現行通用審計軟件缺陷及其設計觀(guān)念變革

通用審計軟件是EDP審計中最廣泛使用的計算機審計輔助工具和技術(shù)，最早產(chǎn)生于20世紀60年代中期，當時(shí)國外某些大型財務(wù)公司為了提高審計工作效率，自己開(kāi)發(fā)或合作開(kāi)發(fā)了能夠應用于多種審計環(huán)境的審計作業(yè)和管理軟件。 　　通用審計軟件與專(zhuān)用審計軟件最大區別是能夠適應多樣化的審計環(huán)境，在不同的審計環(huán)境下，審計軟件的操作人員不需要太多的操作調整即可將審計軟件投入新的審計作業(yè)中。也正是由于這種廣泛的適應性和操作調整的便利性，使通用審計軟件在許多審計領(lǐng)域發(fā)揮了重要影響，尤其是在有著(zhù)龐大數據量的金融行業(yè)�！�　一、現行通用審計軟件的基本功能　　由于通用審計軟件的功能大多是一般審計作業(yè)中的審計數據處理功能，所以現在的通用審計軟件基本上已被商品化，并且都能在微機環(huán)境下使用。這幾年國內許多審計部門(mén)、軟件公司也開(kāi)發(fā)了與國內商品化會(huì )計軟件有著(zhù)良好接口的通用審計軟件，其中審計之星、審易（用友）、金劍、中普、通審等在審計市場(chǎng)上都有一定的知名度。雖然在功能（特別是風(fēng)險控制和數據分析功能）方面國內通用審計軟件與國外老牌審計軟件（如加拿大的ACL）還有許多差距，但由于它們都針對我國會(huì )計軟件市場(chǎng)上流行的通用會(huì )計軟件提供并不斷提供接口模板，使得其在操作的便利性方面要優(yōu)于國外審計軟件，這也與我們廣大審計人員計算機水平不高的現實(shí)是相適應的。綜合來(lái)說(shuō)，通用審計軟件的主要功能包括：　　1.數據的訪(fǎng)問(wèn)和轉換功能。數據訪(fǎng)問(wèn)和轉換功能是通用審計軟件必需的基本功能，它提供了將外部數據轉換成審計數據的通道。國內的審計軟件的數據訪(fǎng)問(wèn)和轉換功能主要針對會(huì )計軟件數據提取和轉換而設計，一般除了審計軟件的設計者根據市場(chǎng)流行的會(huì )計軟件而設計的轉換模板外，也提供給使用者設計自己的轉換模板功能�！　�2.數據抽取、匯總、分組、排序、計算、對比、報表生成等。這是審計常用和基本的作業(yè)內容，主要包括對整個(gè)文件或者選取的數據項目進(jìn)行加總和平衡檢驗；對文件中包括的詳細數據進(jìn)行選取和報告；篩選數據，有選擇地選取和排除一些項目；比較多個(gè)文件，識別其差異；重新計算數據字段；報表合并；財務(wù)分析等�！　�3.審計抽樣和統計分析�；�本功能包括從數據文件中選取分層的統計樣本、PPS抽樣、任意樣本量抽樣、發(fā)現抽樣、停走抽樣和隨機抽樣等。有些審計軟件提供了部分由用戶(hù)自己定義的統計分析功能�！　�4.審計過(guò)程和結果的記錄和審計數據管理。這是審計管理的基本功能，內容包括編制符合性測試計劃和調查表；把測試結果轉換成標準報表；函證管理；審計工作底稿的生成、存檔和打��；審計計劃和審計項目管理；審計報告編輯和打��；法規查詢(xún)等�！�　二、現行通用審計軟件的局限性　　總體來(lái)看，目前的通用審計軟件的局限性集中在如下3個(gè)方面：　　1.功能簡(jiǎn)單不能適應靈活的審計需要。審計軟件不可能完全替代人工審計，只能輔助審計，但輔助的內容和程度目前很難界定，通用審計軟件的功能定位比較模糊。