期
知識管理系統是一類(lèi)管理組織知識的信息系統，是用于支持和加強組織知識創(chuàng )新、存取、轉移和應用過(guò)程而開(kāi)發(fā)的基于IT的系統…。對知識管理系統的評價(jià)是知識管理系統項目管理的重要環(huán)節。企業(yè)要想以最小的投資獲得最大的效益，確�，F有知識管理系統項目的成功并對以后的項目進(jìn)行指導，就必須對系統的整個(gè)生命周期進(jìn)行全面的評價(jià)。
近年來(lái)，國內外的專(zhuān)家學(xué)者逐漸開(kāi)展了知識管理系統評價(jià)的研究。FolkerFolkens和MyraSpiliopoulouL2J給出了一個(gè)知識管理系統的評價(jià)框架，該框架基于知識管理的六個(gè)功能：知識目標的定義、知識識別、知識利用、知識創(chuàng )新、知識共享、知識保存。MinsShinL3從知識管理系統的經(jīng)濟意義人手給出了一個(gè)評價(jià)框架，主要涵蓋了三個(gè)方面：知識資源的生產(chǎn)成本和收益、知識的轉移成本、知識的管理成本。O[1iverBayer，StefanieH6hfeld，FraukeJosbacher等人4對一個(gè)基于本體的知識管理系統進(jìn)行了評價(jià)，其標準包括：用戶(hù)界面、使用技術(shù)、知識辭典和分類(lèi)。黃立軍_5認為評價(jià)一個(gè)知識管理系統的優(yōu)劣，一般可通過(guò)以下幾個(gè)指標：項目管理功能、通信與協(xié)作能力、智能代理功能、可維護性、安全性、維護簡(jiǎn)便性、實(shí)用性、技術(shù)簡(jiǎn)單性、文檔圖書(shū)館功能。王君6的知識管理系統的評價(jià)指標體系包含了系統性能、系統功能、系統環(huán)境、人性化、系統成本這五大因素下的37個(gè)評價(jià)指標。
綜合以往的文獻可以看出，這些評價(jià)指標的設立主要是從系統功能的角度或者是從系統經(jīng)濟效益的角度來(lái)進(jìn)行評價(jià)的。這些評價(jià)指標往往只能反映系統的某些方面，而要想全面了解知識管理系統的成效，則必須從系統生命周期的角度來(lái)進(jìn)行評價(jià)。本文就是將知識管理系統的建設、運行、增效這一整個(gè)過(guò)程看成系統的生命周期，提出一個(gè)三層評價(jià)體系，并基于此建立一套評價(jià)指標。
1三層評價(jià)體系
項目的生命周期有多種劃分方法，但由于lT項目的根本目標是滿(mǎn)足客戶(hù)的需求，所以從客戶(hù)的角度來(lái)劃分項目的生命周期是更能直接反映項目成效的。并且，知識管理系統是企業(yè)的重大IT項目，它投資大、周期長(cháng)、涉及范圍廣，必須從項目生命周期的科學(xué)角度對其進(jìn)行全面的評價(jià)。具體說(shuō)來(lái)，知識管理系統項目的生命周期從根據需求建設系統開(kāi)始，到項目的使用，到最后實(shí)現企業(yè)增效而結束。本文將評價(jià)體系分為三個(gè)層次：建設層、使用層、效益層，如圖1。
1．1建設層系統建設的評價(jià)是項目評價(jià)最基礎的一層。在這一層，主要從系統的使用技術(shù)、實(shí)現的功能、系統性能、系統存儲的信息和知識的質(zhì)量方面進(jìn)行評價(jià)。
a．系統使用技術(shù)。目前，在知識管理系統中使用的先進(jìn)的信息技術(shù)主要有：知識采集與發(fā)現技術(shù)：包括搜索引擎技術(shù)、數據挖掘技術(shù)等；知識存儲技術(shù)：包括數據倉庫、文本數據庫、案例庫、知識庫等；知識組織與描述技術(shù)：包括分類(lèi)技術(shù)、本體工具、摘要技術(shù)、知識地圖、可視化、虛擬現實(shí)技術(shù)、建模技術(shù)等；知識交流技術(shù)：包括電子郵件技術(shù)、電子會(huì )議(視頻會(huì )議)、虛擬社區、即時(shí)消息、BKS、新聞組、在線(xiàn)討論等；知識使用與創(chuàng )新技術(shù)：包括檢索技術(shù)、推拉技術(shù)、e—learning技術(shù)、工作流技術(shù)、專(zhuān)家定位、過(guò)濾、權限與角色技術(shù)、個(gè)性化技術(shù)等；其它技術(shù)：包括智能代理技術(shù)等。需要說(shuō)明的是，系統的使用技術(shù)并不是越新越好、越先進(jìn)越好，而是要根據系統的目際選擇合適的技術(shù)，既達到系統需求，又便于開(kāi)發(fā)維護和擴展。