由于業(yè)務(wù)流程的多樣性和復雜性，通用審計軟件功能是否只能定位于輔助基本的財務(wù)審計？通用審計軟件以適應內部審計為主還是以適應外部審計為主？這些都是困擾軟件設計者的現實(shí)問(wèn)題。目前的通用審計軟件以簡(jiǎn)單的查賬程序為主，主要是為定期的事后審計服務(wù)，無(wú)法提供靈活多變的審計方法，各種審計軟件相互無(wú)法共享數據和審計工具，造成軟件的有效性降低�！　�2.難以適應開(kāi)放式審計對象。在內部審計中使用計算機輔助審計相對外部審計比較容易實(shí)現，原因是內部審計人員對信息系統結構比較了解，也比較容易獲得來(lái)源于內部管理信息系統工程師的配合，同時(shí)，審計軟件對單一模式的信息系統數據結構也容易調整而自動(dòng)獲取審計數據。然而，對大多數國家審計、民間審計、大型集團內部審計等人員而言，他們面對的審計對象大多數是開(kāi)放性的，各被審計對象使用的管理軟件甚至會(huì )計軟件五花八門(mén)，多種多樣，采用的系統軟件和數據庫系統差別很大，即使審計軟件提供了靈活的數據接口定義功能，其初始定義的工作量也非常龐大，反而影響審計效率。另外，被審計對象的系統結構經(jīng)常處于變化調整之中，初始定義隨時(shí)都可能需要修改�！　�3.無(wú)法對信息系統程序進(jìn)行符合性測試�，F行的通用審計軟件只能提供內部控制的符合性測試的計劃編制、調查表設計和對測試結果的評價(jià)，還無(wú)法對信息系統程序進(jìn)行符合測試，而對信息系統程序的正確性和數據安全性的測試是對信息系統內部控制評價(jià)中無(wú)法回避的重要環(huán)節�！　�三、新形勢下審計環(huán)境的復雜性和易變性　　審計環(huán)境處于不斷的變化發(fā)展過(guò)程中，這種變化來(lái)源于多個(gè)方面，信息技術(shù)的快速發(fā)展和世界經(jīng)濟的一體化趨勢是其中最大的兩個(gè)因素。具體來(lái)說(shuō)主要有：　　1.會(huì )計軟件不斷發(fā)展變化帶來(lái)的挑戰。隨著(zhù)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，會(huì )計軟件的更新發(fā)展非常迅速，會(huì )計業(yè)務(wù)處理的自動(dòng)化程度越來(lái)越高，原始業(yè)務(wù)數據越來(lái)越多地存放在會(huì )計信息子系統之外的其他業(yè)務(wù)子系統中，即使是財務(wù)審計，對證據的追查也需要更多地延伸到管理信息系統的各子系統。近年來(lái)柔性信息系統的開(kāi)發(fā)和應用受到重視，這種系統能更好地適應變化的企業(yè)環(huán)境、企業(yè)業(yè)務(wù)和結構調整，而這進(jìn)一步增加了審計軟件數據采集的難度。 　　2.審計項目的多樣性。審計的主客體、審計的目標多樣性決定了審計項目的多樣性，無(wú)論是政府審計、民間審計還是內部審計，審計項目都具有多樣性的特點(diǎn)，即使是注冊會(huì )計師所從事的財務(wù)報表審計，審計項目的具體內容也不是完全一致的。讓通用審計軟件適應多變的審計項目是不可能的。在對同一目的的多種審計項目中，通用審計軟件也受到了挑戰，因為不同審計項目的數據規模、業(yè)務(wù)環(huán)節和流程、證據內容等都有很大差別，如何規劃審計軟件功能、如何組織審計流程都是很難統一規劃的問(wèn)題�！　�3.數據采集的壁壘。