b．系統功能。系統的功能包括提供統一的知識人口，文件管理功能，各種途徑的知識交流，支持多種渠道的通信與協(xié)作等。知識門(mén)戶(hù)：它是企業(yè)知識資源的統一入口，員工通過(guò)它了解當天的最新消息、工作內容及所需的知識等。實(shí)時(shí)地與其他成員取得聯(lián)系、找到能提供幫助的專(zhuān)家知識。文件管理：可利用系統管理電子文件庫或知識庫。包括文件權限管理、版本管理、文件檢索、文件儲存與取用流程管控等機制，提供文件庫與知識庫存儲與分享的平臺。知識交流：系統提供專(zhuān)業(yè)技術(shù)和知識的討論區、專(zhuān)欄區、留言版、聊天室、在線(xiàn)學(xué)習等機制，使得具有相同專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域或興趣特長(cháng)的員工能分享并創(chuàng )造知識。專(zhuān)家黃頁(yè)：透過(guò)動(dòng)態(tài)核心專(zhuān)長(cháng)調查系統，隨時(shí)掌握個(gè)人與部門(mén)的最新核心專(zhuān)長(cháng)，包括項目執行、證照取得、教育培訓、專(zhuān)利發(fā)明、榮譽(yù)獎項、專(zhuān)業(yè)著(zhù)作等，不僅可與組織核心競爭力接軌，還可在不同項目任務(wù)來(lái)臨時(shí)，選配出最佳工作團隊。通訊與協(xié)作：提供電子文件交換、聲音傳輸、影像傳輸的平臺，以完成非面對面的遠距離溝通作業(yè)、項目執行和多邊視訊會(huì )議。
c．系統性能。系統效率：通過(guò)測試軟件測量系統響應時(shí)間、周轉時(shí)間、吞吐量等，進(jìn)而對系統效率做出評判。維護管理：管理員能比較容易地維護系統硬件、軟件、文檔等。用戶(hù)能方便的管理個(gè)人帳號和文件�？蓴U展性：系統的進(jìn)程能力足夠支持公司所有員工上線(xiàn)。未來(lái)隨著(zhù)公司的發(fā)展，用戶(hù)規模逐漸增加時(shí)，系統能很容易地擴充。為了預防系統損毀造成的損失，系統能方便地備份和還原。安全穩定性：系統使用簡(jiǎn)單，硬件集成穩定，系統平均無(wú)故障時(shí)間長(cháng)。系統設置了各種級別帳號的權限。擁有文件權限控管功能，對每一份文檔可以設置不同的讀、寫(xiě)權限。
d．知識質(zhì)量�？煽繖嗤裕褐R來(lái)源于權威出版物、權威數據庫、權威網(wǎng)站、權威專(zhuān)家知識等。在將信息錄入系統時(shí)有審核機制。易吸收理解：信息和知識運用可視化表示方法，能容易地被用戶(hù)吸收理解。
1．2使用層
a．使用情況。系統使用范圍、人數和頻率：通過(guò)對后臺webl0g的挖掘，得出系統的使用范圍、人數、頻率、頻繁重點(diǎn)網(wǎng)頁(yè)、用戶(hù)特征等。美國ExacttrendSoftware公司的軟件webLogEx—plorer是一個(gè)有效的網(wǎng)絡(luò )13志分析軟件，能高效地統計分析出一定時(shí)間段內訪(fǎng)問(wèn)網(wǎng)站的用戶(hù)數量、特征、網(wǎng)頁(yè)訪(fǎng)問(wèn)率、搜索引擎關(guān)鍵詞等。知識管理系統開(kāi)發(fā)和管理人員也可以根據特定的需求開(kāi)發(fā)特性化軟件。