獲取被審計單位會(huì )計軟件電子數據并轉換電子數據是審計軟件應用的前提，但解決這一問(wèn)題比較復雜，數據轉換的難易程度受會(huì )計軟件復雜性的嚴重制約，這些壁壘來(lái)源于行政和技術(shù)兩個(gè)方面。有些會(huì )計軟件廠(chǎng)商以保護數據安全為借口，將數據層層“保護”起來(lái)，使得會(huì )計軟件之間的數據轉換越來(lái)越難，這也給審計軟件的開(kāi)發(fā)加大了難度。數據提取同樣受到組織行政區劃的阻隔，出于信息保密和保護內部利益并顯示部門(mén)權力的目的，行政機構常常不愿意開(kāi)放內部數據，或者要經(jīng)歷冗長(cháng)的審批環(huán)節�！　�4.審計準則、會(huì )計準則的國際趨同。世界經(jīng)濟的一體化發(fā)展加快了審計準則、會(huì )計準則的國際趨同，這使得在應用層面上的審計對象所采用的準則體系更加復雜。在政策層面上，這種趨同是一個(gè)長(cháng)時(shí)期的漸進(jìn)過(guò)程，通用審計軟件如何適應這種變化并方便進(jìn)行調整，這對通用審計軟件確實(shí)是一個(gè)挑戰�！�　四、審計操作系統——審計工具箱　　為了不同的財務(wù)軟件之間的交流，便于相互數據轉換，以及適應用戶(hù)的特殊需求，為二次開(kāi)發(fā)提供數據接口，中國軟件協(xié)會(huì )財務(wù)及企業(yè)管理軟件分會(huì )曾發(fā)布了中國財務(wù)軟件數據接口標準98－001號，國家審計署也參與了這一標準的制定，上海西南會(huì )計電算化協(xié)會(huì )也起草了《上海市會(huì )計軟件數據標準接口規范（試行稿）》，該標準及規范均規定各個(gè)財務(wù)軟件之間的數據交換以計算機文件為媒介，其中包括兩類(lèi)：一類(lèi)是格式定義文件，一類(lèi)是數據文件。許多人認為，如果財務(wù)軟件普遍采用了這一標準也就基本解決了財務(wù)報表審計中計算機輔助審計的數據接口問(wèn)題�！　∪欢鴱陌l(fā)布至今，會(huì )計軟件數據接口標準并沒(méi)有得到很好的貫徹執行，一般認為是因為軟件協(xié)會(huì )本身是一個(gè)行業(yè)自律組織，沒(méi)有行政權力，對會(huì )計軟件開(kāi)發(fā)商不構成實(shí)質(zhì)上的約束。但筆者認為，制定這一標準本身就是一個(gè)錯誤，管理形式和業(yè)務(wù)流程的創(chuàng )新是世界潮流，管理方式和方法本身就是企業(yè)根據自身發(fā)展需要來(lái)決定的，作為管理子系統的財務(wù)軟件系統也不應該被限制，新的報告標準（如XBRL）不斷產(chǎn)生、完善并實(shí)施。這一標準對計算機輔助審計也并沒(méi)有多大好處，一方面是因為財務(wù)信息并不是審計的全部，另一方面，該標準的實(shí)施與審計的傳統鑒證功能并無(wú)相關(guān)性�！　∫虼�，從財務(wù)軟件的設計方面去尋找解決計算機輔助審計問(wèn)題的方法不太可能，只能在審計軟件的設計上尋找突破，必須對審計軟件設計思想進(jìn)行重大變革，一個(gè)可行的方法是審計操作系統——審計工具箱的設計�！　�審計操作系統——審計工具箱（下簡(jiǎn)稱(chēng)“審計工具箱”）類(lèi)似于計算機的操作系統，它是一個(gè)管理審計數據和審計方法的軟件系統工具，類(lèi)似于一個(gè)審計工具箱，每一個(gè)審計人員或者審計軟件設計者都可以設計自己的審計工具，只要把這些審計工具移植到審計工具箱里就可以被所有軟件操作者使用，任何審計工具一旦被移植，其接口數據和結果數據都將被事先已經(jīng)安裝在工具箱中的其他審計工具所共享�！　