b．使用反饋。用戶(hù)反饋：系統設立FAQ模塊和意見(jiàn)反饋模塊，管理人員及時(shí)了解用戶(hù)對系統的反饋。同時(shí)，管理人員可以制作網(wǎng)上問(wèn)卷調查，針對特定問(wèn)題，及時(shí)收集用戶(hù)對系統的評價(jià)。使用界面：系統界面友好，操作簡(jiǎn)便。
1．3效益層
a．系統成本。建設成本：系統的建設成本包括系統硬件、軟件和系統開(kāi)發(fā)費用。其中硬件費用包括主機設備費用、終端設備、通信設備和機房建設費用。軟件費用包括系統軟件、應用軟件、測試軟件的費用。系統開(kāi)發(fā)費用包括系統需求分析、系統設計，系統實(shí)施等階段的管理費用和員工工資。運行維護成本：運行維護成本包括計算機及其外部設備的運行費用、員工工資、管理費用和設備、備件的折舊費用。
b．組織效益_I。提高企業(yè)經(jīng)濟效益：知識管理系統的良好運行與使用能提高企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率，降低操作成本，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。對比企業(yè)實(shí)施知識管理系統前后效益的變化，并考慮知識管理系統在這個(gè)變化中所占的比重，能夠計算出系統的經(jīng)濟效益。提升企業(yè)管理水平：系統能改進(jìn)企業(yè)核心業(yè)務(wù)流程，促進(jìn)企業(yè)流程改造，加強企業(yè)中各部門(mén)和員工之間的合作，發(fā)展企業(yè)與供應商和客戶(hù)的關(guān)系，減少管理成本，從總體上提升企業(yè)管理水平。促進(jìn)良好企業(yè)文化的形成：由于知識管理系統使用給企業(yè)和員工帶來(lái)的好處，使得員工樂(lè )于進(jìn)行知識的交流、學(xué)習與共享。這有助于形成一個(gè)良好的企業(yè)文化，促進(jìn)其向知識型組織轉變。
C．個(gè)人效益。提高員工知識水平和業(yè)務(wù)能力：系統能方便員工獲取所需知識，能提高員工的知識水平和業(yè)務(wù)能力。提高員工工作效率：系統能降低員工在獲取信息和知識方面工作的勞動(dòng)強度．使員工有更多的時(shí)間從事調查研究和決策工作，提高了員工的工作效率。
2評價(jià)指標體系
根據提出的評價(jià)體系，本文構造了一套由3個(gè)層次，9個(gè)指標，27個(gè)具體指標構成的評價(jià)指標體系，如表1所示。
在使用這個(gè)指標體系，對每個(gè)具體指標進(jìn)行評分時(shí)應采取專(zhuān)家評分和用戶(hù)評分相結合的辦法，并制定各級指標的權重系數，最終得出加權的總得分。在制定權重系數時(shí)，要結合企業(yè)的實(shí)際情況和自身需求，比如有的企業(yè)特別注重知識質(zhì)量，而有的企業(yè)特別強調降低成本。所以要根據不同情況，設計合理的權重系數。需要說(shuō)明的是，在這個(gè)指標體系中，“系統成本”下的“建設成本”和“運行維護成本”為逆向指標，即成本越高，此項得分越低。其他的指標均為正向指標。在定量化評價(jià)的同時(shí)，還應寫(xiě)出定性的評價(jià)報告，以供企業(yè)決策者和系統開(kāi)發(fā)者全面了解系統，為系統改進(jìn)提供參考。
3結束語(yǔ)
知識管理系統的準確評價(jià)是系統成功運行的保障，本文就是從項目生命周期的角度為知識管理系統評價(jià)提出了一個(gè)評價(jià)體系和一套評價(jià)指標。這套體系和指標的特點(diǎn)是涵蓋了知識管理系統建設、運行、增效的各個(gè)方面，能夠對系統的全面評價(jià)做出有益的指導。同時(shí)，本文也初步構思了相應的評價(jià)方法，并認為這個(gè)評價(jià)方法一定要結合企業(yè)實(shí)際來(lái)執行。
進(jìn)一步的研究是制定有效可行的定量化評價(jià)方法，并驗證其應用效果。其難點(diǎn)在于對各個(gè)具體指標客觀(guān)準確的評分以及對各級指標權重系數的合理設計。
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