�審計工具箱除了提供通常的審計功能工具外，主要提供數據獲取方法定義、數據接口定義、工具設置與協(xié)調、審計工具設計等。審計工具具有如下特點(diǎn)：　　1.開(kāi)放性。審計工具箱的數據結構、功能規劃對所有使用者都是開(kāi)放的，它是審計工具箱功能靈活性、數據共享性的基礎。軟件提供開(kāi)放的數據入口和出口，代碼定義規則由工具箱確定，但審計工具使用到的數據接口及其代碼則由用戶(hù)自我定義，每一個(gè)使用者都可以自由重新規劃和設置已放入工具箱的審計工具�！　�2.共享性。由于數據結構是開(kāi)放的，所有的審計數據都可以被共享，審計軟件廠(chǎng)商只須設計審計工具，廣大用戶(hù)可以購買(mǎi)任何軟件廠(chǎng)商的審計工具，也可以自己制造或改造工具。數據格式以誰(shuí)先放入工具箱誰(shuí)優(yōu)先的原則定義，所以任何審計工具產(chǎn)生的結果數據可以被其他軟件工具共享�！　�3.一定程度的數據冗余。由于不同工具下定義的數據或產(chǎn)生的數據可能具有較多的重復，這樣設計的審計軟件的一個(gè)缺點(diǎn)可能就是數據冗余度比較高，但這并不嚴重，因為數據保存的對象主要是原始來(lái)源數據和以工作底稿方式保存的結構數據，大量的中間數據并不保存，而是在需要的時(shí)候臨時(shí)產(chǎn)生�！　�4.廣泛的適應性和可擴展性。目前的通用審計軟件無(wú)法適應ERP環(huán)境下的審計，不能進(jìn)行以聯(lián)機分析處理（OLAP）為基礎的驗證性審計分析和多維分析。審計工具箱就沒(méi)有這樣的問(wèn)題，它的審計適應范圍完全取決于審計工具本身，針對專(zhuān)門(mén)的ERP審計所設計的審計工具和聯(lián)機分析審計工具都可以在審計中得到應用，甚至可以擴展到對數據倉庫的數據挖掘工具進(jìn)行審計運用。在這一模式下，數據獲取并不必要關(guān)注財務(wù)軟件設計者是否遵循了財務(wù)軟件數據接口標準，而只要獲取財務(wù)軟件設計方提供的數據字典就可以了。此外，標準會(huì )計軟件系統和某些安全測試軟件也可以被這樣的通用審計軟件調用，成為對信息系統程序正確性和數據安全性進(jìn)行測試的有效工具�！　�5.方便的定義操作。審計工具箱較之一般的軟件開(kāi)發(fā)工具的一個(gè)最大優(yōu)點(diǎn)是定義簡(jiǎn)潔，它并不是由用戶(hù)直接用數據庫對象（Data、DAO、ADO等）訪(fǎng)問(wèn)數據庫，審計工具在設計時(shí)就采用了封裝技術(shù)，對常見(jiàn)數據操作功能和SQL語(yǔ)言進(jìn)行封裝，用戶(hù)只要對自己熟悉的管理數據進(jìn)行表間鉤稽，從而方便了數據接口定義�！　�審計操作系統——審計工具箱的設計理念是通用審計軟件設計的一個(gè)觀(guān)念創(chuàng )新，軟件的實(shí)現過(guò)程、數據接口解決方案、審計功能的具體規劃都值得深入研究，筆者相信，根據這一觀(guān)念設計的審計軟件一定會(huì )成為審計人員真正的得力助手。

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